Xét đề nghị của Giám đốc Sở Ngoại vụ,

Điều 3. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoàn thể thuộc tỉnh; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố Đà Lạt, thành phố Bảo Lộc và các tổ chức, cá nhân có liên quan căn cứ Quyết định thi hành./.

Quy định này quy định thẩm quyền quyết định, quy trình giải quyết và trách nhiệm tổ chức thực hiện việc tiếp và làm việc với các đoàn khách nước ngoài trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng (sau đây gọi tắt là đoàn vào).

Các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, các tổ chức chính trị - xã hội, hội đoàn thể cấp tỉnh; Uỷ ban nhân dân cấp huyện và các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng (sau đây gọi tắt là cơ quan, đơn vị).

Mời và đón tiếp các đoàn cấp Bộ trưởng, Tỉnh trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế thăm tỉnh theo lời mời của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh (trừ đoàn cấp Tỉnh trưởng của các địa phương có quan hệ hợp tác, hữu nghị truyền thống với tỉnh).

1. Mời các đoàn cấp Tỉnh trưởng của các địa phương có quan hệ hợp tác, hữu nghị truyền thống, các đoàn cấp Thứ trưởng, Phó Tỉnh trưởng hoặc tương đương của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế vào thăm và làm việc với tỉnh.

2. Người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu các cơ quan đại diện ngoại giao, các tổ chức quốc tế, các cơ quan Tổng lãnh sự, Lãnh sự đến chào xã giao, thúc đẩy các hoạt động giao lưu, hợp tác phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam, các Điều ước quốc tế Việt Nam tham gia và thông lệ quốc tế.

3. Tiếp nhận các cơ quan đại diện ngoại giao, các cơ quan Lãnh sự đến thăm và làm việc với các cơ quan, đơn vị.

1. Tiếp nhận các đoàn khách nước ngoài (không thuộc phạm vi quy định tại Điều 3, Điều 4 Quy định này); nhân viên các tổ chức quốc tế.

2. Tiếp nhận và quản lý hoạt động của tình nguyện viên người nước ngoài đến làm việc tại các cơ quan, đơn vị theo các chương trình, dự án đã ký kết với các tổ chức, cá nhân nước ngoài.

3. Tiếp nhận và quản lý hoạt động của phóng viên nước ngoài tại địa phương, tổ chức và phục vụ lãnh đạo tỉnh tiếp, trả lời phỏng vấn của báo chí nước ngoài.

1. Văn bản đề nghị của cơ quan, đơn vị có nhu cầu làm việc với đoàn khách nước ngoài; nội dung văn bản nêu rõ:

- Mục đích, lý do của đoàn vào.

- Danh sách đoàn: trong đó ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch, số hộ chiếu, chức danh và các thông tin khác (nếu có).

- Thời gian làm việc tại Lâm Đồng.

- Nội dung, chương trình và địa điểm làm việc.

- Nội dung, chương trình, địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có).

- Thành phần làm việc: các cơ quan, đơn vị tham gia tiếp và làm việc với đoàn.

2. Bản sao các văn bản đề nghị của phía nước ngoài. Nếu các văn bản đề nghị bằng tiếng nước ngoài phải gửi kèm bản dịch tiếng Việt do cơ quan, đơn vị có nhu cầu làm việc với đoàn khách nước ngoài chịu trách nhiệm về nội dung dịch thuật.

1. Đối với các đoàn trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Điều 3:

Trong thời gian 03 làm việc ngày kể từ khi nhận được chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm tham mưu UBND tỉnh trình Thủ tướng Chính phủ xem xét phê duyệt, chỉ đạo thực hiện.

2. Đối với các đoàn thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định tại Điều 4:

2.1 Các đoàn do lãnh đạo tỉnh mời:

Trong thời gian 03 làm việc ngày kể từ khi nhận được chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm liên hệ với các cơ quan chức năng, thống nhất trình dự thảo thư mời, phương án lễ tân, kinh phí và các vấn đề khác liên quan để Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét phê duyệt, chỉ đạo thực hiện.

2.2 Cơ quan, đơn vị có nhu cầu làm việc với đoàn khách nước ngoài nộp 01 bộ hồ sơ theo quy định tại Điều 6 của Quy định này (nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện) tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Ngoại vụ. Thời gian nộp hồ sơ ít nhất là 09 ngày làm việc trước thời gian đoàn dự kiến vào.

Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ của Sở Ngoại vụ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các giấy tờ có trong hồ sơ; hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện nếu chưa đầy đủ, chưa hợp lệ; ghi phiếu biên nhận đối với hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ.

a) Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ, Sở Ngoại vụ có công văn xin ý kiến của các cơ quan, đơn vị liên quan (nếu thấy cần thiết).

b) Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của Sở Ngoại vụ, các cơ quan, đơn vị có ý kiến trả lời về nội dung làm việc và các vấn đề liên quan. Trong trường hợp không nhận được ý kiến trả lời thì được coi như đồng ý và cơ quan, đơn vị phải chịu trách nhiệm về ý kiến của mình.

c) Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được ý kiến của các cơ quan, đơn vị, Sở Ngoại vụ tổng hợp ý kiến, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.

d) Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của Sở Ngoại vụ, Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành văn bản chấp thuận (hoặc không chấp thuận) việc tiếp nhận đoàn vào gửi cơ quan đơn vị đề xuất và Sở Ngoại vụ.

e) Sở Ngoại vụ gửi văn bản trả lời cho cơ quan, đơn vị có nhu cầu làm việc với đoàn khách nước ngoài qua đường bưu điện hoặc cơ quan, đơn vị có nhu cầu làm việc với đoàn khách nước ngoài có thể liên hệ trực tiếp Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ của Sở Ngoại vụ nhận văn bản trả lời theo biên nhận.

3. Đối với các đoàn vào do Ủy ban nhân dân tỉnh ủy quyền Sở Ngoại vụ tiếp nhận tại Điều 5:

3.1. Cơ quan, đơn vị có nhu cầu làm việc với đoàn khách nước ngoài nộp 01 bộ hồ sơ theo quy định tại Điều 6 của Quy định này (nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện) tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Ngoại vụ. Thời gian nộp hồ sơ ít nhất 03 ngày làm việc trước thời gian đoàn dự kiến vào đối với các đoàn không phải xin ý kiến của các cơ quan, đơn vị liên quan và 07 ngày đối với các đoàn phải xin ý kiến.

Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ của Sở Ngoại vụ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các giấy tờ có trong hồ sơ; hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện nếu chưa đầy đủ, chưa hợp lệ; ghi phiếu biên nhận đối với hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ.

3.2. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ, Sở Ngoại vụ có công văn xin ý kiến của các cơ quan, đơn vị liên quan (nếu thấy cần thiết).

3.3. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của Sở Ngoại vụ, các cơ quan, đơn vị có ý kiến trả lời về nội dung làm việc và các vấn đề liên quan. Trong trường hợp không nhận được ý kiến trả lời thì được coi như đồng ý và cơ quan, đơn vị phải chịu trách nhiệm về ý kiến của mình.

3.4. Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được ý kiến của các cơ quan, đơn vị liên quan, Sở Ngoại vụ tổng hợp ý kiến và có văn bản trả lời các cơ quan, đơn vị.

3.5. Sở Ngoại vụ gửi văn bản trả lời đến cơ quan, đơn vị có nhu cầu làm việc với đoàn khách nước ngoài qua đường bưu điện hoặc cơ quan, đơn vị có nhu cầu làm việc với đoàn khách nước ngoài có thể liên hệ trực tiếp Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ của Sở Ngoại vụ nhận văn bản trả lời theo biên nhận.

1. Đảm bảo tính chính xác nội dung hồ sơ xin tiếp và làm việc với đoàn khách nước ngoài.

2. Quản lý và thực hiện theo đúng nội dung, chương trình làm việc đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

3. Hướng dẫn các đoàn khách thực hiện đúng các quy định của Pháp luật Việt Nam.

4. Thực hiện đúng các quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước, đảm bảo an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội.

5. Trong quá trình làm việc, nếu phát sinh những vấn đề vượt quá chức năng, thẩm quyền hoặc có thay đổi nội dung, chương trình làm việc cần kịp thời thông báo đến Sở Ngoại vụ để phối hợp giải quyết hoặc báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh để được xem xét chỉ đạo.

6. Báo cáo kết quả làm việc và những ý kiến đề xuất, kiến nghị (nếu có) gửi Sở Ngoại vụ trong thời hạn 07 ngày làm việc sau khi kết thúc chương trình làm việc để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định.

1. Sở Ngoại vụ là cơ quan đầu mối tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh về việc tiếp nhận đoàn vào và phối hợp với các cơ quan, đơn vị thực hiện công tác quản lý đoàn vào theo quy định. Chủ trì, phối hợp với Công an tỉnh và các cơ quan khác có chức năng quản lý nhà nước liên quan hoạt động của đoàn nước ngoài đến tỉnh làm việc, tổ chức triển khai và theo dõi, kiểm tra việc thực hiện quy định này.

2. Tiếp nhận báo cáo kết quả làm việc và những đề xuất, kiến nghị (nếu có) để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định.

3. Phối hợp với các cơ quan chức năng xây dựng chương trình làm việc; lập đề án lễ tân trình Thường trực Tỉnh uỷ, Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt, cho và theo dõi thực hiện đối với những đoàn khách nước ngoài đến thăm và làm việc theo lời mời của lãnh đạo tỉnh hoặc do các cơ quan Trung ương giới thiệu đến thăm và làm việc tại tỉnh.

4. Xây dựng kế hoạch kinh phí đón các đoàn khách đến thăm và làm việc theo lời mời của Thường trực Tỉnh uỷ, Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc do các cơ quan Trung ương giới thiệu, gửi Sở Tài chính thẩm định trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

5. Tổng hợp báo cáo 06 tháng, hàng năm hoặc đột xuất gửi Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Ngoại giao theo quy định.

1. Thẩm định, tham mưu bố trí kinh phí tiếp đón các đoàn đến thăm và làm việc theo lời mời của Thường trực Tỉnh uỷ, Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc do các cơ quan Trung ương giới thiệu đến thăm và làm việc tại tỉnh.

2. Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị về định mức chi, nội dung chi và quản lý, sử dụng và thanh quyết toán kinh phí được cấp theo đúng chế độ chính sách tài chính hiện hành.

1. Quản lý việc xuất nhập cảnh, đăng ký tạm trú của người nước ngoài theo quy định.

2. Phối hợp với Sở Ngoại vụ, các cơ quan chức năng và địa phương liên quan trong việc đảm bảo an ninh trật tự, bố trí lực lượng bảo vệ và xe cảnh sát giao thông dẫn đoàn (theo quy định).

1. Tổ chức bộ phận đầu mối tiếp nhận giải quyết hồ sơ theo đúng thời gian quy định.

2. Thực hiện nghiêm túc Quy định này và tổ chức tuyên truyền, phổ biến Quy định này đến các tổ chức, cá nhân thuộc thẩm quyền quản lý.

3. Định kỳ 06 tháng, hàng năm báo cáo tình hình tiếp, làm việc với các đoàn khách nước ngoài và đề xuất, kiến nghị (nếu có). Báo cáo năm gửi Sở Ngoại vụ trước ngày 15/11 hàng năm để tổng hợp và báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Ngoại giao.

4. Thực hiện chức năng quản lý Nhà nước theo lĩnh vực, địa bàn được phân công, phụ trách trong việc đưa các đoàn nước ngoài đến làm việc.

5. Phối hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan chức năng liên quan giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến các đoàn vào.

1. Tổ chức, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy định này thì được xem xét khen thưởng theo quy định của pháp luật.

2. Tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm Quy định này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Trong quá trình triển khai thực hiện, những nội dung phát sinh, cần được kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Ngoại vụ) để xem xét, điều chỉnh, bổ sung, hướng dẫn cho phù hợp với thực tiễn và yêu cầu nhiệm vụ công tác của từng thời kỳ./.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

(Đã ký)