Quyết định 885/1998/QĐ-BTC Của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ phát hành, quản lý sử dụng hoá đơn bán hàng

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Chế độ phát hành, quản lý, sử dụng hoá đơn bán hàng (Gọi tắt là chế độ quản lý hoá đơn bán hàng).

Điều 2. Chế độ quản lý hoá đơn bán hàng có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký, thay thế chế độ quản lý, sử dụng hoá đơn bán hàng kèm theo Quyết định số 54 TC/TCT ngày 20/2/1991 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Riêng đối với một số loại hoá đơn hiện hành được thực hiện như sau:

Điều 3. Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chế độ quản lý hoá đơn bán hàng trong ngành và địa phương.

Điều 4. Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế tổ chức, hướng dẫn thực hiện quyết định này, Tổng cục trưởng Tổng cục Quản lý vốn và tài sản Nhà nước tại doanh nghiệp, Vụ trưởng Vụ Chế độ Kế toán, Chánh văn phòng Bộ Tài chính chịu trách nhiệm phối hợp thi hành Quyết định này.

Điều 1. Chế độ phát hành Quản lý, sử dụng hoá đơn bán hàng áp dụng cho tất cả các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc mọi thành phần kinh tế, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và tổ chức đơn vị sự nghiệp khác (được gọi chung là tổ chức, cá nhân) khi mua, bán, trao đổi hàng hoá, dịch vụ.

Các tổ chức, cá nhân không kinh doanh khi thanh lý, nhượng bán tài sản, bán hàng tịch thu thì không phải lập hoá đơn bán hàng theo quy định của chế độ này.

Điều 2. Hoá đơn bán hàng được quy định trong chế độ này bao gồm: Hoá đơn Giá trị gia tăng, Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, Hoá đơn dịch vụ và các loại hoá đơn khác, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và các loại chứng từ khác như: tem, vé... in sẵn giá thanh toán (gọi chung là hoá đơn) do Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) phát hành hoặc được Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) chấp nhận bằng văn bản cho tổ chức, cá nhân tự in.

Điều 3. Hoá đơn hợp pháp phải đầy đủ các nội dung theo quy định sau đây:

- Hoá đơn do người bán hàng, dịch vụ thu tiền, kể cả trao đổi sản phẩm giao cho người mua hàng phải là bản gốc, liên 2 (liên giao cho khách hàng).

- Hoá đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung theo quy định và phải nguyên vẹn, không rách hoặc nhàu nát.

- Số liệu, chữ viết, đánh máy hoặc in trên hoá đơn phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ, chính xác, không bị tẩy xoá, sửa chữa.

Điều 4. Các tổ chức, cá nhân khi bán hàng hoá, dịch vụ thu tiền hoặc trao đổi sản phẩm đều phải lập và giao hoá đơn hợp pháp cho khách hàng; Nếu không lập và giao hoá đơn hoặc lập và giao hoá đơn không hợp pháp cho khách hàng là hành vi trốn thuế, sẽ bị xử lý theo quy định hiện hành.

Điều 5. Tổ chức, cá nhân mua hàng hoá, dịch vụ hoặc trao đổi sản phẩm có trách nhiệm yêu cầu người bán hàng lập và giao hoá đơn hợp pháp. Nếu người mua không nhận hoá đơn hoặc nhận hoá đơn không hợp pháp thì bị coi là hành vi thông đồng trốn thuế và sẽ bị xử lý theo quy định hiện hành.

Điều 6. Các trường hợp mua, bán hàng hoá, dịch vụ sau đây không bắt buộc phải cấp hoá đơn bán hàng:

- Người sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, chăn nuôi, nuôi trồng thuỷ sản trực tiếp bán sản phẩm do mình sản xuất ra. Các tổ chức, cá nhân thu mua gom hàng hoá nông sản, lâm sản, thuỷ sản của đối tượng nêu trên thì phải lập bản kê thu mua theo quy định hiện hành.

- Các trường hợp mua, bán lẻ hàng hoá, cung ứng dịch vụ cho người tiêu dùng có giá trị thấp dưới 100.000 đ mỗi lần thu tiền. Trường hợp người mua hàng yêu cầu lập và giao hoá đơn thì người bán hàng vẫn phải lập và giao hoá đơn theo đúng quy định. Hàng hoá bán lẻ cho người tiêu dùng có giá trị dưới mức quy định tuy không phải lập hoá đơn nhưng phải lập bản kê bán lẻ theo quy định hiện hành.

Điều 7. Giao cho Tổng cục Thuế chịu trách nhiệm in ấn, thông báo phát hành, quản lý việc sử dụng hoá đơn trong phạm vi cả nước. Trong trường hợp cần thiết, Tổng cục Thuế có thể uỷ quyền cho Cục thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tổ chức in ấn, phát hành một số loại hoá đơn đặc thù.

Điều 8. Các loại hoá đơn do Bộ Tài chính ban hành theo Chế độ này bao gồm: (có mẫu hoá đơn kèm theo)

- Hoá đơn Giá trị gia tăng (viết tắt là Hoá đơn GTGT) loại 2 liên, loại 3 liên.... Ký hiệu 01 GTKT.

- Hoá đơn bán hàng loại 2 liên, 3 liên.... Ký hiệu 02 GTTT

Điều 9. Các loại hoá đơn bán hàng do Bộ Tài chính ban hành được quy định sử dụng cho từng đối tượng như sau:

- Tổ chức, cá nhân được tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng Hoá đơn Giá trị gia tăng do Tổng cục Thuế phát hành hoặc các loại hoá đơn do tổ chức, cá nhân tự in đã được Tổng cục Thuế chấp nhận bằng văn bản quy định tại Điều 11, Điều 12, Điều 13 của Chế độ này.

- Tổ chức, cá nhân được tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì sử dụng các loại Hoá đơn bán hàng Ký hiệu: 02 GTTT hoặc các loại hoá đơn hiện hành do Tổng cục Thuế phát hành, hoá đơn tự in của các đơn vị được quy định tại Điều 11, Điều 12, Điều 13 của Chế độ này.

Điều 10. Hoá đơn do Tổng cục thuế phát hành được bán để bù đắp chi phí in ấn, pháp hành và quản lý. Giá bán hoá đơn do Tổng cục Thuế quy định thống nhất trong toàn quốc. Việc phát hành hoá đơn bán hàng quy định tại điều này được thực hiện theo Chế độ Quản lý ấn chỉ thuế.

Điều 11. Các tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng hoá đơn tự in phải có văn bản đề nghị Tổng cục Thuế kèm theo mẫu hoá đơn và chỉ được tự in hoá đơn khi có văn bản chấp nhận của Tổng cục Thuế. Tổ chức, cá nhân thuộc các ngành đặc thù như: Điện, Nước, Bưu điện, Hàng không, Đường sắt, Xăng, Dầu... được tự in nhà in có tư cách pháp nhân và thông báo nhà in hoá đơn với cơ quan thuế. Tổ chức, cá nhân thuộc các ngành khác tự in hoá đơn phải được in theo nhà in do cơ quan thuế chỉ định. Trước khi sử dụng hoá đơn tổ chức, cá nhân phải thông báo bằng văn bản với Cục Thuế tỉnh, thành phố trực tiếp quản lý về mẫu hoá đơn, số lượng phát hành, thời gian sử dụng để cơ quan thuế mở sổ theo dõi quản lý (theo mẫu ST25). Đồng thời gửi mẫu hoá đơn tự in đã đăng ký sử dụng với Cục thuế tỉnh, thành phố về Tổng cục thuế.

Điều 12. Mẫu hoá đơn tự in phải có đầy đủ các chỉ tiêu cơ bản như sau: Ký hiệu xê ri, số nhảy số hoá đơn, Tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị bán hàng; tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị mua hàng, tài khoản, nơi đăng ký tài khoản, tên hàng hoá, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền hàng, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng cộng tiền thanh toán, in theo văn bản số:... TC/TCT ngày... tháng... năm... của Tổng cục Thuế và đơn vị in ấn hoá đơn. Những nội dung đặc thù, biểu tượng của đơn vị có thể được đưa vào mẫu hoá đơn. Nếu tổ chức, cá nhân cần sử dụng hoá đơn song ngữ thì nhất thiết phải in tiếng Việt trước, tiếng nước ngoài sau. Hoá đơn nhất thiết phải có từ 02 liên. Liên 1 lưu ở cuống quyển hoá đơn, liên 2 giao cho người mua hàng.

Điều 13. Tổ chức, cá nhân khác đã được Tổng cục Thuế chấp nhận tự in hoá đơn trước đây đang sử dụng nay quy định như sau:

- Đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì nay phải đăng ký, thiết kế lại mẫu hoá đơn theo quy định tại Điều 11, Điều 12 của Chế độ này.

- Đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp được tiếp tục sử dụng nhưng phải bổ sung thêm mã số thuế theo quy định vào hoá đơn bán hàng.

Điều 14. Các tổ chức, cá nhân sử dụng máy tính tiền để in hoá đơn bán lẻ cho khách hàng tại các cửa hàng, quầy hàng, siêu thị phải thông báo cho Cục thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương bằng văn bản về mẫu hoá đơn, mã khoá máy tính tiền. Mẫu hoá đơn in bằng máy tính tiền phải có các chỉ tiêu cơ bản như: Tên, mã số thuế, địa chỉ đơn vị bán hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Hoá đơn phải có 2 liên: 1 liên giao khách hàng và 1 liên lưu ở cuộn theo quy định. Tại các quầy hàng, cửa hàng, siêu thị sử dụng máy tính tiền hàng ngày phải lập bản kê hàng hoá đầu ca, cuối ca và số hàng hoá đã bán trong ngày để làm cơ sở kê khai nộp thuế theo quy định.

Điều 15. Nghiêm cấm các tổ chức, cá nhân tự in hoá đơn, các đơn vị hoạt động ngành in nhận đặt in hoá đơn mà chưa được Tổng cục Thuế chấp nhận bằng văn bản. Nếu tổ chức, cá nhân vi phạm điều này thì sẽ bị xử lý theo Pháp luật hiện hành.

Điều 16. Hoá đơn chưa sử dụng hoặc đã sử dụng phải được bảo quản, lưu trữ theo quy định của các Luật thuế, Pháp lệnh Kế toán - Thống kê. Nơi để hoá đơn phải đảm bảo an toàn không để mất mát, hư hỏng. Mọi trường hợp để mất hoá đơn, tổ chức, cá nhân phải có trách nhiệm báo cáo ngay với cơ quan thuế nơi trực tiếp quản lý và cơ quan Công an để có biện pháp xử lý theo Chế độ quy định. Tổ chức, cá nhân sử dụng hoá đơn phải xuất trình hoá đơn đang dùng hoặc đang lưu cho cơ quan thuế và các cơ quan Nhà nước có trách nhiệm khi cần thiết.

Điều 17. Hoá đơn phải dùng theo thứ tự, từ quyển số nhỏ đến quyển số lớn, từ số nhỏ đến số lớn, không được dùng cách số, cách quyển. Khi lập hoá đơn phải phản ánh đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu quy định, gạch chéo phần bỏ trống từ phải qua trái, phải đặt giấy than để viết hoặc đánh máy một lần in sang các liên có nội dung như nhau. Trường hợp viết sai cần huỷ bỏ hoá đơn thì gạch chéo và không được xé rời khỏi quyển hoá đơn.

Điều 18. Tổ chức, cá nhân sử dụng hoá đơn trong 10 ngày đầu quý sau phải lập bảng báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn gửi cơ quan thuế trực tiếp quản lý theo mẫu số 26 BC/HĐ và mẫu số 27 BC/HĐ.

Điều 19. Các tổ chức, cá nhân sử dụng hoá đơn, khi sát nhập, giải thể, thành lập đơn vị mới, trong vòng 10 ngày kể từ khi có quyết định giải thể, sát nhập phải làm văn bản báo cáo cơ quan thuế quản lý số hoá đơn đã đăng ký, đã sử dụng, số còn lại để xử lý.

Điều 20. Các tổ chức, cá nhân vi phạm chế độ Phát hành, quản lý, sử dụng hoá đơn bán hàng đều phải bị xử lý hành chính tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm; trường hợp vi phạm nghiêm trọng, có thể bị truy cứu hình sự theo quy định của Pháp luật.

Điều 21. Người duyệt thanh toán, quyết toán tài chính chỉ được duyệt thanh toán, quyết toán tài chính những hoá đơn bán hàng hợp pháp. Nếu duyệt quyết toán, quyết toán Tài chính những hoá đơn bán hàng không hợp pháp thì phải chịu trách nhiệm bồi thường về tài chính bị thiệt hại từ các hoá đơn không hợp pháp đó. Thủ trưởng các đơn vị để nhân viên đơn vị mua, bán, sử dụng hoá đơn không hợp pháp để thanh, quyết toán tài chính gây thiệt hại tài chính, công quỹ thì phải chịu trách nhiệm liên đới về những hoá đơn đó.

Tổ chức, cá nhân kinh doanh mua hàng hoá, dịch vụ hoặc trao đổi sản phẩm không nhận hoá đơn hoặc nhận hoá đơn không theo quy định thì không được chấp nhận làm căn cứ tính thuế. Trường hợp thông đồng với người bán hàng để nhận hoá đơn không đúng quy định thì ngoài xử lý về thuế, tuỳ theo mức độ vi phạm còn bị xử lý vi phạm hành chính, hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Trường hợp tổ chức, cá nhân mua hàng không biết rõ về hoá đơn do người bán hàng giao cho là hợp pháp hay không hợp pháp thì phải khai báo đầy đủ về tổ chức, cá nhân lập và giao hoá đơn bán hàng để cơ quan có trách nhiệm xem xét và xử lý theo pháp luật hiện hành.

Điều 22. Cục trưởng Cục thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương được ra quyết định đình chỉ việc sử dụng hoá đơn bán hàng của tổ chức, cá nhân ở địa phương vi phạm quy định chế độ quản lý hoá đơn bán hàng và báo cáo Tổng cục Thuế. Trong những trường hợp cần thiết cơ quan thuế có thể phối hợp với cơ quan cấp giấy phép kinh doanh đình chỉ rút giấy phép đăng ký kinh doanh của tổ chức, cá nhân vi phạm Chế độ quản lý hoá đơn bán hàng.

Điều 23. Người có công trong việc phát hiện các trường hợp in ấn, mua, bán, sử dụng hoá đơn giả hoặc sử dụng hoá đơn không hợp pháp thì được xét khen thưởng theo quy định hiện hành.