Hồ sơ khen thưởng trình Thủ tướng: bắt buộc nộp bản giấy gốc và tệp điện tử từ tháng 10/2026

Từ ngày 01 tháng 10 năm 2026, các bộ, ban, ngành và tỉnh phải tuân thủ một quy định quan trọng mới trong quá trình xin khen thưởng: hồ sơ trình Thủ tướng Chính phủ bắt buộc phải đi kèm với cả bản giấy gốc và tệp điện tử. Yêu cầu này được nêu rõ trong Nghị định 368/2026/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Thi đua, khen thưởng. Đây là thay đổi quan trọng nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong xử lý hồ sơ khen thưởng ở cấp cao nhất.

Yêu cầu nộp hồ sơ theo quy định mới

Khoản 11 Điều 30 của Nghị định 368/2026/NĐ-CP đã quy định chung về hồ sơ và thủ tục khen thưởng, trong đó rõ ràng nêu rõ rằng khi trình Thủ tướng Chính phủ, các hồ sơ khen thưởng phải có cả bản giấy gốc và tệp điện tử. Quy định này áp dụng cho tất cả các đơn vị từ bộ, ban, ngành cho đến các tỉnh thành phố. Bản giấy gốc đảm bảo tính chính thức, pháp lý của hồ sơ, trong khi tệp điện tử giúp tăng tốc độ xử lý và lưu trữ hiệu quả.

Lợi ích của yêu cầu nộp kép

Yêu cầu nộp cả hai hình thức hồ sơ mang lại nhiều lợi ích thực tiễn. Thứ nhất, bản giấy gốc đảm bảo tính chính thức và có giá trị pháp lý đầy đủ. Thứ hai, tệp điện tử tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý, theo dõi, và lưu trữ dài hạn. Thứ ba, việc nộp kép giảm rủi ro mất mát thông tin và tăng cường khả năng kiểm soát, giám sát quá trình phê duyệt khen thưởng. Đây là xu hướng hiện đại trong quản lý hành chính công.

Ý nghĩa của thay đổi này

Việc áp dụng quy định nộp hồ sơ kép (giấy và điện tử) phản ánh nỗ lực của nhà nước trong cải cách hành chính và chuyển đổi số. Quy định này giúp đảm bảo minh bạch, chính xác và hiệu quả trong quá trình khen thưởng cán bộ, công chức, viên chức. Đồng thời, nó cũng đòi hỏi các đơn vị phải chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng hơn, đúng tiêu chuẩn để tránh bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.

Ví dụ thực tế

Một sở ban ngành muốn đề xuất khen thưởng cho nhân viên xuất sắc phải chuẩn bị hồ sơ gồm: hồ sơ in trên giấy, ký xác nhận bởi lãnh đạo, có đầy đủ các tài liệu minh chứng; đồng thời quét (scan) toàn bộ các trang hồ sơ thành tệp PDF hoặc định dạng điện tử khác. Cả hai bản này phải gửi kèm nhau lên Thủ tướng Chính phủ để xét duyệt.

Lưu ý quan trọng

Các bộ, ban, ngành, tỉnh cần chuẩn bị từ bây giờ để tuân thủ quy định mới từ 01/10/2026. Hồ sơ khen thưởng trình Thủ tướng bắt buộc phải có bản giấy gốc và tệp điện tử. Nên rà soát lại quy trình nội bộ và đào tạo nhân viên để tránh sai sót.