Chỉ thị 23/1998/CT-UB Về tăng cường chỉ đạo và củng cố công tác lưu trữ trong thời gian tới

________________________

Trong những thời qua, do nhận thức về ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lưu trữ, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản về công tác này như pháp lệnh, chỉ thị, thông tư. Vì vậy, công tác lưu trữ trong phạm vi cả nước cũng như của thành phố Đà Nẵng đã đi đần vào nền nếp, các tư liệu lưu trữ được khai thác có hệ thống, đáp ứng được yêu cần trong quản lý Nhà nước về chính trị, kinh tế, văn hóa-xã hội an ninh-quốc phòng của thành phố.

Tuy nhiên công tác lưu trữ của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố (gọi tắt là Sở) và các địa phương trên địa bàn thành phố hiện nay chưa được tổ chức thông nhất theo quy định chung của Nhà nước; điều kiện cơ sở vật chất và kỹ thuật phục vụ cho công tác lưu trữ hầu hết không bảo đảm; nhiều nơi còn để xảy ra tình trạng tài liệu lưu trữ bị thất lạc, mất mát, hư hỏng; lực lượng cán bộ làm công tác lưu trữ ở các ngành, địa phương vừa chưa đủ về số lượng vừa chưa đáp ứng được yêu cầu về trình độ chuyên môn.

Để khắc phục tình trạng trên, nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác lưu trữ, đáp ứng yêu cầu quản lý và phát triển cũng như yêu cầu về cải cách hành chính của thành phố trong thời gian đến UBND thành phố yêu cầu các cấp, các ngành thực hiện ngày những việc sau đây:

1- Giám đốc các sở, Chủ tịch UBND các quận, huyện phải nhận thức và quán triệt đầy đủ về ý nghĩa về tầm quan trọng của công tác lưu trữ trong giai đoạn hiện nay, có trách nhiệm chỉ đạo và triển khai phổ biến, quán triệt trong cán bộ, công chức cơ quan, đơn vị mình về nội dung các văn bản có quan đến công tác này như: Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia ngày 11 tháng 12 năm 1982; Chỉ thị số 726/TTg ngầy 4-9-1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới; Thông tư số 40/1998/TT- TCCP ngày 24- 01- 1998 của Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn về tổ chức lưu trữ ở các cơ quan Nhà nước các cấp; Hướng dẫn số 118/CLTP-NVĐP ngày 02-4-1998 của Cục lưu trữ Nhà nước về nội dung hoạt động nghiệp vụ của Trung tâm lưu trữ tỉnh.

2- Từ nay đến hết tháng 6-1999, Giám đốc các Sở, Chủ tịch UBND các quận, huyện phải xây dựng và thực hiện kế hoạch tập trung củng cố bộ phận làm công tác lưu trữ, đồng thời chấn chỉnh công tác văn thư trong nội bộ cơ quan; xây dưng quy chế và tổ chức tốt việc bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan.

Về biên chế ở quận, huyện thuộc thành phố bố trí một người có trình độ trung học lưu trữ trở lên làm công tác lưu trữ chuyên trách thuộc Văn phòng UBND quận, huyện (tính trong tổng biên chế hành chính sự nghiệp giao cho quận, hụyện). Đối với các sở, ban, ngành bố trí cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm công tác văn thư. Trường hợp chưa có cán bộ có trình độ chuyên môn về lưu trữ thì phải có kế hoạch đưa đi đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ công tác lưu trữ cho người đang làm công tác lưu trữ cua cơ quan. Danh sách đưa đi đào tạo, bồi dưỡng phải gửi ngay cho Trung tâm lưu trữ thành phố, chậm nhất là ngày 30-9-1998. Cần ưu tiên bố trí và từng bước có kế hoạch cải tạo nâng cấp kho lưu trữ của cơ quan, đơn vị đảm bảo yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

Đối với các địa phương, Chủ tịch UBND quận, huyện trong quy hoạch xây dựng cơ quan phải bố trí kho lưu trữ bảo đảm các yêu cầu về bảo quản an toàn và lâu dài tài liệu lưu trữ, đồng thời có trách nhiệm chỉ đạo chặt chẽ cho Văn phòng UBND thực hiện công tác lưu trữ đi vào nền nếp ổn định ngay từ đầu theo đúng quy định của Nhà nước, cần bố trí từ một đến hai cán bộ có nghiệp vụ làm công tác lưu trữ, có kế hoạch và triển khai việc hướng dẫn cho UBND các xã, phường, các đơn vị trực thuộc quận, huyện tổ chức thực hiện công tác lưu trữ theo đúng tinh thần Thông tư số 40 ngày 24-01-1998 của Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ.

3- Trung tâm lưu trữ thành phố có trách nhiệm tham mưu cho UBND thành phố ban hành các văn bản quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ; Hướng dẫn nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ; Lập kế hoạch, nhiệm vụ công tác lưu trữ hàng năm; Tổ chức kiểm tra công tác lưu trữ ở các ngành, địa phương; Phối hợp với các cơ quan chức năng có liên quan xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo viên chức làm công tác lưu trữ; Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ của thành phố, tiến đến ban hành danh mục cơ quan nộp hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ; Hướng dẫn khai thác, sử dụng thông tin lưu trữ, bảo mật thông tin theo chế dộ Nhà nước quy định; Cùng với Ban Chỉ đạo công nghệ thông tin thành phố hướng dẫn về nguyên tắc, phương pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.

4- Ban Tổ chức chính quyền thành phố căn cứ các văn bản hướng dẫn của Nhà nước có trách nhiệm hướng dẫn về biên chế tổ chức lưu trữ ở các ngành, quận, huyện theo tinh thần Thông tư số 40 ngày 24- 01- 1998 của Ban Tổ chức cán bộ - Chính phủ.

5- Văn phòng UBND thành phố chủ trì phối hợp với Sở Xây dựng, Sở Kế hoạch và đầu tư, Sở tài chính - vật giá tiến hành khảo sát lập đề án tổ chức hoạt động lưu trữ thành phố và kế hoạch xây dựng mới kho lưu trữ, bảo đảm yêu cầu quản lý an toàn và lâu dài tài liệu lưu trữ của thành phố trình UBND thành phố phê duyệt. Hằng năm, Văn phòng UBND thành phố phối hợp với Sở Tài chính-vật giá dự toán kinh phí trong ngân sách của thành phố và tranh thủ các nguồn kinh phí của Trung ương phục vụ cho hoạt động thu thập, bảo quản, khai thác tài liệu lưu trữ của Trung tâm lưu trữ thành phố và các ngành, địa phương.

Nhận được Chỉ thị này, Giám đốc các sở, Chủ tịch UBND các quận, huyện có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện ngay và báo cáo kết quả thực hiện về UBND thành phố. Giao Văn phòng UBND thành phố (Trung tâm lưu trữ thành phố) theo dõi tổng hợp, báo cáo kết quả định kỳ hằng quý về công tác lưu trữ cho UBND thành phố và Cục Lưu trữ Nhà nước.