Chỉ thị 12/2003/CT-UB Về việc tăng cường chỉ đạo công tác Văn thư và Lưu trữ của tỉnh trong thời gian tới

Thực hiện Pháp lệnh lưu trữ Nhà nước và Chỉ thị số 726/TTg ngày 04 tháng 9 năm 1997 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới, những năm gần đây công tác văn thư và lưu trữ của tỉnh đã từng bước đi vào nề nếp. Nhận thức và trách nhiệm của các ngành, các cấp trong tỉnh đối với công tác văn thư và công tác lưu trữ đã từng bước được nâng lên. Về tổ chức và cán bộ đã được kiện toàn, đến nay hầu hết các huyện, thành phố, sở ngành đã bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, trong đó nhiều cơ quan đã bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác văn thư - lưu trữ. Công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ nghiệp vụ văn thư và lưu trữ cũng được chú trọng, tỉnh đã mở nhiều lớp đào tạo tại chức, bồi dưỡng ngắn hạn cho nhiều lượt cán bộ, công chức nghiệp vụ. Chính vì vậy, chất lượng công tác văn thư và lưu trữ của tỉnh đã có nhiều tiến bộ, góp phần phục vụ cho sự chỉ đạo, điều hành của tỉnh nói chung và của lãnh đạo các cấp, các ngành nói riêng. Công tác lưu trữ đã tổ chức quản lý, bảo vệ an toàn khối tài liệu lưu trữ và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

Tuy nhiên công tác văn thư và lưu trữ của tỉnh vẫn còn một số khuyết điểm tồn tại là: Việc chỉ đạo nghiệp vụ, chăm lo các điều kiện, cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức; trình độ cán bộ, công chức làm nghiệp vụ văn thư và lưu trữ còn hạn chế; biên chế giành cho công tác này chưa được quan tâm; cán bộ làm công tác lưu trữ còn kiêm nhiệm, chưa giành thời gian thích đáng cho nghiệp vụ lưu trữ. Tất cả những hạn chế trên đã gây ảnh hưởng trực tiếp cho chất lượng công tác văn thư và lưu trữ của tỉnh ta nói chung và từng ngành, địa phương trong tỉnh nói riêng.

Để sớm khắc phục tình trạng trên và đưa công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh ngày càng phát triển, có nề nếp, khoa học, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lưu trữ đáp ứng yêu cầu phát triển của tỉnh, của nhiệm vụ cải cách nền hành chính nhà nước, Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu các sở ngành và các huyện, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi tắt là cơ quan) thực hiện những việc sau đây:

1. Ban Tổ chức chính quyền tỉnh hướng dẫn các cơ quan tổ chức thống nhất bộ phận làm công tác văn thư và lưu trữ theo Chỉ thị 726/TTg ngày 04/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới và Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) về hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan Nhà nước các cấp, trong đó phải quy định rõ các cơ quan ưu tiên biên chế cho công tác văn thư và lưu trữ; đối với các huyện, thành phố và sở ngành có khối lượng tài liệu lớn phải bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách trong tổng số biên chế được duyệt của cơ quan.

Ban Tổ chức chính quyền tỉnh phối hợp với Văn phòng HĐND và UBND tỉnh, hàng năm lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan và Văn phòng HĐND và UBND các phường, xã trong tỉnh trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

2. Các cơ quan lập kế hoạch và dự án cải tạo, nâng cấp các Kho lưu trữ đảm bảo đủ điều kiện bảo quản an toàn khối tài liệu lưu trữ của cơ quan; nhất là đối với Kho lưu trữ cấp huyện (Lưu trữ cố định).

Sở Kế hoạch - Đầu tư hàng năm cân đối ngân sách bố trí kinh phí cho việc xây dựng các Kho bảo quản tài liệu lưu trữ cho các huyện, thành phố trình Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định.

3. Văn phòng HĐND và UBND tỉnh soạn thảo trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản chỉ đạo về nghiệp vụ văn thư và lưu trữ; đồng thời hướng dẫn các cơ quan trong tỉnh thực hiện thống nhất các quy định của nhà nước, của tỉnh về công tác văn thư và lưu trữ.

Nhận được chỉ thị này yêu cầu Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, Thủ trưởng các Sở ngành thuộc tỉnh tổ chức triển khai thực hiện. Trong quá trình thực hiện có gì vướng mắc báo cáo về Ủy ban nhân dân tỉnh./.