Quyết định 57/2023/QĐ-UBND Ban hành Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu

Thực hiện Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19 tháng 11 năm 2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng;

1. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 25 tháng 12 năm 2023.

2. Quyết định số 3267/QĐ-UBND ngày 15 tháng 11 năm 2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu hết hiệu lực thi hành kể từ ngày Quyết định này có hiệu lực thi hành.

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Hội công chứng viên tỉnh; Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc quản lý, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

2. Đối tượng áp dụng

a) Sở Tư pháp, Hội Công chứng viên tỉnh, các tổ chức hành nghề công chứng; các sở, ban, ngành, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong quản lý, phối hợp, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

b) Các cơ quan, tổ chức ngoài tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu có liên quan đến việc quản lý, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.

1. Cơ sở dữ liệu công chứng là hệ thống bao gồm các thông tin về tình trạng tài sản do cơ quan có thẩm quyền ban hành; thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng và các thông tin khác có liên quan.

2. Thông tin về tình trạng tài sản bao gồm các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo.

3. Thông tin ngăn chặn là thông tin có nội dung ngăn chặn do các cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản dưới hình thức bằng Quyết định, Lệnh, trong đó yêu cầu phong tỏa, cấm chuyển dịch quyền, tạm dừng việc đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng, thay đổi hiện trạng hoặc kê biên đối với tài sản là bất động sản trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu hoặc đối với tài sản khác được đăng ký theo quy định của pháp luật về đăng ký tài sản.

4. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin có nội dung hủy bỏ ngăn chặn do các cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản dưới hình thức bằng Quyết định hoặc Lệnh, trong đó yêu cầu hủy bỏ phong tỏa, hủy bỏ cấm chuyển dịch quyền, chấm dứt tạm dừng việc đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng, thay đổi hiện trạng hoặc giải tỏa kê biên đối với tài sản bị ngăn chặn trước đó.

5. Thông tin tham khảo là thông tin bao gồm các thông báo liên quan đến quá trình thụ lý vụ án tranh chấp về tài sản được đăng ký theo quy định của pháp luật về đăng ký tài sản và các Bản án, quyết định giải quyết tranh chấp đã có hiệu lực pháp luật; các quyết định thay đổi, thu hồi, hủy bỏ giấy chứng nhận, trang bổ sung của giấy chứng nhận quyền sử dụng (đối với đất), quyền sở hữu (đối với tài sản), các thông báo cấp lại giấy chứng nhận, trang bổ sung giấy chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền.

6. Thông tin về hợp đồng, giao dịch là thông tin do các tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch được cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng.

7. Thông tin khác có liên quan là thông tin do Sở Tư pháp, Hội Công chứng viên tỉnh cập nhật trên mục Thông báo của cơ sở dữ liệu công chứng.

8. Tài khoản là những thông số nhất định mà người quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng, bao gồm: tên người sử dụng và mật khẩu.

1. Tòa án nhân dân các cấp cung cấp: thông tin tham khảo bao gồm thông báo thụ lý vụ án, Bản án, Quyết định; thông tin ngăn chặn bao gồm Quyết định hoặc Lệnh; thông tin giải tỏa ngăn chặn bao gồm Quyết định hoặc Lệnh.

2. Viện kiểm sát nhân dân các cấp cung cấp: thông tin ngăn chặn bao gồm Quyết định hoặc Lệnh; thông tin giải tỏa ngăn chặn bao gồm Quyết định hoặc Lệnh.

3. Cơ quan Thi hành án dân sự các cấp cung cấp: thông tin ngăn chặn bao gồm Quyết định hoặc Lệnh; thông tin giải tỏa ngăn chặn bao gồm Quyết định hoặc Lệnh.

4. Cơ quan Công an các cấp cung cấp: thông tin ngăn chặn bao gồm Quyết định hoặc Lệnh; thông tin giải tỏa ngăn chặn bao gồm Quyết định hoặc Lệnh.

5. Ủy ban nhân dân tỉnh; các sở, ban, ngành; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố cung cấp: thông tin tham khảo bao gồm Quyết định thay đổi, thu hồi, hủy bỏ giấy chứng nhận, trang bổ sung của giấy chứng nhận quyền sử dụng (đối với đất), quyền sở hữu (đối với tài sản), các thông báo cấp lại giấy chứng nhận, trang bổ sung giấy chứng nhận.

Các cơ quan, tổ chức cung cấp nội dung thông tin tình trạng tài sản về Sở Tư pháp và Hội Công chứng viên tỉnh để cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng với thông tin cụ thể như sau:

1. Nội dung thông tin

a) Nội dung thông tin về chủ sở hữu, chủ sử dụng tài sản

Đối với chủ thể là cá nhân: họ tên; ngày, tháng, năm sinh; căn cước công dân, chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tuỳ thân khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành, nơi cấp, ngày cấp và nơi cư trú.

Đối với chủ thể là tổ chức: tên tổ chức, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở (theo Quyết định thành lập, giấy chứng đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đầu tư); họ tên, chức vụ, giấy tờ tuỳ thân của người đại diện theo pháp luật của tổ chức.

b) Nội dung thông tin về tài sản

Đối với tài sản là bất động sản: diện tích, số thửa đất, số tờ bản đồ, số nhà, số căn hộ, tổ dân phố, đường/phố, thôn xóm, xã/phường/thị trấn, huyện/thành phố, tỉnh; số Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà số, nơi cấp, ngày cấp, các Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu tài sản do cơ quan cấp, ngày cấp hoặc giấy tờ chứng minh khác có liên quan đến tài sản theo quy định của pháp luật chuyên ngành của từng loại tài sản đó.

Đối với tài sản là động sản có đăng ký và tài sản khác: số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, mã số giấy tờ, ngày cấp, nơi cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản.

c) Các thông tin có liên quan khác (nếu có).

2. Hình thức

Các cơ quan, tổ chức cung cấp bản chính các văn bản được ban hành bằng hình thức Quyết định, Lệnh, Thông báo và kèm theo giấy tờ, tài liệu về tài sản có liên quan đến nội dung văn bản đến Sở Tư pháp và Hội Công chứng viên tỉnh.

Trong trường hợp cơ quan cung cấp thông tin theo quy định tại Điều 3 Quy chế này, chỉ còn một bản chính văn bản về thông tin tài sản để lưu tại cơ quan thì cơ quan, tổ chức đó cung cấp bản sao văn bản có công chứng, chứng thực của cơ quan có thẩm quyền kèm theo giấy tờ, tài liệu về tài sản có liên quan đến nội dung văn bản đến Sở Tư pháp và Hội Công chứng viên tỉnh.

3. Phương thức

Các cơ quan, tổ chức gửi thông tin đến Sở Tư pháp và Hội Công chứng viên tỉnh theo một trong các phương thức như sau:

a) Gửi qua đường bưu điện.

b) Gửi trực tiếp có ký giao nhận văn bản.

c) Gửi qua thư điện tử (mail) công vụ.

d) Gửi qua trục liên thông dữ liệu của tỉnh (văn bản điện tử).

Điều 5. Nguyên tắc quản lý, khác thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng

1. Việc cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác và kịp thời.

2. Việc sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng để thực hiện công chứng các hợp đồng, giao dịch không loại trừ trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng, Công chứng viên, người yêu cầu công chứng, và cá nhân, tổ chức có liên quan khác theo quy định của pháp luật.

3. Bảo đảm quyền của các tổ chức, cá nhân quy định tại khoản 1 Điều 10 của Quy chế này được tiếp cận, quản lý, khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng phù hợp với quy định của pháp luật.

4. Việc khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng được thực hiện theo quy định của Quy chế này.

5. Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.

Điều 6. Các trường hợp không cập nhật lên cơ sở dữ liệu công chứng

1. Thông tin từ các văn bản chưa có hiệu lực để thi hành.

2. Các thông tin trong văn bản gửi đến không đầy đủ nội dung theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Quy chế này.

3. Văn bản được gửi đến không đúng hình thức theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Quy chế này.

1. Sử dụng hoặc tiết lộ các dữ liệu và thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng của tổ chức mình hoặc hoạt động quản lý Nhà nước về công chứng, trừ những trường hợp pháp luật quy định phải cung cấp thông tin; cung cấp tài khoản truy cập cho cá nhân, tổ chức không phải là đối tượng được cấp tài khoản.

2. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng, làm thay đổi giao diện, làm sai lệch hệ thống quản trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu, thay đổi quy trình quản lý, khai thác, sử dụng hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động hoặc thông tin có trong cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Không cập nhật thông tin hoặc cập nhật thông tin không kịp thời, chính xác vào cơ sở dữ liệu công chứng.

4. Sử dụng hoặc tiết lộ các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Vi phạm pháp luật về quyền sở hữu trí tuệ đối với cơ sở dữ liệu công chứng.

6. Các hành vi vi phạm pháp luật khác.

Các tổ chức, cá nhân được giao thực hiện nhiệm vụ sao lưu, lưu trữ cơ sở dữ liệu công chứng tại Sở Tư pháp và các tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện thường xuyên có hệ thống và đảm bảo an toàn, an ninh thông tin theo quy định.

1. Đối với Sở Tư pháp và Hội Công chứng viên tỉnh

Chỉ được sửa chữa các lỗi có sai sót về mặt kỹ thuật được phát hiện trong và sau quá trình cập nhật thông tin về tình trạng tài sản vào cơ sở dữ liệu công chứng.

Trong trường hợp này, người được phân công thực hiện cập nhật thông tin phải báo cáo ngay với Sở Tư pháp và Hội công chứng viên tỉnh để kiểm tra, phê duyệt nội dung sửa chữa trước khi cập nhật nội dung sửa chữa lên cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Đối với các cơ quan có thẩm quyền cung cấp thông tin

Chỉ áp dụng trong trường hợp cơ quan có thẩm quyền cung cấp thông tin ban hành văn bản có sai sót về nội dung.

Trong trường hợp này, người được phân công thực hiện cập nhật phải báo cáo ngay với Sở Tư pháp và Hội công chứng viên tỉnh để chuyển trả văn bản cho cơ quan nơi gửi văn bản và xử lý theo quy định của Quy chế này.

Cơ quan có thẩm quyền cung cấp thông tin phải gửi văn bản sửa đổi, bổ sung cùng hình thức ban hành tương ứng với văn bản đã ban hành trước đó đến Sở Tư pháp và Hội công chứng viên tỉnh để được cập nhật.

3. Đối với các tổ chức hành nghề công chứng

Chỉ được sửa chữa các lỗi có sai sót về mặt kỹ thuật được phát hiện trong và sau quá trình cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch vào cơ sở dữ liệu công chứng.

Trong trường hợp này, người được phân công thực hiện cập nhật phải báo cáo ngay với Trưởng tổ chức hành nghề công chứng của tổ chức mình để kiểm tra, phê duyệt nội dung sửa chữa trước khi cập nhật nội dung sửa chữa lên cơ sở dữ liệu công chứng.

Trưởng tổ chức hành nghề công chứng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc sửa chữa tại tổ chức mình.

1. Tổ chức được cấp tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng

a) Sở Tư pháp.

b) Hội công chứng viên tỉnh.

c) Các tổ chức hành nghề công chứng.

2. Người đứng đầu của tổ chức được cấp tài khoản khi phân công cho người thuộc đơn vị, tổ chức mình thực hiện việc tra cứu, cập nhật dữ liệu vào cơ sở dữ liệu công chứng phải chịu trách nhiệm về việc quản lý, bảo mật tài khoản.

3. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản có quyền được truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng để quản lý, khai thác và sử dụng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao và có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản của mình.

1. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản nhưng không bảo quản, bảo mật tên đăng nhập, mật khẩu để cho tổ chức, cá nhân khác truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng bằng tài khoản của mình.

2. Người được cấp tài khoản thay đổi nơi công tác, nghỉ việc, nghỉ hưu hoặc không còn thực hiện nhiệm vụ liên quan đến hoạt động công chứng.

3. Tổ chức hành nghề công chứng chuyển đổi, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng, chấm dứt hoạt động.

4. Các trường hợp khác theo quyết định của tổ chức, cá nhân có thẩm quyền.

5. Căn cứ vào yêu cầu của hoạt động công chứng và công tác quản lý nhà nước, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền quyết định việc cấp, khoá, mở lại tài khoản cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định của pháp luật và Quy chế này.

1. Sau khi tiếp nhận các thông tin về tình trạng tài sản do các cơ quan có thẩm quyền quy định tại Điều 3 Quy chế này gửi đến, Sở Tư pháp và Hội Công chứng viên tỉnh phải cập nhật đầy đủ và chính xác nội dung thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Trường hợp thông tin giải toả đúng 100% với thông tin ngăn chặn đã được cập nhật thì thực hiện giải toả. Trường hợp thông tin giải toả không đúng 100% với thông tin ngặn đã được cập nhật thì tiến hành làm văn bản chuyển cho cơ quan, tổ chức nơi gửi văn bản để phối hợp thực hiện.

3. Đối với thông tin liên quan đến tài sản tranh chấp hoặc bị áp dụng biện pháp ngăn chặn do các tổ chức, cá nhân không thuộc quy định tại khoản 2 Điều 1 Quy chế cung cấp thì cơ quan tiếp nhận hướng dẫn tổ chức, cá nhân liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để xử lý theo quy định của Quy chế này.

1. Tất cả các hợp đồng, giao dịch do các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện đều phải cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Việc cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch vào cơ sở dữ liệu công chứng phải thực hiện sau khi được Công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng và trước khi trả kết quả cho người yêu cầu công chứng.

3. Hợp đồng, giao dịch đã được công chứng cần phải cập nhật kịp thời, chính xác, đầy đủ thông tin quy định tại khoản 1 Điều 4 của Quy chế này vào cơ sở dữ liệu công chứng.

1. Trước khi công chứng hợp đồng, giao dịch, Công chứng viên phải tra cứu cơ sở dữ liệu công chứng các thông tin về tình trạng tài sản.

2. Kết quả tra cứu từ cơ sở dữ liệu công chứng là nguồn thông tin để Công chứng viên xem xét trước khi quyết định công chứng hoặc từ chối thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch.

3. Trường hợp phát hiện tài sản đã được thực hiện từ hai giao dịch trở lên thì tổ chức hành nghề công chứng thông báo cho cơ quan có thẩm quyền để xử lý theo quy định của pháp luật.

1. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai và quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng; thực hiện quyền hạn và chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật và Quy chế này.

2. Theo dõi tình hình thực hiện Quy chế này, định kỳ tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh việc sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế Quy chế này khi cần thiết.

3. Thanh tra, kiểm tra, thực hiện cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng và lưu trữ cơ sở dữ liệu công chứng.

4. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và các sở, ban, ngành có liên quan tổ chức kết nối, chia sẻ dữ liệu chuyên ngành với Trung tâm giám sát, điều hành đô thị thông minh (IOC) tỉnh phù hợp với quy định của pháp luật chuyên ngành.

1. Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp và các sở, ban, ngành có liên quan tổ chức kết nối, chia sẻ dữ liệu công chứng với Trung tâm giám sát, điều hành đô thị thông minh (IOC) tỉnh bảo đảm tuân thủ Luật Công chứng, Nghị định 47/2020/NĐ-CP ngày 09 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ quy định quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước và các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Phối hợp với Sở Tư pháp quản lý hạ tầng kỹ thuật phục vụ vận hành và lưu trữ cơ sở dữ liệu công chứng, đảm bảo hoạt động ổn định, thường xuyên để phục vụ cho hoạt động khai thác, sử dụng các chủ thể có liên quan.

Phối hợp với Sở Tư pháp và các cơ quan có liên quan tham mưu cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí nâng cấp cơ sở vật chất, cơ sở dữ liệu công chứng theo thẩm quyền cho các cơ quan, đơn vị thực hiện nhiệm vụ chi thuộc nguồn vốn chi thường xuyên ngân sách theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn, phù hợp với khả năng cân đối ngân sách và phân cấp ngân sách hiện hành.

1. Thực hiện các nội dung tại Quy chế này.

2. Kịp thời cung cấp thông tin đến Sở Tư pháp và Hội công chứng viên tỉnh các thông tin ngăn chặn, giải toả ngăn chặn và thông tin tham khảo theo đúng quy định tại Điều 3 Quy chế này.

3. Chịu trách nhiệm về nội dung thông tin do mình cung cấp đến Sở Tư pháp và Hội Công chứng viên tỉnh.

4. Phối hợp với Sở Tư pháp và các cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, xử lý thông tin liên quan đến cơ sở dữ liệu công chứng trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của đơn vị.

1. Thực hiện các nội dung tại Quy chế này.

2. Phối hợp với Sở Tư pháp cập nhật thông tin do các cơ quan cung cấp thông tin gửi đến; triển khai đồng bộ, kịp thời và hiệu quả cơ sở dữ liệu công chứng; tham mưu biện pháp xử lý đối với các tổ chức hành nghề công chứng không cập nhật thông tin kịp thời, trung thực, hoặc có hành vi vi phạm khác liên quan đến cơ sở dữ liệu công chứng, làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, an toàn pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch theo đúng quy định pháp luật.

1. Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh phải có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các nội dung quy định tại Quy chế này.

2. Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm

a) Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ của thông tin trong việc quản lý, cập nhật thông tin về hợp đồng giao dịch vào cơ sở dữ liệu công chứng; tra cứu, cập nhật và sử dụng an toàn, hiệu quả cơ sở dữ liệu công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng.

b) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tên đăng nhập truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng đã được cung cấp; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tên đăng nhập; đề nghị Sở Tư pháp cấp, khoá và thay đổi tài khoản cho tổ chức hành nghề công chứng.

c) Chịu trách nhiệm về việc sửa chữa các thông tin về hợp đồng, giao dịch do tổ chức mình cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định tại Điều 9 Quy chế này.

d) Kịp thời báo cáo Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, để khắc phục các vấn đề liên quan đến cơ sở dữ liệu công chứng.

đ) Bảo đảm điều kiện về trang thiết bị, cơ sở vật chất, nhân sự cho việc vận hành tốt cơ sở dữ liệu công chứng tại tổ chức mình.

e) Đề xuất, kiến nghị những giải pháp nhằm quản lý, khai thác, sử dụng có hiệu quả cơ sở dữ liệu công chứng.