Quyết định 50/2024/QĐ-UBND Ban hành Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức, người hoạt động không chuyên trách, người làm việc theo chế độ hợp đồng lao động trong cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các cấp trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức; người hoạt động không chuyên trách; người làm việc theo chế độ hợp đồng lao động trong cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các cấp trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quy chế này quy định việc quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức, người hoạt động không chuyên trách, người làm việc theo chế độ hợp đồng lao động trong cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các cấp trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

2. Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh, các cơ quan hành chính thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh (sau đây gọi chung là cấp sở); Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố (sau đây gọi chung là cấp huyện); Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã); Đơn vị sự nghiệp công lập thuộc tỉnh.

1. Bảo đảm sự thống nhất trong công tác quản lý, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu tại các cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

2. Cơ sở dữ liệu của tỉnh phải đáp ứng được yêu cầu cập nhật, sử dụng, khai thác thông tin 24/24 giờ hằng ngày, trừ thời gian tạm dừng để bảo dưỡng, nâng cấp.

3. Công tác quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ điện tử của CBCCVC&NLĐ là nhiệm vụ, trách nhiệm của cơ quan, đơn vị, địa phương và được thực hiện thống nhất, khoa học, phản ánh đầy đủ, chính xác thông tin của từng CBCCVC&NLĐ kể từ khi được tuyển dụng, tiếp nhận vào làm việc tại cơ quan, đơn vị, địa phương cho đến khi không còn làm việc tại cơ quan, đơn vị, địa phương.

4. Cơ quan, đơn vị, địa phương có thẩm quyền quản lý, sử dụng CBCCVC&NLĐ chịu trách nhiệm đôn đốc việc cập nhật kịp thời, chính xác và đầy đủ thông tin cá nhân hiện có vào Cơ sở dữ liệu của tỉnh.

5. Chỉ những người có thẩm quyền quản lý hoặc được cấp quyền truy cập mới được phép sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu của tỉnh.

Thực hiện theo quy định tại Điều 8 Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước, các hành vi khác theo quy định của pháp luật có liên quan.

1. Cơ sở dữ liệu của tỉnh được lưu trữ, bảo mật, bảo đảm an ninh, an toàn thông tin theo quy định của pháp luật. Việc xây dựng, khai thác tuân thủ các quy định của Đảng, pháp luật có liên quan; quy định về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước; các quy định về bảo vệ quyền riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình và các quy định pháp luật khác có liên quan.

2. Dữ liệu của CBCCVC&NLĐ phải bảo đảm cập nhật kịp thời, chính xác thông tin liên quan đến hồ sơ công chức, viên chức và người lao động khi có sự thay đổi; được quản lý theo độ hạn chế tiếp cận, mã hóa một số trường thông tin để bảo đảm bảo mật, an toàn thông tin trong công tác cán bộ. Việc xác định độ hạn chế tiếp cận của dữ liệu thực hiện theo quy định của Đảng, pháp luật về công chức, viên chức, người lao động.

1. Trong thời gian 05 (năm) ngày làm việc, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng đối với công chức, viên chức, người hoạt động không chuyên trách; ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động đối với người lao động; theo thẩm quyền, đơn vị quản lý có trách nhiệm gửi yêu cầu tạo tài khoản về Sở Nội vụ để tạo tài khoản cho cá nhân đó. Sở Nội vụ có trách nhiệm cung cấp tài khoản cá nhân trong thời gian 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu từ các đơn vị.

2. Trong thời gian 05 (năm) ngày làm việc, kể từ ngày được cấp tài khoản, CBCCVC&NLĐ có trách nhiệm cập nhật mới thông tin về hồ sơ và thực hiện gửi đề nghị phê duyệt lên người đứng đầu cơ quan, đơn vị, địa phương sử dụng CBCCVC&NLĐ.

Trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc, kể từ ngày CBCCVC&NLĐ gửi thông tin hồ sơ; người đứng đầu cơ quan, đơn vị, địa phương sử dụng CBCCVC&NLĐ có trách nhiệm phê duyệt và ký số hồ sơ, sau khi bộ phận tổ chức cán bộ kiểm tra, đối chiếu với hồ sơ của CBCCVC&NLĐ.

3. Cập nhật thay đổi (nếu có)

CBCCVC&NLĐ có trách nhiệm cập nhật, bổ sung hồ sơ khi có thay đổi thông tin của cá nhân.

Trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc, kể từ ngày CBCCVC&NLĐ cập nhật, bổ sung hồ sơ, người đứng đầu cơ quan, đơn vị, địa phương sử dụng CBCCVC&NLĐ có trách nhiệm kiểm tra và phê duyệt dữ liệu.

4. Trong vòng 05 ngày cuối từng tháng, Sở Nội vụ có trách nhiệm phê duyệt dữ liệu bằng ký số từ Cơ sở dữ liệu của tỉnh để đồng bộ lên Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước.

1. Trường hợp CBCCVC&NLĐ được điều động, luân chuyển, chuyển đổi vị trí công tác đến bộ phận mới trong cùng đơn vị, trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc, kể từ ngày quyết định điều động, luân chuyển, chuyển đổi vị trí công tác có hiệu lực thì đơn vị đó có trách nhiệm chuyển hồ sơ trên Cơ sở dữ liệu của tỉnh đến bộ phận mới.

2. Trường hợp CBCCVC&NLĐ được điều động, luân chuyển, chuyển đổi vị trí công tác giữa các đơn vị thuộc tỉnh, chậm nhất 10 (mười) ngày làm việc, đơn vị tiếp nhận CBCCVC&NLĐ yêu cầu đơn vị cũ điều chuyển hồ sơ trên Cơ sở dữ liệu của tỉnh đến đơn vị mới.

Trong thời hạn 10 (mười) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đề nghị của đơn vị mới, đơn vị cũ có trách nhiệm chuyển hồ sơ trên Cơ sở dữ liệu của tỉnh đến đơn vị mới.

3. Trường hợp tiếp nhận CBCCVC&NLĐ từ ngoài tỉnh về, Sở Nội vụ truy cập vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức để gửi yêu cầu điều chuyển hồ sơ của CBCCVC&NLĐ đó về Cơ sở dữ liệu của tỉnh.

Đơn vị tiếp nhận và sử dụng thực hiện các bước để tạo tài khoản truy cập Cơ sở dữ liệu của tỉnh cho CBCCVC&NLĐ theo các bước được quy định tại Khoản 1 Điều 6 của Quy chế này.

CBCCVC&NLĐ được tiếp nhận thực hiện kiểm tra, cập nhật (nếu có) và gửi đề nghị phê duyệt hồ sơ trên Cơ sở dữ liệu của tỉnh trong thời gian 05 (năm) ngày làm việc, kể từ khi được cấp tài khoản. Cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra và phê duyệt dữ liệu trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc, kể từ ngày cá nhân thực hiện gửi phê duyệt hồ sơ.

4. Trường hợp chuyển công tác ra ngoài tỉnh hoặc nghỉ hưu, thôi việc, từ trần.

a) Đối với CBCCVC&NLĐ có quyết định điều động, chuyển công tác ra ngoài tỉnh: tỉnh tiếp nhận CBCCVC&NLĐ thực hiện tạo phiếu yêu cầu điều chuyển; Sở Nội vụ truy cập vào Cơ sở dữ liệu quốc gia thực hiện duyệt điều chuyển hồ sơ của công chức, viên chức, người lao động đến đơn vị mới trong thời hạn 10 (mười) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu điều chuyển.

b) Đối với CBCCVC&NLĐ có quyết định nghỉ hưu, thôi việc hoặc từ trần: trong thời hạn 10 (mười) ngày làm việc, kể từ ngày quyết định có hiệu lực thì đơn vị trực tiếp sử dụng CBCCVC&NLĐ thực hiện điều chỉnh tình trạng hồ sơ tương ứng, hủy quyền truy cập của CBCCVC&NLĐ trong cơ sở dữ liệu của tỉnh. Sở Nội vụ phê duyệt dữ liệu bằng ký số từ Cơ sở dữ liệu của tỉnh để đồng bộ trạng thái hồ sơ lên Cơ sở dữ liệu quốc gia.

1. CBCCVC&NLĐ cập nhật, khai thác, sử dụng dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu của tỉnh bằng tài khoản do Sở Nội vụ cung cấp và truy cập Cơ sở dữ liệu của tỉnh tại địa chỉ: http://qlcbccvc.baria-vungtau.gov.vn/

2. Đối tượng được sử dụng và khai thác dữ liệu CBCCVC&NLĐ.

a) Cơ quan, đơn vị quản lý, sử dụng CBCCVC&NLĐ được nghiên cứu, khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu CBCCVC&NLĐ của mình trên Cơ sở dữ liệu của tỉnh để phục vụ công tác quản lý theo thẩm quyền.

b) CBCCVC&NLĐ được sử dụng toàn bộ thông tin dữ liệu của mình được in thông tin từ Cơ sở dữ liệu của tỉnh để rà soát và cập nhật thông tin cá nhân.

3. Sở Nội vụ sử dụng dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu của tỉnh để tổng hợp, phân tích đội ngũ CBCCVC&NLĐ, tổ chức bộ máy, biên chế, vị trí việc làm và các nội dung khác để phục vụ công tác quản lý, sử dụng CBCCVC&NLĐ.

1. Dữ liệu CBCCVC&NLĐ được lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu của tỉnh và được sao lưu định kỳ hàng tháng trên phương tiện lưu trữ chuyên dụng để dự phòng rủi ro.

2. Việc lưu trữ, sao lưu phải tuân thủ các quy định của Đảng, pháp luật về lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ bí mật thông tin cá nhân, an toàn, an ninh thông tin.

1. Chủ trì việc quản lý, khai thác Cơ sở dữ liệu của tỉnh để phục vụ cho việc quản lý, sử dụng CBCCVC&NLĐ.

2. Chủ trì, xác định chức năng cơ bản của cơ sở dữ liệu và tổng hợp các phát sinh trong quá trình khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu để điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp.

3. Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu của tỉnh; thực hiện chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất theo yêu cầu của cơ quan quản lý cấp trên.

4. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm phê duyệt, ký số và đồng bộ Cơ sở dữ liệu của tỉnh vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước theo quy định tại Điều 6 Quy chế này.

5. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức tập huấn, phổ biến, hướng dẫn về công tác quản lý hồ sơ CBCCVC&NLĐ; nghiệp vụ khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu của tỉnh; đề xuất các yêu cầu, nhiệm vụ trong quá trình quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu của tỉnh để bảo đảm phục vụ kịp thời công tác quản lý của tỉnh.

6. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và các đơn vị có liên quan định kỳ kiểm tra đánh giá an toàn thông tin Cơ sở dữ liệu của tỉnh.

7. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Tài chính đề xuất, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, bố trí kinh phí thực hiện nhiệm vụ quản lý, kết nối, chia sẻ dữ liệu và kinh phí hằng năm phục vụ duy trì vận hành, nâng cấp, hoàn thiện Cơ sở dữ liệu của tỉnh.

8. Đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh khen thưởng, kỷ luật cơ quan, đơn vị, địa phương và cá nhân trong việc thực hiện Quy chế này.

1. Phối hợp Sở Nội vụ xây dựng, vận hành, nâng cấp Cơ sở dữ liệu của tỉnh; bảo đảm cơ sở vật chất và hạ tầng kỹ thuật để triển khai Cơ sở dữ liệu của tỉnh và duy trì Cơ sở dữ liệu của tỉnh hoạt động thường xuyên theo đúng chức năng, quy định của pháp luật.

2. Phối hợp Sở Nội vụ định kỳ kiểm tra đánh giá an toàn thông tin của Cơ sở dữ liệu, bảo đảm về cơ sở hạ tầng kỹ thuật, thực hiện các biện pháp bảo đảm bảo mật, an ninh, an toàn thông tin của Cơ sở dữ liệu của tỉnh để vận hành, duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục.

3. Phối hợp Sở Nội vụ đề xuất điều chỉnh các tính năng trong Cơ sở dữ liệu của tỉnh, bảo đảm phù hợp, đúng quy định của pháp luật.

4. Phối hợp với Sở Nội vụ xem xét, thẩm định kinh phí thực hiện nhiệm vụ quản lý, kết nối, chia sẻ dữ liệu và kinh phí hằng năm phục vụ duy trì vận hành, nâng cấp, hoàn thiện Cơ sở dữ liệu của tỉnh.

Phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu, trình cấp có thẩm quyền xem xét, bố trí kinh phí thực hiện nhiệm vụ quản lý, kết nối, chia sẻ dữ liệu và kinh phí hằng năm phục vụ duy trì vận hành, nâng cấp, hoàn thiện Cơ sở dữ liệu của tỉnh theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn liên quan.

1. Được cấp quyền truy cập; được quyền khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu của tỉnh thuộc quyền quản lý của cơ quan, đơn vị, địa phương.

2. Quản lý tài khoản người dùng được cấp; ban hành quyết định phân công, giao nhiệm vụ cho công chức, viên chức trực tiếp khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu theo đúng quy định pháp luật và Quy chế này.

3. Chuẩn bị các điều kiện, cơ sở vật chất kỹ thuật cần thiết để kết nối và xử lý dữ liệu thông tin trên Cơ sở dữ liệu của tỉnh; bố trí công chức, viên chức có đủ năng lực để phụ trách công tác quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu của cơ quan, đơn vị, địa phương.

4. Áp dụng các biện pháp để bảo đảm an toàn thông tin và bảo mật Cơ sở dữ liệu của tỉnh thuộc quyền quản lý của đơn vị; thường xuyên theo dõi, kiểm tra và thông báo kịp thời về Sở Nội vụ những vấn đề phát sinh liên quan đến Cơ sở dữ liệu của tỉnh.

5. Thông báo cho CBCCVC&NLĐ biết về các dữ liệu trong hồ sơ do CBCCVC&NLĐ tự khai trong trường hợp thông tin không thống nhất hoặc không chính xác.

6. Chịu trách nhiệm về tính chính xác của những thông tin, dữ liệu do cơ quan, đơn vị, địa phương cập nhật.

7. Hướng dẫn, đôn đốc, thanh tra, kiểm tra, giám sát việc cập nhật thông tin hồ sơ CBCCVC&NLĐ thuộc các cơ quan, đơn vị trực thuộc (nếu có) theo định kỳ hàng tháng; xem xét, xử lý vi phạm của cơ quan, đơn vị và cá nhân thuộc thẩm quyền quản lý không thực hiện theo quy định tại Quy chế này.

1. Chấp hành quy định tại Quy chế này và các quy định của Đảng, pháp luật, quy chế của cơ quan, đơn vị trong việc quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu của tỉnh.

2. Kê khai, cung cấp đầy đủ, rõ ràng, chính xác thông tin cá nhân trong hồ sơ của mình theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý, sử dụng và chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước cơ quan, đơn vị về tính trung thực của những thông tin đã kê khai, cung cấp.

3. Tự quản lý tài khoản cá nhân, thường xuyên thay đổi mật khẩu tài khoản để bảo đảm an toàn, an ninh thông tin. Trường hợp mất mật khẩu hoặc tài khoản có dấu hiệu bị đánh cắp mật khẩu phải báo cáo cơ quan, đơn vị quản lý CBCCVC&NLĐ để được cấp lại mật khẩu mới.

1. Sở Nội vụ có trách nhiệm tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này; hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, địa phương trong việc thực hiện Quy chế; định kỳ hằng năm báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh tình hình, kết quả thực hiện Quy chế.

2. Các cơ quan, đơn vị, địa phương có trách nhiệm phổ biến, quán triệt đến toàn thể đội ngũ CBCCVC&NLĐ thuộc thẩm quyền quản lý; chỉ đạo tổ chức thực hiện nghiêm túc Quy chế này và các quy định của pháp luật có liên quan.

3. Cơ quan, đơn vị, địa phương, cá nhân có thành tích trong việc thực hiện Quy chế này được khen thưởng theo quy định của pháp luật về thi đua - khen thưởng; cơ quan, đơn vị, địa phương, cá nhân vi phạm các quy định của Quy chế này và các quy định của pháp luật có liên quan thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật.

Trong quá trình thực hiện Quy chế, nếu có vấn đề khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị, địa phương, cá nhân kịp thời phản ánh về Sở Nội vụ để nghiên cứu, xử lý hoặc báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và yêu cầu thực tế công tác quản lý hồ sơ CBCCVC&NLĐ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương./.