Quyết định 82/2009/QĐ-UBND Ban hành quy chế sử dụng thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Bình Dương

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Hệ thống thư điện tử của cơ quan nhà nước tỉnh Bình Dương (sau đây gọi tắt là Hệ thống thư điện tử tỉnh) là thành phần trong hệ thống thông tin của Uỷ ban nhân dân tỉnh, được xây dựng và tổ chức vận hành nhằm mục đích cung cấp một phương tiện trao đổi thông tin chính thức của cán bộ, công chức trong tỉnh với tổ chức, cá nhân ngoài xã hội và với cán bộ, công chức khác dưới dạng thư điện tử. Ngoài ra, hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh còn có tác dụng:

- Cung cấp một công cụ giúp người sử dụng tổ chức quản lý và lưu trữ toàn bộ thông tin, tài liệu trao đổi theo các mục đích khác nhau;

- Từng bước tăng cường nhận thức, trình độ và kỹ năng khai thác ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành, tác nghiệp trong các cơ quan nhà nước trong tỉnh;

- Là một thành phần trong tổng thể các hệ thống thư điện tử của các cơ quan nhà nước trên phạm vi toàn quốc.

Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị đầu mối chịu trách nhiệm tổ chức xây dựng, duy trì hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh. Trung tâm thông tin điện tử trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị trực tiếp vận hành Hệ thống thư điện tử tỉnh.

Tổ chức và hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh phải tuân thủ các yêu cầu về chức năng sử dụng, tính năng kỹ thuật và an toàn bảo mật đáp ứng các yêu cầu của Luật Công nghệ thông tin, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước và các hướng dẫn của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Các cơ quan, cá nhân được cấp hộp thư trên Hệ thống thư điện tử tỉnh:

- Cơ quan: các cơ quan hành chính, sự nghiệp, lực lượng vũ trang và Uỷ ban nhân dân cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh;

- Cá nhân: công chức lãnh đạo và chuyên môn trong các cơ quan hành chính cấp tỉnh, cấp huyện; lãnh đạo cấp phòng trở lên trong lực lượng vũ trang và tại các đơn vị sự nghiệp; công chức cấp xã.

Các cơ quan, cá nhân nêu trên phải sử dụng hộp thư được cấp vào công việc của cơ quan theo các quy định của Quy chế này. Thông tin riêng hợp pháp của cơ quan, cá nhân trao đổi, truyền đưa, lưu trữ trên Hệ thống thư điện tử tỉnh được bảo đảm bí mật theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra, để thông tin, báo cáo với Bộ, ngành Trung ương, các cơ quan được phép sử dụng hộp thư chuyên ngành (nếu đã được cấp). Các viên chức chưa được cấp hộp thư điện tử trong Hệ thống thư điện tử tỉnh được phép sử dụng thư điện tử miễn phí như: Yahoo Mail, Google Mail để giao dịch trong công việc và cũng phải tuân theo các quy định tại Chương III của Quy chế này.

Quy chế này được áp dụng đối với:

- Tất cả cán bộ, công chức, viên chức liên quan trong quá trình tổ chức, xây dựng, vận hành và sử dụng Hệ thống thư điện tử tỉnh;

- Tất cả các tổ chức, cá nhân có trao đổi thông tin với cơ quan nhà nước thông qua Hệ thống thư điện tử tỉnh.

Hệ thống thư điện tử tỉnh là thành phần của Trung tâm dữ liệu của tỉnh, bao gồm: một số máy chủ, thiết bị mạng được cài đặt các phần mềm dịch vụ thư điện tử chuyên nghiệp và các phần mềm, thiết bị lưu trữ các hộp thư điện tử. Hệ thống thư điện tử tỉnh kết nối với các cơ quan nhà nước thông qua mạng truyền số liệu chuyên dụng và kết nối với cộng đồng dân cư, các tổ chức ngoài xã hội thông qua mạng Internet.

Hệ thống thư điện tử tỉnh được định hướng gắn kết với hệ thống quản lý định danh và chứng thực số, là một phần trong hạ tầng kỹ thuật của chính quyền điện tử tỉnh Bình Dương. Việc xây dựng, vận hành Hệ thống thư điện tử tỉnh phải tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật theo hướng dẫn của Bộ Thông tin và Truyền thông, đảm bảo tương thích về công nghệ với cổng thông tin điện tử và các thành phần khác của hệ thống thông tin của tỉnh.

1. Địa chỉ hộp thư điện tử của cơ quan, cá nhân thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Bình Dương có định dạng chung là: <tên đối tượng>@<tên miền>

Các hộp thư được cấp trong Hệ thống thư điện tử tỉnh có tên miền “binhduong.gov.vn”

2. Đối với cơ quan, phần định dạng <tên đối tượng> sẽ là tên viết tắt của cơ quan và được đặt sao cho không trùng nhau.

Ví dụ: Sở Thông tin và Truyền thông sẽ có <tên đối tượng> là “sotttt” và địa chỉ thư điện tử là sotttt@binhduong.gov.vn

3. Đối với cá nhân, phần định dạng <tên đối tượng> sẽ là:

<tên>+<họ>+<tên lót> (<họ> và <tên lót> được viết tắt)

Ví dụ: Ông Nguyễn Văn Minh sẽ có <tên đối tượng> là “minhnv” và địa chỉ thư điện tử là minhnv@binhduong.gov.vn

4. Xử lý trường hợp nhiều người có họ, tên và chữ lót trùng nhau:

- Ưu tiên theo cấp bậc, chức vụ lãnh đạo và theo thứ tự thời điểm đăng ký: người ưu tiên cao nhất được giữ nguyên định dạng đã quy định tại khoản 3 Điều này;

- Các cá nhân khác phải có thêm phần mở rộng sau <họ>+<tênlót> :

<tên>+<họ><tên lót>.<phần mở rộng>

Phần mở rộng do cá nhân trực tiếp thoả thuận với Trung tâm Thông tin điện tử, được ghi không quá 6 ký tự chữ, nhưng không được chứa định dạng số, không sử dụng tên cơ quan.

Ví dụ: Ông Nguyễn Văn Minh ở Dĩ An có thể thoả thuận để đăng ký địa chỉ thư điện tử là: minhnv.dian@binhduong.gov.vn.

Địa chỉ thư điện tử của cơ quan, tổ chức trong tỉnh được đăng ký và quản lý bởi Sở Thông tin và Truyền thông và Sở Nội vụ. Trung tâm Thông tin điện tử trực tiếp lưu trữ, quản lý danh bạ Hệ thống thư điện tử tỉnh và chịu trách nhiệm công bố, cập nhật danh bạ thư điện tử của các cơ quan trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, của cán bộ, công chức có thẩm quyền lên trang tin điện tử (cổng thông tin điện tử) của tỉnh.

Bước 1. Gửi yêu cầu

- Khi cần cấp mới địa chỉ hộp thư điện tử cho cơ quan hoặc cho cán bộ, công chức mới tuyển (thuộc diện được cấp hộp thư điện tử), Thủ trưởng cơ quan lập yêu cầu cấp mới hộp thư điện tử;

- Khi có thay đổi về tổ chức (sáp nhập, giải thể một cơ quan) hoặc khi có cán bộ, công chức thôi việc, nghỉ việc, nghỉ hưu, chuyển công tác sang địa phương khác, Sở Nội vụ lập yêu cầu thay đổi hay huỷ bỏ hộp thư điện tử;

- Khi có nhu cầu thay đổi hộp thư điện tử như thay đổi tên truy cập, cấp lại mật khẩu, cá nhân hoặc cơ quan được cấp hộp thư lập yêu cầu thay đổi.

Các yêu cầu trên phải được gửi đến Sở Thông tin và Truyền thông từ hộp thư điện tử chính thức hoặc gửi bằng văn bản giấy (nếu chưa có hộp thư).

Bước 2. Thực hiện yêu cầu

Sở Thông tin và Truyền thông tiếp nhận và chuyển yêu cầu cho Trung tâm Thông tin điện tử thực hiện dựa theo các quy định của Quy chế này.

Trường hợp cần điều chỉnh, thay đổi khác với yêu cầu ban đầu, Trung tâm Thông tin điện tử trực tiếp trao đổi với người gửi yêu cầu.

Bước 3. Cập nhật, phản hồi thông tin

Sau khi giải quyết yêu cầu, Trung tâm Thông tin điện tử gửi một thông báo kết quả thực hiện (hoặc nếu không thực hiện thì giải thích lý do) đến cơ quan, cá nhân gửi yêu cầu và đồng gửi Sở Nội vụ:

- Gửi thông báo cấp mới hộp thư điện tử dạng văn bản giấy đến cơ quan yêu cầu cấp hộp thư hoặc cơ quan chủ quản (nếu cấp cho cá nhân); đồng gửi cho Sở Nội vụ;

- Gửi thông báo thay đổi hộp thư điện tử bằng thư điện tử đến cơ quan yêu cầu thay đổi hoặc cơ quan chủ quản (đối với hộp thư cá nhân); đồng gửi cho Sở Nội vụ;

- Gửi thông báo huỷ bỏ hộp thư điện tử bằng thư điện tử đến Sở Nội vụ (trường hợp hủy bỏ hộp thư cơ quan) hoặc gửi đến cơ quan chủ quản và Sở Nội vụ (trường hợp hủy bỏ hộp thư cá nhân).

Hệ thống thư điện tử tỉnh được chính thức áp dụng trong công việc kể từ ngày 01/01/2010. Các cơ quan, cá nhân được cấp hộp thư điện tử trong Hệ thống thư điện tử tỉnh phải sử dụng hộp thư này để gửi, nhận các loại văn bản được quy định tại Điều 9 của quy chế này.

1. Ngoại trừ những văn bản mật và những nơi đã triển khai các hệ thống thông tin điện tử khác hỗ trợ, các loại văn bản sau đây bắt buộc phải trao đổi qua thư điện tử giữa các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức trong tỉnh:

- Lịch làm việc của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện (khi gửi thay thư mời);

- Các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp;

- Những văn bản gửi đến những cơ quan để biết, để báo cáo.

2. Các loại văn bản được khuyến khích trao đổi qua thư điện tử giữa các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức trong tỉnh:

- Thư mời;

- Công văn;

- Báo cáo các cấp;

- Những thông tin chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo cấp tỉnh, cấp huyện (đối với những thông tin chưa có trên trang tin điện tử hoặc thông tin cần gửi riêng đến người nhận).

3. Văn bản được chuyển qua thư điện tử nếu đáp ứng hai điều kiện sau đây thì có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy:

- Văn bản có chữ ký số của người gửi;

- Chữ ký số đó được tạo ra từ một chứng thư số còn hiệu lực được cấp bởi một nhà cung cấp dịch vụ chứng thực số (CA) phù hợp pháp luật Việt Nam.

1. Các cơ quan nhà nước cung cấp dịch vụ công mức độ 2 phải cung cấp các biểu mẫu hồ sơ cho tổ chức và cá nhân thông qua trang tin điện tử của cơ quan (hoặc trang tin điện tử của tỉnh) và phải chấp nhận về mặt hình thức các biểu mẫu do tổ chức và cá nhân nộp lại (nếu đúng với biểu mẫu đã công khai).

2. Các cơ quan nhà nước cung cấp dịch vụ công mức độ 3 phải cho phép tổ chức, cá nhân điền vào các biểu mẫu điện tử trên trang tin điện tử của cơ quan (hoặc trang tin điện tử của tỉnh) và phải tiếp nhận các văn bản, tài liệu đi kèm biểu mẫu điện tử qua đường thư điện tử (hoặc qua hệ thống truyền nhận văn bản của trang tin điện tử) để xem xét trước khi hẹn ngày cho tổ chức, cá nhân đến nộp hồ sơ chính thức và nhận kết quả.

3. Cơ quan nhà nước không cung cấp, không công nhận giá trị sử dụng các văn bản sau đây dưới dạng điện tử:

- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác;

- Văn bản thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử;

- Hối phiếu và các giấy tờ có giá khác.

4. Khi có điều kiện, các cơ quan nhà nước triển khai các hệ thống trả lời qua điện thoại, tin nhắn, trang tin điện tử, thư điện tử các thông tin về tình trạng hồ sơ do tổ chức, cá nhân nộp đến cơ quan mình.

5. Tất cả các cơ quan nhà nước trong tỉnh phải tiếp nhận góp ý, thắc mắc, khiếu nại do tổ chức, cá nhân gửi đến qua đường thư điện tử. Trường hợp các thư điện tử gửi đến có nêu rõ danh tính, địa chỉ hoặc nơi làm việc của người gửi, cơ quan có trách nhiệm trả lời trong phạm vi thẩm quyền.

Đối với các cơ quan nhà nước trong tỉnh: chỉ những thông tin phục vụ công việc mới được trao đổi qua hộp thư điện tử của cơ quan. Mọi tổ chức, cá nhân, không được sử dụng hộp thư này để trao đổi những thông tin quảng cáo, thông tin riêng của cá nhân hoặc những thông tin không chính thức khác.

Các thông báo, giấy mời qua hộp thư điện tử của cơ quan có hiệu lực như văn bản giấy.

Cơ quan nhà nước khi phát hành văn bản giấy gửi đến các cơ quan nhà nước khác (trừ những văn bản mật) ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ thư điện tử của cơ quan có tên trong phần “nơi nhận” hoặc cung cấp địa chỉ để có thể liên lạc, nhận văn bản điện tử.

Ví dụ: khi gửi các văn bản đề nghị, tờ trình làm cơ sở để các cơ quan liên quan xử lý trả lời thì phải vừa gửi văn bản giấy, vừa gửi văn bản điện tử. Đối với các cơ quan tham mưu cho cơ quan cấp trên ban hành các quyết định, chỉ thị, nội dung các bài phát biểu, tham luận … thì nhất thiết phải gửi bản dự thảo dạng văn bản điện tử.

Các tổ chức, cá nhân trong tỉnh phải sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội dung trao đổi qua thư điện tử. Các văn bản đính kèm thư điện tử phải có định dạng phù hợp với danh mục tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước (do Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành kèm theo Quyết định 20/2008/QĐ-BTTTT ngày 09/4/2008) như: .txt, .rtf, .pdf, .doc, .odt, .csv, .xls, .ods, .ppt, .odp. Khi cần thiết, có thể gửi tập tin đính kèm theo định dạng nén: .zip, .gz. Không được đính kèm các tập tin thực thi (dạng .com, .exe, .bat …).

Mỗi cơ quan, đơn vị, mỗi cán bộ, công chức phải kiểm tra hộp thư điện tử tối thiểu hai lần trong ngày làm việc: buổi sáng từ 8 giờ đến 9 giờ, buổi chiều từ 14 giờ đến 15 giờ. Nếu để xảy ra tình trạng thiếu thông tin do không sử dụng thư điện tử, Thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm.

Khi nhận được thư điện tử, người nhận phải trả lời ngay đến địa chỉ thư điện tử của người gửi với nội dung “đã nhận được thư bao gồm các văn bản đính kèm (nếu có)”. Trong trường hợp nội dung thư đáp ứng các yêu cầu và được pháp luật quy định phải giải quyết thì người nhận phải thêm thông tin “thời điểm giải quyết, trả lời chính thức”.

Sở Thông tin và Truyền thông giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện công tác quản lý nhà nước về hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh, bao gồm các công việc:

- Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế, định hướng tổ chức xây dựng Hệ thống thư điện tử tỉnh;

- Thẩm định kỹ thuật các dự án nâng cấp, xây dựng mới Hệ thống thư điện tử tỉnh;

- Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng thư điện tử cho cán bộ, công chức;

- Xây dựng và triển khai kế hoạch, kinh phí duy trì, phát triển hàng năm Hệ thống thư điện tử tỉnh đáp ứng nhu cầu công việc, bảo đảm sự đồng bộ với các hệ thống thông tin điện tử khác;

- Kiểm tra đánh giá hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh.

Trung tâm Thông tin điện tử trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm:

- Quản lý, cập nhật danh bạ thư điện tử;

- Quản lý hộp thư điện tử của cơ quan, cá nhân (tạo mới, thay đổi, hủy bỏ…);

- Thông báo các thông số kỹ thuật cần thiết để người dùng kết nối với Hệ thống thư điện tử tỉnh;

- Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật cho Hệ thống thư điện tử tỉnh (xây dựng, nâng cấp, duy trì hệ thống, bảo đảm các điều kiện kỹ thuật: tính ổn định, tốc độ trao đổi, dung lượng hộp thư, an toàn, bảo mật, khả năng lưu trữ dự phòng…);

- Thông báo công khai và tiến hành các biện pháp khắc phục sự cố ngay sau khi Hệ thống thư điện tử tỉnh bị lỗi phải ngưng hoạt động. Nội dung thông báo phải nêu rõ khoảng thời gian dự kiến phục hồi hệ thống.

1. Sở Nội vụ có trách nhiệm bảo đảm nhân sự cho việc xây dựng, duy trì Hệ thống thư điện tử tỉnh; phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông trong việc cập nhật danh bạ thư điện tử, rà soát hướng dẫn đưa tiêu chí về mức độ sử dụng thư điện tử vào nội dung xét thi đua khen thưởng đột xuất, thường xuyên hàng năm cho các cơ quan và cá nhân.

2. Sở Kế hoạch và Đầu tư có trách nhiệm cân đối kinh phí cho các dự án đầu tư xây dựng và mua sắm thiết bị cho Hệ thống thư điện tử tỉnh đảm bảo các điều kiện kỹ thuật để vận hành;

3. Sở Tài chính có trách nhiệm bảo đảm kinh phí duy trì hoạt động Hệ thống thư điện tử tỉnh; kinh phí tuyên truyền, tập huấn, cài đặt, triển khai sử dụng thư điện tử tại các cơ quan, đơn vị trong tỉnh;

4. Công an tỉnh phối hợp cùng với Sở Thông tin và Truyền thông đảm bảo an toàn Hệ thống thư điện tử tỉnh.

1. Các cơ quan nhà nước trong tỉnh có trách nhiệm:

- Tuyên truyền đảm bảo nâng cao nhận thức trong cán bộ, công chức về việc sử dụng thư điện tử trong công việc;

- Tổ chức đăng ký, quản lý và sử dụng hộp thư điện tử của cơ quan và hộp thư điện tử cho từng cán bộ, công chức; thông báo với Sở Nội vụ và Sở Thông tin và Truyền thông khi có thay đổi về nhân sự, tổ chức liên quan đến sử dụng Hệ thống thư điện tử tỉnh;

- Xác định danh mục các loại văn bản mật và các văn bản khác không được gửi qua thư điện tử;

- Ban hành Quy chế sử dụng thư điện tử áp dụng cho cơ quan mình phù hợp với các quy định của Quy chế này.

2. Cán bộ, công chức trong cơ quan nhà nước của tỉnh phải tuân thủ các quy định sử dụng thư điện tử tại Chương III Quy chế này. Ngoài ra, mỗi cán bộ, công chức phải thực hiện các nội dung sau đây:

- Tự quản lý mật khẩu cá nhân hộp thư, không cung cấp mật khẩu cho người khác; trường hợp bị lộ hoặc quên mật khẩu, phải yêu cầu thay đổi mật khẩu theo quy định tại điều 7 của Quy chế này;

- Tự quản lý và lưu trữ nội dung thư điện tử bảo đảm an toàn, bảo mật;

- Không truy nhập trái phép thư của người khác;

- Không trao đổi thông tin trái quy định qua hộp thư điện tử đã được cấp;

- Tuân thủ các quy định về bảo mật, an toàn an ninh thông tin trong quá trình sử dụng Hệ thống thư điện tử tỉnh; không được có hành vi ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống như phát tán virus, thư rác.

1. Đối với Hệ thống thư điện tử tỉnh

Cá nhân được phân công quản lý, vận hành Hệ thống thư điện tử tỉnh có trách nhiệm:

- Quản lý hộp thư điện tử (cấp mới, điều chỉnh, huỷ bỏ) của các cơ quan, cá nhân phù hợp với Điều 2 và các Điều thuộc Chương II của Quy chế này, phân phối dung lượng sử dụng phù hợp cho từng hộp thư;

- Bảo vệ mật khẩu các hộp thư, bí mật nội dung của từng hộp thư; đảm bảo các vấn đề an toàn, an ninh của Hệ thống thư điện tử tỉnh;

- Thường xuyên kiểm tra hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh đảm bảo hệ thống ở mức sẵn sàng cao; báo cáo cấp trên các trường hợp sử dụng hộp thư điện tử sai mục đích, phát tán thư rác và đề xuất biện pháp xử lý;

- Tổ chức định kỳ sao lưu, lưu trữ lại nội dung các hộp thư và có thể phục hồi khi cần thiết;

- Lập báo cáo về tình hình sử dụng Hệ thống thư điện tử tỉnh theo yêu cầu của Điều 20 Quy chế này hoặc khi có yêu cầu đột xuất của cấp trên;

- Cung cấp thông tin về hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

2. Đối với hộp thư điện tử của các cơ quan, đơn vị

Bộ phận văn thư tại mỗi cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý, sử dụng hộp thư điện tử cơ quan, đơn vị, bao gồm:

- Kiểm tra và nhận thư tại hộp thư điện tử cơ quan theo định kỳ và khi cần thiết; luân chuyển các thư đã nhận theo quy trình xử lý thư điện tử của cơ quan;

- Gửi đi các văn bản điện tử theo các quy định tại Chương III của Quy chế này và Quy chế của cơ quan;

- Tổ chức định kỳ sao lưu, lưu trữ lại nội dung thư đã gửi nhận (kể cả tập tin đính kèm) vào nơi thích hợp trong máy tính hoặc mạng nội bộ, xoá bỏ các thư rác nhằm phòng ngừa trường hợp hộp thư điện tử bị quá tải dung lượng hoặc các sự cố khác và tạo điều kiện tra cứu thư điện tử khi cần thiết;

- Bảo vệ mật khẩu hộp thư và các vấn đề an toàn, an ninh hộp thư;

- Thống kê, báo cáo về tình hình sử dụng hộp thư điện tử của cơ quan, đơn vị khi gặp sự cố hoặc theo yêu cầu của cấp trên.

3. Quy trình xử lý thư điện tử đến hộp thư điện tử cơ quan

Bước 1. Kiểm tra hộp thư và tiếp nhận thư điện tử

Theo thời điểm quy định trong ngày làm việc hoặc theo yêu cầu đột xuất của cấp trên - nhân viên văn thư dùng phần mềm thư điện tử trên máy trạm (MS Outlook, Thunderbird) để kiểm tra hộp thư điện tử, tiếp nhận thư điện tử đến (Receive). Quá trình đăng nhập, mở hộp thư điện tử phải áp dụng phương pháp bảo mật thích hợp như: tập tin dữ liệu thư điện tử được mã hoá, cần nhập tên và mật khẩu để truy nhập.

Bước 2. Kiểm tra phân loại thư điện tử

Nhân viên văn thư kiểm tra, phân loại sơ bộ thư điện tử đến dựa vào các tiêu chí kết hợp:

- Địa chỉ người gửi: phải thể hiện định dạng địa chỉ của cơ quan nhà nước hoặc cán bộ, công chức. Nếu là thư của tổ chức, cá nhân ngoài xã hội cần liên hệ, nộp đơn hoặc gửi thắc mắc khiếu nại, cần có thông tin người gửi để có thể xác nhận được và trong trường hợp này phải xem xét thêm nội dung thư;

- Tiêu đề (subject) và nội dung thư (Body) phải rõ ràng, nêu được công việc của người gửi là cần thiết, chính đáng và liên quan trực tiếp đến cơ quan; Nội dung thư không được chứa các đường liên kết (Hyperlink) hoặc đính kèm (attach) các tập tin thực thi (dạng .com, .exe, .bat …). nhân viên văn thư tuyệt đối không được click vào các đường liên kết hoặc tập tin đính kèm, nếu có.

Sau khi kiểm tra sơ bộ:

- Nếu thư điện tử không hợp lệ (thư quảng cáo, thư rác, các loại thư không thuộc nội dung công việc khác): đánh dấu là Junk Mail (hoặc Spam Mail) để phần mềm thư điện tử nhận biết, xoá bỏ và ngăn ngừa về sau.

- Nếu thư điện tử hợp lệ: nhân viên văn thư trích xuất tập tin đính kèm vào một thư mục định sẵn và xem là văn bản điện tử cần xử lý; trường hợp không có tập tin đính kèm thì sao chép nội dung thư (body) và lưu thành văn bản điện tử.

Bước 3. Xử lý sơ bộ văn bản điện tử

Trước khi chuyển văn bản điện tử vào hệ thống xử lý văn bản nội bộ, nhân viên văn thư thực hiện các công việc:

- Sử dụng công cụ để giải nén, giải mã (nếu văn bản được mã hoá) và quét virus đối với văn bản điện tử;

- Kiểm tra định dạng văn bản theo quy định tại Điều 13 (.pdf, .doc, odt …); nếu hợp lệ, dùng phần mềm tương ứng để mở văn bản;

- Hồi đáp đến người gửi (Reply).

Bước 4. Chuyển văn bản điện tử vào hệ thống xử lý văn bản nội bộ

- Nếu cơ quan đã có phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc trên mạng nội bộ, nhân viên văn thư chỉ cần nạp (Upload) văn bản điện tử vào hệ thống; Các bước tiếp theo xử lý theo trình tự vận hành của phần mềm;

- Nếu cơ quan còn xử lý văn bản thủ công, nhân viên văn thư in ra một bản giấy, đóng dấu tiếp nhận (“nhận qua email”), vào sổ công văn và chuyển văn bản theo trình tự xử lý bình thường.

Bước 5. Thoát khỏi hộp thư điện tử

4. Quy trình gửi thư điện tử đi từ hộp thư điện tử cơ quan

Bước 1. Xác định loại văn bản phải gửi thư điện tử

Khi có văn bản cần phát hành, người ký văn bản cần chỉ định văn bản này sẽ được gửi theo hình thức văn bản giấy hay thư điện tử hoặc cả hai. Trường hợp không có chỉ định rõ, nhân viên văn thư căn cứ Quy chế sử dụng thư điện tử của cơ quan để xác định hình thức gửi. Nếu cơ quan chưa ban hành Quy chế sử dụng thư điện tử thì áp dụng theo các quy định tại Chương III của Quy chế này.

Bước 2. Xử lý trước khi gửi

Các văn bản cần được số hoá thành các dạng chuẩn đã nêu tại Điều 13 của Quy chế này (.pdf, .doc, odt …) trước khi gửi đi.

Trường hợp cơ quan đã áp dụng chữ ký số, nhân viên văn thư áp dụng chữ ký số của người ký vào văn bản. Khi cần thiết và điều kiện cho phép, dùng phần mềm mã hoá bằng khoá công khai của người nhận.

Các văn bản điện tử này được lưu ở một thư mục riêng trước khi gửi đi.

Bước 3. Đăng nhập vào hộp thư điện tử và gửi thư điện tử đi

Nhân viên văn thư đăng nhập, mở hộp thư điện tử bằng phương pháp bảo mật. Căn cứ vào các “nơi nhận” đã được xác định ở bước 1, nhân viên văn thư thực hiện các công việc:

- Lần lượt nhập các địa chỉ hộp thư điện tử tương ứng;

- Đính kèm các văn bản điện tử đã chuẩn bị;

- Nhập nội dung phần chủ đề (Subject);

- Kiểm tra lần cuối và ra lệnh gửi đi (Send);

- Quan sát quá trình gửi cho đến khi hoàn tất.

Bước 4. Thoát khỏi hộp thư điện tử

Thủ trưởng cơ quan nhà nước các cấp trong tỉnh có trách nhiệm:

- Đầu tư về hạ tầng kỹ thuật: trang bị đủ máy tính, nối mạng cục bộ, kết nối mạng diện rộng .. đảm bảo ứng dụng thư điện tử trong công việc và đảm bảo có những máy tính dành riêng (không nối vào mạng LAN, WAN) để soạn thảo, lưu giữ văn bản mật;

- Từng bước triển khai ứng dụng thư điện tử, tích hợp việc sử dụng thư điện tử với hệ thống quản lý văn bản và các hệ thống thông tin khác trong quản lý điều hành;

- Gương mẫu sử dụng thư điện tử trong công việc;

- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng thư điện tử của cán bộ, công chức và các đơn vị thuộc quyền quản lý.

Cán bộ, công chức trong tỉnh có trách nhiệm báo cáo đến cơ quan chức năng những vấn đề bất thường trong sử dụng thư điện tử nhằm giúp Hệ thống thư điện tử của tỉnh vận hành ổn định và ngày càng hoàn thiện.

Hàng tháng, các cơ quan nhà nước trong tỉnh lập báo cáo tình hình sử dụng thư điện tử của cơ quan theo biểu mẫu và hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông.

Giao Sở Thông tin và Truyền thông làm đầu mối tiếp nhận và tổng hợp số liệu báo cáo từ các cơ quan khác gửi về Uỷ ban nhân dân tỉnh, Bộ Thông tin và Truyền thông.

Ngoài ra, Sở Thông tin và Truyền thông cũng là đầu mối kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất tình hình hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh tại Trung tâm Thông tin điện tử, hiệu quả thực tế sử dụng thư điện tử tại các cơ quan khác.

Hàng năm, căn cứ tiêu chí do Sở Nội vụ đề xuất và báo cáo kết quả thực tế của Sở Thông tin và Truyền thông, Uỷ ban nhân dân tỉnh tổ chức xét và khen thưởng cho tập thể, cá nhân có thành tích ứng dụng công nghệ thông tin, trong đó có tiêu chí về mức độ ứng dụng hiệu quả thư điện tử trong công việc.

Các tổ chức, cá nhân không thực hiện tốt Quy chế này thì tuỳ theo mức độ vi phạm, sẽ bị xem xét kỷ luật hoặc bị xử lý theo pháp luật hiện hành.

Giao Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và các sở, ngành có liên quan tổ chức hướng dẫn, triển khai thực hiện Quy chế này.

Thủ trưởng các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này trong phạm vi quản lý của mình.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung các tổ chức, cá nhân gửi nội dung góp ý về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp trình Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định./.