Về việc Ban hành Quy định xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH THUẬN

XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC

(Ban hành kèm theo Quyết định số 77/2003/QĐ-UB ngày 04/7/2003

 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Thuận)

Thực hiện Quy chế số 01- QCTC/TW ngày 07/11/1997 củøa Ban Tổ chức Trung ương về quản lý hồ sơ cán bộ và Quyết định số 538-QĐ/TU ngày 21/01/2000 của Tỉnh ủy về việc ban hành Quy định phân cấp quản lý cán bộ;

Để đưa công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức vào nền nếp, đúng chế độ, nguyên tắc theo Quy chế của Ban Tổ chức Trung ương và Quy định phân cấp quản lý cán bộ của Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân quy định xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức để thống nhất thực hiện trong toàn tỉnh.

Chương I

NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC

Điều 1. Hồ sơ cán bộ, công chức (sau đây gọi tắt là hồ sơ) là tài liệu pháp lý phản ánh trung thực về nguồn gốc, quá trình trưởng thành, phẩm chất, năng lực, phong cách, các hoạt động, các mối quan hệ gia đình, xã hội của người cán bộ, công chức.

Điều 2. Xây dựng và quản lý hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng trong công tác quản lý cán bộ, công chức. Hồ sơ được xây dựng, quản lý thống nhất, khoa học nhằm đáp ứng kịp thời cho công tác nghiên cứu, thống kê, đánh giá, tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, bố trí sử dụng, khen thưởng, kỷ luật và thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức.

Điều 3. Cấp nào quản lý cán bộ, công chức thì cấp đó quản lý hồ sơ. Hồ sơ phải được giữ gìn, bảo quản theo chế độ quy định. Việc chuyển giao hồ sơ từ cơ quan này đến cơ quan khác phải thực hiện đầy đủ thủ tục quy định. Cán bộ, công chức được giao quản lý hồ sơ phải thấy hết trách nhiệm của mình, nếu để mất mát, hư hỏng, mối mọt, làm chất lượng hồ sơ giảm sút phải chịu trách nhiệm trước cơ quan và pháp luật.

Điều 4. Hồ sơ được quản lý, sử dụng theo chế độ tài liệu mật. Chỉ những cán bộ, công chức có nhiệm vụ mới được nghiên cứu, khai thác hồ sơ. Khi cán bộ, công chức chuyển cơ quan thì hồ sơ được chuyển đến cơ quan tiếp nhận mới theo đường giao nhận tổ chức hoặc bằng bưu điện nhưng phải được đóng gói và niêm phong kỹ.

Điều 5. Mỗi cán bộ, công chức làm việc trong cơ quan hành chính sự nghiệp của tỉnh đều phải có hồ sơ cá nhân đầy đủ, rõ ràng. Đối với cán bộ, công chức mới được tuyển dụng lần đầu vào làm việc ở cơ quan, đơn vị nào thì cơ quan, đơn vị đó có trách nhiệm lập hồ sơ ban đầu. Những tài liệu do cán bộ, công chức khai theo hướng dẫn của cơ quan, đơn vị phải được cơ quan, đơn vị xác minh và chứng nhận.

 Chương II

NỘI DUNG HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC

Điều 6. Quyển lý lịch cán bộ, công chức (theo mẫu 2a/TCTW)

a.- Đây là tài liệu cơ bản nhất được xây dựng khi cán bộ, công chức bắt đầu vào làm việc tại cơ quan. Sau khi tuyển dụng cơ quan hướng dẫn cán bộ, công chức lập hồ sơ, trong đó phải hướng dẫn tỉ mỉ, cụ thể để cán bộ, công chức khai lý lịch. Trong lý lịch được phản ánh trung thực đầy đủ về nguồn gốc, quá trình hình thành, phát triển về thể chất trí tuệ, năng lực, quan hệ kinh tế, chính trị, gia đình, xã hội của cán bộ, công chức.

b.- Quyển lý lịch do cán bộ, công chức tự khai có dán ảnh, ghi rõ ngày và nơi khai lý lịch, cam đoan khai đúng sự thật, ký tên và được thủ trưởng cơ quan thẩm tra, xác nhận.

Điều 7. Các bản sơ yếu lý lịch (theo mẫu 2b/TCTW) : Tài liệu này do cán bộ, công chức kê khai, có sự thẩm tra, đối chiếu xác minh của cơ quan quản lý và xác nhận của thủ trưởng. Đây là tài liệu tóm tắt về người công chức trong thời điểm để xem xét khi có quyết định cử đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng trong bổ nhiệm.

Điều 8. Các bản bổ sung lý lịch (theo mẫu 2d/TCTW): do cán bộ, công chức tự khai theo định kỳ hoặc mỗi khi có sự thay đổi về trình độ đào tạo, chức vụ, đơn vị công tác, hoàn cảnh gia đình,... Bản khai bổ sung lý lịch ghi rõ ngày, nơi khai bổ sung, cam đoan và ký tên. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý cán bộ, công chức thẩm tra, xác nhận.

Điều 9. Các văn bản khác có liên quan đến cá nhân cán bộ, công chức:

a.- Quyết định phân công, bố trí  công tác của cấp trên; của cơ sở đào tạo và của lực lượng vũ trang.

b.- Quyết định tiếp nhận và quyết định tuyển dụng vào biên chế (đối với cán bộ, công chức được  tuyển dụng trước năm 1998).

c.- Quyết định tuyển dụng và bổ nhiệm vào ngạch công chức (đối với công chức được tuyển dụng qua thi tuyển công chức theo quy định của pháp lệnh Cán bộ, công chức).

c.- Quyết định điều động, biệt phái, thuyên chuyển công tác.

d.- Quyết định bổ nhiệm chức vụ.

đ.- Quyết định điều chỉnh, nâng ngạch công chức và điều chỉnh, nâng bậc lương.

e.- Quyết định cử đi đào tạo, bồi dưỡng.

g.- Quyết định khen thưởng.

h.- Quyết định kỷ luật.

i.- Bản tự nhận xét, đánh giá phân loại của cán bộ, công chức hằng năm.

k.- Bản nhận xét, đánh giá cán bộ, công chức của cơ quan quản lý cán bộ, công chức hằng năm.

l.- Bản sao văn bằng, chứng chỉ (có công chứng) của các lớp đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ; lý luận chính trị; quản lý Nhà nước, ngoại ngữ, tin học,...

m.- Bản sao Giấy khai sinh (có công chứng).

n.- Giấy chứng nhận sức khoẻ.

o.- Đơn thư của cán bộ, nhân dân gửi để phản ánh hoặc khiếu nại các hoạt động của cá nhân cán bộ, công chức hoặc tố giác những vấn đề có liên quan đến cán bộ, công chức đã được cơ quan có thẩm quyền xác minh, kết luận; những tài liệu thẩm tra, xác minh, kết luận của cơ quan có thẩm quyền về những vấn đề có liên quan đến cán bộ, công chức kể cả tài liệu ghi chép ý kiến của lãnh đạo, những người có trách nhiệm hiểu rõ người cán bộ, công chức được cơ quan xác nhận.

Chương III

TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC

Điều 10. Tiếp nhận hồ sơ:

a.- Khâu tiếp nhận hồ sơ phải tiến hành thận trọng theo trình tự kiểm tra tình trạng tài liệu, lập biên bản tiếp nhận, ghi rõ đề nghị của cơ quan giao hồ sơ vào sổ tiếp nhận, lập biên bản kê danh mục các tài liệu có trong hồ sơ.

b.- Trường hợp tiếp nhận hồ sơ qua đường bưu điện,  phải có niêm phong, khi nhận phải kiểm tra và ghi rõ tình trạng hồ sơ thay cho biên bản tiếp nhận và trả lại phiếu cho cơ quan gửi hồ sơ theo dõi.

c.- Đối với cán bộ, công chức tuyển dụng mới, sau 15 ngày được tuyển dụng cơ quan phải tổ chức hướng dẫn cán bộ, công chức viết bản lý lịch, đồng thời xây dựng và hoàn chỉnh hồ sơ cán bộ, công chức. Đối với cán bộ, công chức mới chuyển về, sau một ngày cơ quan phải hướng dẫn cán bộ, công chức bổ sung đủ nội dung hồ sơ theo quy định.

Điều 11. Bổ sung hồ sơ:

a.- Công tác bổ sung hồ sơ phải được tiến hành thường xuyên, phản ánh kịp thời những thay đổi về bản thân và gia đình người cán bộ, công chức. Các quyết định đề bạt, bổ nhiệm điều động, nâng ngạch, chuyển ngạch, nâng lương, khen thưởng kỷ luật, học tập, bồi dưỡng, kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ, công chức hằng năm; các biên bản thẩm tra, xác minh, tổng hợp phiếu tín nhiệm, các đơn thư tố giác đã xác minh, kết luận; các bản thành tích khen thưởng, biên bản kỷ luật,... đều phải được lưu kịp thời vào hồ sơ cán bộ, công chức.

b.- Tài liệu bổ sung hồ sơ do cán bộ, công chức tự khai theo yêu cầu bổ sung định kỳ hằng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý cán bộ, công chức. Những tài liệu do cơ quan quản lý thu thập có liên quan đến người cán bộ, công chức và thủ trưởng cơ quan quản lý cán bộ, công chức quyết định cho vào hồ sơ.

Điều 12. Nghiên cứu khai thác hồ sơ:

a.- Cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ nghiên cứu hồ sơ phải có giấy giới thiệu của thủ trưởng cơ quan, đơn vị và ghi rõ họ tên, chức vụ công tác, cần nghiên cứu hồ sơ của ai, nội dung gì.

b.- Việc nghiên cứu hồ sơ được tiến hành tại chỗ, không được đưa ra khỏi phòng quản lý hồ sơ. Cán bộ, công chức nghiên cứu hồ sơ phải thực hiện đúng các quy định và sự hướng dẫn của cán bộ, công chức quản lý hồ sơ.

c.- Đối với những trường hợp phải sao chụp lại tài liệu hoặc mượn tài liệu trong hồ sơ phải được thủ trưởng cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ cho phép. Thời gian mượn không quá 15 ngày.

d.- Cán bộ, công chức có thể xem hồ sơ của mình tại phòng hồ sơ, không được mang hồ sơ ra khỏi phòng quản lý. Khi xem nếu phát hiện những vấn đề chưa đồng tình cần trình bày với thủ trưởng đơn vị hoặc cơ quan quản lý cán bộ, công chức. Không tự tiện tẩy xoá, sửa chữa hoặc hủy các tài liệu có trong hồ sơ.

đ.- Bộ phận quản lý hồ sơ phải mở sổ theo dõi người đến nghiên cứu khai thác hồ sơ.

Điều 13. Bảo quản hồ sơ:

a.- Hồ sơ là tài liệu được lưu trữ lâu dài, phải được bảo quản một cách khoa học, sắp xếp có trật tự để dễ tìm kiếm và thuận tiện trong bảo quản. Các hồ sơ được lưu giữ thành phong bì riêng, kín đáo và xếp thanh từng mục, cột, theo vần, theo cấp quản lý... Không được để nhàu nát, hư hỏng, thất lạc hồ sơ.

b.- Phòng để hồ sơ phải cao ráo, thoáng mát, xa nơi các chất dễ cháy. Hồ sơ phải được thường xuyên theo dõi, kiểm tra nếu phát hiện hư hỏng phải xử lý: sao chụp, ghi chép lại. Những hồ sơ quá nhàu nát cần phải hủy phải làm biên bản báo cáo cấp có thẩm quyền để xem xét quyết định xử lý. Khi hủy phải lưu biên bản về danh mục hồ sơ đã hủy và được bảo quản trong cặp riêng.

Điều 14. Chuyển giao hồ sơ:

a.- Khi cán bộ, công chức được điều động từ cơ quan này sang cơ quan khác hoặc chuyển sang lĩnh vực công tác mới thuộc cấp quản lý khác thì hồ sơ phải chuyển giao cho cơ quan quản lý mới. Việc chuyển giao hồ sơ giữa hai cơ quan phải đảm bảo kịp thời, chặt chẽ, đúng địa chỉ.

b.- Trường hợp không thể chuyển trực tiếp được thì gửi theo đường bưu điện theo phương thức phải gửi đảm bảo nhất. Hồ sơ gửi phải được niêm phong kín, không bị tróc trong quá trình vận chuyển.

c.- Cán bộ, công chức khi thôi việc ra khỏi cơ quan chỉ nhận một số giấy tờ cần thiết thuộc cá nhân. Những tài liệu liên quan đến tổ chức và cá nhân phải lưu giữ tại cơ quan.

d.- Khi cán bộ, công chức về hưu, hồ sơ vẫn do cơ quan quản lý cán bộ, công chức lúc đương nhiệm giữ; chỉ giao cho cán bộ, công chức một phần tư liệu cần thiết để giải quyết chế độ.

đ.- Nếu cơ quan quản lý cán bộ, công chức được tổ chức lại (tách hoặc nhập), khi bàn giao tài sản phải bàn giao cả hồ sơ, trong đó có hồ sơ của cán bộ, công chức đang làm việc lẫn hồ sơ cán bộ, công chức đã ra khỏi cơ quan.

Điều 15. Trách nhiệm của cơ quan trong xây dựng và quản lý hồ sơ:

a.- Cán bộ, công chức thuộc cấp nào quản lý (theo phân cấp quản lý hiện hành) thì thủ trưởng cơ quan, đơn vị có trách nhiệm tổ chức chỉ đạo công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của cơ quan, đơn vị mình quản lý; giao nhiệm vụ cụ thể cho bộ phận tổ chức cán bộ của cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm xây dựng và quản lý hồ sơ.

b.- Bộ phận quản lý hồ sơ ở cấp dưới phải chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ và thực hiện những quy định về quản lý hồ sơ của cơ quan cấp trên, đồng thời nghiên cứu, hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc công tác xây dựng và quản lý hồ sơ của đơn vị trực thuộc.

Điều 16. Trách nhiệm của cán bộ, công chức làm công tác xây dựng và quản lý hồ sơ:

a.- Cán bộ, công chức làm công tác quản lý hồ sơ phải là người có phẩm chất chính trị tốt, tin cậy, có tinh thần trách nhiệm cao, trung thực, có trình độ học vấn và nghiệp vụ, có ý thức tổ chức kỷ luật, có phong cách làm việc khoa học, lịch sử gia đình và bản thân phải rõ ràng và là đảng viên.

b.- Khi thay đổi cán bộ, công chức làm công tác quản lý hồ sơ, phải tiến hành bàn giao cụ thể, chi tiết từng hồ sơ; cách sắp xếp, tra cứu và những vấn đề đang giải quyết, tồn tại.

c.- Cán bộ, công chức quản lý hồ sơ thực hiện các nhiệm vụ sau đây:

Thực hiện nghiêm túc các quy định về quản lý hồ sơ, làm các thủ tục tiếp nhận, chuyển giao và trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.

Đề xuất chủ trương, biện pháp xây dựng và quản lý hồ sơ; xây dựng các mẫu hồ sơ, biểu báo cáo thống nhất và thiết kế các phương tiện quản lý.

Kiểm tra, đôn đốùc việc bổ sung tài liệu vào hồ sơ thuộc cơ quan quản lý; hướng dẫn nghiệp vụ quản lý hồ sơ cho các đơn vị trực thuộc; sưu tầm, thu thập tài liệu bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức đầy đủ kịp thời.

Tổ chức phục vụ tốt việc nghiên cứu khai thác hồ sơ cán bộ, công chức; thường xuyên kiểm tra, sắp xếp hồ sơ và các tài liệu trong hồ sơ; thực hiện ghi sổ sách, bố trí kho tàng thật khoa học và tổ chức lưu giữ, bảo quản tốt hồ sơ cán bộ, công chức.

Tìm hiểu, phát hiện những vấn đề cán bộ, công chức tự khai chưa rõ hoặc mâu thuẫn trong hồ sơ, đảm bảo hồ sơ luôn phản ánh trung thực, rõ ràng chính xác về cán bộ, công chức.

Thực hiện nguyên tắc bảo mật đối với nội dung các tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức. Thường xuyên học tập trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ quản lý hồ sơ.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 17. Thẩm quyền quản lý hồ sơ:

a.- Ban Tổ chức Chính quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức giữ các chức danh như sau:

Trưởng, Phó trưởng phòng thuộc Sở và tương đương;

Trưởng, Phó các đơn vị trực thuộc Sở;

Cán bộ, công chức đang giữ ngạch Chuyên viên chính và tương đương;

Giám đốc, Phó Giám đốc và Kế toán trưởng doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Sở;

Cán bộ doanh nghiệp Nhà nước được cử đại diện phần vốn của Nhà nước tại các Công ty cổ phần và các Công ty liên doanh.

b.- Các tài liệu như: Bản kê khai tài sản bổ sung, hồ sơ đánh giá cán bộ, công chức (gồm bản tự nhận xét, đánh giá; bản nhận xét, đanh giá của tập thể lãnh đạo đơn vị; biên bản họp đánh giá cán bộ, công chức của đơn vị) và phiếu nhận xét đảng viên hoạt động nơi cư trú hằng năm của các chức danh cán bộ nêu tại điểm a, Điều 17, Chương IV và cán bộ thuộc diện Thường vụ Tỉnh ủy quản lý, đề nghị các Sở, Ban ngành và huyện, thị xã gửi về Ban Tổ chức Chính quyền để theo dõi và quản lý.

c.- Các Sở, Ban ngành quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của cơ quan, ngành từ Trưởng, Phó trưởng phòng thuộc Sở và tương đương trở xuống; quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của cơ quan Sở, Ban.

d.- Các cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của cơ quan, đơn vị.

đ.- Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã quản lý hồ sơ cán bộ, công chức địa phương theo phân cấp quản lý.

Điều 18. Thủ trưởng các Sở, Ban ngành và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã có trách nhiệm :

a.- Tổ chức rà soát lại hồ sơ cán bộ, công chức đang quản lý để có kế hoạch tiến hành bổ sung đầy đủ nội dung hồ sơ theo quy định tại Chương II;

b.- Triển khai quán triệt nội dung Quy định này đến cán bộ, công chức của cơ quan, ngành và địa phương mình được biết để thực hiện; tổ chức lập lại hồ sơ gửi về cơ quan chức năng và trực tiếp quản lý theo phân cấp nêu trên (Điều 17, Chương IV ).

c.- Bố trí nhân sự quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của cơ quan, đơn vị bảo đảm tiêu chuẩn theo quy định tại điểm a, Điều 16, Chương III.

Điều 19. Ban Tổ chức Chính quyền có trách nhiệm :

a.- Hướng dẫn, theo dõi việc thực hiện xây dựng và quản lý hồ sơ theo Quy định này.

b.- Hằng năm lập kế hoạch kiểm tra việc xây dựng và quản lý hồ sơ của các cơ quan, đơn vị và báo cáo kết quả với Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 20.- Trong quá trình tổ chức thực hiện nếu có phát sinh vướng mắc, các cơ quan, đơn vị phản ánh về Ban Tổ chức Chính quyền để tổng hợp trình Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.