Kế hoạch 407/KH-UBND TP Hồ Chí Minh 2026 số hóa hồ sơ tài liệu lưu trữ cơ quan tổ chức

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Tổ chức triển khai đồng bộ, thống nhất và hiệu quả các mục tiêu, nhiệm vụ, giải pháp của Đề án số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức sau sắp xếp tổ chức bộ máy trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.

b) Đẩy nhanh tiến độ chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ; từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số thống nhất, đồng bộ, bảo đảm quản lý tập trung, an toàn, phục vụ hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của chính quyền các cấp, đồng thời đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan, tổ chức và người dân.

c) Chuẩn hóa quy trình lựa chọn, chuẩn bị, số hóa, kiểm tra chất lượng, tạo lập cơ sở dữ liệu, lưu trữ, khai thác và chia sẻ dữ liệu tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật, bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực, khả năng kết nối, chia sẻ và sử dụng lâu dài.

d) Bảo đảm việc triển khai số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ gắn với việc sắp xếp tổ chức bộ máy, cải cách hành chính, phát triển chính quyền số, kinh tế số và

xã hội số của Thành phố.

2. Yêu cầu

a) Việc triển khai thực hiện phải bảo đảm đúng mục tiêu, nguyên tắc, yêu cầu, nội dung, quy trình, lộ trình và phạm vi của Đề án; phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của từng cơ quan, tổ chức và đáp ứng hành động 100 ngày xử lý các điểm nghẽn về Chuyển đổi số trong hệ thống chính trị Thành phố Hồ Chí Minh.

b) Xác định rõ trách nhiệm của từng cơ quan, đơn vị, người đứng đầu trong tổ chức thực hiện; tăng cường sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, đơn vị, bảo đảm triển khai đồng bộ, thống nhất, hiệu quả trên phạm vi toàn Thành phố.

c) Việc chuẩn bị, lựa chọn hồ sơ, tài liệu và thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ phải tuân thủ đầy đủ quy trình, tiêu chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn dữ liệu và yêu cầu nghiệp vụ theo quy định của pháp luật về lưu trữ và các văn bản hướng dẫn có liên quan.

d) Phần mềm phục vụ số hóa, quản lý và lưu trữ dữ liệu sau số hóa phải đáp ứng các yêu cầu về kỹ thuật, công nghệ, bảo đảm khả năng quản lý, khai thác, chia sẻ dữ liệu, an toàn thông tin, an ninh mạng và đáp ứng các quy định, tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành.

đ) Dữ liệu tài liệu lưu trữ sau số hóa phải bảo đảm chất lượng, tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn và khả năng tích hợp, đồng bộ vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, Kho lưu trữ số chuyên dụng và các Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, các cơ sở dữ liệu, nền tảng số và hệ thống thông tin dùng chung của Thành phố theo quy định.

e) Việc lựa chọn hồ sơ, tài liệu để số hóa phải đúng đối tượng , đúng quy định c ủa pháp luật về lưu trữ và Đề án; ưu tiên tài li ệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, tài li ệu có giá t rị lịch s ử, tài liệu có tần suất khai thác, sử dụng cao, tài liệu phục vụ thường xuyên công tác quản lý, điều hành và giải quyết thủ tục hành chính.

g) Bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng, bả o vệ bí mật nhà nước và an toàn tài liệu lưu trữ trong toàn bộ quá trình chuẩn bị, vận chuyển, số hóa, quản lý, lưu trữ, khai thác và sử dụng dữ liệu tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật .

h) Kinh phí thực hiện phải được quản lý, sử dụng đúng mục đí ch, đúng quy định, bảo đảm hiệu quả, tiết kiệm, tránh đầu tư trùng lặp, không lãng phí, thất thoát ngân sách nhà nước; ưu tiên khai thác, sử dụng hiệu quả hạ tầng công nghệ thông tin, trung tâm dữ liệu, nền tảng số, phần mềm dùng chung và các nguồn lực hiện có của Thành phố.

II. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Xây dựng, hoàn thiện cơ sở pháp lý, tham mưu ban hành các văn bản hướng dẫn chỉ đạo về số hóa để thực hiện Đề án Các cơ quan, tổ chức trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền được giao có trách nhiệm rà soát các quy định của pháp luật, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn có liên quan đến việc triển khai thực hiện Đề án; kịp thời xây dựng, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành theo thẩm quyền các văn bản hướng dẫn, quy trình nghiệp vụ nhằm bảo đảm cơ sở pháp lý đầy đủ, thống nhất trong tổ chức triển khai thực hiện Đề án trên địa bàn Thành phố.

2. Kinh phí thực hiện Đề án

a) Kinh phí thực hiện: Ngân sách nhà nước cấp hằng năm theo phân cấp ngân sách hiện hành theo khả năng cân đối ngân sách hằng năm của Thành phố.

b) Việc bố trí kinh phí thực hiện Đề án theo đúng quy định của Luật Ngân sách nhà nước, các văn bản quy định, hướng dẫn có liên quan và phù hợp với khả năng cân đối ngân sách hằng năm của Thành phố.

c) Việc sử dụng kinh phí đảm bảo đúng mục đích, đúng quy định, hiệu quả, tiết kiệm và đáp ứng các yêu cầu, nhiệm vụ của Đề án; thanh, quyết toán đúng trình tự, thủ tục quy định của pháp luật . Không được sử dụng kinh phí số hóa được cấp vào mục đích khác khi chưa được sự đồng ý của cơ quan có thẩm quyền.

d) Đối với các cơ quan th ực hiện số hóa tài liệu lưu trữ trong năm 2026: Căn cứ Quyết định số 4002/QĐ-UBND ngày 30 tháng 6 năm 2026 , chủ động rà soát đầy đủ hiện trạng, nhu cầu th ực tế, dự kiến kinh phí, lập dự toán, trình cấp có th ẩm quyền phê duyệt chủ trương và chủ động cân đối sử dụng từ nguồn dự toán đã được giao đầu năm để thực hiện theo đúng quy định.

- Trường hợp cơ quan, tổ chức chủ động cân đối kinh phí từ nguồn dự toán đã được giao đầu năm để tổ chức thực hiện số hóa trước thời gian tại Đề án thì gửi các hồ sơ, tài liệu liên quan đến Sở Nội vụ để tổng hợp, Sở Tài chính để biết.

- Trường hợp các cơ quan, tổ chức không thể cân đối sử dụng từ nguồn dự toán được giao đầu năm để thực hiện thì lập dự toán (kèm hồ sơ, tài liệu liên quan) gửi Sở Nội vụ tổng hợp nhu cầu kinh phí cần bổ sung cho các cơ quan, tổ chức gửi Sở Tài chính trình cấp có thẩm quyền bố trí nguồn kinh phí thực hiện từ nguồn ngân sách nhà nước theo phân cấp ngân sách hiện hành, theo khả năng cân đối ngân sách hằng năm của Thành phố.

- Thời hạn các cơ quan, tổ chức gửi về Sở Nội vụ: đến hết ngày 30 tháng 7 năm 2026.

- Thời hạn Sở Nội vụ tổng hợp nhu cầu kinh phí cần bổ sung của các cơ quan, tổ chức gửi Sở Tài chính: trước ngày 05 tháng 8 năm 2026.

đ) Đối với các cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ trong các năm từ 2027 - 2035: Hàng năm, chủ động thực hiện dự trù kinh phí trong dự toán ngân sách hàng năm gửi Sở Tài chính tham mưu Ủy ban nhân dân Thành phố bố trí kinh phí thực hiện.

3. Tổ chức thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ Tổ chức thực hiện số hóa 75.371 mét giá tài liệu, tương đương khoảng 602.970.024 trang, trong đó: 20.460 mét giá tài liệu có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn của các cơ quan, đơn vị đ ã v à đang thu nộp về Trung tâm Lưu tr ữ lịch s ử Thành phố theo chỉ đạo Ủy ban nhân dân Thành phố và 54.911 mét giá tài liệu được hình thành từ năm 1975 đến ngày 30 tháng 6 năm 2025 hiện đang được bảo quản tại kho lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố (trong đó: cấp tỉnh 21.558 mét giá; cấp xã: 33.353 mét giá) cụ thể:

a) Giai đoạn 1 (2026 - 2030): Thực hiện số hóa khối tài liệu lưu trữ đã hoàn thành việc chỉnh lý hoàn chỉnh trước ngày 01 tháng 7 năm 2025 của 159 cơ quan, tổ chức: khối lượng 54.348 mét giá tài liệu, tương đương khoảng 434.784.640 trang, tổng số tiền : 1.925.226.385.920 đồng.

b) Giai đoạn 2 (2031 - 2035): Thực hiện số hóa khối tài liệu lưu trữ đã hoà n th ành v iệc ch ỉnh l ý hoà n chỉ nh t rướ c 203 0 của 181 c ơ qu an, tổ chứ c: khố i lượn g 21.0 23 mét giá, tương đương khoảng 168.185.384 trang, tổng số tiền: 744.724.880.352 đồng.

c) Các cơ quan, tổ chức đẩy nhanh tiến độ thực hiện tối thiểu hoàn thành số hóa 100% tài liệu lưu trữ trong 03 năm gần nhất theo đúng quy định t ại Chương trình số 02-CTr/BCĐTW ngày 02 tháng 02 năm 2026 của Ban Chỉ đạo Trung ương thực hiện Nghị quyết 57 và các chỉ đạo của Chính phủ, Bộ Nội vụ.

4. Hoàn thiện, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật phục vụ số hóa tài liệu lưu trữ Rà soát, đánh giá hiện trạng hạ tầng công nghệ thông tin, trang thiết bị và các điều kiện kỹ thuật phục vụ công tác số hóa tài liệu lưu trữ. Đầu tư, nâng cấp, mua sắm trang thiết bị, máy móc chuyên dụng phục vụ số hóa, lưu trữ, quản lý và khai thác tài liệu số theo lộ trình và khả năng cân đối.

5. Kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả thực hiện Đề án

a) Xây dựng kế hoạch kiểm tra, giám sát việc triển khai thực hiện các nội dung của Đề án tại các cơ quan, đơn vị theo từng giai đoạn và hằng năm.

b) Tổ chức kiểm tra, giám sát, đánh giá việc thực hiện công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức; đánh giá tiến độ, chất lượng, hiệu quả thực hiện và việc tuân thủ các quy định, quy trình, tiêu chuẩn kỹ thuật về số hóa tài liệu lưu trữ.

6. Sơ kết, tổng kết việc thực hiện Đề án

a) Tổ chức sơ kết, đánh giá kết quả thực hiện Đề án theo từng giai đoạn để kịp thời rút kinh nghiệm, điều chỉnh các nội dung triển khai phù hợp với thực tiễn.

b) Tổ chức tổng kết việc thực hiện Đề án; đánh giá toàn diện kết quả đạt được, những tồn tại, hạn chế, nguyên nhân và đề xuất các giải pháp tiếp tục duy trì, phát hu y hiệu quả công tác số hóa và quản lý tài liệu lưu trữ trong thời gian tiếp theo .

7. Chế độ báo cáo Các cơ quan, tổ chức định kỳ báo cáo tiến độ thực hiện Đề án về Sở Nội vụ trước ngày 10 tháng 12 hằng năm hoặc đột xuất theo yêu cầu (nếu có) để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố theo quy định.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

a) Chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính, Sở Khoa học và Công nghệ và các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạch bảo đảm thống nhất , đồng bộ trên địa bàn Thành phố; hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ, giải pháp của Đề án, bảo đảm đúng mục tiêu, yêu cầu, tiến độ, quy trình số hóa và các quy định của pháp luật về lưu trữ.

b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức rà soát, thống kê, xác định khối lượng tài liệu cần số hóa, lập hồ sơ, mục lục tài liệu số hóa theo các quy định hiện hành, bảo đảm chính xác, tiết kiệm, tránh trùng lặp; tổng hợp nhu cầu kinh phí của các cơ quan, tổ chức gửi Sở Tài chính để tham mưu cấp có thẩm quyền xem xét, bố trí theo quy định.

c) Chủ trì, phối hợp Sở Khoa học và Công nghệ, Trung tâm Chuyển đổi số hướng dẫn, kiểm tra chất lượng kết quả số hóa tại các cơ quan, tổ chức trước khi thực hiện các thủ tục nghiệm thu, hoàn thành gói thầu số hóa.

d) Chủ trì, phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ, Trung tâm Chuyển đổi số cùng các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức bồi dưỡng, tập huấn chuyên môn, ngh iệp vụ v ề côn g tác v ăn thư, l ưu t rữ v à số hóa t ài l iệu lư u tr ữ; h ướng dẫn sử d ụng , quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số.

đ) Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố theo lộ trình của Đề án.

e) Tổng hợp, theo dõi, đánh giá tiến độ, kết quả thực hiện Đề án; định kỳ hoặc đột xuất báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố theo quy định; chủ trì tổ chức sơ kết, tổng kết việc thực hiện Đề án và tham mưu đề xuất điều chỉnh, bổ sung các nội dung của Đề án, Kế hoạch triển khai khi cần thiết nhằm bảo đảm phù hợp với

quy định của pháp luật và tình hình thực tế.

2. Sở Tài chính

a) Phối hợp với Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân Thành p hố bố trí kinh phí thực hiện Đề án theo khả năng cân đối ngân sách và phân cấp ngân sách hiện hành, đảm bảo đúng quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản quy định, hướng dẫn có liên quan.

b) Phối hợp kiểm tra việc quản lý, sử dụng kinh phí trong quá trình triển khai thực hiện.

3. Sở Khoa học và Công nghệ

a) Phối hợp với Sở Nội vụ hướng dẫn các yêu cầu kỹ thuật về tiêu chuẩn dữ liệu, kết nối, chia sẻ dữ liệu và bảo đảm khả năng tích hợp với các nền tảng số của Thành phố.

b) Phối hợp giải quyết các khó khăn, vướng mắc về công nghệ; đề xuất giải pháp ứng dụng các công nghệ mới nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả số hóa.

c) Phối hợp đánh giá mức độ đáp ứng về tiêu chuẩn kỹ thuật của cơ sở dữ liệu, tài liệu lưu trữ điện tử.

d) Phối hợp Sở Nội vụ , Trung tâm Chuyển đổi số Thành phố kiểm tra chất lượng kết quả số hóa tại các cơ quan, tổ chức trước khi thực hiện các thủ tục nghiệm thu, hoàn thành gói thầu số hóa.

4. Trung tâm Chuyển đổi số Thành phố

a) Tham mưu Ủy ban nhân dân Thành phố đầu tư, nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin, hạ tầng số, trang thiết bị và nền tảng dùng chung phục vụ công tác số hóa, quản lý, lưu trữ, chia sẻ và khai thác tài liệu lưu trữ số theo lộ trình , khả năng cân đối nguồn lực của Thành phố và đúng quy định.

b) Chủ trì xây dựng, vận hành và duy trì hạ tầng kỹ thuật, trung tâm dữ liệu phục vụ lưu trữ tập trung cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử của Thành phố.

c) Bảo đảm phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hoạt động ổn định, thông suốt; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức tích hợp, đồng bộ dữ liệu.

d) Thực hiện cấp quyền sử dụng, quản trị hệ thống; bảo đảm an toàn thông tin, sao lưu, phục hồi dữ liệu và vận hành hệ thống 24/7.

đ) Phối hợp chuẩn hóa d ữ liệu đã được số hóa trước đây để bảo đảm thống nhất trong toàn Thành phố.

e) Phối hợp Sở Nội vụ, Sở Khoa học và Công nghệ kiểm tra chất lượng kết quả số hóa tại các cơ quan, tổ ch ức tr ước khi thực hiện các thủ tục nghiệm thu, hoàn thành gói thầu số hóa.

5. Công an Thành phố

a) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước theo đúng quy định của pháp luật.

b) Phối hợp hướng dẫn các biện pháp bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng trong quá trình số hóa, truyền nhận, lưu trữ và khai thác dữ liệu.

6. Các sở, ban, ngành Thành phố; Ủy ban nhân dân phường, xã, đặc khu

a) Căn cứ Kế hoạch này, các cơ quan, tổ chức chủ động xây dựng và ban hành

Kế hoạch triển khai thực hiện tại cơ quan, tổ chức bảo đảm phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế của đơn vị.

b) Trước khi tổ chức số hóa, rà soát hiện trạng, nhu cầu thực tế, xác định khối lượng hồ sơ, tài liệu; lựa chọn tài liệu số hóa đảm bảo đúng quy định theo Thông tư 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số và Công văn số 7197/BKHCN- CĐSQG ngày 29 tháng 11 năm 2025 của Bộ Khoa học và Công nghệ về hướng dẫn việc số hóa hồ sơ, tài liệu thống nhất trong hệ thống chính trị . Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm về tính chính xác của khối lượng tài liệu số hóa, kinh phí thực hiện số hóa , tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc , hiệu quả, đúng tiến độ và quy định của pháp luật; không để xảy ra mất mát, thất lạc, hư hỏng tài liệu, thất thoát, lãng phí ngân sách nhà nước hoặc tiêu cực trong quá trình thực hiện.

c) Việc sử dụng dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ phải tuân thủ các quy định của pháp luật về đấu thầu và các quy định có liên quan; lựa chọn nhà thầu có tư cách pháp nhân, đủ điều kiện và năng lực hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định. Tổ chức thực hiện số hóa tài liệu đúng quy trình, tiêu chuẩn kỹ thuật và các quy định của pháp luật, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn hiện hành đảm bảo đúng tiến độ, theo lộ trình của Đề án. Trong quá trình triển khai, các cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát chất lượng sản phẩm số hóa; thực hiện nghiệm thu gói thầu theo quy định của pháp luật. Phối hợp Sở Nội vụ, Sở Khoa học và Công nghệ, Trung tâm Chuyển đổi số Thành phố kiểm tra chất lượng kết quả số hóa trước khi thực hiện các thủ tục nghiệm thu, hoàn thành gói thầu số hóa.

d) Chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác của dữ liệu; thực hiện bàn giao, tích hợp và đồng bộ dữ liệu vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Thành phố.

đ) Liên hệ, phối hợp với Trung tâm Chuyển đổi số để được cấp quyền sử dụng Nền tảng số hóa dùng chung của Thành phố.

e) Bố trí công chức, viên chức tham gia quản lý, vận hành và khai thác cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sau khi hoàn thành số hóa.

g) Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo đề nghị của Sở Nội vụ.

7. Các cơ quan, tổ chức Trung ương ngành dọc tại Thành phố, các đơn vị sự nghiệp công lập, các Tổng Công ty, Công ty thuộc Thành phố

a) Căn cứ nội dung Đề án và Kế hoạch này bố trí kinh phí phù hợp với tình hình thực tế; chủ động xây dựng kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ đảm bảo việc bảo vệ bí mật nhà nước và kết nối, chia sẻ dữ liệu với Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Thành phố theo quy định. Kinh phí số hóa hồ sơ, tài liệu của cơ quan thực hiện trên tinh thần tiết kiệm, tránh lãng phí không làm ảnh hưởng đến hoạt động thường xuyên của cơ quan, tổ chức.

b) Phối hợp với Sở Nội vụ thực hiện kiểm tra chất lượng số hóa tài liệu lưu trữ; thực hiện báo cáo kết quả số hóa tài liệu lưu trữ theo quy định. Trên đây là Kế hoạch triển khai thực hiện Đề án số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức sau sắp xếp tổ chức bộ máy trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (Giai đoạn tài liệu hình thành từ năm 1975 đến ngày 30 tháng 6 năm 2025). Đề nghị Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức tập trung chỉ đạo, triển khai thực hiện và hoàn thành theo Kế hoạch đã đề ra; trong quá trình triển khai thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc , kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố (thông qua Sở Nội vụ) để xem xét, chỉ đạo giải quyết./.