Quyết định 70/2009/QĐ-UBND Ban hành Quy định về tổ chức, quản lý và sử dụng hộp thư điện tử trong các cơ quan Nhà nước của tỉnh Đồng Nai

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 01/2006/QĐ-UBND ngày 16/01/2006 của UBND tỉnh Đồng Nai ban hành quy định quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh Đồng Nai.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Hệ thống thư điện tử của tỉnh Đồng Nai (gọi tắt là hệ thống thư điện tử) là thành phần trong hệ thống thông tin dùng chung của cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp Nhà nước tỉnh Đồng Nai, phục vụ cán bộ, công chức, viên chức trao đổi thông tin dưới dạng thư điện tử phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị đầu mối chịu trách nhiệm tổ chức, vận hành và hướng dẫn khai thác, duy trì hoạt động của hệ thống thư điện tử tỉnh Đồng Nai.

Quy định này áp dụng cho tất cả cán bộ, công chức, viên chức và cơ quan Nhà nước thuộc bộ máy Nhà nước tỉnh Đồng Nai khi khai thác và sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Đồng Nai.

1. Hệ thống thư điện tử được thiết lập và vận hành trên mạng truyền số liệu chuyên dùng của tỉnh và trên mạng internet.

2. Địa chỉ hộp thư điện tử của cá nhân, tổ chức được đặt tên duy nhất theo tên miền @dongnai.gov.vn và được định nghĩa như sau:

- Địa chỉ hộp thư điện tử cá nhân là địa chỉ hộp thư điện tử dành cho cán bộ, công chức, viên chức; mỗi cán bộ, công chức, viên chức chỉ được đăng ký, sử dụng duy nhất một địa chỉ hộp thư điện tử.

- Địa chỉ hộp thư điện tử cá nhân có dạng: Tencbcc@dongnai.gov.vn. Trong đó: Tencbcc bao gồm: Tên + chữ cái đầu của họ + chữ cái đầu của phần chữ lót giữa họ và tên.

Trường hợp nếu tên cán bộ cần được cấp trùng với tên cán bộ đã được cấp trước đó thì việc đặt tên cho hộp thư điện tử sẽ bổ sung thêm ký tự “ABC” do quản trị hệ thống quy định.

- Địa chỉ hộp thư điện tử cơ quan là địa chỉ hộp thư điện tử dành cho cơ quan Nhà nước trong việc trao đổi thông tin giữa các tổ chức, cá nhân.

- Địa chỉ hộp thư điện tử cơ quan dạng tên tênCQ@dongnai.gov.vn.

- Danh bạ điện tử tỉnh Đồng Nai (gọi tắt là danh bạ điện tử) là cơ sở dữ liệu lưu trữ thông tin hộp thư điện tử của các tổ chức, cá nhân nằm trong hệ thống thư điện tử tỉnh Đồng Nai.

Việc cung cấp và quản lý hộp thư điện tử được áp dụng cho các đối tượng là các cơ quan Nhà nước, cán bộ đương nhiệm, mới được tuyển vào làm việc và luân chuyển hoặc ngừng công tác trong cơ quan Nhà nước, được quy định như sau:

1. Đối với cán bộ đương nhiệm:

Thủ trưởng cơ quan Nhà nước có trách nhiệm tổng hợp danh sách về thông tin cán bộ và gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để tạo lập hộp thư điện tử trong danh bạ điện tử.

2. Đối với trường hợp cán bộ được tuyển dụng mới:

Sau khi có quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận cán bộ mới của cơ quan có thẩm quyền và văn bản xác nhận đề nghị tạo lập hộp thư điện tử, Sở Thông tin và Truyền thông sẽ tạo lập hộp thư điện tử trong danh bạ điện tử.

3. Đối với trường hợp cán bộ thay đổi vị trí công tác:

Sở Thông tin và Truyền thông căn cứ vào quyết định của cơ quan có thẩm quyền để cập nhật lại thông tin trong danh bạ điện tử.

4. Đối với trường hợp cán bộ ngừng công tác trong cơ quan Nhà nước tỉnh Đồng Nai:

Sở Thông tin và Truyền thông căn cứ vào quyết định của cơ quan có thẩm quyền để cập nhật thông tin trong danh bạ điện tử và hủy bỏ địa chỉ hộp thư điện tử ra khỏi hệ thống thư điện tử.

5. Đối với các cơ quan, tổ chức:

Khi được Sở Thông tin và Truyền thông tạo lập địa chỉ hộp thư điện tử trong danh bạ điện tử, các cơ quan Nhà nước có trách nhiệm công khai địa chỉ hộp thư điện tử của đơn vị và cán bộ có thẩm quyền trên trang thông tin điện tử (hoặc cổng thông tin điện tử) của đơn vị và của tỉnh Đồng Nai nhằm phổ biến đến tổ chức, cá nhân để thuận tiện trong việc trao đổi thông tin.

1. Thời gian khai thác hệ thống thư điện tử là 24 giờ/07 ngày.

2. Được phép gửi, nhận thông tin qua hệ thống thư điện tử các loại văn bản (trừ những văn bản mật), bao gồm: Lịch công tác của cơ quan, các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp, những văn bản gửi đến những cơ quan để biết, để báo cáo.

3. Khuyến khích sử dụng hộp thư điện tử để gửi, nhận các loại văn bản như: Thư mời, công văn, báo cáo các cấp, những thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và các văn bản khác.

4. Những văn bản được chuyển qua hộp thư điện tử trong giao dịch giữa các cơ quan Nhà nước và cơ quan gửi (mà không cần phải gửi thêm văn bản giấy) phải phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy.

5. Tận dụng triệt để hộp thư điện tử để trao đổi các loại văn bản, tài liệu với tổ chức, cá nhân khi cung cấp các dịch vụ công.

6. Thủ trưởng các cơ quan cử cán bộ theo dõi, kiểm tra hộp thư điện tử của cơ quan để hồi đáp kịp thời thư điện tử từ các tổ chức, cá nhân. Tối thiểu 02 lần trong ngày.

7. Sử dụng bộ mã các ký tự chữ tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội dung trao đổi trong trao đổi thư điện tử.

8. Khi phát hành văn bản giấy, trừ những văn bản mật, ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ hộp thư điện tử của cơ quan có tên trong phần “Nơi nhận”.

1. Sở Thông tin và Truyền thông

- Quản trị hệ thống thư điện tử, đảm bảo cho hệ thống thư điện tử hoạt động thông suốt, liên tục.

Quản lý danh bạ điện tử, cho phép đăng nhập, sửa đổi hoặc loại bỏ các thông tin liên quan trong danh bạ điện tử.

- Cấp địa chỉ hộp thư điện tử và khởi tạo mật khẩu sử dụng ban đầu cho cán bộ, cơ quan Nhà nước để tham gia khai thác, sử dụng hệ thống thư điện tử.

- Loại bỏ các hộp thư điện tử của các cá nhân, tổ chức khi không chịu sự quản lý của các cơ quan Nhà nước tỉnh Đồng Nai.

- Phối hợp và hướng dẫn người sử dụng xóa bỏ thư điện tử có nội dung không phù hợp.

- Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin của hệ thống và của người sử dụng.

- Lập và thực hiện chế độ sao lưu dữ liệu hệ thống theo định kỳ.

- Tổ chức bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ khai thác sử dụng hệ thống thư điện tử.

- Triển khai ứng dụng hạ tầng khóa công khai (PKI), chữ ký số để bảo đảm bảo mật, xác thực thông tin trong việc sử dụng hệ thống thư điện tử.

- Có trách nhiệm thông báo, hướng dẫn cho các tổ chức, cá nhân có liên quan khi có sự thay đổi, cập nhật hộp thư điện tử trong danh bạ điện tử.

2. Các cơ quan tham gia hệ thống thư điện tử

a) Thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông khi có sự thay đổi về nhân sự trong đơn vị để cập nhật kịp thời vào danh bạ điện tử.

b) Báo cáo việc khai thác sử dụng định kỳ 06 tháng một lần và đột xuất theo hướng dẫn và yêu cầu của các cơ quan có thẩm quyền.

1. Ban hành nội quy sử dụng hộp thư điện tử tại cơ quan trong phạm vi quản lý nhằm đẩy mạnh việc sử dụng hệ thống thư điện tử.

2. Kiểm tra, đánh giá việc sử dụng hộp thư điện tử của cán bộ, khuyến khích việc sử dụng gắn với việc thi đua, khen thưởng tại cơ quan.

3. Nhận thức đúng lợi ích của ứng dụng hộp thư điện tử trong công việc, đẩy mạnh ứng dụng thư điện tử trong quản lý, điều hành.

4. Gương mẫu trong việc ứng dụng hộp thư điện tử.

5. Đảm bảo các điều kiện khai thác sử dụng hộp thư điện tử tại cơ quan.

6. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông trong quá trình khai thác sử dụng.

1. Bảo vệ mật khẩu, thay đổi mật khẩu mặc định ban đầu, thường xuyên thay đổi mật khẩu hộp thư điện tử của mình trong quá trình sử dụng.

2. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử của cá nhân.

3. Chịu trách nhiệm về nội dung thông tin của mình trong quá trình sử dụng hộp thư điện tử.

4. Không truy nhập vào hộp thư điện tử của người khác, không để người khác sử dụng hộp thư điện tử của mình.

5. Không được cung cấp mật khẩu, hoặc để lộ mật khẩu đăng nhập vào hệ thống thư điện tử cho người khác.

6. Không sử dụng hộp thư điện tử trao đổi thông tin không đúng mục đích.

7. Không phát tán thư rác, virus, các loại mã độc hoặc có hành động gây ảnh hưởng đến sự an toàn, bảo mật hệ thống thư điện tử.

8. Trong quá trình sử dụng hộp thư điện tử khi gặp sự cố, phải thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông.

9. Nhận thức đúng lợi ích và tận dụng tối đa việc sử dụng hộp thư điện tử.

10. Chỉ sử dụng hộp thư điện tử với địa chỉ tên miền dongnai.gov.vn để trao đổi trong công việc của cơ quan Nhà nước.

11. Tuân thủ các quy định về an ninh, an toàn, bảo mật thông tin trong quá trình sử dụng hệ thống thư điện tử.

1. Hộp thư điện tử đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quản lý. Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho một hoặc một số người trong đơn vị quản trị.

2. Thủ trưởng đơn vị hay người được Thủ trưởng ủy quyền có trách nhiệm

+ Thay đổi mật khẩu mặc định, thay đổi thường xuyên mật khẩu, bảo vệ mật khẩu và các nội dung lưu trữ trong hộp thư điện tử đơn vị.

+ Thường xuyên theo dõi, kiểm tra hộp thư điện tử đơn vị.

3. Thủ trưởng đơn vị quy định việc sử dụng và chấp hành thông tin được truyền qua hộp thư điện tử đơn vị và coi đó như một trong các phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của Thủ trưởng đơn vị.

4. Khi thay đổi vị trí công tác, Thủ trưởng đơn vị phải bàn giao việc quản trị và toàn bộ nội dung dữ liệu của hộp thư điện tử đơn vị cho Thủ trưởng đơn vị mới.

1. Tự tổ chức hệ thống thư điện tử riêng, tổ chức mạng riêng với địa chỉ IP riêng và tên miền (domain) riêng để xây dựng hệ thống thư điện tử riêng.

2. Sử dụng hộp thư điện tử không thuộc hệ thống thư điện tử của tỉnh Đồng Nai (như yahoo, hotmail, gmail…) để trao đổi công việc.

3. Phá hoại hệ thống thư điện tử của tỉnh Đồng Nai bằng các hình thức như: Phát tán virus, gửi thư rác, v.v…

Các cơ quan Nhà nước thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác sử dụng hộp thư điện tử tỉnh Đồng Nai của cán bộ do đơn vị quản lý.

Điều 13. Các cơ quan Nhà nước báo cáo kết quả việc khai thác hệ thống thư điện tử của tỉnh theo định kỳ 06 tháng một lần và đột xuất theo hướng dẫn và yêu cầu của Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo Bộ Thông tin và Truyền thông, Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai.

Ban Thi đua Khen thưởng, Lãnh đạo tại các đơn vị đề xuất khen thưởng cho tập thể, cá nhân trong việc ứng dụng hiệu quả hộp thư điện tử tỉnh Đồng Nai trong công việc.

Điều 17. Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Tài chính căn cứ vào kế hoạch được UBND tỉnh phê duyệt hàng năm bố trí kinh phí cho việc quản lý, khai thác sử dụng và phát triển hệ thống thư điện tử của tỉnh.

Điều 18. Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, đề nghị các đơn vị gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.