Hướng dẫn 08-HD/BTCTU 2026 rà soát vị trí việc làm và xây dựng phương án biên chế 2027-2031

I. MỤC ĐÍCH, PHẠM VI VÀ NGUYÊN TẮC

1. Hướng dẫn thống nhất cách triển khai 08 bước và sử dụng 09 biểu nghiệp vụ A1, A2, B1, B2, C1, C2, C3, D1, D2; áp dụng theo chức năng, thẩm quyền và đầu mối quản lý biên chế của từng khối, cấp, cơ quan, đơn vị. Các cơ quan ngành dọc gửi số liệu chính thức theo đầu mối ngành, địa phương chỉ đối chiếu, không cộng trùng.

2. Kế thừa dữ liệu đã được xác nhận và hồ sơ vị trí việc làm đã được phê duyệt. Chỉ cập nhật phần thay đổi, thiếu hoặc chưa kiểm chứng; không lập lại bộ hồ sơ song song.

3. Kỳ thống kê sản phẩm và thời gian từ 01/10/2025 đến 30/9/2026; chốt biên chế hiện có ngày 30/9/2026. Dự báo nhu cầu giai đoạn 2027–2031, lập riêng cho từng năm. Phân biệt nhiệm vụ, công việc, sản phẩm, vị trí việc làm, người quy đổi (FTE), số người cần bố trí và biên chế được giao.

4. Mỗi sản phẩm, phần giờ, người kiêm nhiệm và chỉ tiêu biên chế chỉ được tính một lần trong cùng phạm vi. Chỉ ghi số 0 khi đã xác minh không phát sinh; thiếu số liệu phải để trống ô số và giải trình. Không tự sửa mã, ô công thức hoặc danh mục chuẩn.

II. CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI THỰC HIỆN

Người đứng đầu cơ quan, đơn vị phân công 01 đầu mối thực hiện và 01 người kiểm tra; tập hợp văn bản chức năng, nhiệm vụ, quy chế làm việc, văn bản phân cấp/chuyển giao; danh mục VTVL, bản mô tả, khung năng lực đã duyệt; số liệu sản phẩm, hồ sơ, thời gian lao động; quyết định biên chế và danh sách nhân lực tại thời điểm chốt.

Cơ quan đầu mối cung cấp bộ biểu Excel đúng phiên bản, mã cơ quan, mã nhiệm vụ và danh mục vị trí việc làm C1 đã có để đơn vị có thể chọn mã ở A2. Các biểu hỗ trợ, danh mục sản phẩm, trang kiểm tra, tiến độ và nhật ký do đầu mối quản lý; không yêu cầu đơn vị kê khai riêng.

III. HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN 08 BƯỚC

Bước 1. Rà soát chức năng, nhiệm vụ và dữ liệu đã kê khai (Biểu A1)

(1) Nhận danh mục nhiệm vụ đã xác nhận; đối chiếu từng dòng với văn bản còn hiệu lực, phân cấp, phân quyền, ủy quyền, chuyển giao. Phân định nhiệm vụ theo cấp và giữa các cơ quan cùng cấp; ghi rõ ai chủ trì, ai phối hợp, ai quyết định cuối cùng. Rà soát đồng bộ 04 nhóm yếu tố tác động đối với địa phương theo Bước 1 Hướng dẫn 07-HD/BTCTW: địa giới hành chính; quy mô và trình độ phát triển; phân cấp, phân quyền; khoa học, công nghệ, chuyển đổi số, tự chủ và xã hội hóa.

Đối với nhiệm vụ chuyển giao, xác định cơ quan giao, nhận, thời điểm hiệu lực, thẩm quyền quyết định, phần việc còn lại ở cấp trên và điều kiện thực hiện chưa chuyển giao đồng bộ. Chỉ phản ánh tác động có căn cứ, không tự quy đổi thành hệ số biên chế.

(2) Chọn trạng thái từng nhiệm vụ: tiếp tục thực hiện, mới tiếp nhận, đã chuyển giao, chấm dứt, không còn thực hiện hoặc đề xuất bổ sung theo danh mục cho phép. Nhiệm vụ mới chưa có mã chuẩn dùng mã tạm do đầu mối hướng dẫn; không tự đổi mã cũ.

- Điền A1 : cột A mã nhiệm vụ; B tên nhiệm vụ đúng văn bản; C cơ quan thực hiện; D số, ký hiệu, điều khoản làm căn cứ; E kỳ; F trạng thái; G nguồn có thể truy tìm (tên tệp, số văn bản, trang hoặc hồ sơ). Ghi riêng ngày giao, nhận, nơi chuyển giao và phần nhiệm vụ còn lại trong hồ sơ giải trình.

Ví dụ: “Tham mưu thẩm định đề án tổ chức bộ máy” là một loại nhiệm vụ, dù trong năm xử lý 12 đề án. Không ghi thành 12 nhiệm vụ; 12 là sản lượng sản phẩm ở bước sau.

-Tự kiểm tra: có mã nguồn, căn cứ còn hiệu lực, trạng thái, đầu mối chịu trách nhiệm; không đếm trùng nhiệm vụ giữa đơn vị giao và nhận.

Sản phẩm: A1 đã đối chiếu và danh sách nhiệm vụ cần xác minh.

Bước 2. Xác định công việc, công đoạn và sản phẩm (Biểu A2)

(1) Với từng mã nhiệm vụ ở A1, trả lời lần lượt: Xác định những công việc chính; kết quả, sản phẩm từng việc; vị trí nào chịu trách nhiệm; tiêu chí nào xác nhận đã hoàn thành.

(2) Chỉ tách công đoạn ở mức đủ để xác định sản phẩm và giờ lao động, không tách từng thao tác như mở máy, in giấy thành nhiệm vụ hoặc VTVL mới. Một sản phẩm có nhiều người tham gia thì chia phần việc theo vị trí, không cộng lặp sản phẩm cuối cùng.

- Điền A2: mã công việc riêng ổn định; mã nhiệm vụ lấy từ A1 ; mã VTVL lấy từ C1 đã nhập trước; tên công việc viết bằng động từ và đối tượng; sản phẩm cụ thể, đơn vị tính, tiêu chí chất lượng, thời hạn, vai trò và nguồn minh chứng theo các cột có sẵn trong tệp.

Ví dụ: nhiệm vụ “tham mưu đề án”: (1) nghiên cứu căn cứ → báo cáo rà soát; (2) xây dựng phương án → dự thảo đề án; (3) lấy ý kiến, tiếp thu → báo cáo giải trình; (4) hoàn thiện hồ sơ trình → hồ sơ trình. Khi tính giờ, không cộng thêm giờ toàn bộ “đề án hoàn thành” nếu đã tính đủ bốn phần việc.

- Tự kiểm tra: mọi công việc truy về một nhiệm vụ gốc; mã VTVL có trong C1; sản phẩm đo được hoặc có tiêu chí nghiệm thu; không cộng hai lần cùng sản phẩm.

Sản phẩm: A2 hoàn chỉnh.

Bước 3. Xác định số lượng sản phẩm và thời gian thực hiện (Biểu B1)

(1) Tập hợp số sản phẩm thực tế hoàn thành trong kỳ 12 tháng, từ sổ theo dõi, phần mềm nghiệp vụ, báo cáo hoặc hồ sơ có xác nhận. Hồ sơ tồn và công việc dở dang phải ghi riêng phần đã thực hiện; không coi toàn bộ hồ sơ tiếp nhận là sản phẩm hoàn thành.

Đối với sản phẩm lặp lại có độ phức tạp khác nhau, chỉ phân thành 06 nhóm theo Phụ lục III Hướng dẫn 07-HD/BTCTW khi có tiêu chí và thời gian tham chiếu được xác nhận; không tự đặt hệ số nhóm hoặc chấm điểm từng hồ sơ, từng người.

Sản phẩm theo nhiệm kỳ, cao điểm, mới phát sinh phải giải trình kỳ và căn cứ; không lấy tháng bất thường đại diện cả năm. Thời gian bổ sung thường xuyên, định kỳ, phối hợp, quản lý, đào tạo, thường trực chỉ được cộng khi chưa tính trong giờ sản phẩm, có căn cứ và người xác nhận. Không cộng tỷ lệ dự phòng hoặc hệ số cố định thiếu căn cứ. Dữ liệu chưa kiểm chứng chỉ sử dụng tính thử, không đưa vào tổng chính thức.

(2) Xác định thời gian thực làm cho 01 sản phẩm theo thứ tự ưu tiên: định mức chuyên ngành còn hiệu lực → thời gian tham chiếu đã kiểm chứng → đo, khảo sát mẫu có nguồn, số mẫu và xác nhận. Thời hạn xử lý 05 ngày không có nghĩa là 05 ngày × 08 giờ lao động.

Điền B1 : chọn mã công việc, sản phẩm đúng A2 và danh mục dùng chung; nhập số sản phẩm trong kỳ, số phút trên sản phẩm, giờ bổ sung có căn cứ, nguồn và kỳ. Giữ tách bạch phần giờ đã tính trong phút trên sản phẩm với giờ bổ sung để tránh trùng.

- Cách tính minh họa: Giả định 40 hồ sơ × 90 phút/hồ sơ = 3.600 phút = 60 giờ; nếu có 30 phút/hồ sơ công việc bổ sung hợp lệ chưa tính trong 90 phút thì tổng thời gian là 60 giờ + (30 phút x 40 hồ sơ : 60 phút) = 80 giờ.

- Trường hợp mới giao việc, chưa đủ 12 tháng: ghi thời gian thực tế, dữ liệu bàn giao và phần thiếu; không tự nhân 3 tháng × 4 thành sản lượng năm.

Sản phẩm: B1 và chứng cứ về số lượng, thời gian.

Bước 4. Xác định thay đổi công việc do chuyển đổi số, tự chủ, thuê dịch vụ và xã hội hóa (Biểu B2)

Xác định công đoạn thực sự thay đổi: bỏ bước nhập liệu thủ công, liên thông dữ liệu, tự động tổng hợp; hoặc phát sinh kiểm soát dữ liệu, an toàn thông tin, hậu kiểm. Không ghi “giảm 20%” nếu chưa có số đo và căn cứ.

Điền B2_CT_TacDong: ghi công việc, sản phẩm áp dụng, nội dung thay đổi, thời điểm, phút trước và sau, số lượng sản phẩm chịu tác động, giờ tăng mới, nguồn và trạng thái kiểm chứng. Trang B2_ThayDoi là kết quả tổng hợp tự động, chỉ đọc, không nhập đè.

Ví dụ: 200 hồ sơ có bước nhập dữ liệu giảm từ 15 xuống 9 phút → tiết kiệm 1.200 phút = 20 giờ; đồng thời phát sinh 6 giờ kiểm tra dữ liệu → tác động ròng giảm 14 giờ, nếu đều có chứng cứ và không trùng với B1.

Nếu mới dự kiến ứng dụng phần mềm năm 2027 thì ghi giả định vào thuyết minh dự báo, không trừ ngay giờ thực tế năm 2026. Nếu tác động chưa kiểm chứng, đánh dấu chờ xác nhận và không đưa vào kết quả chính thức.

Sản phẩm: B2 chi tiết, kết quả tổng hợp và minh chứng.

Bước 5. Đối chiếu, hoàn thiện danh mục vị trí việc làm, bản mô tả và khung năng lực (Biểu C1, C2)

Đối chiếu nhóm công việc ổn định ở A2 với danh mục VTVL đã được phê duyệt. Phân loại giữ nguyên, cập nhật nội dung mô tả hoặc kiến nghị sửa đổi theo thẩm quyền; không tự chia, gộp, đổi tên hoặc tạo VTVL chỉ vì có thêm công đoạn.

Điền C1 : mã và tên VTVL; loại nhân lực, nhóm vị trí; quyết định phê duyệt; phương pháp tính dự kiến và quỹ giờ PP2 nếu áp dụng; ghi rõ trường hợp đề xuất và căn cứ. Quỹ giờ 1.904 giờ/người/năm là tham số tham chiếu của bộ biểu, không phải định mức áp dụng mặc nhiên cho mọi chế độ.

Điền C2: mục tiêu vị trí, nhiệm vụ chính, sản phẩm, quyền hạn, trách nhiệm, quan hệ phối hợp, tiêu chuẩn và năng lực chung/chuyên môn/lãnh đạo quản lý (nếu có). Lựa chọn cấp độ năng lực 1–5 theo yêu cầu thực tế của vị trí, giải trình bằng nhiệm vụ và sản phẩm; không đồng nhất cấp độ với ngạch hoặc chức danh nghề nghiệp.

Ví dụ: vị trí tham mưu tổ chức bộ máy có nhiệm vụ nghiên cứu, xây dựng phương án, thẩm định hồ sơ; yêu cầu năng lực phân tích quy định, tổng hợp và tham mưu. Mức độ cụ thể phải dựa vào tính phức tạp, tính độc lập và trách nhiệm của vị trí.

Tự kiểm tra: mỗi VTVL một bản mô tả; nhiệm vụ trong C2 phải khớp A2; danh mục điều chỉnh phải có căn cứ và đúng thẩm quyền.

Sản phẩm: C1, C2 và hồ sơ mô tả, khung năng lực.

Bước 6. Xác định số người cần thiết theo từng vị trí việc làm (Biểu C3)

Chọn phương pháp theo tính chất vị trí, không chọn theo số biên chế hiện có.

PP1 : căn cứ cơ cấu, chức danh hoặc yêu cầu bố trí có quy định. PP2: công việc có sản lượng và thời gian đáng tin cậy. PP3 : công việc nghiên cứu, tham mưu, thẩm định, giám sát khó chuẩn hóa bằng sản lượng × thời gian; phải giải trình nhiệm vụ, độ phức tạp, tiến độ và yêu cầu chuyên môn, không chọn PP3 chỉ vì thiếu số liệu PP2.

PP2: tổng giờ hợp lệ từ B1 cộng, trừ tác động B2 đã xác nhận, đối chiếu giờ trùng; chia quỹ giờ phù hợp tại C1 để có người quy đổi (FTE). Ví dụ 3.808 giờ / 1.904 giờ/người = 2,00 FTE, chỉ là minh họa. Nếu phần giờ họp/đào tạo đã đưa vào tổng khối lượng thì không tiếp tục trừ lần nữa khỏi quỹ giờ.

PP3 : theo 05 nội dung tại Bước 6 Hướng dẫn 07-HD/BTCTW: (1) lập danh mục sản phẩm, kết quả phải hoàn thành, yêu cầu chất lượng, thời hạn và trách nhiệm; (2) phân tích phần việc, chuyên môn bắt buộc, nhiệm vụ đồng thời, cao điểm và năng lực thường xuyên; (3) lập phương án phân công theo giai đoạn, làm rõ nhân lực chủ trì, nhân lực dùng chung, chuyên gia hoặc dịch vụ thuê hợp pháp; (4) đối chiếu hồ sơ nhiệm vụ tương tự, tiến độ, chất lượng thực tế và ý kiến chuyên gia có căn cứ, giải trình khác biệt; (5) trình cơ quan có thẩm quyền thẩm định, xác nhận số người cần bố trí thường xuyên, số người huy động theo giai đoạn và khả năng sử dụng nhân lực hiện có. Chỉ ghi người quy đổi khi có cơ sở tính riêng, không tự gán giờ hoặc hệ số nhân lực cho PP3.

PP1 : ghi rõ văn bản xác định số người hoặc điều kiện phải bố trí. PP3 : trình bày nhóm sản phẩm, trách nhiệm độc lập, thời điểm cao điểm, yêu cầu xử lý đồng thời, phối hợp, bảo mật và phương án tổ chức; chứng minh số người cần bố trí thay vì áp một hệ số chung.

Điền C3 : mã VTVL; PP1/PP2/PP3; kết quả người quy đổi nếu có; số người cần bố trí; cơ sở và giải trình. Người quy đổi có thể là số thập phân; số người cần bố trí phản ánh tổ chức công việc, không tự động bằng FTE làm tròn và không phải chỉ tiêu biên chế được giao.

Tự kiểm tra: không cộng giờ PP2 với cùng phần việc đã giải trình PP3; tách phần thiếu căn cứ; không biến nhu cầu tính toán thành yêu cầu tăng biên chế tự động.

Trường hợp một vị trí áp dụng nhiều phương pháp cho các phần việc khác nhau, phải tách phạm vi và loại trừ phần trùng. Phần việc đã do người bố trí theo PP1 thực hiện trong quỹ thời gian làm việc không tiếp tục tính nhu cầu tăng thêm theo PP2 hoặc PP3; giới hạn số cấp phó tối đa không phải số lượng bắt buộc bố trí.

Đối với PP2, không tự giảm quỹ giờ bằng tỷ lệ “giờ hữu ích”, không cộng giờ dự phòng thiếu căn cứ; thời gian họp, đào tạo và công tác đảng đã tính vào giờ công việc thì không tiếp tục trừ khỏi quỹ giờ. Chỉ cộng người quy đổi cùng kỳ, cùng cơ sở quỹ giờ; khác cơ sở phải chuẩn hóa hoặc báo cáo riêng. Không làm tròn tăng từng dòng rồi cộng thành nhu cầu chung.

Sản phẩm: C3 và hồ sơ giải trình.

Bước 7. Đối chiếu nguồn nhân lực hiện có và xây dựng phương án biên chế (Biểu D1, D2)

Điền D1 : danh sách nhân lực hiện có tại 30/9/2026, vị trí đảm nhiệm, biên chế, phần giờ phân bổ cho từng vị trí nếu kiêm nhiệm, nơi tính chỉ tiêu biên chế. Một người kiêm nhiệm hai vị trí được phân bổ giờ theo thực tế nhưng chỉ tính một người và một chỉ tiêu trong phạm vi tổng hợp.

Đối chiếu C3 với D1 : làm rõ vị trí đủ, thiếu, thừa, nơi phân bố chưa phù hợp, nhu cầu bồi dưỡng, sắp xếp, điều chuyển, sử dụng chung nhân lực hoặc thay đổi quy trình; giải trình yếu tố địa bàn, phân cấp và điều kiện thực hiện có bằng chứng.

Điền D2: lập phương án riêng từng năm 2027, 2028, 2029, 2030, 2031 ; nguồn nhân lực, giải pháp bố trí, sắp xếp, nhu cầu đề nghị điều chỉnh, nguồn căn cứ và điều kiện thực hiện. Dữ liệu C3 chưa tự phân biệt năm nên phải kèm bảng dự báo từng năm và giải trình biến động, không sao chép nhu cầu 2026 cho cả giai đoạn.

Biên chế giao tổng chỉ ghi ở cấp được giao; không tự phân bổ thành chỉ tiêu giao cho từng vị trí khi quyết định của cấp có thẩm quyền không quy định. Đối với nhân lực dùng chung giữa các cơ quan, phải xác nhận phần việc, thời gian, cơ quan quản lý chính và nơi tính chỉ tiêu; không cộng trùng người, giờ và biên chế. Biến động nhân lực tạm thời như nghỉ dài hạn, biệt phái được xem xét để bố trí trong kỳ, không mặc nhiên xác định thành nhu cầu biên chế lâu dài. Ưu tiên sắp xếp lại, điều chuyển, đào tạo, kiêm nhiệm hợp lý, dùng chung nguồn lực và đổi mới quy trình trước khi đề xuất điều chỉnh biên chế. Sản phẩm: D1, D2, bảng dự báo 05 năm và thuyết minh.

Bước 8. Kiểm tra, xác nhận và gửi kết quả

Đơn vị rà từng liên kết A1 → A2 → B1/B2 → C1/C2 → C3 → D1/D2; kiểm tra mã, kỳ, nguồn, trùng nhiệm vụ, trùng sản phẩm, trùng giờ, trùng nhân lực, phương pháp tính và chênh lệch giải trình.

Phân loại từng dữ liệu: chưa kiểm chứng; đã xác nhận tại đơn vị; đã thẩm định; đã quyết định. Cảnh báo kỹ thuật “ĐẠT” không thay cho xác nhận nội dung.

Nội dung chưa đủ căn cứ ghi danh sách cần xử lý, không điền số 0 để ép bảng tính hợp lệ.

Người lập, bộ phận kiểm tra và người đứng đầu xác nhận theo phân cấp; gửi tệp Excel giữ nguyên cấu trúc, công thức cùng văn bản báo cáo, bản thuyết minh, bảng đối chiếu và tài liệu minh chứng theo yêu cầu đầu mối có thẩm quyền. Đặt tên tệp rõ mã cơ quan, kỳ và phiên bản.

Đầu mối kiểm tra tính đầy đủ, đối chiếu giữa các khối và cơ quan ngành dọc; yêu cầu giải trình sai lệch, ghi nhật ký điều chỉnh, tổng hợp báo cáo đúng thẩm quyền.

Sản phẩm: bộ dữ liệu đã xác nhận, báo cáo và danh mục vấn đề chưa đủ căn cứ.

IV. CÁCH THỰC HIỆN RIÊNG THEO KHỐI, CẤP VÀ CÔNG VIỆC ĐẶC THÙ

1. Khối Cơ quan, đơn vị trực thuộc của Đảng

Đối với cơ quan tham mưu, giúp việc cấp ủy và tổ chức đảng ở cấp Thành phố, cấp xã, xác định công việc, sản phẩm theo chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác và thẩm quyền được giao. Sản phẩm gồm đề án, báo cáo nghiên cứu, dự thảo văn bản, hồ sơ cán bộ, văn bản thẩm định, kết luận kiểm tra hoặc kết quả thực hiện nhiệm vụ. Khi xác định nhu cầu nhân lực phải xem xét phạm vi, độ phức tạp, yêu cầu bảo mật, các vòng phối hợp và trách nhiệm tham mưu; không chỉ căn cứ số lượng văn bản.

Đối với đơn vị sự nghiệp của Đảng thuộc phạm vi quản lý, rà soát vị trí viên chức theo hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu, thông tin, báo chí, xuất bản và dịch vụ sự nghiệp khác; sử dụng danh mục vị trí, tiêu chuẩn và định mức chuyên ngành có hiệu lực. Tách nhu cầu nhân lực sự nghiệp với công chức cơ quan tham mưu, giúp việc; phân loại số người làm việc và nguồn kinh phí theo quy định. Đối với bộ phận chuyên trách công tác đảng tại các đảng ủy, cơ quan, đơn vị, kê khai riêng công việc, sản phẩm và nhân sự chuyên trách. Trường hợp người thuộc khối chuyên môn kiêm nhiệm công tác đảng, ghi vị trí chính, phần việc đảng, thời gian và cơ quan quản lý nhân lực; người và biên chế chỉ tính một lần tại cơ quan có trách nhiệm quản lý, sử dụng biên chế.

2. Khối Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội Thành phố

Ngoài sản phẩm tham mưu, thống kê công việc vận động, giám sát, phản biện xã hội, chăm lo đoàn viên, hội viên, tổ chức phong trào và phục vụ nhân dân tại cấp Thành phố và cấp xã. Xác định sản lượng theo cuộc, đợt, địa bàn, nội dung và sản phẩm; phản ánh yêu cầu cao điểm. Phân biệt nhân lực trong biên chế với cộng tác viên, tình nguyện viên; không lấy số đoàn viên, hội viên làm số lượt thực hiện nhiệm vụ.

3. Khối cơ quan hành chính nhà nước

Đối với các cơ quan hành chính nhà nước thuộc Thành phố, phân biệt công việc xây dựng thể chế, tham mưu chính sách; quản lý nhà nước, thanh tra, kiểm tra; giải quyết thủ tục hành chính; hướng dẫn và kiểm tra sau phân cấp. Khi rà soát nhiệm vụ chuyển giao giữa cấp Thành phố và cấp xã, xác định rõ phần việc được giao, phần còn lại thuộc cơ quan cấp trên (hướng dẫn, kiểm tra, hậu kiểm) theo văn bản có hiệu lực. Đối với hồ sơ hành chính, thống kê sản lượng và thời gian theo loại hồ sơ, độ phức tạp; không đồng nhất thời hạn giải quyết với giờ lao động thực tế.

4. Khối Hội đồng nhân dân

Hội đồng nhân dân Thành phố và Hội đồng nhân dân cấp xã, xác định công việc, sản phẩm gắn với quyết định các vấn đề quan trọng của địa phương; giám sát; công tác tổ chức bộ máy, nhân sự theo thẩm quyền; phục vụ kỳ họp, phiên họp, hoạt động của Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban, Tổ đại biểu và đại biểu Hội đồng nhân dân; tiếp xúc cử tri, tiếp công dân, theo dõi và đôn đốc giải quyết kiến nghị của cử tri. Khi xác định nhu cầu nhân lực, chú trọng nhiệm vụ theo nhiệm kỳ, công việc cao điểm, đột xuất và yêu cầu duy trì năng lực chuyên môn; không áp dụng cơ học định mức giải quyết hồ sơ hành chính. Đối với Đoàn đại biểu Quốc hội và hoạt động có liên quan tại địa bàn, việc kê khai, tổng hợp chính thức thực hiện theo đầu mối có thẩm quyền quản lý biên chế; Thành phố phối hợp đối chiếu dữ liệu theo quy định, không cộng trùng.

5. Đơn vị sự nghiệp công lập

Đối với đơn vị sự nghiệp công lập thuộc phạm vi quản lý của Thành phố và cấp xã xác định vị trí viên chức, sản phẩm và nhu cầu nhân lực theo ngành, lĩnh vực, quy mô hoạt động, định mức chuyên môn, điều kiện cung ứng dịch vụ và mức độ tự chủ. Phân biệt số người làm việc theo nguồn kinh phí, chế độ nhân sự và thẩm quyền giao, quản lý; không đồng nhất tự chủ tài chính với việc không còn quản lý số người làm việc. Đối với giáo dục, y tế và lĩnh vực cung ứng dịch vụ công, trước hết đối chiếu định mức chuyên ngành, quy mô phục vụ, ca, kíp và yêu cầu chất lượng. Đặt hàng, tự chủ hoặc thuê dịch vụ chỉ làm thay đổi nhu cầu khi có phạm vi chuyển giao hợp pháp, thời điểm áp dụng và nguồn lực bảo đảm; vẫn tính nhiệm vụ quản lý, giám sát và nghiệm thu của cơ quan.

6. Yêu cầu riêng ở cấp Thành phố và cấp xã

Ở cấp Thành phố, cơ quan đầu mối hướng dẫn, hỗ trợ cấp xã thực hiện 08 bước; kiểm tra dữ liệu theo 04 khối tương ứng gồm Đảng, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội; phối hợp đối chiếu thông tin cơ quan ngành dọc nhưng không cộng trùng.

Ở cấp phường, xã, đặc khu, kế thừa dữ liệu nhiệm vụ đã xác nhận; ghi khối lượng thực hiện, phần việc mới tiếp nhận, phần còn vướng về thẩm quyền và nguồn lực. Khi xem xét điều kiện địa bàn theo Bước 1 Mục II Hướng dẫn 07-HD/BTCTW, phân tích đô thị đặc biệt, đô thị, đồng bằng, miền núi và điều kiện đặc thù có tác động thực tế. Đối với nhiệm vụ thuộc thẩm quyền Trung ương hoặc cơ quan ngành dọc, thực hiện theo đầu mối quản lý tương ứng; Thành phố chỉ sử dụng thông tin để đối chiếu theo phạm vi được phép, không thay đổi thẩm quyền quản lý biên chế.

V. KIỂM CHỨNG VÀ QUẢN LÝ DỮ LIỆU

1. Các cơ quan trực tiếp quản lý, sử dụng nhân lực chịu trách nhiệm kê khai, kiểm tra và xác nhận nhiệm vụ, sản phẩm, thời gian thực hiện, vị trí việc làm, người hiện có và biên chế thuộc phạm vi quản lý. Mỗi cơ quan, đơn vị phải xác định một đầu mối chịu trách nhiệm số liệu nhân lực, biên chế chính thức. Trường hợp cùng một đơn vị được đưa vào báo cáo của nhiều đầu mối, phải ghi mã tham chiếu và nơi tính số liệu chính; không cộng trùng khi tổng hợp toàn hệ thống. Sử dụng danh mục và mã dùng chung do cơ quan đầu mối công bố hoặc hướng dẫn theo thẩm quyền.

Mã nhiệm vụ xác định loại nhiệm vụ; mã cơ quan xác định đơn vị thực hiện; vai trò chủ trì, phối hợp ghi riêng. Công cụ tạo mã bản ghi ổn định để liên kết công việc, sản phẩm, vị trí và nhân lực theo phân quyền. Nhiệm vụ chưa có trong danh mục được dùng mã tạm thống nhất, kèm căn cứ và đề nghị bổ sung; cơ quan quản lý mã thông báo thời hạn xử lý và phiên bản danh mục. Giữ bảng đối chiếu mã nguồn với mã dùng chung, kể cả khi tách hoặc gộp mục; không làm mất dữ liệu đã kê khai hoặc đổi mã theo thứ tự dòng. Hồ sơ có thông tin cá nhân, bí mật nhà nước được quản lý, trao đổi qua kênh phù hợp; báo cáo tổng hợp không chứa dữ liệu chi tiết vượt nhu cầu sử dụng. Mã thủ tục hành chính quốc gia dùng để liên kết loại thủ tục, không thay cho mã hồ sơ cụ thể hoặc mọi mã sản phẩm. Bộ danh mục ban đầu được xây dựng từ dữ liệu đã có, hoàn thiện dần qua rà soát; không yêu cầu đơn vị chờ xây dựng lại toàn bộ danh mục mới được thực hiện.

2. Cấp ủy các Đảng ủy trực thuộc Thành ủy, Đảng ủy phường, xã, đặc khu; thủ trưởng các cơ quan, đơn vị lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức tổng hợp kết quả rà soát trong phạm vi được phân công, bao gồm cả nhiệm vụ chuyên môn và công tác đảng chuyên trách, kiêm nhiệm. Việc tổng hợp phải có sự đối chiếu, xác nhận của cơ quan có thẩm quyền quản lý, sử dụng biên chế. Trách nhiệm tổng hợp không làm thay đổi thẩm quyền giao, quản lý, điều chỉnh biên chế theo quy định. Nếu phạm vi lãnh đạo của đảng ủy và phạm vi quản lý biên chế không trùng nhau, báo cáo phải ghi rõ đầu mối tổng hợp chính, đơn vị phối hợp và số liệu chỉ dùng tham chiếu.

3. Dữ liệu sử dụng cho phương án biên chế phải xác định được nguồn, phạm vi, kỳ, cơ quan xác nhận. Không dùng số liệu mô phỏng, tự kê khai chưa kiểm chứng, số lượng nhiệm vụ riêng lẻ làm căn cứ trực tiếp tăng biên chế. Việc xác định nhu cầu nhân lực không tự động làm tăng tổng biên chế; quyết định giao và điều chỉnh thực hiện theo thẩm quyền.

4. Các cơ quan chuyên ngành hướng dẫn, xác nhận cách đo khối lượng, thời gian, định mức theo thẩm quyền. Cơ quan đầu mối Thành phố kiểm tra, hỗ trợ cơ sở, chỉ yêu cầu bổ sung trường dữ liệu còn thiếu, không yêu cầu làm lại biểu đã xác nhận; lựa chọn trường hợp đại diện ở các khối, cấp và nhóm công việc để kiểm thử cách hiểu, cách đo, kết quả trước khi tổng hợp rộng. Chênh lệch lớn giữa đơn vị phải giải trình theo phạm vi, sản phẩm, chất lượng và điều kiện làm việc, không lấy bình quân làm định mức chung. Việc thống nhất khung 06 nhóm, tiêu chí và thời gian tham chiếu thuộc thẩm quyền được quy định tại khoản 3 Mục IV Hướng dẫn 07; đơn vị cơ sở không tự đặt hệ số hoặc định mức dùng chung; mức chưa xác nhận chỉ phục vụ tính thử.

5. Trong đợt triển khai ban đầu, các cơ quan đầu mối theo khối, ngành, địa phương lập danh mục khởi tạo về nhiệm vụ, công việc, sản phẩm phổ biến theo cấu trúc tối thiểu: mã nguồn và mã dùng chung (nếu đã có); tên nhiệm vụ, công việc, sản phẩm; đơn vị tính; phạm vi áp dụng; căn cứ; mã vị trí việc làm liên quan; trạng thái kiểm chứng; cơ quan xác nhận. Chỉ đưa thời gian chuẩn vào danh mục khi đã có căn cứ, được cơ quan có thẩm quyền xác nhận. Ban Tổ chức Trung ương thống nhất cấu trúc, tiếp nhận và công bố danh mục tham chiếu dùng chung theo thẩm quyền; các cơ quan đầu mối chịu trách nhiệm nội dung chuyên ngành. Danh mục khởi tạo không được hiểu là danh mục VTVL mới được phê duyệt hoặc định mức biên chế.

6. Dữ liệu phục vụ tính toán chính thức phải được xác nhận về nguồn, thời kỳ, phạm vi và chất lượng. Đối với công việc chưa có định mức, PP3 và tác động B2 còn chưa kiểm chứng, cơ quan đơn vị ghi rõ căn cứ, người xác nhận hoặc tách kết quả tính thử. Trường hợp Biểu C3 chưa có kết quả đã kiểm chứng, không hoàn thiện phương án Biểu D2 như số liệu chính thức.

VI. MỘT SỐ TÌNH HUỐNG CẦN THỐNG NHẤT

VII. MỘT SỐ LƯU Ý

1. Sử dụng thống nhất 09 biểu Excel theo Hướng dẫn 07-HD/BTCTW ngày 19/10/2026 của Ban Tổ chức Trung ương, không tự thay đổi ô công thức, mã, cấu trúc biểu. Cơ quan đầu mối chuyển trước dữ liệu đã được xác nhận, đơn vị chỉ bổ sung phần thiếu hoặc thay đổi; một dữ liệu có một nơi nhập chính, có đối chiếu, nhật ký phiên bản, đầu mối chịu trách nhiệm.

2. Tổ chức hướng dẫn chuyên sâu theo nhóm cơ quan và cấp quản lý, nhất là công tác tham mưu xây dựng Đảng, quản lý nhà nước, Mặt trận, đoàn thể, đơn vị sự nghiệp và cấp xã; kết hợp kiểm tra trực tiếp, hỗ trợ trường hợp công việc đặc thù, phân cấp chưa đồng bộ, kiêm nhiệm và thiếu định mức.

3. Gắn kết quả rà soát với sắp xếp tổ chức, bố trí, đào tạo, bồi dưỡng, cơ cấu lại đội ngũ, cải cách quy trình và chuẩn hóa dữ liệu; không dùng kết quả tính toán để tự điều chỉnh biên chế hoặc ngạch khi chưa có quyết định của cấp có thẩm quyền.

VIII. TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO

1. Bí thư cấp ủy, người đứng đầu cơ quan, đơn vị trực tiếp chỉ đạo, phân công người lập và người kiểm tra, xác nhận tính chính xác của dữ liệu, tổ chức rà soát 08 bước và chịu trách nhiệm về số liệu, phương án thuộc phạm vi quản lý.

2. Cơ quan tổ chức cán bộ, đầu mối từng đơn vị chịu trách nhiệm cung cấp dữ liệu nguồn, mã và bộ biểu đúng phiên bản; hướng dẫn thao tác, kiểm tra liên kết, tổng hợp theo phân cấp; không yêu cầu kê khai lại phần đã xác nhận hoặc phát sinh biểu ngoài quy định.

3. Ban Tổ chức Thành ủy chủ trì hướng dẫn nghiệp vụ trong phạm vi được giao, theo dõi tiến độ, phối hợp đầu mối của các khối và tổng hợp, tham mưu cấp có thẩm quyền; trường hợp vượt thẩm quyền báo cáo xin ý kiến cơ quan có thẩm quyền.

4. Thực hiện tiến độ đảm bảo theo Kế hoạch của Ban Thường vụ Thành ủy, đơn vị phải gửi kèm danh mục dữ liệu chưa đủ căn cứ, khó khăn, vướng mắc và phương án khắc phục; tiếp tục cập nhật cơ sở dữ liệu sau đợt tổng hợp ban đầu.

5. Chế độ báo cáo:

Các cơ quan, đơn vị, đảng ủy trực thuộc Thành ủy, đảng ủy phường, xã, đặc khu báo cáo tiến độ hằng tháng theo Phụ lục VII Hướng dẫn 07-HD/BTCTW ngày 19/10/2026 và Kế hoạch số 71-KH/BTCTW, ngày 21/10/2026 của Ban Tổ chức Trung ương cho Thường trực Thành ủy (thông qua Ban Tổ chức Thành ủy) như sau:

- Báo cáo tuần: trước 14 giờ thứ Tư hàng tuần (theo đề cương).

- Báo cáo tháng: Trước ngày 18 hàng tháng (theo đề cương).

- Báo cáo kết quả thực hiện Hướng dẫn 07-HD/BTCTW, hồ sơ gồm hoàn thành nội dung rà soát, hoàn thiện vị trí việc làm, xác định nhu cầu nhân lực và xây dựng phương án biên chế giai đoạn 2027-2031 gồm:

+ Báo cáo kết quả rà soát, hoàn thiện vị trí việc làm, xác định nhu cầu nhân lực và xây dựng phương án biên chế giai đoạn 2027–2031.

+ Tờ trình hoặc văn bản đề xuất phương án biên chế giai đoạn 2027–2031 theo phạm vi, thẩm quyền quản lý.

+ Danh sách những nội dung chưa đủ căn cứ, chưa được xác nhận (nếu có).

+ Danh mục vị trí việc làm hiện hành, kết quả rà soát và đề xuất điều chỉnh (nếu có).

+ Bản mô tả công việc, sản phẩm đầu ra và khung năng lực của các vị trí việc làm; trong đó xác định rõ nội dung kế thừa, nội dung cập nhật, điều chỉnh.

+ Bản xác định cơ cấu, tỷ lệ ngạch công chức hoặc cơ cấu bậc nghề nghiệp viên chức theo phạm vi áp dụng.

+ Báo cáo giải trình đối với những vị trí việc làm, ngạch yêu cầu hoặc khung năng lực đề xuất điều chỉnh.

+ Báo cáo xác nhận danh mục tài liệu chứng minh và danh sách nội dung cần tiếp tục xử lý.

+ 09 biểu nghiệp vụ A1, A2, B1, B2, C1, C2, C3, D1 và D2 theo mẫu, cấu trúc và hướng dẫn của Ban Tổ chức Trung ương, bằng tệp Excel có thể kiểm tra, đối chiếu và tổng hợp dữ liệu.

I. KẾT QUẢ ĐÃ THỰC HIỆN

1. Công tác chỉ đạo và triển khai. Nêu ngắn gọn việc quán triệt, phân công đầu mối, ban hành kế hoạch, hướng dẫn, tổ chức kiểm thử, hỗ trợ; chỉ ghi công việc đã thực hiện, có sản phẩm hoặc kết quả cụ thể. Không coi việc ban hành văn bản hay tổ chức hội nghị là kết quả hoàn thành nghiệp vụ.

2. Tiến độ theo phạm vi quản lý. Nêu tổng số cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi; số đã tiếp nhận hồ sơ, đã lập danh mục nhiệm vụ, danh mục công việc, sản phẩm, danh mục vị trí việc làm, số có dữ liệu được đơn vị xác nhận, số đã được đầu mối kiểm tra và chấp nhận, số đã có dự thảo phương án biên chế. Phân biệt “đã kê khai”, “đã xác nhận” và “đã kiểm chứng”; không cộng các trạng thái thành số đơn vị hoàn thành.

3. Kết quả bước đầu và vấn đề phát hiện. Chọn 02-03 kết quả có căn cứ về rà soát nhiệm vụ, thẩm quyền, vị trí việc làm, sử dụng nhân lực; nêu những trường hợp giao thoa, chưa rõ cấp thực hiện, hoặc tác động đã ghi nhận của chuyển đổi số, tự chủ, xã hội hóa. Nội dung chưa kiểm chứng chỉ ghi là vấn đề cần tiếp tục xác minh.

II. KHÓ KHĂN, VƯỚNG MẮC CẦN XỬ LÝ

Nêu tối đa 03 vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, chất lượng dữ liệu hoặc phương án biên chế. Mỗi vấn đề ghi rõ: phát sinh ở đâu; căn cứ hoặc ví dụ; kết quả xử lý đến nay; cơ quan có thẩm quyền; việc cần giải quyết và thời hạn. Nếu không phát sinh, ghi “Không phát sinh”.

III. NHIỆM VỤ TIẾP THEO VÀ KIẾN NGHỊ

Nêu tối đa 03 nhiệm vụ ưu tiên với cơ quan chủ trì, sản phẩm phải hoàn thành và hạn thực hiện; chỉ kiến nghị Ban Tổ chức Trung ương nội dung cần hướng dẫn thống nhất hoặc vượt thẩm quyền xử lý của đơn vị.

YÊU CẦU VỀ SỐ LIỆU VÀ GỬI BÁO CÁO

Báo cáo ngắn gọn khoảng 02 trang, kèm 01 bảng tiến độ chung theo mẫu hướng dẫn; không yêu cầu lập thêm biểu nghiệp vụ ngoài 08 bước, 09 biểu của Hướng dẫn

07. Kỳ đầu báo cáo số lũy kế đến thời điểm chốt, không chỉ số phát sinh trong một tuần.

Mỗi đơn vị chỉ được tính tại một đầu mối quản lý biên chế chính; cơ quan ngành dọc đóng trên địa bàn không cộng trùng với địa phương. “Chưa đến hạn”, “Không áp dụng”, “Chưa xác minh” không thay bằng số 0; số 0 chỉ ghi khi đã xác nhận không phát sinh.

Thời điểm tiếp nhận đề nghị: trước 14 giờ thứ Tư, ngày 28/10/2026, chốt số liệu hết ngày 27/10/2026; Gửi về Ban Tổ chức Thành ủy (qua Phòng Tổ chức đảng, đảng viên).

ĐỀ CƯƠNG BÁO CÁO HẰNG THÁNG

Về thực hiện Kết luận số 107-KL/TW, xây dựng cơ sở dữ liệu vị trí việc làm và
phương án biên chế giai đoạn 2027-2031

Đơn vị báo cáo: … … … … … … … … … … … … … … … … … ... ... ... ...

Đầu mối quản lý biên chế: … … … … … … … … … … … … . … … ... ... ...

Tháng báo cáo: … … … … … … … . … … … … … … … … … … … … …

Thời điểm chốt số liệu: … … … … … … … … … … … ... ... ... ... ... ... ... ...

Kỳ trước: … … … … … … … … … … … .. … … … … … … … … … …

I. KẾT QUẢ THỰC HIỆN TRONG THÁNG

1. Kết quả nổi bật. Nêu 02-03 chuyển biến quan trọng so với tháng trước; kết quả tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn và hỗ trợ chỉ nêu khi đã có sản phẩm, xử lý được vấn đề cụ thể.

2. Tiến độ và chất lượng dữ liệu. Số đơn vị thuộc phạm vi, đã kê khai, đã xác nhận, đã được kiểm tra chấp nhận, còn phải hoàn thành; kết quả hệ thống hóa nhiệm vụ, công việc, sản phẩm và vị trí việc làm. Nêu số phát sinh kỳ này, số lũy kế tại ngày chốt và thay đổi so với kỳ trước; phân biệt dữ liệu chưa xác minh.

3. Kết quả rà soát thực chất. Nêu những trường hợp nhiệm vụ, thẩm quyền còn chồng chéo, thiếu rõ ràng hoặc chưa đúng cấp; vị trí việc làm cần giữ nguyên, điều chỉnh, tích hợp, bổ sung; lấy sản phẩm, trách nhiệm và căn cứ đối chiếu làm cơ sở nhận định, không chỉ căn cứ tên vị trí.

4. Nhu cầu nhân lực và phương án biên chế. Nêu kết quả kiểm chứng theo PP1, PP2, PP3; nhân lực hiện có, khả năng bố trí lại, đào tạo, điều chuyển, kiêm nhiệm, dùng chung; tiến độ lập phương án 2027-2031. Phân biệt giờ/người quy đổi, người cần bố trí và chỉ tiêu biên chế dự kiến đề xuất; không lấy số tự kê khai để suy trực tiếp tăng biên chế.

5. Các yếu tố tác động. Chọn trường hợp cụ thể về địa giới, quy mô và trình độ phát triển, phân cấp phân quyền, khoa học công nghệ, chuyển đổi số, tự chủ, xã hội hóa; ưu tiên tác động đến công đoạn, khối lượng, thời gian và nhu cầu bố trí nhân lực đã được kiểm chứng.

II. NHỮNG VẤN ĐỀ PHÁT HIỆN, KHÓ KHĂN VÀ NGUYÊN NHÂN Nêu 03-05 vấn đề trọng tâm, có địa chỉ, căn cứ, mức độ ảnh hưởng, kết quả đã xử lý, phần còn tồn và cấp có thẩm quyền giải quyết. Không chuyển vấn đề thuộc trách nhiệm cơ quan, đơn vị thành kiến nghị vượt cấp.

III. NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP THÁNG TIẾP THEO

Nêu 03-05 việc ưu tiên, xác định rõ chủ trì, phối hợp, sản phẩm, thời hạn, trách nhiệm và thẩm quyền. Đối với kỳ tháng 11/2026, làm rõ kết quả thực hiện các mốc tiến độ trong tháng và việc hoàn thiện hồ sơ phục vụ phương án biên chế quý IV/2026.

IV. ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ

Chỉ nêu vấn đề cần Ban Tổ chức Trung ương hướng dẫn thống nhất hoặc cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định; xác định rõ phương án xử lý, cơ quan chịu trách nhiệm, sản phẩm và thời hạn. Những nội dung đề xuất trình Bộ Chính trị phải được kiểm tra căn cứ, phạm vi tác động và thẩm quyền.

YÊU CẦU TỔNG HỢP

Báo cáo khoảng 03 trang, sử dụng cùng sổ số liệu nền của báo cáo tuần; phụ lục chuyên sâu do đầu mối tổng hợp trích xuất từ dữ liệu nghiệp vụ và kiểm chứng.

Không yêu cầu đơn vị trực tiếp kê khai lại 09 biểu theo định kỳ. Báo cáo tháng là số tại mốc chốt, không cộng số lũy kế của các báo cáo tuần.

Gửi trước ngày 18 hằng tháng, chốt số liệu theo ngày được thông báo thống nhất. Chỉ sử dụng thời điểm này khi đã được xác định trong văn bản triển khai chính thức. Gửi về Ban Tổ chức Thành ủy (qua Phòng Tổ chức đảng, đảng viên).