Thông tư 198/2012/TT-BTC Chế độ kế toán áp dụng đối với Quỹ mở

Phần thứ nhất: Chế độ chứng từ kế toán;

Phần thứ hai: Hệ thống tài khoản kế toán;

Phần thứ ba: Chế độ sổ kế toán;

Phần thứ tư: Hệ thống Báo cáo tài chính.

Thông tư này quy định các nội dung liên quan đến chứng từ kế toán, tài khoản kế toán và phương pháp kế toán, sổ kế toán, mẫu Báo cáo tài chính, phương pháp lập và trình bày Báo cáo tài chính áp dụng đối với Quỹ mở thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật chứng khoán.

Thông tư này áp dụng đối với Công ty Quản lý Quỹ, Ngân hàng Giám sát và các tổ chức, cá nhân có liên quan tới hoạt động của Quỹ mở.

Quỹ mở tuân thủ các nguyên tắc kế toán và phương pháp kế toán quy định tại các Chuẩn mực kế toán Việt Nam có liên quan và các quy định cụ thể của Chế độ kế toán này.

Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2013.

CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN

ÁP DỤNG ĐỐI VỚI QUỸ MỞ
(Ban hành kèm theo Thông tư số 198/2012/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2012 của Bộ Tài chính)

PHẦN THỨ NHẤT

CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

1.1. Chứng từ kế toán áp dụng cho Quỹ mở phải thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán, Nghị định hướng dẫn chi tiết Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực doanh nghiệp, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong Chế độ này.

1.2. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán.

1.3. Lập chứng từ kế toán

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của Quỹ mở đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các Chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.

Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.

Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán.

1.4. Ký chứng từ kế toán

Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.

Chữ ký của người đứng đầu của Công ty Quản lý quỹ, Ngân hàng Giám sát (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.

Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu Tổ chức cung cấp các dịch vụ quản lý Quỹ mở. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.

Các Công ty Quản lý quỹ, Ngân hàng Giám sát phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc, Giám đốc (và người được uỷ quyền) liên quan đến hoạt động của Quỹ mở. Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do người đứng đầu tổ chức (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.

Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.

Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc, Giám đốc Công ty Quản lý quỹ quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản của Quỹ mở.

1.5. Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán của Quỹ mở được quy định như sau:

- Tất cả các chứng từ kế toán do Công ty Quản lý quỹ lập đối với hoạt động của Quỹ mở hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán Quỹ mở. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ và sự khớp đúng về số liệu giữa Công ty Quản lý quỹ và Ngân hàng Giám sát thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán của Quỹ mở.

- Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:

. Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;

. Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Tổng Giám đốc, Giám đốc Công ty Quản lý quỹ ký duyệt, Người có thẩm quyền Ngân hàng Giám sát Quỹ mở ký giám sát;

. Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

. Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

- Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán.

. Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các Chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;

. Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;

. Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.

- Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định pháp luật hiện hành về thành lập và quản lý Quỹ mở, Điều lệ, Bản cáo bạch Quỹ mở, Nghị quyết Đại hội Nhà đầu tư phải từ chối thực hiện (không thanh toán,…) đồng thời báo ngay cho Tổng Giám đốc, Giám đốc Công ty Quản lý quỹ và Ngân hàng Giám sát biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.

1.6. Dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt

Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt, những chứng từ ít phát sinh hoặc nhiều lần phát sinh nhưng có nội dung không giống nhau thì phải dịch toàn bộ nội dung chứng từ kế toán, những chứng từ phát sinh nhiều lần có nội dung giống nhau thì chỉ dịch những nội dung chủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị và cá nhân lập, tên đơn vị và cá nhân nhận, nội dung kinh tế của chứng từ, chức danh của người ký trên chứng từ,... Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch ra tiếng Việt. Bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.

1.7. Sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán

Tất cả các Quỹ mở đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán quy định trong Chế độ kế toán này và các chứng từ khác có liên quan phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành của lĩnh vực có liên quan. Trong quá trình thực hiện, các Quỹ mở không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.

Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.

Đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán có tính chất hướng dẫn, Quỹ mở có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Chế độ kế toán này và quy định tại Điều 17 Luật Kế toán.

1.8. Các Quỹ mở có sử dụng chứng từ điện tử cho hoạt động kinh tế, tài chính và ghi sổ kế toán thì phải tuân thủ theo quy định về giao dịch chứng từ điện tử và các quy định của pháp luật có liên quan về chứng từ điện tử.

2.1. Danh mục chứng từ kế toán

DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

(Áp dụng cho Quỹ mở)