Quyết định 3667/QĐ-UBND Hà Nội 2026 vận hành Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử

Điều 1. Vận hành chính thức Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước thành phố Hà Nội

1. Đưa vào vận hành chính thức Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước thành phố Hà Nội (sau đây gọi là Hệ thống).

2. Hệ thống là nền tảng số kết nối dùng chung phục vụ việc gửi, nhận, theo dõi, quản lý trạng thái xử lý, lưu trữ và khai thác văn bản điện tử giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước thuộc thành phố Hà Nội; bảo đảm tích hợp, liên thông với Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của Thành phố và các nền tảng số có liên quan theo tiêu chuẩn kỹ thuật thống nhất; từng bước thay thế văn bản giấy, nâng cao hiệu quả quản trị, điều hành và chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp.

3. Quyết định này áp dụng đối với các Sở, ban, ngành Thành phố; Cơ quan, đơn vị thuộc UBND Thành phố; UBND các xã, phường; Thuế thành phố Hà Nội; Các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn Thành phố có phát sinh giao dịch gửi, nhận văn bản với tổ chức, doanh nghiệp thông qua Hệ thống.

4. Danh mục các loại văn bản thực hiện gửi, nhận thông qua Hệ thống; quy trình quản lý, vận hành, khai thác; trách nhiệm cụ thể của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp được quy định tại Quy chế quản lý, vận hành và khai thác Hệ thống do UBND Thành phố ban hành.

5. Văn bản điện tử được ký số hợp lệ, gửi và nhận thông qua Hệ thốn g có giá trị pháp lý theo quy định của Luật Giao dịch điện tử và các quy định pháp luật có liên quan.

6. Không áp dụng Hệ thống đối với văn bản thuộc phạm vi bí mật nhà nước, thủ tục hành chính hoặc các loại văn bản chuyên ngành mà pháp luật có quy định riêng về phương thức gửi, nhận, xử lý.

Điều 2. Nguyên tắc vận hành Hệ thống

1. Các văn bản đủ điều kiện thực hiện giao dịch điện tử phải được gửi, nhận thông qua Hệ thống; chỉ sử dụng văn bản giấy trong trường hợp pháp luật có quy định hoặc vì lý do kỹ thuật bất khả kháng.

2. Một lần khai báo: tổ chức, doanh nghiệp không phải cung cấp lại thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu của cơ quan nhà nước hoặc đã được chia sẻ, xác thực trên Hệ thống theo quy định.

3. Theo dõi toàn trình: các văn bản điện tử gửi, nhận trên Hệ thống phải có mã định danh, trạng thái xử lý, nhật ký giao dịch và khả năng truy vết trong suốt quá trình thực hiện.

4. Liên thông, kết nối mở: Hệ thống bảo đảm khả năng kết nối, tích hợp và chia sẻ dữ liệu thông qua Nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu Thành phố (LGSP),

bảo đảm tuân thủ Khung kiến trúc số thành phố Hà Nội, các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật và yêu cầu về an toàn thông tin theo quy định; sẵn sàng kết nối với các nền tảng số, cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin của cơ quan nhà nước và các hệ thống của doanh nghiệp khi đáp ứng các điều kiện kỹ thuật theo quy định.

5. An toàn, bảo mật và bảo vệ dữ liệu: mọi hoạt động truy cập, xử lý, khai thác, chia sẻ dữ liệu trên Hệ thống phải được kiểm soát, ghi nhận nhật ký và tuân thủ quy định của pháp luật về an toàn thông tin mạng, an ninh mạng, giao dịch điện tử, dữ liệu và lưu trữ điện tử.

Điều 3. Chỉ tiêu triển khai và cơ chế giám sát

1. 100% sở, ban, ngành; UBND các xã, phường và các cơ quan, đơn vị có phát sinh giao dịch văn bản với tổ chức, doanh nghiệp thực hiện kết nối, khai thác và sử dụng Hệ thống.

2. 100% doanh nghiệp thành lập mới trên địa bàn Thành phố được hướng dẫn, hỗ trợ, tạo lập tài khoản và sử dụng Hệ thống ngay trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

3. 100% văn bản điện tử của cơ quan nhà nước thuộc Thành phố gửi đến tổ chức, doanh nghiệp đủ điều kiện thực hiện giao dịch điện tử được thực hiện thông qua Hệ thống; hạn chế tối đa việc gửi văn bản giấy hoặc gửi đồng thời qua nhiều kênh, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

4. Phấn đấu mở rộng việc gửi, nhận văn bản điện tử hai chiều giữa các cơ quan nhà nước thuộc Thành phố với tổ chức, doanh nghiệp thông qua Hệ thống; từng bước hình thành phương thức giao dịch điện tử thống nhất, đồng bộ, thay thế việc trao đổi văn bản giấy, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

5. Các trường hợp không cập nhật dữ liệu, không tiếp nhận văn bản điện tử, không xử lý văn bản điện tử trên Hệ thống hoặc gửi song song văn bản giấy không cần thiết phải được thống kê, tổng hợp, báo cáo và đưa vào đánh giá cải cách hành chính, chuyển đổi số, mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị theo quy định.

Điều 4. Quản lý dữ liệu, kết nối và khai thác Hệ thống

1. Dữ liệu hình thành trong quá trình vận hành Hệ thống là dữ liệu phục vụ hoạt động quản lý nhà nước, được quản lý, khai thác, chia sẻ theo quy định của pháp luật về dữ liệu, giao dịch điện tử, an toàn thông tin mạng, an ninh mạng, văn thư và lưu trữ.

2. Việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Hệ thống với các cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin của cơ quan nhà nước và tổ chức, doanh nghiệp được thực hiện trên cơ sở bảo đảm an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu, phân quyền truy cập và tuân thủ quy định của pháp luật.

3. Hệ thống phải bảo đảm lưu nhật ký truy cập, nhật ký gửi, nhận, xử lý văn bản điện tử; phục vụ việc kiểm tra, giám sát, truy vết, đánh giá trách nhiệm của cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan.

4. Thời hạn lưu trữ văn bản điện tử, dữ liệu giao dịch, nhật ký hệ thống và hồ sơ liên quan được thực hiện theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ và Quy chế quản lý, vận hành, khai thác Hệ thống.

Điều 5. Tổ chức thực hiện

1. Sở Khoa học và Công nghệ

a) Chủ trì bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, nền tảng công nghệ, kết nối, liên thông dữ liệu và tính sẵn sàng của Hệ thống.

b) Chủ trì triển khai các giải pháp kỹ thuật về API, tích hợp LGSP, sao lưu dữ liệu, bảo đảm an toàn hệ thống, kết nối với Trung tâm dữ liệu và các nền tảng số dùng chung của Thành phố; hướng dẫn chuẩn mã định danh điện tử trên Hệ thống theo quy định.

c) Chủ trì nghiên cứu, tham mưu bổ sung tiêu chí đánh giá tỷ lệ gửi, nhận văn bản điện tử hai chiều giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, doanh nghiệp vào Bộ chỉ số đánh giá, chấm điểm chuyển đổi số của các cơ quan, đơn vị thuộc Thành phố.

d) Phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố trong quá trình quản trị, vận hành, duy trì, nâng cấp và phát triển Hệ thống, bảo đảm Hệ thống hoạt động ổn định, thông suốt.

2. Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố

a) Là cơ quan đầu mối giúp UBND Thành phố điều phối, quản trị nghiệp vụ, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, hỗ trợ người sử dụng và đánh giá việc triển khai, sử dụng Hệ thống trên địa bàn Thành phố.

b) Chủ trì quản lý tài khoản người dùng, cơ sở dữ liệu danh bạ tổ chức, doanh nghiệp tham gia Hệ thống; thiết lập, vận hành hệ thống giám sát, thống kê, dashboard phục vụ công tác quản trị, điều hành của Thành phố.

c) Là đầu mối tiếp nhận, tổng hợp khó khăn, vướng mắc trong quá trình sử dụng Hệ thống; chủ trì phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan xử lý hoặc tham mưu cấp có thẩm quyền xem xét, giải quyết theo quy định.

d) Chủ trì xây dựng, trình UBND Thành phố ban hành Quy chế quản lý, vận hành và khai thác Hệ thống trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày Quyết định này có hiệu lực.

đ) Chủ trì xây dựng kế hoạch tuyên truyền, đào tạo, tập huấn, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng Hệ thống.

e) Chủ trì tổng hợp nhu cầu kinh phí phục vụ công tác quản trị nghiệp vụ, tuyên truyền, đào tạo, tập huấn, hỗ trợ vận hành Hệ thống; phối hợp với Sở Tài chính tham mưu UBND Thành phố bố trí kinh phí theo quy định.

3. Văn phòng UBND Thành phố

a) Chủ trì đảm bảo việc tiếp nhận, xử lý và giải quyết trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành Thành phố được thực hiện theo quy định, đúng thẩm quyền, đúng quy trình và đúng thời hạn.

b) Phối hợp với Trung tâm Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố, Sở Khoa học và Công nghệ và các cơ quan, đơn vị liên quan bảo đảm sự thống nhất, đồng bộ giữa Hệ thống với Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của Thành phố.

c) Phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công thực hiện kết nối, chia sẻ dữ liệu về tình hình xử lý hồ sơ, văn bản lên Trung tâm Giám sát, điều hành thông minh Thành phố (HaNoi IOC), bảo đảm cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo các cấp.

4. Công an Thành phố

a) Phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ, Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố và các cơ quan, đơn vị có liên quan triển khai các giải pháp bảo đảm an ninh mạng, an toàn thông tin cho Hệ thống theo quy định của pháp luật.

b) Phối hợp kiểm tra, đánh giá an toàn thông tin, ứng cứu sự cố và xử lý nguy cơ mất an toàn thông tin, an ninh mạng đối với Hệ thống định kỳ theo quy định.

5. Sở Nội vụ

a) Chủ trì, phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố và các cơ quan, đơn vị liên quan kiểm tra, đôn đốc trách nhiệm của người đứng đầu trong việc chỉ đạo, tổ chức tiếp nhận, phân công xử lý và giải quyết văn bản điện tử trên Hệ thống.

b) Phối hợp góp ý, hoàn thiện Quy chế quản lý, vận hành và khai thác Hệ thống trước khi trình UBND Thành phố ban hành.

c) Chủ trì tổng hợp, tham mưu UBND Thành phố về kết quả triển khai, sử dụng Hệ thống vào tiêu chí đánh giá cải cách hành chính hằng năm; tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của người đứng đầu các cơ quan, đơn vị và công tác thi đua, khen thưởng theo quy định.

d) Hướng dẫn việc sử dụng kết quả triển khai, sử dụng Hệ thống làm căn cứ đánh giá, xếp loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ hằng tháng đối với người đứng đầu và các cá nhân trực tiếp tham gia quản lý, vận hành, khai thác Hệ thống.

e) Chủ trì hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử trong quá trình triển khai Hệ thống; bảo đảm việc gửi, nhận, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử tuân thủ quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

6. Sở Tài chính

a) Trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao, chỉ đạo các phòng, đơn vị trực thuộc triển khai việc tiếp nhận, xử lý và gửi, nhận văn bản điện tử với tổ chức, doanh nghiệp thông qua Hệ thống.

b) Chủ trì, phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành ph ố lồng ghép việc hướng dẫn doanh nghiệp đăng ký, xác thực tài khoản và sử dụng Hệ thống trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, đăng ký đầu tư và các thủ tục hành chính khác thuộc phạm vi quản lý.

c) Chủ trì, phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố thực hiện kết nối, chia sẻ, đồng bộ dữ liệu về đăng ký doanh nghiệp và tình trạng hoạt động của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

d) Căn cứ đề xuất của Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố và các cơ quan, đơn vị có liên quan, chủ trì thẩm định, tham mưu UBND Thành phố bố trí kinh phí phục vụ công tác quản lý, vận hành, duy trì, bảo trì, nâng cấp Hệ thống và triển khai các hoạt động tuyên truyền, đào tạo, tập huấn theo quy định.

7. Thuế thành phố Hà Nội

a) Chủ trì tổ chức triển khai chính thức việc gửi, nhận văn bản điện tử hai chiều giữa cơ quan thuế với tổ chức, doanh nghiệp thông qua Hệ thống đối với các tổ chức, doanh nghiệp thuộc phạm vi quản lý.

b) Phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố tuyên truyền, hướng dẫn, hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp thuộc phạm vi quản lý đăng ký, xác thực và sử dụng Hệ thống.

c) Phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố thực hiện kết nối, chia sẻ, đồng bộ dữ liệu danh bạ và trạng thái hoạt động thực tế c ủa các tổ chức, doanh nghiệp đăng ký thuế trên địa bàn lên Hệ thống; bảo đảm dữ liệu được cập nhật, chính xác, kịp thời.

8. Các cơ quan trung ương đóng trên địa bàn Thành phố có phát sinh giao dịch gửi, nhận văn bản với các tổ chức, doanh nghiệp Trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao, chủ động phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố triển khai việc gửi, nhận văn bản điện tử hai chiều với tổ chức, doanh nghiệp thông qua Hệ thống; phối hợp kết nối, chia sẻ, đồng bộ dữ liệu phục vụ quản lý, vận hành và khai thác Hệ thống theo quy định của pháp luật.

9. Các Hội, Hiệp hội doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố

a) Phát huy vai trò cầu nối giữa cộng đồng doanh nghiệp với cơ quan nhà nước; chủ động thông tin, tuyên truyền, vận động, phổ biến tới c ộng đồng doanh nghiệp hội viên đăng ký, xác thực tài khoản và sử dụng Hệ thống.

b) Phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố và các cơ quan liên quan tổ chức các hoạt động tuyên truyền, hội nghị, hội thảo, chương trình tập huấn, hướng dẫn doanh nghiệp hội viên khai thác, sử dụng Hệ thống hiệu quả.

c) Thiết lập kênh tiếp nhận thông tin từ hội viên để tổng hợp khó khăn, vướng mắc, phản hồi, đề xuất trong quá trình vận hành thực tế; định kỳ hoặc đột xuất gửi Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố để nghiên cứu, xử lý, hoàn thiện Hệ thống.

10. Các sở, ban, ngành Thành phố, cơ quan, đơn vị thuộc UBND Thành phố; UBND các xã, phường

a) Tổ chức triển khai, tuyên truyền, hướng dẫn các tổ chức, doanh nghiệp thuộc phạm vi quản lý đăng ký, sử dụng Hệ thống theo quy định.

b) Chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức thực hiện tiếp nhận, xử lý, gửi, nhận văn bản điện tử với tổ chức, doanh nghiệp thông qua Hệ thống theo quy định của pháp luật và Quy chế quản lý, vận hành, khai thác Hệ thống.

c) Chịu trách nhiệm tổ chức triển khai, quản lý, khai thác và sử dụng Hệ thống thuộc phạm vi quản lý; định kỳ đánh giá kết quả thực hiện, phối hợp xử lý khó khăn, vướng mắc phát sinh.

d) Không gửi song song văn bản giấy và văn bản điện tử đối với các văn bản đã đủ điều kiện gửi, nhận qua Hệ thống, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác hoặc do sự cố kỹ thuật được cơ quan có thẩm quyền xác nhận.

Điều 6. Lộ trình triển khai

1. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày Quyết định này có hiệu lực: hoàn thiện Quy chế quản lý, vận hành và khai thác Hệ thống.

2. Từ ngày 01/8/2026 đến ngày 31/8/2026: triển khai mở rộng tại các sở, ban, ngành, Thuế thành phố Hà Nội và các cơ quan, đơn vị có phát sinh giao dịch điện tử thường xuyên với tổ chức, doanh nghiệp.

3. Từ ngày 01/9/2026 đến ngày 30/9/2026: hoàn thành triển khai trên toàn Thành phố; tổ chức đánh giá kết quả vận hành, thống kê tỷ lệ sử dụng, tỷ lệ kết nối, tỷ lệ văn bản điện tử và báo cáo UBND Thành phố.

Điều 7. Hiệu lực thi hành

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 8. Trách nhiệm thi hành Chánh Văn phòng UBND Thành phố; Giám đốc các sở, Thủ trưởng các ban, ngành Thành phố; các cơ quan, đơn vị thuộc Thành phố; Chủ tịch UBND các xã, phường; Trưởng Thuế thành phố Hà Nội; các Hội, Hiệp hội doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành

Quyết định này./.