Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 4 năm 2021, thay thế Quyết định số 22/2017/QĐ-UBND ngày 27 tháng 11 năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa ban hành Quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Khánh Hòa.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các sở, Thủ trưởng các ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn và các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

1. Phạm vi điều chỉnh

a) Quy định này quy định việc trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ cơ quan nhà nước, giữa các cơ quan nhà nước và giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, doanh nghiệp, người dân trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa.

b) Các thông tin, văn bản, tài liệu có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật; các thông tin, văn bản, tài liệu đã được ấn định và đóng dấu các độ mật từ nơi khác chuyển đến không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy định này.

2. Đối tượng áp dụng

a) Quy định này áp dụng đối với các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh (gọi chung là cơ quan, đơn vị), bao gồm:

- Các sở, ban, ngành; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn.

- Các cơ quan, đơn vị trực thuộc các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố.

b) Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động đang làm việc tại các cơ quan, đơn vị quy định tại điểm a khoản này; các tổ chức, doanh nghiệp, người dân (sau đây gọi tắt là tổ chức, cá nhân) tham gia sử dụng, trao đổi văn bản điện tử trên các hệ thống thông tin của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

c) Khuyến khích cán bộ, công chức, viên chức, người lao động đang làm việc tại các tổ chức chính trị - xã hội, đoàn thể, cơ quan quân đội, công an, cơ quan ngành dọc, doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn tỉnh có sử dụng các hệ thống thông tin dùng chung của tỉnh, tham gia và áp dụng Quy định này trong việc trao đổi, sử dụng văn bản điện tử.

1. Trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan nhà nước

a) Các hệ thống thông tin phục vụ trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, đơn vị: Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống một cửa điện tử, hệ thống thư điện tử công vụ, cổng/trang thông tin điện tử hoặc các phương tiện điện tử công vụ khác.

b) Các cơ quan, đơn vị xây dựng và ban hành quy trình chi tiết để bảo đảm việc trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ được thực hiện một cách toàn diện, đúng với mục đích sử dụng của các hệ thống thông tin, phù hợp với các quy định về quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính và các quy định khác có liên quan.

2. Trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước

a) Các hệ thống thông tin phục vụ trao đổi văn bản giữa các cơ quan, đơn vị, bao gồm: Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống một cửa điện tử, hệ thống thư điện tử công vụ, cổng/trang thông tin điện tử và các hệ thống thông tin dùng chung khác được Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai.

b) Việc trao đổi văn bản điện tử qua các hệ thống thông tin thực hiện theo đúng nguyên tắc gửi, nhận văn bản điện tử quy định tại Điều 5 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước; đúng quy định, quy trình và phù hợp với chức năng sử dụng của mỗi hệ thống thông tin, bảo đảm sự liên thông giữa các hệ thống, giảm tối đa các thao tác, xử lý trên các phần mềm, giảm chi phí giấy tờ, in ấn, đồng thời tạo thuận lợi cho việc lưu trữ, quản lý và khai thác sử dụng các nguồn thông tin, dữ liệu trên các hệ thống.

3. Trao đổi văn bản điện tử giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, cá nhân

a) Các hệ thống thông tin phục vụ trao đổi văn bản giữa cơ quan với tổ chức, cá nhân, bao gồm: Hệ thống một cửa điện tử, hệ thống thư điện tử công vụ, cổng/trang thông tin điện tử, các hệ thống thông tin do cơ quan cấp trên triển khai hoặc do cơ quan, đơn vị tạo lập và triển khai sử dụng.

b) Các cơ quan, đơn vị xây dựng, ban hành quy trình chi tiết hướng dẫn thực hiện trao đổi văn bản điện tử giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, cá nhân theo đúng các quy định về cung cấp, trao đổi thông tin trên mạng Internet. Các quy trình phải được tuyên truyền, phổ biến rộng rãi, dễ hiểu, giúp tổ chức, cá nhân có thể tiếp cận và khai thác sử dụng có hiệu quả trên các hệ thống thông tin.

4. Điều kiện về định dạng dữ liệu, dung lượng của văn bản điện tử trao đổi trên các hệ thống thông tin

a) Cơ quan chủ quản hệ thống thông tin hoặc cơ quan có trách nhiệm chủ trì triển khai các hệ thống thông tin dùng chung thực hiện hướng dẫn các điều kiện định dạng dữ liệu và dung lượng của văn bản điện tử trao đổi trên các hệ thống thông tin.

b) Nội dung hướng dẫn về điều kiện định dạng dữ liệu và dung lượng của văn bản điện tử trao đổi trên các hệ thống thông tin phải đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật hiện hành về tiêu chuẩn ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước và phù hợp với hiện trạng, năng lực của hạ tầng kỹ thuật, hệ thống lưu trữ và các yếu tố liên quan của hệ thống thông tin trong từng giai đoạn.

5. Không sử dụng các hệ thống thông tin, phương tiện điện tử ngoài quy định tại khoản 1, 2, 3 Điều này để thực hiện trao đổi văn bản điện tử qua môi trường mạng, trừ những trường hợp bất khả kháng phải sử dụng các công cụ khác phục vụ trao đổi văn bản điện tử để đảm bảo yêu cầu công việc.

1. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 4 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg và Điều 5 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử

a) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử theo các văn bản hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền ban hành (đối với văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn liên quan của cấp có thẩm quyền; văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP).

b) Sử dụng bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội dung văn bản điện tử.

c) Việc tạo lập và cập nhật văn bản điện tử trên các hệ thống thông tin (bao gồm: Định dạng, dung lượng tệp tin, vị trí đặt chữ ký số, ngày tháng năm ban hành văn bản,…) thực hiện theo Quyết định số 1321/QĐ-UBND ngày 17 tháng 5 năm 2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy định về tạo lập và cập nhật văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử trong các hệ thống thông tin dùng chung của tỉnh Khánh Hòa, Quyết định số 2103/QĐ-UBND ngày 21 tháng 7 năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy định quản lý, sử dụng chứng thư số chuyên dùng trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Khánh Hòa.

d) Đối với văn bản trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử quy định tại Điều 4 Quy định này, tại mục “Nơi nhận” của văn bản, sau tên cơ quan, đơn vị ghi bổ sung cụm từ “Văn bản điện tử” hoặc “VBĐT” để phân biệt với các văn bản trao đổi dưới dạng điện tử và bản giấy theo quy định tại Điều 5 Quy định này.

3. Các cơ quan, đơn vị đã được cấp chứng thư số hợp lệ, bắt buộc sử dụng chữ ký số trong văn bản điện tử theo Quyết định số 2103/QĐ-UBND.

4. Các loại văn bản điện tử, tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử đã được ký chữ ký số và gửi qua môi trường mạng thì không gửi thêm bản giấy (ngoại trừ các văn bản, tài liệu, hồ sơ được quy định tại Điều 5 Quy định này).

Các văn bản dưới đây (ngoại trừ các văn bản quy định tại Điều 5 Quy định này) được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử:

1. Trong phạm vi nội bộ cơ quan, đơn vị: Tất cả các văn bản trong nội bộ cơ quan, đơn vị đều trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử.

2. Giữa các cơ quan, đơn vị:

a) Văn bản quy phạm pháp luật: Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã; Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã.

b) Văn bản hành chính: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, tờ trình, công văn, công điện, giấy ủy quyền, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo.

c) Văn bản chuyên ngành.

d) Hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến liên thông.

đ) Các hồ sơ, tài liệu kèm theo các văn bản quy định tại điểm này.

3. Các cơ quan, đơn vị căn cứ quy định tại khoản 1, 2 Điều này, ban hành danh mục cụ thể các văn bản phải được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử đối với các đơn vị trực thuộc.

Các văn bản dưới đây được trao đổi dưới dạng văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy:

1. Văn bản quy phạm pháp luật gửi cơ quan kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật, cơ quan đăng Công báo, đăng trên cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật.

2. Văn bản, hồ sơ bắt buộc phải gửi bản giấy theo quy định tại Luật, Nghị định, Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.

3. Văn bản có thành phần hồ sơ, tài liệu kèm theo có định dạng phức tạp, gây khó khăn trong việc số hóa như: Tài liệu có số lượng trang văn bản lớn, bản đồ, bản vẽ thiết kế, ấn phẩm, vật phẩm,...

4. Văn bản, hồ sơ liên quan đến quy hoạch, tài chính, tổ chức, bộ máy, nhân sự, chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức.

5. Các văn bản, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn theo quy định hiện hành tại cơ quan nhận văn bản.

6. Các loại văn bản không thuộc quy định tại Điều 4 Quy định này.

1. Quy trình nhận văn bản đến

a) Trình tự quản lý văn bản đến thực hiện theo quy định tại Điều 20 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

b) Trường hợp tiếp nhận văn bản đến dưới dạng điện tử thuộc danh mục văn bản quy định tại Điều 4, Điều 5 Quy định này: Văn thư thực hiện đầy đủ các thao tác quy trình tiếp nhận văn bản điện tử có chữ ký số theo Quyết định số 2103/QĐ-UBND, cập nhật thông tin văn bản vào phần mềm (mục Văn bản đến) và chuyển xử lý theo quy trình xử lý nội bộ của cơ quan.

c) Trường hợp tiếp nhận văn bản đến dưới dạng bản giấy thuộc danh mục văn bản quy định tại Điều 5 Quy định này: Văn thư thực hiện kiểm tra, xác nhận sự tồn tại của văn bản này trong phần mềm (mục Văn bản đến), sau đó chuyển bản giấy cho bộ phận, cá nhân được phân công xử lý.

d) Trường hợp tiếp nhận văn bản đến dưới dạng bản giấy thông thường (không qua các hệ thống thông tin): Văn thư tiến hành số hóa văn bản đến (trên máy quét), ký số của cơ quan tổ chức theo Quyết định số 2103/QĐ-UBND và hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông, cập nhật thông tin văn bản vào phần mềm (mục Văn bản đến) và chuyển xử lý theo quy trình xử lý nội bộ của cơ quan.

đ) Cập nhật thông tin đầu vào của văn bản đến thực hiện theo quy định tại Mục II Phần II Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và hướng dẫn của cơ quan chủ quản hệ thống thông tin.

2. Quy trình gửi văn bản đi

a) Trình tự quản lý văn bản đi thực hiện theo quy định tại Điều 14 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định tại Điều 3 Quy định này.

b) Tất cả văn bản điện tử bắt buộc ký chữ ký số trước khi phát hành và gửi trên môi trường mạng; quy trình ký số trên văn bản điện tử thực hiện theo Quyết định số 2103/QĐ-UBND.

c) Văn thư cập nhật thông tin phát hành văn bản đi trên phần mềm (mục Văn bản đi) và gửi văn bản điện tử đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân qua các hệ thống thông tin mà cơ quan, tổ chức, cá nhân đó sử dụng để tiếp nhận văn bản điện tử, đồng thời gửi kèm theo bản giấy (đã ký và đóng dấu) đối với những văn bản quy định tại Điều 5 Quy định này. Việc lưu trữ bản giấy tại cơ quan phát hành văn bản đi được thực hiện theo quy định hiện hành.

d) Cập nhật thông tin phát hành văn bản đi thực hiện theo quy định tại Mục I Phần II Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và hướng dẫn của cơ quan chủ quản hệ thống thông tin.

1. Trao đổi văn bản điện tử, hồ sơ điện tử qua hệ thống một cửa điện tử giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, doanh nghiệp, người dân

a) Tổ chức, cá nhân thực hiện đăng ký tài khoản; đăng nhập tài khoản; chuẩn bị và nộp hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính; sửa đổi bổ sung thông tin hồ sơ điện tử; thanh toán trực tuyến nghĩa vụ tài chính trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Trung tâm Dịch vụ hành chính công của tỉnh theo quy định tại Điều 7, 8, 9, 12, 13 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

b) Cơ quan, đơn vị tiếp nhận thủ tục hành chính từ các tổ chức, cá nhân có nhiệm vụ tạo lập hồ sơ điện tử thủ tục hành chính trên hệ thống để lưu, chuyển và xử lý thủ tục hành chính theo quy trình do cơ quan ban hành.

c) Định dạng, dung lượng, kích thước hồ sơ điện tử được tạo lập theo Quyết định số 1321/QĐ-UBND.

d) Khi tiếp nhận hồ sơ giấy được gửi trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính thực hiện các công việc: Kiểm tra, cập nhật thông tin hồ sơ thủ tục hành chính lên phần mềm; số hóa toàn bộ hoặc một phần hồ sơ giấy mà tổ chức, cá nhân đã nộp dưới dạng các tập tin theo Quyết định số 1321/QĐ-UBND; đính kèm các tập tin lên phần mềm tương ứng với thành phần hồ sơ. Phần tài liệu không thể số hóa thì không tạo lập tập tin, chỉ thực hiện đánh dấu tương ứng theo thành phần hồ sơ trên phần mềm, sau đó tổng hợp và dán nhãn theo mã số thủ tục hành chính.

đ) Khi tiếp nhận hồ sơ điện tử được gửi trực tuyến thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Trung tâm Dịch vụ hành chính công của tỉnh, cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính thực hiện kiểm tra hồ sơ điện tử của tổ chức, cá nhân gửi đến theo quy định tại điểm a, điểm b khoản 2 Điều 11 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP để cập nhật thông tin hồ sơ thủ tục hành chính và cập nhật các văn bản điện tử trong hồ sơ điện tử mà tổ chức, cá nhân đã nộp trực tuyến qua mạng.

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, đúng quy định, cán bộ, công chức, viên chức thông báo cho tổ chức, cá nhân biết thông qua tài khoản của tổ chức, cá nhân trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Trung tâm Dịch vụ hành chính công của tỉnh, các kênh thông tin tổ chức, cá nhân đăng ký.

e) Việc gửi/nhận văn bản phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính giữa cơ quan nhà nước và tổ chức, cá nhân được thực hiện trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính hoặc trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Trung tâm Dịch vụ hành chính công của tỉnh, hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích theo quy định của Thủ tướng Chính phủ, qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền theo quy định của pháp luật. Các yêu cầu về gửi/nhận văn bản được thực hiện theo quy trình giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan.

g) Đối với hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến mức độ 3, 4 đã được tổ chức, công dân nộp qua mạng, khi tiếp nhận hồ sơ giấy của tổ chức, công dân, cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính thực hiện đối chiếu, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ này trước khi lưu hồ sơ theo quy định.

i) Các văn bản, tài liệu phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính phải được cập nhật vào hệ thống một cửa điện tử theo quy định.

2. Trao đổi hồ sơ điện tử qua hệ thống một cửa điện tử giữa các cơ quan nhà nước tham gia thực hiện thủ tục hành chính

a) Hồ sơ của các thủ tục hành chính liên thông (ngoại trừ hồ sơ của các thủ tục hành chính trực tuyến liên thông quy định tại điểm d khoản 2 Điều 4 Quy định này) thực hiện gửi/nhận hoàn toàn điện tử (không kèm văn bản giấy) theo chỉ đạo của cấp có thẩm quyền.

b) Việc gửi/nhận và phối hợp giải quyết hồ sơ điện tử giữa các cơ quan được thực hiện theo quy định của Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông, giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử và cung cấp dịch vụ công trực tuyến.

3. Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử cho tổ chức, cá nhân; hủy hiệu lực của kết quả thực hiện thủ tục hành chính điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 14, 15 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP và hướng dẫn của các cơ quan chuyên môn.

1. Trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước đã triển khai phần mềm quản lý văn bản và điều hành, phần mềm một cửa điện tử thực hiện theo Điều 6, Điều 7 Quy định này.

2. Trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước khác; giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức, cá nhân qua hệ thống thư điện tử công vụ

a) Tiếp nhận văn bản đến: Trong giờ làm việc, Văn thư truy cập vào hộp thư điện tử công vụ của cơ quan để tiếp nhận văn bản điện tử được gửi đến từ các cơ quan khác hoặc từ các tổ chức, cá nhân. Khi nhận được văn bản điện tử, Văn thư tiến hành tiếp nhận và cập nhật văn bản vào hệ thống quản lý văn bản và điều hành (mục Văn bản đến) và chuyển xử lý theo quy trình xử lý nội bộ của cơ quan. Trường hợp văn bản điện tử được quét từ văn bản giấy, Văn thư tiến hành kiểm tra chữ ký, con dấu trước khi tiếp nhận văn bản.

b) Phát hành văn bản đi: Văn thư mở hộp thư điện tử công vụ của cơ quan để thực hiện thao tác gửi văn bản điện tử phát hành.

3. Trao đổi văn bản điện tử của cán bộ, công chức, viên chức qua thư điện tử công vụ cá nhân

a) Cán bộ, công chức, viên chức bắt buộc sử dụng hộp thư điện tử công vụ được cấp để thực hiện trao đổi văn bản điện tử trong quá trình thực thi công vụ. Hộp thư cá nhân phải được mở kiểm tra thường xuyên để tiếp nhận, nắm bắt nội dung, xử lý công việc và hồi đáp các phản ánh, ý kiến của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

b) Khi tham gia hệ thống thư điện tử công vụ, cá nhân được cấp hộp thư phải đảm bảo tuân thủ thực hiện theo Quyết định số 1480/QĐ-UBND ngày 18 tháng 6 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy định về quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Khánh Hòa.

1. Các cổng thông tin điện tử của tỉnh, cổng/trang thông tin điện tử của các cơ quan, đơn vị bảo đảm cung cấp các thông tin, dịch vụ công trực tuyến theo quy định tại Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước và các văn bản hướng dẫn liên quan của cấp có thẩm quyền.

2. Đối với các văn bản dự thảo cần lấy ý kiến trước khi ban hành, các cơ quan, đơn vị thực hiện đăng tải nội dung văn bản dự thảo trên cổng/trang thông tin điện tử của mình để tạo thuận lợi cho việc tiếp cận và tham gia góp ý từ phía các đối tượng liên quan, đồng thời cung cấp các công cụ, phương tiện để việc tiếp nhận các ý kiến được thuận lợi, chính xác.

1. Thời điểm gửi văn bản điện tử cho cơ quan, tổ chức, cá nhân là thời điểm mà văn bản điện tử đó được gửi thành công trên hệ thống thông tin tại cơ quan phát hành.

2. Thời điểm nhận văn bản điện tử tại cơ quan được xác định là thời điểm văn bản điện tử đó được nhập (tự động) vào hệ thống thông tin của cơ quan tiếp nhận; nếu thời điểm văn bản nhập vào hệ thống ngoài giờ hành chính thì thời điểm tiếp nhận văn bản điện tử đến được tính là thời điểm bắt đầu giờ hành chính kế tiếp.

3. Thực hiện gửi/nhận văn bản điện tử, văn bản điện tử thuộc loại khẩn theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.

4. Trong khoảng thời gian 0,5 ngày làm việc kể từ khi văn bản điện tử được gửi qua các hệ thống thông tin, cơ quan, đơn vị phải thực hiện phát hành bản giấy các văn bản thuộc danh mục văn bản quy định tại Điều 5 Quy định này.

Thực hiện theo quy định tại Điều 37 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, điểm b, c khoản 2 Điều 21 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và khoản 2 Điều 9 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.

1. Các cơ quan, đơn vị có thể sử dụng các biện pháp kỹ thuật đối với văn bản điện tử nếu thấy cần thiết để làm cho văn bản điện tử đó dễ đọc, dễ lưu trữ và dễ phân loại nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung văn bản điện tử đó (theo quy định tại Điều 39 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP).

2. Việc tổ chức chuyển xử lý công việc bằng văn bản điện tử, hồ sơ điện tử được thực hiện theo các quy trình xử lý nội bộ tương ứng với các hệ thống thông tin do các cơ quan, đơn vị xây dựng và ban hành.

3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về nội dung thông tin, dữ liệu do mình cung cấp trên các hệ thống thông tin khi tham gia tham mưu xử lý công việc bằng văn bản điện tử, hồ sơ điện tử.

4. Cơ quan, đơn vị tổ chức việc theo dõi, kiểm tra thường xuyên tình trạng tham mưu giải quyết công việc bằng văn bản điện tử, hồ sơ điện tử trên môi trường mạng để phục vụ cho việc báo cáo, chỉ đạo kịp thời trong quá trình xử lý công việc.

1. Việc tạo lập hồ sơ điện tử phải đáp ứng các yêu cầu quy định tại khoản 1 Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý hồ sơ quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

2. Quy trình tạo lập hồ sơ điện tử

a) Cơ quan, đơn vị xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ của cơ quan; người làm lưu trữ ở cơ quan, đơn vị cập nhật danh mục vào hệ thống (bao gồm các trường thông tin cơ bản sau: Số và ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, chế độ sử dụng, người lập hồ sơ, ngôn ngữ,…).

Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự thực hiện tạo mới hồ sơ và cập nhật đầy đủ các trường thông tin của hồ sơ theo yêu cầu quản lý trên hệ thống.

b) Đối với từng hồ sơ thuộc danh mục, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc cập nhật thời gian bắt đầu hồ sơ, thông tin của văn bản và tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ, đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ.

c) Khi công việc hoàn thành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ; cập nhật các trường thông tin sau: Thời gian kết thúc, ghi chú, ký hiệu thông tin, từ khóa, tình trạng vật lý,…

d) Việc cập nhật các thông tin: Mã định danh cơ quan, cơ quan lập hồ sơ, năm hình thành hồ sơ, tổng số văn bản trong hồ sơ, tổng số trang của hồ sơ, việc biên mục văn bản trong hồ sơ,… được thực hiện bằng chức năng của hệ thống.

đ) Việc cập nhật các trường thông tin trên hệ thống qua từng bước thuộc quy trình tạo lập hồ sơ điện tử tại điểm a, b, c, d khoản này thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan chủ quản hệ thống thông tin.

3. Nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử

a) Việc nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định hiện hành của Nhà nước.

b) Việc nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử vào Lưu trữ lịch sử thực hiện theo quy định tại Điều 7 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các quy định hiện hành của Nhà nước.

c) Việc tiêu hủy tài liệu điện tử hết giá trị được thực hiện theo quy định tại Điều 11 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP và các quy định hiện hành của Nhà nước.

Lưu trữ hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 17 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP.

Việc lưu trữ văn bản điện tử trên các hệ thống thông tin khác được thực hiện theo cơ chế lưu trữ và quản lý cơ sở dữ liệu của các hệ thống thông tin, kết hợp với các ràng buộc về phân cấp, phân quyền người sử dụng để bảo đảm mức độ an toàn, bảo mật của thông tin, dữ liệu.

1. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị

a) Tổ chức quán triệt và triển khai đầy đủ các nội dung tại Quy định này để tăng cường trao đổi, sử dụng văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan.

b) Triển khai sử dụng có hiệu quả các hệ thống thông tin và chứng thư số được cấp để bảo đảm việc trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, giữa các cơ quan và tổ chức, cá nhân được thống nhất, toàn diện.

c) Ban hành các quy trình về trao đổi văn bản điện tử tương ứng với các hệ thống thông tin đang triển khai quy định tại điểm b khoản 1 và điểm b khoản 3 Điều 2 Quy định này để tổ chức thực hiện.

d) Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, kết hợp với các hình thức hỗ trợ, hướng dẫn nhằm khuyến khích tổ chức, cá nhân tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong việc trao đổi, giao dịch với cơ quan nhà nước, đặc biệt là thực hiện các dịch vụ công trực tuyến.

đ) Đảm bảo các điều kiện hạ tầng kỹ thuật phục vụ cho việc trao đổi, xử lý và sử dụng văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan; triển khai các biện pháp tổ chức, quản lý và xử lý kỹ thuật để đảm bảo an toàn, an ninh và bảo mật thông tin trong cơ quan.

e) Hướng dẫn, tập huấn về cách thức trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trên các hệ thống thông tin cho các cán bộ, công chức, viên chức nhằm sử dụng thành thạo các phần mềm đang triển khai. Bố trí cán bộ, công chức, viên chức có trình độ công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu công việc để duy trì hoạt động trao đổi, quản lý, xử lý văn bản điện tử trên môi trường mạng.

g) Từng bước triển khai số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu các văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ việc trao đổi, tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán bộ, công chức, viên chức qua mạng.

h) Hàng năm, lập và đề xuất bố trí kinh phí để phục vụ việc trao đổi, sử dụng văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan và tổ chức, đơn vị trực thuộc.

i) Báo cáo tình hình thực hiện Quy định này trong báo cáo đánh giá, xếp hạng mức độ ứng dụng công nghệ thông tin và báo cáo tình hình triển khai ứng dụng chữ ký số định kỳ hàng năm, hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu, gửi Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh theo dõi, chỉ đạo.

2. Trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị

a) Chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc chỉ đạo thực hiện Quy định này tại cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi mình quản lý.

b) Gương mẫu thực hiện việc quản lý, điều hành công việc qua mạng; chỉ đạo các cá nhân, đơn vị mình quản lý tăng cường trao đổi văn bản điện tử qua các hệ thống thông tin nhằm tiết kiệm chi phí in ấn, sao chụp tài liệu, văn bản hành chính; ưu tiên nguồn lực để triển khai công tác này.

c) Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng văn bản điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trong công việc, coi đây là trách nhiệm, quyền hạn của cán bộ, công chức, viên chức trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm, cải cách hành chính; quy định rõ tiêu chí đánh giá, theo dõi và các hình thức khen thưởng, kỷ luật đối với các đơn vị, cá nhân trong việc thực thi quy định về sử dụng văn bản điện tử trong công việc.

3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động

a) Thực hiện nghiêm các nội dung của Quy định này và quy định nội bộ của cơ quan. Đảm bảo về nội dung, độ chính xác và bảo mật các thông tin trao đổi trên các hệ thống thông tin đang sử dụng tại cơ quan, đơn vị.

b) Tích cực khai thác sử dụng có hiệu quả các công cụ, phương tiện điện tử và đặc biệt là các hệ thống thông tin đã được cấp phát tài khoản sử dụng.

c) Tích cực, chủ động thay đổi lề lối, phong cách làm việc trên giấy tờ sang phong cách làm việc mới trên môi trường điện tử để tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc.

d) Nghiêm túc thực hiện các quy định về đảm bảo an toàn, an ninh thông tin.

Kiểm tra, giám sát và đôn đốc việc trao đổi, sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh theo phạm vi trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

1. Chủ trì, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh điều chỉnh, bổ sung danh mục văn bản gửi qua mạng thích hợp qua từng thời kỳ.

2. Chủ trì, phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức kiểm tra, theo dõi, đôn đốc thực hiện Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07 tháng 3 năm 2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng đến 2025; Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg; Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước và Quy định này trên phạm vi toàn tỉnh.

3. Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật tại Trung tâm Dữ liệu tỉnh và hệ thống mạng diện rộng của tỉnh, giải pháp kết nối, liên thông giữa hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan, đơn vị với Trục liên thông văn bản quốc gia; ứng dụng các giải pháp kỹ thuật tăng cường quản lý, giám sát, kiểm soát trong gửi, nhận văn bản điện tử để đảm bảo an toàn, an ninh thông tin. Tổ chức quản lý, vận hành các hệ thống thông tin hoạt động ổn định, thông suốt, an toàn và bảo mật. Định kỳ sao lưu cơ sở dữ liệu văn bản điện tử của tỉnh để kịp thời phục hồi khi có sự cố xảy ra.

4. Đề xuất giải pháp, tham mưu ban hành các chính sách, quy định, nhằm tăng cường công tác an toàn, an ninh thông tin trong việc trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử; thường xuyên tập huấn, hướng dẫn thực hiện công tác bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.

5. Thường xuyên rà soát, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành sửa đổi hoặc thay thế các quy định về tạo lập và cập nhật văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử trong các hệ thống thông tin dùng chung, về quản lý sử dụng chứng thư số chuyên dùng trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước cho phù hợp với hướng dẫn của cơ quan Trung ương và yêu cầu thực tiễn của từng thời kỳ.

6. Chủ trì, phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ và các cơ quan, đơn vị thực hiện rà soát, nâng cấp, mở rộng, hoàn thiện hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống một cửa điện tử và các hệ thống thông tin dùng chung khác nhằm đáp ứng yêu cầu về triển khai sử dụng văn bản điện tử, tạo lập hồ sơ điện tử và lộ trình thay thế cho văn bản giấy trong điều hành, xử lý công việc tại các cơ quan, đơn vị.

7. Triển khai công tác tuyên truyền, đào tạo, tập huấn nhằm nâng cao nhận thức và kỹ năng cho cán bộ, công chức, viên chức về sử dụng văn bản điện tử trong thực thi công vụ; hỗ trợ kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng chứng thư số cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

8. Phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính đề xuất, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt kinh phí cho các hoạt động liên quan đến công tác quản lý, sử dụng văn bản điện tử trên địa bàn tỉnh.

9. Đưa nội dung triển khai sử dụng văn bản điện tử và ứng dụng chứng thư số vào hoạt động đánh giá, xếp hạng mức độ ứng dụng công nghệ thông tin của các cơ quan hành chính nhà nước thuộc tỉnh.

10. Theo dõi, tổng hợp, báo cáo định kỳ hàng năm hoặc báo cáo đột xuất với Ủy ban nhân dân tỉnh về kết quả thực hiện Quy định này.

1. Phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức kiểm tra, theo dõi, đôn đốc thực hiện Quy định này trên toàn tỉnh.

2. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông triển khai đào tạo, tập huấn cho cán bộ văn thư, cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị về trao đổi, sử dụng văn bản điện tử.

3. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn, cung cấp tiêu chuẩn dữ liệu tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; xây dựng và triển khai hệ thống lưu trữ lịch sử của tỉnh.

4. Tham mưu ban hành quy định và hướng dẫn việc lưu trữ, giao nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; bảo quản, tiêu hủy tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử thống nhất trong toàn tỉnh.

Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan liên quan tổ chức thẩm định và đề xuất, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt kinh phí cho các dự án công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn chi đầu tư phát triển liên quan đến công tác quản lý, triển khai sử dụng và vận hành các hệ thống thông tin phục vụ trao đổi văn bản điện tử trên địa bàn tỉnh.

Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan liên quan thẩm định kinh phí cho các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn kinh phí chi thường xuyên; đề xuất, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí cho các dự án, hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin liên quan đến công tác quản lý, triển khai sử dụng và vận hành các hệ thống thông tin phục vụ trao đổi văn bản điện tử trên địa bàn tỉnh.

1. Khi các văn bản viện dẫn được nêu trong Quy định này bị sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế thì áp dụng theo các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế đó.

2. Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với các sở, ban, ngành; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn và các tổ chức, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quy định này.

3. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề vướng mắc phát sinh, các cơ quan, đơn vị gửi văn bản về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.