Chỉ thị 01/CT-UB Về việc thống kê, bảo quản, thu thập hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ

Thi hành pháp lệnh bảo vệ tài liệu Quốc gia số 08 ngày 11/12/1992 của Hội đồng Nhà nước và các quy định về bảo mật các loại tài liệu của Thủ tướng Chính Phủ  12/1994. Để quản lý thống nhất toàn bộ hồ sơ tài liệu lưu trữ đã hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan  Nhà nước trong tỉnh, nhất là từ tháng 7/1989 đến nay nhằm phục vụ cho các mục đích bảo quản nghiên cứu, khai thác, sử dụng lâu dài, tránh tình trạng làm xáo trộn, mất mát, hư hỏng các hồ sơ tài liệu.

Uỷ ban nhân dân tỉnh yêu cầu các ban, ngành, huyện, thị xã, các cơ quan đơn vị thực hiện tốt những việc sau đây:

1. Toàn bộ hồ sơ tài liệu (bao gồm tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn kỹ thuật, phim, ảnh, ghi âm, ghi hình...được hình thành và bảo quản trong quá trình hoạt động của các cơ quan trong tỉnh là bộ phận không thể tách rời trong phông lưu trữ quốc gia, không một cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nào được lưu giữ làm của riêng hay sử dụng mục vào đích khác.

2. Hồ sơ tài liệu đã giải quyết phải được tập trung quản lý thống nhất tại bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, để tiến hành thống kê bảo quản và phục vụ khai thác.

3. Đối với các hồ sơ, tài liệu năm 1994 và những hồ sơ tài liệu đang giải quyết và tiếp tục giải quyết thì cán bộ lưu trữ, cán bộ văn thư lưu trữ cơ quan tiến hành thống kê đầy đủ để chuẩn bị nộp vào kho lưu trữ cơ quan.

4. Thủ trưởng các ban, ngành cấp tỉnh, chủ tịch UBND các huyện, thị xã cần chỉ đạo công tác này chặt chẽ và coi đây là một nhiệm vụ quan trọng trong sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội của tỉnh và của toàn quốc.

UBND tỉnh giao cho Văn phòng UBND tỉnh hướng dẫn cụ thể về chuyên môn của lưu trữ.