Thông tư 75/2026/TT-BQP Quy định quản lý hồ sơ tạm giữ, tạm giam trong Quân đội

1. Cơ quan, người có thẩm quyền tiến hành tố tụng; cơ quan thi hành án.

2. Trại tạm giam, phân trại tạm giam thuộc trại tạm giam, nhà tạm giữ, buồng tạm giữ (sau đây gọi là cơ sở giam giữ) trong Quân đội nhân dân.

3. Người bị tạm giữ, người bị tạm giam; cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan.

1. Hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam là tập hợp tài liệu, dữ liệu phản ánh toàn bộ quá trình tiếp nhận, quản lý giam giữ đối với người bị tạm giữ, người bị tạm giam.

2. Hồ sơ điện tử quản lý tạm giữ, tạm giam là tập hợp các thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc các hồ sơ được số hóa từ hồ sơ giấy trong quá trình quản lý, thi hành tạm giữ, tạm giam; được ký số, quản lý, lưu trữ và khai thác trên hệ thống công nghệ thông tin theo quy định của pháp luật và Bộ Quốc phòng.

3. Số hóa hồ sơ là việc hồ sơ giấy được chuyển đổi sang dạng dữ liệu điện tử bằng phương pháp số hóa, bảo đảm phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung của hồ sơ giấy gốc.

4. Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ là việc áp dụng các biện pháp quản lý, nghiệp vụ và kỹ thuật để bảo đảm hồ sơ chỉ được tiếp cận, khai thác, sử dụng, sao chụp, trích xuất, chuyển giao đúng trình tự, thủ tục, thẩm quyền; bảo đảm tính bí mật, toàn vẹn, xác thực và khả năng truy vết của hồ sơ theo quy định của pháp luật.

1. Tuân thủ quy định của pháp luật và Bộ Quốc phòng về lập, quản lý, lưu trữ, khai thác, sử dụng hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam.

2. Việc lập, quản lý, lưu trữ, khai thác, sử dụng hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam phải bảo đảm phục vụ công tác điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án, quản lý người bị tạm giữ, người bị tạm giam và các yêu cầu nghiệp vụ hợp pháp khác.

3. Bảo đảm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan.

4. Thông tin của người bị tạm giữ, người bị tạm giam được thu thập, cập nhật, quản lý, sử dụng đúng thẩm quyền, đúng mục đích, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo quy định của pháp luật.

5. Bảo đảm bí mật thông tin cá nhân của người bị tạm giữ, người bị tạm giam theo quy định của pháp luật.

6. Việc lập, quản lý, lưu trữ, khai thác hồ sơ điện tử, bao gồm hồ sơ tạo lập dạng số và hồ sơ số hóa, phải bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực, chính xác, an ninh mạng, khả năng truy vết, kiểm soát truy cập và ghi nhận lịch sử thao tác theo quy định của pháp luật.

1. Chiếm đoạt, hủy hoại, làm hư hỏng hoặc làm mất hồ sơ, tài liệu.

2. Làm giả, làm sai lệch nội dung tài liệu có trong hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam.

3. Mua, bán, chuyển giao, tiêu hủy hồ sơ, tài liệu.

4. Sử dụng hồ sơ, tài liệu vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức và cá nhân.

5. Mang hồ sơ, tài liệu ra khỏi nơi quản lý mà không được phép của cấp có thẩm quyền.

6. Truy cập, sao chép, thu thập, tiết lộ, chia sẻ trái phép dữ liệu điện tử về tạm giữ, tạm giam.

7. Khởi tạo, phát tán chương trình, phần mềm nhằm phá hoại việc quản lý hồ sơ, dữ liệu điện tử về tạm giữ, tạm giam.

1. Hồ sơ giấy, gồm các loại tài liệu quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 15 Luật số 128/2025/QH15.

2. Hồ sơ điện tử là bản điện tử hoặc dữ liệu điện tử của các tài liệu, thông tin thuộc thành phần hồ sơ quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 15 Luật số 128/2025/QH15; các tài liệu khác phát sinh hợp pháp trong quá trình quản lý tạm giữ, tạm giam.

3. Hồ sơ số hóa, bản điện tử được chuyển đổi từ hồ sơ giấy hoặc tài liệu giấy trong hồ sơ, có giá trị sử dụng và được khai thác theo quy định của pháp luật khi đáp ứng các điều kiện về tính toàn vẹn, khả năng truy cập, dấu hiệu nhận biết việc chuyển đổi và xác thực của chủ thể có thẩm quyền.

4. Hồ sơ giấy là căn cứ đối chiếu trong trường hợp phát sinh khiếu nại hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

1. Cơ quan lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam, gồm:

2. Cá nhân lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam

3. Trách nhiệm của Cơ quan quản lý thi hành án hình sự Bộ Quốc phòng:

4. Trách nhiệm của cơ quan lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ và dữ liệu điện tử của người bị tạm giữ, tạm giam:

1. Tổ chức, cá nhân quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 7 Thông tư này có quyền khai thác hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam ở đơn vị mình để phục vụ công tác quản lý, thi hành tạm giữ, tạm giam.

2. Cơ quan, người có thẩm quyền tiến hành tố tụng, cơ quan thi hành án khai thác hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam để phục vụ việc điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án.

3. Người bị tạm giữ, người bị tạm giam được đề nghị cung cấp bản sao tài liệu trong hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam của mình đang được lưu trữ.

4. Tổ chức, cá nhân được giao nhiệm vụ khai thác hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam phục vụ công tác chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ quản lý tạm giữ, tạm giam; nghiên cứu khoa học, tổng kết, biên soạn lịch sử và công tác tổ chức, cán bộ.

5. Tổ chức, cá nhân khác chỉ được khai thác, sử dụng hồ sơ trong trường hợp pháp luật có quy định hoặc theo yêu cầu bằng văn bản của cơ quan, người có thẩm quyền; việc khai thác phải đúng mục đích, phạm vi, thẩm quyền và bảo đảm bí mật thông tin.

1. Tổ chức, cá nhân có yêu cầu khai thác tài liệu trong hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam phải xuất trình hoặc gửi trên hệ thống quản lý hồ sơ các giấy tờ, tài liệu sau đây:

2. Việc tiếp nhận, xem xét, phê duyệt yêu cầu khai thác hồ sơ được thực hiện bằng văn bản giấy hoặc trên hệ thống quản lý hồ sơ điện tử. Mọi yêu cầu khai thác, ý kiến xử lý, nội dung phê duyệt, từ chối, phạm vi khai thác, hình thức cung cấp tài liệu, thời điểm truy cập, thời điểm sao chụp, trích xuất phải được ghi nhận vào sổ theo dõi hoặc nhật ký điện tử của hệ thống. Trường hợp từ chối cho khai thác hồ sơ thì phải trả lời bằng văn bản hoặc trên hệ thống điện tử và nêu rõ lý do.

3. Tổ chức, cá nhân khai thác hồ sơ có trách nhiệm:

4. Người khai thác hồ sơ chỉ được đọc, ghi chép, sao chụp, trích xuất tài liệu sau khi đã đăng ký và được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ hoặc người được ủy quyền phê duyệt. Trường hợp thực hiện trên môi trường điện tử, việc phê duyệt phải được xác nhận bằng chữ ký số, chữ ký điện tử chuyên dùng công vụ hoặc phương thức xác thực điện tử có giá trị pháp lý theo quy định.

5. Cán bộ được giao giám sát việc khai thác hồ sơ có trách nhiệm:

6. Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử phục vụ khai thác hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam phải bảo đảm xác thực người dùng, phân quyền truy cập, bảo đảm bí mật, an toàn thông tin, tính toàn vẹn dữ liệu, khả năng truy vết, ghi nhận nhật ký thao tác, sao lưu, phục hồi và các yêu cầu kỹ thuật khác theo quy định của pháp luật và Bộ Quốc phòng.

1. Hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam được lập dưới dạng hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử, được quản lý thống nhất trong suốt quá trình tiếp nhận, quản lý, điều chuyển, giải quyết và kết thúc việc tạm giữ, tạm giam theo quy định của Thông tư này và pháp luật có liên quan.

2. Hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam được lập kể từ khi tiếp nhận người bị tạm giữ, người bị tạm giam và kết thúc trong các trường hợp sau đây:

3. Việc bàn giao hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

4. Việc lập hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam do cá nhân quy định tại khoản 2 Điều 7 Thông tư này trực tiếp thực hiện và chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Thủ trưởng cơ sở giam giữ về tính đầy đủ, chính xác, kịp thời, xác thực của hồ sơ.

5. Hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam phải được cập nhật thường xuyên, sắp xếp theo trình tự thời gian. Đối với hồ sơ giấy, tài liệu phải được đóng thành tập, đánh số bút lục, đóng dấu và lập thống kê tài liệu có trong hồ sơ; đối với hồ sơ điện tử được quản lý bằng hệ thống cơ sở dữ liệu, tài liệu phải được gắn mã định danh, siêu dữ liệu, thời điểm tạo lập hoặc cập nhật, thông tin người thực hiện và các dữ liệu cần thiết khác để bảo đảm khả năng tìm kiếm, đối chiếu, khai thác và lưu trữ.

6. Tài liệu về tạm giữ, tạm giam do cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi đến trước khi đưa vào hồ sơ phải được tiếp nhận, đăng ký, phân loại và xử lý theo quy định của Bộ Quốc phòng về công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ; trường hợp tài liệu điện tử phải được kiểm tra tính hợp lệ, tính an toàn, tính xác thực, tính toàn vẹn và thông tin ký số, ký điện tử hoặc dấu hiệu xác thực điện tử khác theo quy định.

7. Khi hồ sơ kết thúc, phải lập thống kê tài liệu có trong hồ sơ. Đối với hồ sơ giấy, thống kê phải có chữ ký của người lập hồ sơ, chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của cơ sở giam giữ; đối với hồ sơ điện tử, việc xác nhận hồ sơ kết thúc phải được thực hiện bằng chữ ký số, chữ ký điện tử chuyên dùng công vụ hoặc phương thức xác thực điện tử hợp lệ theo quy định của pháp luật.

8. Việc bàn giao hồ sơ phải được lập biên bản. Trường hợp bàn giao hồ sơ giấy thì biên bản phải có chữ ký của bên giao, bên nhận, xác nhận của cơ sở giam giữ và được lưu trong hồ sơ; trường hợp bàn giao hồ sơ điện tử hoặc dữ liệu điện tử thì việc chuyển giao phải được thực hiện trên môi trường điện tử an toàn, có xác nhận của bên giao và bên nhận, ghi nhận đầy đủ thời điểm bàn giao, phạm vi tài liệu, tình trạng hồ sơ và nhật ký chuyển giao.

9. Hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam sau khi kết thúc phải được bảo quản, lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ và quy định của Bộ Quốc phòng. Hồ sơ điện tử phải được lưu trữ trên hệ thống quản lý hồ sơ điện tử hoặc kho lưu trữ số đáp ứng yêu cầu về bảo vệ bí mật nhà nước, an toàn thông tin mạng, tính toàn vẹn, tính xác thực, khả năng truy cập, sao lưu, phục hồi và kiểm tra, giám sát theo quy định của pháp luật.

10. Bản điện tử được số hóa từ hồ sơ giấy, bản sao điện tử, bản trích xuất điện tử từ hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam chỉ có giá trị sử dụng khi được tạo lập, xác nhận, quản lý và khai thác đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật và Bộ Quốc phòng.

1. Hồ sơ giấy được số hóa theo quy định của pháp luật và Bộ Quốc phòng để phục vụ quản lý, lưu trữ, tra cứu, khai thác.

2. Việc số hóa hồ sơ phải bảo đảm:

3. Hồ sơ sau khi số hóa phải được kiểm tra, xác nhận và đưa vào hệ thống cơ sở dữ liệu về thi hành tạm giữ, tạm giam theo quy định của pháp luật và Bộ Quốc phòng.

1. Hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam phải đăng ký vào sổ và quản lý theo chế độ bảo mật; Thủ trưởng cơ quan lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ giao cho cá nhân quy định tại khoản 2 Điều 7 Thông tư này trực tiếp quản lý. Đối với hồ sơ điện tử phải được cấp mã hồ sơ, mã định danh và phân quyền truy cập theo quy định.

2. Thủ trưởng cơ quan lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam có trách nhiệm bố trí nơi bảo quản, các thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo quản an toàn hồ sơ giấy; đồng thời tổ chức quản lý, khai thác, sử dụng hệ thống kỹ thuật, phần mềm, thiết bị lưu trữ, sao lưu và phục hồi dữ liệu để bảo đảm an toàn đối với hồ sơ điện tử theo quy định của pháp luật và Bộ Quốc phòng.

3. Cán bộ quản lý hồ sơ phải thường xuyên kiểm tra, đề xuất biện pháp quản lý không để hồ sơ bị mất, hư hỏng, sửa chữa, truy cập trái phép hoặc sai lệch dữ liệu. Khi phát hiện hồ sơ, tài liệu hoặc dữ liệu điện tử bị hư hỏng hoặc có dấu hiệu bị mất, bị sửa chữa, bị truy cập trái phép, mất an toàn, lộ lọt thông tin, thì phải báo cáo ngay Thủ trưởng cơ quan lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ để truy tìm, khắc phục; đồng thời báo cáo cơ quan nghiệp vụ cấp trên trực tiếp theo quy định.

4. Việc bàn giao hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam chỉ thực hiện trong trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 10 hoặc có quyết định của cấp có thẩm quyền và thực hiện theo quy định tại khoản 8 Điều 10 Thông tư này.

5. Hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam phải hoàn thành thủ tục và chuyển cho lưu trữ cơ quan trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc việc tạm giữ, tạm giam đối với những trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 10 Thông tư này. Đối với hồ sơ điện tử, việc kết thúc hồ sơ và chuyển lưu trữ được thực hiện bằng xác nhận điện tử trên hệ thống quản lý hồ sơ theo quy định của pháp luật.

6. Hồ sơ điện tử phải được lưu trữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu hoặc kho lưu trữ số đáp ứng yêu cầu về bảo vệ bí mật nhà nước, an toàn thông tin mạng, tính toàn vẹn, tính xác thực, khả năng truy cập, sao lưu và phục hồi dữ liệu theo quy định của pháp luật và Bộ Quốc phòng.

7. Việc cấp quyền truy cập, khai thác hồ sơ điện tử phải được phân quyền cụ thể; mọi hoạt động truy cập, bổ sung, chỉnh sửa, sao chép, trích xuất, cấp bản sao điện tử và chuyển giao dữ liệu phải được ghi nhận, lưu vết, gắn với chủ thể thực hiện và chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.

1. Thời hạn lưu trữ hồ sơ đối với người bị tạm giữ, người bị tạm giam thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và quy định của Bộ Quốc phòng.

2. Hồ sơ người bị tạm giữ, người bị tạm giam sau khi hết thời hạn lưu trữ được xem xét hủy theo quy định của pháp luật về lưu trữ và quy định của Bộ Quốc phòng.

3. Thẩm quyền, thủ tục hủy hồ sơ người bị tạm giữ, người bị tạm giam thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

4. Việc hủy hồ sơ điện tử phải đồng thời xử lý dữ liệu lưu trữ, bản sao lưu, bản trích xuất và nhật ký liên quan theo quy định của pháp luật.

1. Bộ Tổng Tham mưu, Tổng cục Chính trị, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.

2. Cục trưởng Cục Điều tra hình sự Bộ Quốc phòng chủ trì, phối hợp với Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có liên quan, đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn và tổ chức thực hiện Thông tư này./.