Chỉ thị 63/CT-UB Về việc quản lý và cấp các giấy tờ về hộ tịch trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng

Trong những năm gần đây các quan hệ về hộ tịch ngày càng phát triển rất đa dạng. Trong số đó các quan hệ về hộ tịch có yếu tố nước ngoài hoặc liên quan đến công dân Việt Nam đang định cư ở nước ngoài ngày càng phát triển, từ đó các bên đương sự có những nhu cầu cấp xác nhận giấy tờ về hộ tịch như giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân ... Nhìn chung, việc cấp các giấy tờ hộ tịch của các địa phương đều đảm bảo đúng nguyên tắc, thẩm quyền đã được pháp luật qui định. Tuy nhiên gần đây UBND tỉnh luôn nhận được 1 số công văn của Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh cũng như công hàm của đại sứ quán, lãnh sự quán của một số nước tại Việt Nam đề nghị xác nhận tính xác thực một số giấy tờ về hộ tịch do UBND xã, phường, thị trấn cấp cho nhân dân sử dụng vào việc xin xuất cảnh, nhập quốc tịch nước ngoài và một số công việc khác có sử dụng giấy tờ hộ tịch. Những giấy tờ nói trên cho thấy có một số biểu hiện không lành mạnh liên quan đến việc cấp các giấy tờ hộ tịch trái pháp luật, cấp giấy tờ hộ tịch khống và một số kẻ xấu lợi dụng việc buông lỏng quản lý giấy tờ hộ tịch làm giả hoặc phôtô lại bán kiếm lời bất chính.

Để lập lại trật tự kỷ cương trong việc quản lý cấp phát các giấy tờ về hộ tịch. UBND tỉnh Lâm Đồng chỉ thị UBND các cấp và các ngành có liên quan thực hiện một số việc có liên quan đến quản lý và cấp các giấy tờ hộ tịch như sau:

1. Sở Tư pháp phải thực hiện đúng các qui định của Bộ Tư pháp về việc ban hành, sử dụng các mẫu biểu hộ tịch do Bộ Tư pháp in và phát hành trong phạm vi địa phương, đảm bảo cung cấp đủ các mẫu biểu hộ tịch cho UBND xã, phường, thị trấn ... hàng năm để bán cho nhân dân.

Yêu cầu Sở Tư pháp chỉ đạo các Phòng Tư pháp cấp huyện tiến hành báo cáo kê khai, thu hồi toàn bộ biểu mẫu hộ tịch đã cấp cho xã, phường, thị trấn chưa sử dụng hết của năm 1997, để chuyển về Sở Tư pháp đóng dấu và sau đó cấp trở lại cho xã, phường, thị trấn ... để bán cho nhân dân sử dụng. Tuyệt đối không vì việc thu hồi giấy tờ hộ tịch để đóng dấu mà gây khó khăn về công tác phát hành làm trở ngại đến việc cấp giấy tờ hộ tịch cho nhân dân.

2. Thực hiện việc đóng dấu của Sở Tư pháp để quản lý sử dụng trong phạm vi toàn tỉnh. Chỉ những giấy tờ hộ tịch nào có dấu của Sở Tư pháp mới có giá trị sử dụng kể từ ngày 01/01/1998 trở đi.

3. Các phòng Tư pháp huyện, thị xã, thành phố phối hợp với các cơ quan hữu quan như Công an, Tài chính, Quản lý thị trường tiến hành kiểm tra những điểm lưu hành trái phép các mẫu biểu hộ tịch, kiên quyết tịch thu và tiêu huỷ những biểu mẫu hộ tịch không phải do Bộ Tư pháp phát hành. Đồng thời hàng năm có kế hoạch tăng cường công tác kiểm tra sổ sách đăng ký hộ tịch và biểu mẫu hộ tịch trên địa bàn.

4. Sở Tư pháp chỉ đạo phòng Tư pháp các huyện, thị xã, thành phố tăng cường công tác kiểm tra việc sử dụng biểu mẫu hộ tịch đối với cấp xã, phường, thị trấn ... Những cán bộ hộ tịch cố tình vi phạm các qui định của Nhà nước trong việc cấp phát giấy tờ hộ tịch phải được xử lý nghiêm minh.

5. Việc cho thay đổi họ tên, chữ đệm, cải chính ngày, tháng, năm sinh thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh. Sở Tư pháp có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ thẩm định và trình UBND tỉnh quyết định. Sau khi có quyết định của UBND tỉnh các cơ quan có giấy tờ liên quan đến việc thay đổi, cải chính hộ tịch (khai sinh), phải tạo mọi điều kiện giải quyết nhanh chóng cho nhân dân.

6. Việc quản lý và phát hành biểu mẫu hộ tịch phải được thống nhất. Phòng Tư pháp cấp huyện có trách nhiệm là đầu mối nhận phát hành từ Sở Tư pháp bán lại cho các xã, phường, thị trấn trên địa bàn để xã, phường, thị trấn tiếp tục bán cho nhân dân khi đến yêu cầu chứng nhận về hộ tịch.

7. Đối với những giấy tờ hộ tịch (kể cả giấy xác nhận tình trạng hôn nhân) do UBND xã, phường, thị trấn cấp nhằm mục đích sử dụng ở nước ngoài, thì Sở Tư pháp phải có xác nhận chữ ký và con dấu trước khi mang tới Cục Lãnh sự - Bộ ngoại giao hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh để làm thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự.

8. Cơ quan tư pháp các cấp phối hợp với các cơ quan truyền thông của địa phương để tuyên truyền vận động nhân dân có ý thức trách nhiệm trong việc đăng ký hộ tịch và ý thức trong việc sử dụng mẫu biểu hộ tịch do Bộ Tư pháp phát hành.

9. UBND các huyện, thị xã, thành phố đôn đốc chỉ đạo phòng Tư pháp cùng cấp và UBND cấp xã, phường, thị trấn thực hiện những qui định được nêu trong bản Chỉ thị này.