Thông tư 91/2010/TT-BTC Hướng dẫn kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự

Hướng dẫn kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự

Căn cứ Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17 tháng 6 năm 2003;

Căn cứ Luật Thi hành án dân sự số 26/2008/QH12 ngày 28 tháng 11 năm 2008;

Căn cứ Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng 5 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 118/2008/NĐ-CP ngày 27 tháng 11 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;

Căn cứ Nghị định số 58/2009/NĐ-CP ngày 13 tháng 7 năm 2009 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thi hành án dân sự về thủ tục thi hành án dân sự;

Căn cứ Nghị định số 74/2009/NĐ-CP ngày 09 tháng 9 năm 2009 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thi hành án dân sự về cơ quan quản lý thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án dân sự và công chức làm công tác thi hành án dân sự;

Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự như sau:

1.1. Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán của hoạt động thi hành án dân sự và tình hình quản lý tiền, tài sản, tang vật trong quá trình thi hành án của đơn vị;

1.2. Kiểm tra, giám sát các khoản phải thu, đã thu của đối tượng phải thi hành án và chi trả cho các đối tượng được thi hành án, các khoản nộp ngân sách nhà nước, tình hình nhập xuất quỹ, tình hình quản lý tài sản tạm giữ, tài sản kê biên trong quá trình thi hành án, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán trong thi hành án dân sự;

1.3. Theo dõi, giám sát và quản lý các khoản thu về thi hành án đối với các trại giam, trại tạm giam có liên quan;

1.4. Định kỳ hàng quý, năm lập báo cáo đối chiếu chi tiết số thu - chi, nhập - xuất tiền và tài sản giữa sổ kế toán với từng Hồ sơ thi hành án của Chấp hành viên để có biện pháp xử lý kịp thời, dứt điểm những tồn đọng hoặc chênh lệch phát sinh theo đúng quy định của pháp luật về kế toán, tài chính và thi hành án. Đối với hồ sơ thi hành án xong phải lập ngay báo cáo đối chiếu trước khi duyệt đưa hồ sơ vào lưu trữ;

1.5. Lập, nộp đúng hạn, đầy đủ các báo cáo tài chính; báo cáo kế toán quản trị thi hành án, cung cấp thông tin số liệu kế toán về tình hình thi hành án cho công tác thống kê và lên cơ quan quản lý cấp trên;

1.6. Phân tích thông tin, số liệu kế toán về thi hành án nhằm giúp cho Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự và cơ quan quản lý cấp trên nắm được tình hình thu, chi cũng như hoạt động thi hành án của đơn vị.

2.1. Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán của hoạt động thi hành án dân sự và tình hình quản lý tiền, tài sản, tang vật trong quá trình thi hành án của đơn vị;

2.2. Kiểm tra, giám sát các khoản phải thu, đã thu của đối tượng phải thi hành án và chi trả cho các đối tượng được thi hành án, các khoản nộp ngân sách nhà nước, tình hình nhập xuất quỹ, tình hình quản lý tài sản tạm giữ, tài sản kê biên trong quá trình thi hành án, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán trong thi hành án dân sự;

2.3. Theo dõi, giám sát và quản lý các khoản thu về thi hành án đối với các trại giam, trại tạm giam có liên quan;

2.4. Định kỳ hàng quý, năm lập báo cáo đối chiếu chi tiết số thu - chi, nhập - xuất tiền và tài sản giữa sổ kế toán với từng Hồ sơ thi hành án của Chấp hành viên để có biện pháp xử lý kịp thời, dứt điểm những tồn đọng hoặc chênh lệch phát sinh theo đúng quy định của pháp luật về kế toán, tài chính và thi hành án dân sự. Đối với hồ sơ thi hành án xong phải lập ngay báo cáo đối chiếu trước khi duyệt đưa hồ sơ vào lưu trữ;

2.5. Lập, nộp đúng hạn, đầy đủ các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị thi hành án của đơn vị, báo cáo tổng hợp của các Chi cục Thi hành án dân sự, cung cấp thông tin số liệu kế toán về tình hình thi hành án dân sự cho công tác thống kê và cơ quan quản lý cấp trên thuộc Bộ Tư pháp;

2.6. Phân tích thông tin, số liệu kế toán về thi hành án dân sự nhằm giúp cho Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự và cơ quan quản lý cấp trên nắm được tình hình thu, chi cũng như hoạt động thi hành án của đơn vị;

2.7. Hướng dẫn, kiểm tra tình hình thực hiện chế độ tài chính, kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự ở các Chi cục Thi hành án dân sự.

3.1. Hướng dẫn, kiểm tra tình hình thực hiện kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự đối với các cơ quan thi hành án dân sự cấp dưới;

3.2. Tổng hợp báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị về thu - chi thi hành án của các Cục Thi hành án dân sự để báo cáo Lãnh đạo Bộ Tư pháp;

3.3. Phân tích thông tin, số liệu kế toán về thi hành án nhằm giúp cho Lãnh đạo Bộ Tư pháp nắm được tình hình hoạt động và kết quả hoạt động thu - chi thi hành án dân sự trong toàn hệ thống.

Các đơn vị thi hành án khi thực hiện kế toán nghiệp vụ thi hành án phải thực hiện phương pháp “kế toán Kép” nhằm đảm bảo sự cân đối giữa thu với chi, giữa vốn với nguồn. Riêng các loại tài sản kê biên để thi hành án trong thời gian chưa xử lý hoặc chưa bán đấu giá thực hiện phương pháp “kế toán Đơn” trên các tài khoản ở ngoài bảng cân đối tài khoản.

4.1. Chữ viết và chữ số: Kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự phải dùng chữ viết bằng chữ Việt và chữ số Ảrập (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 và 0).

4.2. Đơn vị tính sử dụng trong kế toán:

Kế toán giá trị phải dùng đồng Việt Nam làm đơn vị tiền tệ để tính và ghi sổ kế toán. Trường hợp thu - chi bằng ngoại tệ phải ghi sổ theo nguyên tệ và quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán.

Đối với vàng, bạc, đá quý khi thu vào, xuất ra để tạm giữ hay thanh toán thì phải theo dõi số lượng, trọng lượng và quy ra tiền theo đơn giá hạch toán, đồng thời theo dõi chi tiết số lượng, trọng lượng, phẩm cấp và giá trị vàng, bạc, đá quý theo từng quyết định thi hành án.

Trường hợp phải thanh toán bằng ngoại tệ hoặc vàng, bạc, đá quý thì căn cứ vào quyết định thi hành án dân sự thanh toán bằng ngoại tệ hoặc vàng, bạc, đá quý.

Trường hợp một trong các bên có yêu cầu xin thanh toán bằng các phương thức khác so với quyết định thi hành án thì do các bên trực tiếp thoả thuận trên cơ sở số lượng ghi trong quyết định thi hành án.

Trường hợp vàng, bạc, đá quý, ngoại tệ, tài sản khác là tang vật tạm giữ của các vụ án trong thời gian chờ xử lý được bảo quản trong các túi hoặc kiện niêm phong hoặc để trong kho tạm giữ của Cơ quan Thi hành án dân sự được tính theo giá hạch toán để ghi sổ kế toán.

Giá để hạch toán việc quy đổi tài sản, tang vật ra đồng Việt Nam để ghi sổ do Thủ trưởng Cơ quan thi hành án dân sự, Chấp hành viên, Kế toán tự xác định giá sát với giá UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành, giá hạch toán của Bộ Tài chính thông báo hoặc giá của thị trường tại thời điểm ghi sổ.

Giá hạch toán được phép tính tròn số và sử dụng trong suốt quá trình thi hành án của mỗi quyết định thi hành án cụ thể, nhưng không được sử dụng làm căn cứ bán đấu giá, trao đổi, thanh toán bằng tiền thay ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý và tài sản khác hoặc làm căn cứ thu phí. Trường hợp có căn cứ xác định giá hạch toán (tăng hoặc giảm) thì đơn vị phải ghi sổ bổ sung (tăng hoặc giảm) giá hạch toán phần chênh lệch so với số đã ghi sổ trước đó.

Kế toán hiện vật phải dùng đơn vị đo lường chính thức của Nhà nước Việt Nam (như cái, chiếc, kg, hộp, chai, m...). Trường hợp cần thiết có thể dùng đơn vị đo lường phụ để kiểm tra, đối chiếu hoặc phục vụ cho kế toán chi tiết nhưng sau đó phải quy đổi ra đơn vị đo lường chính thức.

3. Kiểm kê định kỳ: Cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính năm, các đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án phải kiểm kê quỹ tiền mặt trong két và tài sản, vật chứng của các vụ án bảo quản trong kho. Nếu kết quả kiểm kê có chênh lệch với sổ kế toán thì phải xử lý số chênh lệch đó; nếu thiếu thì phải quy trách nhiệm vật chất để xử lý. Căn cứ vào ý kiến xử lý chênh lệch kết quả kiểm kê, kế toán tiến hành điều chỉnh lại sổ kế toán để đảm bảo cho số liệu trên sổ kế toán khớp đúng với số thực tế.

Các đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự phải chịu sự kiểm tra kế toán định kỳ của cơ quan thi hành án dân sự cấp trên và của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Nội dung kiểm tra kế toán là kiểm tra việc ghi chép trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính; kiểm tra việc chấp hành các quy định về tài chính và kế toán, kiểm tra tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán.

Thủ trưởng và kế toán các cơ quan thi hành án dân sự phải chấp hành các quyết định kiểm tra tài chính, kế toán của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

3.1. Phản ánh các khoản phải thu của người phải thi hành án để trả cho người được thi hành án hoặc nộp ngân sách nhà nước;

3.2. Phản ánh số đã thu về thi hành án phải trả cho người được thi hành án, số đã trả, số đã thu còn chưa trả;

3.3. Phản ánh các khoản đã thu phải nộp ngân sách trong quá trình thực hiện thi hành án;

3.4. Phản ánh các khoản tiền, ngoại tệ, chứng chỉ có giá, vàng bạc, đá quý tạm giữ chờ xử lý trong quá trình thi hành án và việc xử lý các khoản tạm giữ trên;

3.5. Phản ánh quan hệ thanh toán giữa đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án với đơn vị kế toán dự toán về các khoản kinh phí ngân sách nhà nước cấp, về số kinh phí tạm ứng để chi phí cưỡng chế thi hành án,… của các vụ án không có nguồn thu phải đề nghị ngân sách nhà nước cấp và tình hình thu, chi quyết toán các khoản phí thi hành án đã thu được.

3.6. Kế toán thu: Phản ánh các khoản tiền và giá trị tài sản mà Cơ quan thi hành án phải thu của đối tượng phải thi hành án theo quyết định thi hành án để trả cho đối tượng được thi hành án.

3.7. Kế toán chi: Phản ánh các khoản chi trong quá trình thực hiện thi hành án như chi cưỡng chế, chi phí bán đấu giá tài sản, chi phí cho việc xử lý tài sản sung công… theo quyết định của Cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

3.8. Lập các báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị về nghiệp vụ thi hành án theo quy định để gửi cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan có thẩm quyền.

1.1. Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán ở đơn vị. Chức danh Kế toán trưởng đặt tại các đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự tại Chi cục, Cục Thi hành án dân sự.

1.2. Kế toán trưởng đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án giúp Thủ trưởng đơn vị:

- Tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động nghiệp vụ thi hành án để thực hiện các nhiệm vụ của kế toán quy định trong Thông tư này;

- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát việc quản lý các các loại tài sản và các khoản thu, chi thi hành án;

- Thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán nghiệp vụ thi hành án và hướng dẫn chính sách, chế độ, tài chính, kế toán trong đơn vị;

- Thực hiện việc hướng dẫn, kiểm tra, giám sát hoạt động kế toán, tài chính ở đơn vị cấp dưới.

1.3. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Thủ trưởng đơn vị, đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra về mặt nghiệp vụ tài chính, kế toán của các cơ quan quản lý cấp trên theo quy định của pháp luật.

1.4. Chịu trách nhiệm về những thiệt hại do những hành vi trái pháp luật mà mình gây ra.

1.5. Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển công tác hay xử lý kỷ luật Kế toán trưởng theo quy định của pháp luật.

Các đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án nếu khuyết người làm kế toán trưởng thì phải bố trí ngay người làm kế toán trưởng. Trường hợp chưa có người đủ tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định để bố trí làm kế toán trưởng thì được phép bố trí người làm phụ trách kế toán. Chỉ được bố trí người làm phụ trách kế toán trong thời hạn tối đa giữ chức là một năm tài chính, sau đó phải bố trí người làm kế toán trưởng. Trường hợp sau một năm bố trí người làm phụ trách kế toán mà người phụ trách kế toán đó vẫn chưa đủ tiêu chuẩn và điều kiện để bổ nhiệm kế toán trưởng thì phải tìm người khác đủ tiêu chuẩn, điều kiện để bổ nhiệm làm kế toán trưởng hoặc thuê người làm kế toán trưởng.

Riêng đối với các đơn vị kế toán thuộc vùng sâu, vùng xa hoặc đơn vị có khối lượng công việc kế toán không lớn theo qui định của pháp luật hoặc của Bộ quản lý thì bố trí người làm phụ trách kế toán, trường hợp này không bị hạn chế về thời gian.

2. Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên và chỉ lập một lần đúng với thực tế về thời gian, địa điểm, nội dung và số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trường hợp chứng từ in hỏng, in thiếu liên, viết sai thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo (X) vào tất cả các liên và không được xé rời các liên ra khỏi cuống.

1.1. Tên gọi của chứng từ như: Biên lai thu tiền, Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Giấy đề nghị tạm ứng...;

1.2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ, số hiệu của chứng từ;

1.3. Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập chứng từ;

1.4. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ;

1.5. Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh;

1.6. Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, tổng số tiền ghi bằng số và ghi bằng chữ;

1.7. Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ;

1.8. Đối với loại chứng từ kế toán mang tính hướng dẫn, ngoài những nội dung chủ yếu trên, đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án có thể bổ sung một số nội dung cho phù hợp với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh của hoạt động thi hành án dân sự.

1. Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc là mẫu chứng từ đặc biệt có giá trị như tiền gồm: Séc, Biên lai thu tiền, Tín phiếu, Trái phiếu, Công trái và các loại chứng từ kế toán bắt buộc khác. Mẫu chứng từ bắt buộc do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu mẫu mà các đơn vị kế toán phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kế toán.

Đối với chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, không đúng nội dung hoặc con số, chữ viết không rõ ràng thì kế toán phải trả lại cho người lập để làm lại hoặc bổ sung thêm cho hoàn chỉnh, sau đó mới dùng để thanh toán và ghi sổ kế toán.

Mọi trường hợp mất, hư hỏng chứng từ kế toán đều phải báo cáo với Thủ trưởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trường hợp mất Biên lai thu tiền và các chứng từ khác có giá trị như tiền phải báo cho Cơ quan Tài chính và Công an địa phương biết số hiệu, số lượng những tờ bị mất, hoàn cảnh bị mất và có biện pháp thông báo vô hiệu hoá các chứng từ kế toán bị mất để tránh bị lợi dụng.

Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án thực hiện theo quy định của Luật kế toán, Nghị định 128/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng 5 năm 2004 của Chính phủ, theo quy định tại Thông tư này này và những văn bản khác.

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự gồm 5 loại: Loại 1, Loại 3, Loại 5, Loại 6 là các loại tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và Loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản.

- Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân;

- Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2);

- Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện Tài khoản cấp 3);

- Tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được đánh số từ 001 đến 009.

Các đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự phải căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Thông tư này để lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị. Trường hợp Tổng cục, Cục Thi hành án dân sự cần mở thêm Tài khoản cấp 1 (các tài khoản 3 chữ số) ngoài các Tài khoản đã có hoặc cần sửa đổi, bổ sung Tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 trong Hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Thông tư này phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.

2.1. Sổ của phần kế toán tổng hợp gọi là sổ kế toán tổng hợp. Sổ kế toán tổng hợp có 2 sổ là Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái.

2.2. Sổ của phần kế toán chi tiết gọi là sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán chi tiết gồm các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Các chỉ tiêu khác căn cứ vào yêu cầu quản lý và yêu cầu hạch toán của từng đối tượng kế toán riêng biệt mà mỗi mẫu sổ có những chỉ tiêu quản lý và kết cấu riêng.

Nghiêm cấm để ngoài sổ kế toán bất kỳ một khoản thu, chi, một loại tài sản, tiền quỹ, công nợ.

2.1. Ngoài bìa và trang đầu sổ kế toán (góc trên bên trái) phải ghi tên cơ quan quản lý, tên đơn vị; Giữa bìa ghi tên sổ, niên độ kế toán; Trang đầu ghi số trang có trong sổ kế toán, họ, tên người ghi sổ, ngày ghi sổ kế toán và ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao sổ cho người khác. Thủ trưởng Cơ quan thi hành án dân sự phải ký xác nhận và đóng dấu vào trang đầu của sổ kế toán;

2.2. Các trang sổ kế toán phải đánh số trang và giữa hai trang sổ kế toán phải đóng dấu giáp lai của Cơ quan Thi hành án.

Hình thức kế toán thực hiện thống nhất tại các đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án là “Nhật ký chung”

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế. Sau đó lấy số liệu trên Sổ Nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Nhật ký chung;

- Sổ Cái;

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.

- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng loại đã ghi vào Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Trường hợp đơn vị có mở Sổ, Thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

- Cuối tháng (cuối quý, cuối năm) khoá Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. Từ các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khoá sổ trên Sổ Cái được sử dụng để lập “Bảng Cân đối số phát sinh” và báo cáo tài chính.

Về nguyên tắc “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Sổ Nhật ký chung cùng kỳ.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được thể hiện trên Sơ đồ số 01.

Sổ kế toán lập trên máy vi tính phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ. Cuối kỳ kế toán (tháng, quý, năm), sau khi đã hoàn tất việc khoá sổ theo quy định cho từng loại sổ, đơn vị kế toán thi hành án phải in ra giấy toàn bộ sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và phải đóng thành từng quyển, ký tên, đóng dấu, xác nhận của Thủ trưởng đơn vị như sổ lập bằng tay.

Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Có nhiều chương trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng. Tuy nhiên, phần mềm kế toán của đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án các đơn vị lựa chọn phải được thiết kế theo nguyên tắc của Hình thức kế toán Nhật ký chung. Phần mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.

Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại đơn vị phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định. Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của chế độ sổ kế toán.

- Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và của Thông tư này.

- Phần mềm kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự phải đáp ứng tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ Tài chính quy định, phải phù hợp yêu cầu quản lý và điều kiện ứng dụng của các cơ quan thi hành án dân sự.

Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nhật ký chung nên sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán này. Đơn vị có thể thiết kế mẫu sổ không hoàn toàn giống sổ kế toán ghi bằng tay, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung theo quy định.

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan).

- Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.

Cuối kỳ kế toán sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.

Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính được thể hiện trên Sơ đồ số 02.

1.1. Phương pháp cải chính:

Dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch bằng mực đỏ xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn có thể nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường, phải có chữ ký xác nhận của Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán bên cạnh chỗ đính chính.

Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

- Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;

- Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.

1.2. Phương pháp ghi số âm:

Phương pháp ghi số âm chia làm hai trường hợp:

1.2.1. Trường hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản:

Trường hợp này sửa chữa bằng hai bút toán:

- Ghi bút toán bằng mực đỏ theo đúng quan hệ đối ứng đã ghi sai để huỷ bỏ bút toán đã ghi sai;

- Ghi bút toán bằng mực thường theo đúng quan hệ đối ứng của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

1.2.2. Trường hợp ghi đúng quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền vào sổ lớn hơn số tiền trên chứng từ hoặc số tiền vào sổ bị trùng nhiều lần. Trường hợp này ghi một bút toán bằng mực đỏ để điều chỉnh giảm số tiền chênh lệch đã vào sổ lớn hơn số tiền trên chứng từ hoặc số tiền đã vào trùng.

Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính số sai thì phải lập một “chứng từ đính chính” do Kế toán trưởng ký xác nhận.

1.3. Phương pháp ghi bổ sung: Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Việc sửa chữa theo phương pháp này phải lập “chứng từ ghi sổ” đính chính do Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký xác nhận, sau đó Kế toán ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ.

Sau khi đã khóa sổ, lập báo cáo tài chính hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán theo phương pháp sửa chữa sổ kế toán và sửa lại số dư của những tài khoản kế toán có liên quan. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm nay (thời điểm phát sinh nghiệp vụ) đồng thời phải ghi chú vào dưới dòng đã khoá sổ của sổ kế toán các năm trước để tiện đối chiếu, kiểm tra.

Trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính phải sửa chữa sai sót thì thực hiện theo một trong các phương pháp là phương pháp ghi số âm và ghi bổ sung, nhưng phải tuân thủ các quy định sau:

Cuối kỳ kế toán và cuối niên độ kế toán, sau khi đã phản ánh hết tất cả các chứng từ phát sinh trong kỳ vào sổ kế toán, phải khoá sổ kế toán. Riêng sổ quỹ tiền mặt phải khoá quỹ vào cuối mỗi ngày. Trong trường hợp đơn vị kế toán có kiểm kê đột xuất hoặc chia tách, hợp nhất, chấm dứt hoạt động thì cũng phải khoá sổ kế toán.

1.1. Cuối kỳ kế toán, sau khi đã phản ánh hết chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ vào sổ kế toán, tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên chứng từ với số liệu đã ghi sổ, giữa số liệu các sổ có liên quan với nhau để đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ với số liệu đã ghi sổ và giữa các sổ với nhau.

Tiến hành cộng số phát sinh trên Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết.

1.2. Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết cho những tài khoản phải ghi trên nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ.

1.3. Tiến hành cộng tất cả các số phát sinh Nợ, cộng các số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Sổ Cái xem có bằng nhau và bằng tổng số phát sinh ở trên Nhật ký chung. Sau đó tiến hành đối chiếu số liệu trên Sổ Cái với số liệu trên sổ chi tiết hoặc bảng tổng hợp chi tiết, giữa số liệu của Kế toán với số liệu của Thủ quỹ, Thủ kho. Nếu đảm bảo sự khớp đúng sẽ tiến hành khoá sổ chính thức. Trường hợp có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và xử lý đến khi khớp đúng.

2.1. Kẻ một đường ngang dưới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của kỳ kế toán nửa dòng. Sau đó ghi số phát sinh trong kỳ đã cộng phía dưới dòng đã kẻ;

2.2. Ghi lại dòng cộng phát sinh lũy kế các kỳ trước (số luỹ kế từ đầu quý, hoặc đầu năm đến cuối kỳ trước) kế tiếp dòng cộng phát sinh trong kỳ;

2.3. Dòng cộng phát sinh lũy kế từ đầu năm, hoặc đầu quý tới cuối kỳ này;

Dòng số dư cuối tháng tính như sau:

2.4. Sau khi tính được số dư của từng tài khoản, tài khoản nào dư Nợ thì ghi cột Nợ, tài khoản nào dư Có thì ghi cột Có.

2.5. Kẻ 2 đường kẻ liền nhau ( ======== )dưới chân số dư cuối quý;

2.6. Riêng một số sổ chi tiết có kết cấu các cột phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư (hoặc nhập, xuất, còn lại hay thu, chi, tồn quỹ ...) thì số liệu số dư (còn lại hay tồn) không ghi vào dòng tổng cộng phát sinh mà ghi vào dòng “Số dư cuối kỳ” dưới dòng cộng phát sinh cuối tháng.

Sau khi khoá sổ kế toán, người ghi sổ phải ký dưới 2 đường kẻ và Kế toán trưởng phải kiểm tra đảm bảo sự chính xác, cân đối và ký xác nhận. Sau đó trình Thủ trưởng đơn vị kiểm tra và ký duyệt vào dưới dòng khoá sổ trên Sổ cái để chứng nhận tính pháp lý của số liệu khoá sổ.

Báo cáo về hoạt động thi hành án gồm:

- Báo cáo tài chính;

- Báo cáo kế toán quản trị.

Báo cáo phải được lập theo đúng mẫu biểu quy định, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã được quy định đối với từng loại báo cáo;

Phương pháp tổng hợp số liệu và lập các chỉ tiêu trong báo cáo phải được thực hiện thống nhất ở các cơ quan đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án tạo điều kiện cho công tác tổng hợp, phân tích, kiểm tra và đối chiếu số liệu;

Các chỉ tiêu trong báo cáo phải đảm bảo đồng nhất, có liên quan bổ sung cho nhau một cách có hệ thống, liên tục phục vụ cho việc nghiên cứu, phân tích, đánh giá kết quả hoạt động thi hành án;

Số liệu phải chính xác, trung thực, khách quan và phải là số liệu được tổng hợp từ chứng từ kế toán sau khi đã kiểm tra, đối chiếu và khoá sổ kế toán;

Báo cáo phải được lập đầy đủ, đúng kỳ hạn lập, gửi báo cáo đầy đủ theo từng nơi nhận.

Các đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự (cấp Chi cục và cấp Cục) lập báo cáo tài chính quý, năm và nộp báo cáo cho các đơn vị kế toán cấp trên;

Các đơn vị kế toán cấp trên (cấp Cục và Tổng cục) có trách nhiệm lập tổng hợp báo cáo tài chính quý, năm từ các đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án cấp dưới.

- Báo cáo tài chính lập theo kỳ quý, năm;

- Báo cáo kế toán quản trị lập theo kỳ quý hoặc theo yêu cầu quản lý;

- Khi có sự chia tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động phải lập báo cáo tài chính tại thời điểm có quyết định chia tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động.

2.1. Báo cáo tài chính quý:

- Chi cục Thi hành án dân sự gửi Cục Thi hành án dân sự chậm nhất là 10 ngày sau khi kết thúc quý;

- Cục Thi hành án dân sự gửi Tổng cục Thi hành án dân sự, Bộ Tư pháp chậm nhất là 15 ngày sau khi kết thúc quý;

- Tổng cục Thi hành án dân sự báo cáo Bộ trưởng Bộ Tư pháp (gửi Vụ Kế hoạch - Tài chính thẩm định) chậm nhất là 30 ngày sau khi kết thúc quý.

2.2. Báo cáo tài chính năm:

- Chi cục Thi hành án dân sự gửi Cục Thi hành án dân sự chậm nhất là 10 ngày của kỳ đầu kế toán năm sau;

- Cục Thi hành án dân sự gửi Tổng cục Thi hành án dân sự, Bộ Tư pháp chậm nhất là 15 ngày của kỳ đầu kế toán năm sau;

- Tổng cục Thi hành án dân sự báo cáo Bộ trưởng Bộ Tư pháp (gửi Vụ Kế hoạch - Tài chính thẩm định) chậm nhất là 30 ngày của kỳ đầu kế toán năm sau.

2.3. Báo cáo kế toán quản trị:

- Thời hạn nộp báo cáo kế toán quản trị theo hướng dẫn tại Phụ lục 04.

- Đối với các báo cáo kế toán quản trị do Tổng cục, Cục Thi hành án dân sự hướng dẫn thì thời hạn nộp báo cáo sẽ do Tổng cục, Cục quy định.

Tổng cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự chủ trì, phối hợp với Vụ trưởng Vụ Kế hoạch - Tài chính, Bộ Tư pháp hướng dẫn các cơ quan thi hành án dân sự địa phương chuyển đổi số liệu từ hệ thống sổ kế toán theo Chế độ kế toán cũ sang hệ thống Sổ kế toán ban hành theo Thông tư này.