Văn bản hợp nhất 3744/VBHN-BNG 2026 về Quy chế cấp Chứng minh thư cho thành viên cơ quan đại diện ngoại giao

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế cấp chứng minh thư cho thành viên cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt Nam” thay cho Quy chế về cấp chứng minh thư cũ ban hành kèm theo Quyết định của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao số 1066/QĐ ngày 20 tháng 6 năm 2000.

Điều 2. [2] Quyết định này có hiệu lực sau 15 (mười lăm) ngày, kể từ ngày đăng Công báo. Các quy định trước đây trái với Quyết định này đều bãi bỏ.

Điều 3. Cục trưởng Cục Lễ tân Nhà nước và Phiên dịch đối ngoại [3] , Chánh Văn phòng Bộ, Giám đốc các Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và các địa phương liên quan, Thủ trưởng các đơn vị liên quan trong Bộ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Điều 1. Chứng minh thư cấp cho thành viên cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự, cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế trong hệ thống Liên hợp quốc và tổ chức quốc tế liên chính phủ ngoài hệ thống Liên hợp quốc (sau đây gọi là cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế) tại Việt Nam và thành viên gia đình họ cùng sống chung với họ thành một hộ. Chứng minh thư gồm năm loại có kích thước 6,5cm x 9,5cm và màu khác nhau: - “Chứng minh thư ngoại giao” có vân màu hồng; - “Chứng minh thư lãnh sự” có vân màu xanh da trời; - “Chứng minh thư công vụ” có vân màu vàng; - “Chứng minh thư lãnh sự danh dự” có vân màu ghi nhạt; - “Chứng minh thư” (phổ thông) có vân màu ghi nhạt.

Điều 2. Các loại chứng minh thư nói trên được in bằng máy vi tính, đóng dấu nổi “Bộ Ngoại giao - Cục Lễ tân Nhà nước và Phiên dịch đối ngoại [4] ” hoặc “Bộ Ngoại giao - Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh” giáp lai ảnh của người được cấp và đóng dấu mực đỏ “Bộ Ngoại giao - Cục Lễ tân Nhà nước và Phiên dịch đối ngoại [5] ” hoặc “Bộ Ngoại giao - Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh” vào chữ ký của người ký cấp chứng minh thư.

Điều 3. Chứng minh thư là giấy tờ tùy thân. Người mang chứng minh thư có thể xuất trình thay hộ chiếu với các nhà chức trách Việt Nam khi cần thiết.

Điều 4. Chứng minh thư ngoại giao cấp cho các đối tượng: 1- Các Viên chức ngoại giao của cơ quan đại diện ngoại giao mang hộ chiếu ngoại giao có ghi hàm ngoại giao, trong trường hợp hộ chiếu không ghi hàm ngoại giao phải có công hàm giới thiệu của cơ quan đại diện; 2- Trưởng, Phó Đại diện của cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế mang giấy thông hành của Liên hợp quốc hoặc hộ chiếu quốc gia (không phân biệt loại hộ chiếu gì) có ghi rõ chức vụ Trưởng hoặc Phó Đại diện cơ quan, trong trường hợp giấy thông hành của Liên hợp quốc hoặc hộ chiếu quốc gia không ghi rõ chức vụ phải có công hàm giới thiệu của cơ quan đại diện; 3- Những Viên chức ngoại giao có hàm ngoại giao thuộc biên chế của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Hà Nội được biệt phái vào làm việc tại thành phố Hồ Chí Minh chuyên trách kinh tế, thương mại, văn hóa, khoa học kỹ thuật...; 4- Vợ (hoặc chồng) và con (con đẻ, con nuôi) từ 14 đến 18 tuổi của các viên chức nói tại khoản 1, 2, 3 của Điều này, có hộ chiếu riêng (không phân biệt loại hộ chiếu gì) cùng sống chung với họ thành một hộ, trên cơ sở công hàm đề nghị Bộ Ngoại giao nước cử hoặc cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam; 5- Đại sứ Đặc mệnh Toàn quyền của các nước tại Việt Nam nhưng không thường xuyên cư trú ở Việt Nam (Đại sứ kiêm nhiệm Việt Nam).

Điều 5. 1- Chứng minh thư lãnh sự cấp cho các đối tượng: a- Viên chức lãnh sự của cơ quan lãnh sự đóng tại Thành phố Hồ Chí Minh và các địa phương khác mang hộ chiếu ngoại giao có ghi hàm cấp lãnh sự, trong trường hợp hộ chiếu không ghi hàm cấp lãnh sự phải có công hàm giới thiệu của cơ quan đại diện; b- Những Viên chức ngoại giao có hàm ngoại giao chuyên trách về kinh tế, thương mại, văn hóa, khoa học kỹ thuật... thuộc biên chế của cơ quan lãnh sự tại Thành phố Hồ Chí Minh và các địa phương khác; c- Vợ (hoặc chồng) và con (con đẻ, con nuôi) từ 14 đến 18 tuổi của các viên chức nói tại khoản a, b của Điều này cùng sống chung với họ thành một hộ, có hộ chiếu riêng (không phân biệt loại hộ chiếu gì). 2- Chứng minh thư lãnh sự danh dự cấp cho lãnh sự danh dự. 3- Chứng minh thư lãnh sự và chứng minh thư lãnh sự danh dự có ghi khu vực lãnh sự để chỉ rõ phạm vi hoạt động của viên chức lãnh sự.

Điều 6. Chứng minh thư công vụ cấp cho các đối tượng: 1- Nhân viên hành chính và kỹ thuật của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế mang hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ hoặc hộ chiếu phổ thông (nếu nước cử không có hộ chiếu công vụ hoặc chỉ có một loại hộ chiếu chung cho công dân); 2- Vợ (hoặc chồng) và con (con đẻ, con nuôi) từ 14 đến 18 tuổi của các đối tượng nói tại khoản 1 của Điều này, có hộ chiếu riêng (không phân biệt mang loại hộ chiếu gì), cùng sống chung với họ thành một hộ, trên cơ sở công hàm đề nghị của Bộ Ngoại giao nước cử hoặc cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam.

Điều 7. Chứng minh thư (phổ thông) cấp cho các đối tượng: 1- Nhân viên phục vụ của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế mang hộ chiếu phổ thông; 2- Vợ (hoặc chồng) và con (con đẻ, con nuôi) của các đối tượng nói tại khoản 1 của Điều này, có hộ chiếu riêng, cùng sống chung với họ thành một hộ; 3- Những người Việt Nam định cư ở nước ngoài còn giữ Quốc tịch Việt Nam, nhưng mang hộ chiếu nước ngoài (không phân biệt loại hộ chiếu gì), được cử làm Viên chức ngoại giao, Viên chức lãnh sự, hoặc nhân viên hành chính và kỹ thuật, nhân viên lãnh sự của nước ngoài; 4- Vợ (hoặc chồng) và con (con đẻ, con nuôi) của những người Việt Nam nói tại khoản 3 của Điều này, mang hộ chiếu nước ngoài (không phân biệt loại hộ chiếu gì), cùng sống chung thành một hộ với những người Việt Nam nói trên; 5- Con của các Viên chức ngoại giao, con của viên chức lãnh sự, con của Trưởng, Phó Đại diện của tổ chức quốc tế, con của nhân viên hành chính và kỹ thuật từ 18 tuổi trở lên, không phân biệt mang loại hộ chiếu gì; 6- Người phục vụ riêng cho thành viên cơ quan đại diện là người nước ngoài, không phân biệt mang loại hộ chiếu gì.

Điều 8. 1- Cục Lễ tân Nhà nước và Phiên dịch đối ngoại [6] , Bộ Ngoại giao có trách nhiệm cấp chứng minh thư cho tất cả thành viên của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế có trụ sở tại Việt Nam (trừ Thành phố Hồ Chí Minh) và thành viên gia đình họ cùng sống chung với họ thành một hộ; 2- Từ ngày 01/01/2008, Bộ Ngoại giao ủy quyền cho Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh cấp chứng minh thư cho thành viên các cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế đóng tại Thành phố Hồ Chí Minh; 3- Sở Ngoại vụ Đà Nẵng và các địa phương khác không cấp chứng minh thư cho thành viên các cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế đóng tại địa phương minh. Các sở Ngoại vụ có trách nhiệm tiếp nhận và lập hồ sơ xin cấp chứng minh thư, đăng ký cư trú của các thành viên gia đình họ, sau đó chuyển cho Cục Lễ tân Nhà nước và Phiên dịch đối ngoại [7] , Bộ Ngoại giao cấp chứng minh thư. Trên cơ sở các loại chứng minh thư mới, các Sở Ngoại vụ cấp sổ mua hàng miễn thuế cho các đối tượng nói tại khoản 3 của Điều này; 4- Việc cấp chứng minh thư cho các đối tượng nói tại khoản 1, 2 và 3 của Điều này được thực hiện trên nguyên tắc có đi có lại phù hợp với thông lệ quốc tế.

Điều 9. 1- [8] Hồ sơ xin cấp, cấp lại do mất, gia hạn chứng minh thư gửi đến Cục Lễ tân Nhà nước và Phiên dịch đối ngoại, Bộ Ngoại giao gồm: a- Công hàm đề nghị của cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam được quy định tại Điều 1 Quy chế này . b- Bản gốc hộ chiếu còn giá trị. c- Ảnh chân dung màu của đương sự, cỡ 3x4 cm, được chụp cách thời điểm nộp hồ sơ không quá 6 tháng. d- Đơn báo mất chứng minh thư có xác nhận của Công an, chính quyền địa phương trường hợp xin cấp lại do mất. đ- Bản gốc chứng minh thư cần đổi, cấp gia hạn trường hợp xin gia hạn chứng minh thư. 2- Các cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện các tổ chức quốc tế ở địa phương gửi và nhận hồ sơ xin cấp chứng minh thư và đăng ký cư trú qua Sở Ngoại vụ địa phương.

Điều 10. [9] 1- Thời hạn giải quyết thủ tục cấp, cấp lại do mất, gia hạn chứng minh thư đối với viên chức, nhân viên của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Hà Nội là 10 ngày làm việc kể từ ngày Cục Lễ tân Nhà nước và Phiên dịch đối ngoại, Bộ Ngoại giao nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. 2- Thời hạn giải quyết thủ tục cấp, cấp lại do mất, gia hạn chứng minh thư đối với viên chức, nhân viên của cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Thành phố Hồ Chí Minh là 10 ngày làm việc kể từ ngày Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. 3- Thời hạn giải quyết thủ tục cấp, cấp lại do mất, gia hạn chứng minh thư đối với viên chức, nhân viên của cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Đà Nẵng và các địa phương khác là 10 ngày làm việc kể từ ngày Cục Lễ tân Nhà nước và Phiên dịch đối ngoại, Bộ Ngoại giao nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ do Sở Ngoại vụ chuyển đến.

Điều 11. 1- Cục trưởng Cục Lễ tân Nhà nước và Phiên dịch đối ngoại [10] , Chánh Văn phòng Bộ, Giám đốc các Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và các địa phương liên quan, Thủ trưởng các đơn vị liên quan trong Bộ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. 2- Những người có trách nhiệm cấp chứng minh thư có hành vi vi phạm Quy chế này sẽ bị xử lý theo pháp luật hiện hành tùy theo mức độ vi phạm./. BỘ NGOẠI GIAO ____________ Số: 3744/VBHN-BNG Nơi nhận: - Bộ Ngoại giao: LTPD, SNV; - Bộ trưởng (để b/c); - UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Văn phòng Chính phủ (để đăng Công báo); - Cổng Pháp luật Quốc gia (để đăng tải); - Cổng thông tin điện tử Bộ Ngoại giao; - Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (để đăng tải); - Lưu: HC, LTPD. XÁC THỰC VĂN BẢN HỢP NHẤT Hà Nội, ngày 20 tháng 5 năm 2026 KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Ngô Lê Văn [1] Thông tư số 04/2026/TT-BNG ngày 15 tháng 5 năm 2026 quy định về phân cấp, cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao có căn cứ ban hành như sau: “Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ số 63/2025/QH15; Căn cứ Nghị định số 06/2005/NĐ-CP về việc lập và hoạt động của Văn phòng đại diện của các tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài tại Việt Nam, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 62/2026/NĐ-CP; Căn cứ Nghị định số 28/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 109/2025/NĐ-CP; Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Luật pháp và Điều ước quốc tế; Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành Thông tư quy định về phân cấp, cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao.” [2] Nội dung Điều này đã được đính chính tại Điều 1 Quyết định số 2830/QĐ-BNG ngày 12 tháng 11 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về việc đính chính Quyết định số 2771/2007/QĐ-BNG-LT ngày 07/11/2007 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao, có hiệu lực từ ngày 12 tháng 11 năm 2007. [3] Cụm từ “Vụ trưởng Vụ Lễ tân” được thay thế bởi cụm từ “Cục trưởng Cục Lễ tân Nhà nước và Phiên dịch đối ngoại” theo quy định tại Điều 13 Thông tư số 04/2026/TT-BNG ngày 15 tháng 5 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định về phân cấp, cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao, có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 5 năm 2026. [4] Cụm từ “Vụ Lễ tân” được thay thế bởi cụm từ “Cục Lễ tân Nhà nước và Phiên dịch đối ngoại” theo quy định tại khoản c Điều 12 Thông tư số 04/2026/TT-BNG ngày 15 tháng 5 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định về phân cấp, cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao, có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 5 năm 2026. [5] Cụm từ “Vụ Lễ tân” được thay thế bởi cụm từ “Cục Lễ tân Nhà nước và Phiên dịch đối ngoại” theo quy định tại khoản c Điều 12 Thông tư số 04/2026/TT-BNG ngày 15 tháng 5 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định về phân cấp, cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao, có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 5 năm 2026. [6] Cụm từ “Vụ Lễ tân” được thay thế bởi cụm từ “Cục Lễ tân Nhà nước và Phiên dịch đối ngoại” theo quy định tại khoản c Điều 12 Thông tư số 04/2026/TT-BNG ngày 15 tháng 5 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định về phân cấp, cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao, có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 5 năm 2026. [7] Cụm từ “Vụ Lễ tân” được thay thế bởi cụm từ “Cục Lễ tân Nhà nước và Phiên dịch đối ngoại” theo quy định tại khoản c Điều 12 Thông tư số 04/2026/TT-BNG ngày 15 tháng 5 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định về phân cấp, cắt giảm, đơn giản hỏa thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao, có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 5 năm 2026. [8] Khoản này được sửa đổi theo quy định tại khoản a Điều 12 Thông tư số 04/2026/TT-BNG ngày 15 tháng 5 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định về phân cấp, cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao, có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 5 năm 2026. [9] Điều này được sửa đổi theo quy định tại khoản b Điều 12 Thông tư số 04/2026/TT-BNG ngày 15 tháng 5 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định về phân cấp, cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao, có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 5 năm 2026. [10] Cụm từ “Vụ trưởng Vụ Lễ tân” được thay thế bởi cụm từ “Cục trưởng Cục Lễ tân Nhà nước và Phiên dịch đối ngoại” theo quy định tại khoản d Điều 12 Thông tư số 04/2026/TT-BNG ngày 15 tháng 5 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định về phân cấp, cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao, có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 5 năm 2026.