Quyết định 6564/1998/QĐ-UB Ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

- Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND (sửa đổi) ngày 21/6/1994;

- Căn cứ Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan Nhà nước các cấp;

- Căn cứ Quyết định số 3128/1998/QĐ-UB ngày 06/6/1998 của ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng về thành lập Trung tâm Lưu trữ Đà Nẵng;

Theo công văn số 118/CLT-NVĐP ngày 02/4/1998 của Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn nội dung hoạt động nghiệp vụ của Trung tâm Lưu trữ tỉnh;

Điều 3: Chánh Văn phòng UBND thành phố, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ thành phố, thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố, Chủ tịch UBND các quận, huyện có trách nhiệm thi hành quyết định này.

1- Căn cứ chế độ quy định của Nhà nước và của thành phố đã ban hành về công tác lưu trữ, có trách nhiệm biên soạn các văn bản về chỉ đạo công tác lưu trữ trình UBND thành phố ban hành;

2- Soạn thảo các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ để Văn phòng UBND thành phố ban hành;

3- Ban hành theo thẩm quyền các văn bản hướng dẫn quy trình hoạt động nghiệp vụ cho lưu trữ các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố, UBND các quận, huyện khi được Văn phòng UBND thành phố ủy nhiệm;

4- Căn cứ hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước, xây dựng phương hướng, kế hoạch công tác lưu trữ hằng năm của thành phố để UBND thành phố ban hành; hướng dẫn đôn đốc theo dõi việc thực hiện kế hoạch ỗ cắc ngành và địa phương;

5- Tổ chức kiểm tra công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố và UBND các quận, huyện; Tổng hợp báo cáo số liệu kết quả kiểm tra cho UBND thành phố và Cục Lưu trữ Nhà nước;

6- Lập kế hoạch kinh phí hằng năm và đột xuất cho hoạt động của Trung tâm Lưu trữ thành phố;

7- Thường xuyên rà soát đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ ở các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố và UBND các quận, huyện; phối hợp với các cơ quan liên quan lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ lưu trữ, bảo đảm tiêu chuẩn, nghiệp vụ của Nhà nước quy định. Tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị trong thành phố;

8- Tổ chức nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ thông tin vào quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ thành phố và các ngành, địa phương;

9- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo đúng quy định cho UBND thành phố, Cục Lưu trữ Nhà nước và Chánh Văn phòng UBND thành phố về tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở địa phương;

10- Thực hiện việc định kỳ đánh giá, tổng kết hằng năm về hoạt động quản lý Nhà nước trong công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của thành phố; đề xuất kịp thời cho UBND thành phố và Cục Lưu trữ Nhà nước có biện pháp chỉ đạo.

Điều 3: Trung tâm Lưu trữ trong hoạt động thuộc phạm vi quản lý về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:

1- Tổ chức thu thập tài liệu lưu trữ ở các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố và các tổ chức đoàn thể xã hội đến thời hạn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố (trừ tài liệu lưu trữ của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, các lực lượng vũ trang và công an); thường xuyên sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức nói trên vào kho lưu trữ thành phố;

2- Tổ chức chỉnh lý hoàn chỉnh các loại hồ sơ tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ và xác định giá trị tài liệu những phông tài liệu đang quản lý, làm mục lục thống kê theo phương pháp thống nhất do Cục Lưu trữ Nhà nước quy định;

3- Tổ chức bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ ở trung tâm; thực hiện chế độ phòng cháy, chữa cháy, phòng gian bảo mật đối với kho tàng và tài liệu lưu trữ; Thực hiện việc thường xuyên tu bổ, phục chế những tài liệu hư hỏng đang bảo quản tại trung tâm;

4- Lập kế hoạch cải tạo, nâng cấp hoặc xây mới kho bảo quản tài liệu, mua sắm trang thiết bị trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt;

5- Xây dựng các lóại công cụ tra tìm tài liệu để phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu;

6- Cấp các chứng thực lưu trữ.

1- Yêu cầu các cấp, các ngành và địa phương trong thành phố thực hiện đúng các quy định chung của Nhà nước, các quy định cụ thể của Cục Lưu trữ Nhà nước và UBND thành phố về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

2- Tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ; Tổ chức tổng kết, phổ biến kinh nghiệm về công tác lưu trữ cho cán bộ lưu trữ trong thành phố;

3- Được mời tham gia hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ trong phạm vi thành phố;

4- Được cấp bản sao hoặc bản trích sao những tài liệu lưu trữ theo quy định của Nhà nước;

5- Đề xuất để các cơ quan có thẩm quyền giải quyết những vấn đề có liên quan đến công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

6- Giám đốc Trung tâm Lưu trữ thành phố được mời tham dự các cuộc họp, hội nghị do UBND thành phố và các ngành, địa phương tổ chức để nắm bắt tình hình chung của thành phố, tham mưu đề xuất ý kiến cho Chánh Văn phòng UBND và UBND thành phố chỉ đạo tốt công tác lưu trữ.

Giám đốc trung tâm do Chủ tịch UBND thành phố bổ nhiệm, phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND thành phố, Chánh Văn phòng UBND thành phố về việc tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong thành phố;

Điều 6: Giúp việc Giám đốc có một Phó Giám đốc phụ trách chuyên môn nghiệp vụ do Chánh Văn phòng UBND thành phố bổ nhiệm sau khi thỏa thuận với Trưởng ban Ban Tổ chức chính quyền thành phố. Phó Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc thực hiện nhiệm vụ được giao. Khi Giám đốc vắng mặt, Phó Giám đốc được ủy quyền điều hành hoạt động của trung tâm và phải báo cáo lại với Giám đốc về kết quả thực hiện nhiệm vụ trong thời gian được ủy quyền;

Phòng quản lý kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, chỉnh lý, bảo quản tài liệu lưu trữ và xây dựng các công cụ tra tìm để phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 8: Tất cả cán bộ, công chức công tác tại Trung tâm Lưu trữ thành phố phải chấp hành sự phân công công tác của Giám đốc Trung tâm và chịu trách nhiệm trước Giám đốc, người phục trách trực tiếp về kết quả công việc được giao.

1- Trung tâm Lưu trữ thành phố chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp của Chánh Văn phòng UBND thành phố về mọi mặt, đồng thời chịu sự chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ của Cục Lưu trữ Nhà nước;

2- Quan hệ của Trung tâm Lưu trữ thành phố với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố và UBND các quận, huyện trong thành phố là quan hệ phối hợp, cùng chịu trách nhiệm thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo công tác lưu trữ của UBND thành phố và Cục Lưu trữ Nhà nước;

3- Quan hệ của Trung tâm Lưu trữ thành phố với các bộ phận, phòng kho lưu trữ ở các cấp, các ngành và địa phương là thực hiện việc hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc về chuyên môn nghiệp vụ công tác lưu trữ theo quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước;

4- Quan hệ giao dịch với Trung tâm Lưu trữ các tỉnh, thành phố để học tập, rút kinh nghiệm quản lý và phát triển tốt công tác lưu trữ ở thành phố;

5- Kinh phí nghiệp vụ do Trung tâm Lưu trữ thành phố dự trù và UBND thành phố duyệt chung vào kinh phí của Văn phòng UBND và do Chánh Văn phòng thực hiện.

Cá nhân có hành vi vi phạm thì tùy theo mức độ lỗi vi phạm và hậu quả xảy ra mà bị xử lý theo quy định hiện hành của pháp luật.

Điều 11: Trong quá trình thực hiện Quy chế này, nếu có gì vướng mắc, các cơ quan, đơn vị, tổ chức phản ánh kịp thời về UBND thành phố (thông qua Văn phòng UBND thành phố) để điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế.