Công văn 4158/BTP-BTTP 2025 của Bộ Tư pháp về việc hướng dẫn một số vướng mắc trong lĩnh vực chứng thực

Kính gửi: Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố

Thực hiện Nghị quyết số 190/2025/QH15 ngày 19/02/2025 của Quốc hội quy định về xử lý một số vấn đề liên quan đến sắp xếp tổ chức bộ máy nhà nước và căn cứ quy định tại khoản 9 Điều 54 Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15, Bộ Tư pháp đã có Công văn số 3961/BTP-BTTP ngày 03/7/2025 về hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ quản lý bổ trợ tư pháp. Nhằm tiếp tục tháo gỡ khó khăn, vướng mắc liên quan đến lĩnh vực chứng thực sau khi sắp xếp, tổ chức đơn vị hành chính các cấp và triển khai mô hình chính quyền địa phương 02 cấp, Bộ Tư pháp hướng dẫn cụ thể như sau:

1. Về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực

Nhiệm vụ quy định tại khoản 2 Điều 5 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; khoản 1 Điều 1 của Nghị định số 07/2025/NĐ-CP ngày 09/01/2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực và Điều 14 của Nghị định số 120/2025/NĐ-CP ngày 11/6/2025 của Chính phủ quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp do Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu (sau đây gọi là cấp xã) thực hiện.

Căn cứ Điều 14 Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác, công chức thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện một hoặc một số nhiệm vụ quy định tại khoản 2 Điều 5 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, khoản 1 Điều 1 của Nghị định số 07/2025/NĐ-CP và Điều 14 của Nghị định số 120/2025/NĐ-CP. Việc ủy quyền phải phù hợp với năng lực, khả năng thực hiện nhiệm vụ để đảm bảo chất lượng hoạt động chứng thực.

Hình thức văn bản, con dấu, ký văn bản thực hiện nhiệm vụ ủy quyền thực hiện theo quy định tại khoản 7, khoản 8 và khoản 9 Điều 14 Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15, Nghị quyết số 190/NQ-CP ngày 26/6/2025 của Chính phủ về con dấu của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và hướng dẫn của Bộ Công an, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Cụ thể như sau:

- Người đứng đầu cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác sử dụng hình thức văn bản, con dấu của cơ quan chuyên môn, tổ chức mình để thực hiện nhiệm vụ được ủy quyền.

- Công chức thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã sử dụng hình thức văn bản, con dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã và ký thừa ủy quyền để thực hiện nhiệm vụ được ủy quyền.

Để thực hiện việc ủy quyền theo quy định tại Điều 14 Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15, Bộ Tư pháp đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố tham mưu, trình Hội đồng nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định ban hành văn bản quy định chi tiết phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn được ủy quyền cho công chức thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã.

2. Về phần ghi chú tại các mẫu lời chứng ở Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 08/2025/TT-BTP ngày 12/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp và phân cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp và Thông tư số 11/2025/TT-BTP ngày 25/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ một số điều của các thông tư thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp được điều chỉnh như sau:

- Thay thế đoạn: “Nếu chọn loại giấy tờ nào thì gạch ngang các loại giấy tờ còn lại (ví dụ: chọn Thẻ căn cước công dân thì gạch ngang Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu/giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế) ” bằng “Chỉ ghi giấy tờ người yêu cầu chứng thực xuất trình (ví dụ: ông Nguyễn Văn A, Thẻ căn cước công dân số, bà Nguyễn Thị B, Hộ chiếu số...) ”.

- Thay thế đoạn: “Chủ tịch/Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký, đóng dấu Ủy ban nhân dân cấp xã. Người thực hiện ghi rõ họ, chữ đệm và tên ” tại phần ghi chú của các mẫu lời chứng có nội dung liên quan đến Chủ tịch/Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký, đóng dấu bằng “Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc người nhận ủy quyền thực hiện việc chứng thực; đóng dấu của cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã. Người thực hiện ghi rõ họ, chữ đệm và tên ”.

3. Điều 6 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: “Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết”. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn còn tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực gây tốn kém thời gian, chi phí cho người dân. Để khắc phục tình trạng này và giảm tải khối lượng công việc cho Ủy ban nhân dân cấp xã, đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố chỉ đạo các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thực hiện nghiêm quy định nêu trên, đồng thời tăng cường quán triệt Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính.

Bộ Tư pháp trân trọng đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố phối hợp thực hiện. Trong quá trình tổ chức triển khai thực hiện, nếu địa phương gặp vướng mắc, đề nghị gửi ý kiến, phản hồi đến Bộ Tư pháp (qua Cục Bổ trợ tư pháp) để kịp thời xử lý./.