Quyết định 36/2001/QĐ-BVHTT Về việc ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Bộ Văn hoá - Thông tin

Công tác văn thư và lưu trữ của Bộ Văn hoá - Thông tin là những hoạt động nghiệp vụ bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng và ban hành văn bản., tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, quản lý con dấu, lập hồ sơ công việc, tthu thập, bổ xung, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ nhanh chóng và chính xác cho công tác quản lý nhà nước và các hoạt động của Bộ Văn hoá - Thông tin.

Mọi hoạt động nhiệp vụ công tác văn thư và lưu trữ của Bộ Văn hóa – Thông tin chịu sự điều chỉnh của Quy chế này và các quy định tại Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước, các văn bản hiện hành của Nhà nước về văn thư, lưu trữ

Quy chế này được áp dụng thống nhất trong tất cả các đơn vị thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin.

Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về công tác văn thư và lưu trữ của Bộ và có trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác văn thư và lưu trữ của Bộ và có trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác văn thư và lưu trữ của Văn phòng Bộ theo quy định hiện hành của Nhà nước, của Bộ trưởng Bộ Văn hoá - Thông tin.

Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm tổ chức, quản lý tổ chức công tác văn thư và lưu trữ của đơn vị theo đúng Quy chế và các văn bản hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.

Mọi cán bộ, công chức thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin có liên quan đến công tác văn thư và lưu trữ có trách nhiệm thực hiện những quy định tại Quy chế này.

Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ được lấy từ kinh phí của Bộ Văn hoá - Thông tin. Các đơn vị thuộc Bộ dự trù kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ và đưa vào kế hoạch tài chính hàng năm. Việc sử dụng và quản lý kinh phí thực hiện theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước

1- Xây dựng ban hành văn bản :

-Thảo văn bản;

- Duyệt văn bản;

- Đánh máy, nhân bản văn bản;

- ký văn bản.

2- Quản lý và giải quyết văn bản:

- Quản lý và giải quyết văn bản đến:

- Quản lý văn bản đi

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

3- Quản lý và sử dụng con dấu

Cơ quan Bộ có phòng hành chính ( Trực thuộc Văn phòng Bộ ).

Các đơn vị phân cấp có Phòng Hành chính – Tổng hợp ( hoặc tương đương ).

Các đơn vị khác thuộc Bộ có Phòng Hành chính – Tổng hợp (hoặc tương đương), hoặc bộ phận văn thư (đối với đơn vị không có Phòng Hành chính- Tổng hợp).

Các đơn vị phải bố trí đủ số lượng cán bộ làm công tác văn thư. Người làm công tác văn thư (sau đây gọi theo chức danh là văn thư) phải đảm bảo tiêu chuẩn chức danh công chức văn thư).

1-Thực hiện quy trình văn bản đi;

2-Thực hiện quy trình văn bản đến;

3-Giúp thủ trưởng theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến;

4- Sắp xếp, bảo quản bản lưu và phục vụ tra cứu, sử dụng trước khi đưa lưu trữ;

Viết giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức;

5- Bảo quản và sử dụng con dấu

1- Văn bản của Bộ Văn hoá -Thông tin bao gồm toàn bộ những văn bản được hình thành trong quá trình quản lý, chỉ đạo điều hành và giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Văn hoá - Thông tin. Văn bản của Bộ Văn hoá - Thông tin gồm những văn bản quy phạm pháp luật và văn bản thường. Văn bản quy phạm pháp luật gồm: Quyết định (cá biệt ), Chỉ thị, Thông báo, Công văn hành chính, Báo cáo,Tờ trình, Đề án, Kế hoạch, Phương án, Chương trình, Biên bản, Hợp đồng Công điện, Giấy chứng nhận, Giấy mời, Giấy phép, Giấy giới thiệu, Giấy đi đường, Giấy uỷ nhiệm, Giấy nghỉ phép, Phiếu gửi.

2- Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật tuân theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 23/11/1996.

3- Văn bản khi ban hành phải được thực hiện theo đúng thể thức quy định (tại Phụ lục kèm theo). Thể thức văn bản gồm: Quốc hiệu, tên cơ quan, số và ký hiệu, địa danh và ngày, tháng, năm, tên loại và trích yếu, nội dung văn bản, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, dấu cơ quan, nơi nhận, dấu mức độ khẩn, mật (đối với văn bản khẩn, mật )

1-Thủ trưởng đơn vị được giao soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về nội dung và tính hợp pháp của văn bản. Căn cứ tính chất, nội dung và phạm vi điều chỉnh của từng văn bản sẽ ban hành, thủ trưởng đơn vị có thể tổ chức lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan, nghiên cứu các ý kiến đóng góp để hoàn chỉnh dự thảo văn bản,Tất cả các bản thảo đều phải do người ký hoặc người được uỷ quyền duyệt trước khi đánh máy. Khi trình duyệt bản thảo phải đính kèm các văn bản, tài liệu có liên quan. Khi trình ký các văn bản chính thức phải kèm theo văn bản thảo đã được duyệt. Không được tự ý sửa chữa, bổ sung vào bản thảo đã được duyệt. Nếu cần sửa chữa, bổ sung phải trình người ký quyết định. Văn bản trình Lãnh đạo Bộ phải có chữ ký tắt của thủ trưởng đơn vị trình. Trường hợp thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh Bộ trưởng thì người được giao soạn thảo văn bản phải ký tắt.

Các đơn vị có con dấu riêng, thì Trưởng phòng hoặc tương đương phải ký tắt trước khi trình thủ trưởng đơn vị ký.

2- Văn phòng Bộ hoặc Phòng Hành chính – Tổng hợp đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình ký. Khi phát hiện văn bản sai về thể thức hoặc nội dung thì trả lại hoặc hướng dẫn đơn vị soạn thảo văn bản sửa lại.

3- Văn bản trình ký hoặc xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ được đăng ký thống nhất tại Phòng Hành chính Văn phòng Bộ

Văn bản trình ký hoặc xin ý kiến chỉ đạo củaThủ trưởng đơn vị được đăng ký thống nhất tại Phòng Hành chính – Tổng hợp của đơn vị

Phòng Hành chính Văn phòng Bộ hoặc Phòng Hành chính – Tổng hợp của đơn vị có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ trước khi trình ký.

4- Chức vụ, họ và tên người ký văn bản phải được ghi chính xác, rõ ràng. Không ghi học hàm, học vị (GS, TS...) trước họ và tên người ký, đối với văn bản quản lý hành chính nhà nước

1- Kỹ thuật trình bày, thể thức, ký hiệu, kiểu chữ, cỡ chữ trong văn bản được thực hiện thống nhất theo quy định của Chính phủ ( tại Phụ lục kèm theo).

Bản thảo đưa đánh máy phải sạch sẽ, rõ ràng và phải có chữ ký duyệt của người có thẩm quyền. Bản thảo phải được đánh máy chính xác, đúng nguyên văn, đúng số lượng và thời gian quy định. Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm soát lại bản đánh máy trước khi trình lãnh đạo Bộ ký ban hành. Trưởng phòng được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm soát lại đánh máy trước khi trình thủ trưởng đơn vị ký.

2- Công văn Công hàm chính thức gửi đi các Đại sứ quán nước ngoài, các tổ chức quốc tế hoặc tổ chức, cá nhân nước ngoài phải được viết bằng tiếng Việt và nên có bản dịch không chính thức bằng thứ tiếng nước ngoài tương ứng mà nơi nhận văn bản thường dùng để giao dịch với cơ quan của Việt Nam.

Điện, thư giao dịch để sử lý công việc, tài liệu, công văn mang tính trao đổi thông tin không chính thức có thể viết bằng tiếng nước ngoài tương ứng hoặc một thứ tiếng thông dụng khác.

Các tài liệu dự án với nước ngoài phải soạn thảo bằng tiếng việt và tiếng nước ngoài tương ứng

1-Thẩm quyền ký ban hành văn bản thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ Văn hoá - Thông tin theo Quyết định số 48/1999//QĐ - BVHTT ngày 19 tháng 7 năm 1999.

Thủ trưởng đơn vị có con dấu riêng có quyền ký tất cả các văn bản của đơn vị. Thủ trưởng có thể giao phó cho phó thủ trưởng ký thay (KT) những văn bản theo sự uỷ nhiệm của thủ trưởng và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công

Trường hợp thủ trưởng các phó thủ trưởng đơn vị đi vắng, thủ trưởng đơn vị có thể giao cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ) một số văn bản phải có văn bản giao ký thừa uỷ quyền trong thời gian nhất định

Thủ trưởng đơn vị có thể giao cho Trưởng phòng Hành chính, Trưởng phòng khác (hoặc tương đương) ký thừa lệnh (TL) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế công tác văn thư của đơn vị.

Ký văn bản không được dùng bút chì, bút mực đỏ và các thứ mực dễ phai.

2- Số lượng bản chính cần ban hành và thời gian ban hành do người ký văn bản quyết định. Không được nhân bản thêm và giữ lại văn bản có chữ ký chưa đóng dấu sau khi văn bản đã ban hành

3 -Văn bản đã ký, đóng dấu và được phép ban hành, phải được ban hành đúng thời gian theo yêu cầu của văn bản,

1-Việc sao văn bản Bộ để gửi cho các đơn vị thực hiện do Lãnh đạo Bộ hoặc Chánh Văn phòng quyết định. Việc sao lục văn bản của cấp trên và các cơ quan ngang Bộ, ngoài Bộ do Lãnh đạo Bộ hoặc Chánh Văn phòng quyết định (trừ văn bản mật,Tối mật, tuyệt mật thực hiện theo quy định của Nhà nước về quản lý công văn, tài liệu mật )

2-Việc sao văn bản thực hiện thống nhất hai loại văn bản sao là “Sao nguyên văn bản chính’’ và ‘’Trích sao’. Thể thức văn bao gồm: dòng chữ ‘Sao nguyên văn bản chính’’ hoặc ‘trích sao’’ tên cơ quan sao văn bản, số, ký hiệu bản sao, địa danh, ngày, tháng, năm, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, dấu cơ quan.

3- Không được sao chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp những ý kiến của Lãnh đạo Bộ hoặc thủ trưởng đơn vị ghi bên lề văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.

4-Văn bản sao nguyên văn hoặc trích sao đúng thể thức có giá trị pháp lý như bản chính. Cách thức sao theo mẫu kèm theo. Văn bản dùng để sao phải là bản chính hoặc bản sao phải có giá trị pháp lý như bản chính.

‘’Văn bản đi’’ là văn bản do Bộ hoặc các đơn vị Bộ gửi đi nơi khác .

‘Văn bản đến’’ là văn bản các đơn vị khác gửi đến Bộ hoặc các đơn vị thuộc Bộ.

‘’Văn bản đi’’ và ‘’văn bản đến’’ phải được đăng ký thống nhất ở văn thư Bộ hoặc văn thư các đơn vị thuộc Bộ. Văn phòng Bộ , Phòng Hành chính-Tổng hợp của đơn vị chỉ trình Lãnh đạo Bộ, hoặc thủ trưởng đơn vị những văn bản đã đăng ký .

‘‘Văn bản đi’’và ‘’văn bản đến’’ được ghi theo số thứ tự từ 01 cho văn bản đầu tiên của ngày làm việc đầu năm kết thúc bằng số của văn bản cuối cùng của các ngày làm việc cuối năm. Sổ ghi đăng ký ‘‘văn bản đi’’và ‘’văn bản đến’’ được dùng thống nhất theo mẫu của Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành

1- Văn thư có nhiệm vụ rà soát văn bản đi, ghi số, ghi ngày, tháng, năm, đăng ký vào sổ, đóng dấu ( kể cả dấu độ mật, khẩu nếu có). Văn bản có đóng dấu’’ Khẩn’’, ‘‘Thượng khẩn’’, ‘‘Hoả tốc’’ phải được chuyển ngay sau khi đăng ký và phải đảm bảo thời hạn đến nơi nhận ghi trên phong bì.

2- Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 02 bản chính và các phụ lục kèm theo (nếu có) 01 bản lưu ở văn thư, 01 bản lưu trong sồ sơ công việc ở đơn vị soạn thảo văn bản.

3- Người ký văn bản căn cứ yều cầu giải quyết công việc, quyết định gửi văn bản đến những nơi có thẩm quyền giám sát, giải quyết, có trách nhiệm thi hành hoặc để biết.

4- Việc gửi văn bản từ cấp trên xuống cấp dưới và ngược lại phải tuân theo nguyên tắc gửi trực tiếp, không gửi vượt cấp. Trường hợp đặc biệt cần gửi vượt cấp thì phải gửi một bản cho cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp biết.

1-Văn thư có nhiệm vụ bóc bì văn bản (trừ bì có dấu mật (A), Tối mật (B), Tuyệt mật (C) vào sổ theo dõi riêng theo số ghi trên bì gửi đích danh cá nhân, tổ chức Thanh tra, Đảng uỷ, Công đoàn, Đoàn Thanh niên), phân loại, đóng dấu đến, vào sổ theo dõi chuyển Chánh Văn phòng Bộ hoặc thủ trưởng đơn vị cho ý kiến, sau đó chuyển đến địa chỉ theo sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng Bộ, hoặc thủ trưởng đơn vị ngay trong ngày nhận được văn bản.

Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo giải quyết theo quy định của Luật khiếu nại, tố cáo.

2- Khi phát hiện ‘’văn bản đến’’ sai thể thức (không số, không thời gian ban hành, không dấu hoặc có dấu nhưng không có chữ ký, hoặc người ký vượt thẩm quyền...) thì nơi nhận làm thủ tục gửi trả lại và yêu cầu nơi gửi hoàn chỉnh thể thức văn bản.

3- Văn bản có dấu ‘’Công văn đến’’ đã được Lãnh đạo Bộ hoặc thủ trưởng đơn vị cho ý kiến chuyển tiếp thì chuyên viên giúp việc Lãnh đạo Bộ hoặc thủ trưởng đơn vị chuyển lại cho văn thư vào sổ theo dõi trước khi chuyển nơi nhận tiếp theo.

4- Những văn bản đến không chịu trách nhiệm văn thư bóc bì, trước khi chuyển đến nơi nhận phải vào sổ người nhận phải ký nhận vào sổ theo dõi.

Văn bản gửi các nước, các tổ chức quốc tế hoặc tổ chức cá nhân nước ngoài (kể cả tài liệu FAX) phải được đồng ý của Lãnh đạo Bộ, Chánh Văn phòng hoặc thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ. Tất cả các bản FAX phải lưu bản gốc tại nơi quản lý máy FAX. Trường hợp gửi thư đện tử thì phải in ra để Lãnh đạo Bộ , Chánh Văn phòng Bộ hoặc thủ trưởng đơn vị duyệt trước khi gửi đi. Người quản lý máy FAX phải lập hồ sơ theo dõi FAX ‘’đi’, và “đến’’, cuối năm nộp bản lưu cùng sổ theo dõi cho Bộ phận Lưu trữ của Bộ hoặc lưu trữ của đơn vị.

Tài liệu của Lãnh đạo Bộ gửi qua FAX tại Phòng Hành chính và phải có chữ ký của Lãnh đạo Bộ hoặc Chánh Văn phòng Bộ.

Tài liệu của đơn vị thuộc khối cơ quan Bộ gửi qua FAX tại Phòng Hành chính, phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng, sau khi có chữ ký tắt của Lãnh đạo đơn vị.

Các đơn vị có máy FAX riêng, thủ trưởng đơn vị có quy định việc quản lý, sử dụng theo đúng Quy chế này

1- Trưởng phòng Hành chính Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổ chức quản lý Văn bản đi-đến theo quy trình nghiệp vụ và hàng tuần tổng hợp báo cáo Chánh Văn phòng về tình hình văn bản đến - đi trong tuần; Đồng thời theo dõi quá trình Xử lý văn bản đi đến, hàng tuần báo cáo Chánh Văn phòng kết quả Xử lý văn bản của các đơn vị trong Bộ

2-Trưởng Phòng Hành chính – Tổng hợp của đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm tổ chức quản lý Văn bản đi -đến, theo dõi quá trình giải quyết văn bản, hàng tuần báo cáo lãnh đạo đơn vị những vấn đề chủ yếu trong quản lý và xử lý Văn bản đi -dến.

3-Cán bộ kiêm nhiệm công tác văn thư của các đơn vị thuộc khối cơ quan Bộ có nhiệm vụ hàng ngày nhận văn bản tại Phòng Hành chính, báo cáo thủ trưởng đơn vị, ghi sổ theo dõi giải quyết văn bản đến, ghi sổ theo dõi giải quyết văn bản đi, giúp thủ trưởng đơn vị lập danh mục hồ sơ, phối hợp với cán bộ , công chức trong đơn vị lập hồ sơ giải quyết công việc.

1-Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng việc quản lý con dấu của Bộ và con dấu của Văn phòng Bộ. Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng việc quản lý con dấu của đơn vị.

Văn thư được giao sử dụng và quản lý con dấu chịu trách nhiệm trước thủ trưởng việc quản lý con dấu của đơn vị mình. Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của nhân viên văn thư. Không đưa dấu ra khỏi phòng làm việc. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc. Khi đóng dấu xong con dấu phải được cất ngay vào tủ; khi ra ngoài phòng làm việc, văn thư phải khoá tủ dấu lại.

2- Người được giao quản lý con dấu phải được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản.

Đóng dấu phải đúng chiều, rõ ràng và trùm 1/3 chữ ký ở phía trái. trường hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên dấu cũ mà phải đóng ở bên cạnh dấu cũ . Đối với các bản phụ lục kèm theo, đóng dấu vào góc trên bên trái phụ lục, dấu đè lên hàng chữ đầu trang 1/3 đường kính con dấu (dấu treo). Nếu phụ lục có từ 2 trang đổ lên thì ngoài việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai.

Khi đóng dấu văn bản, tài liệu không lưu ở văn thư (các hợp đồng biên bản nghiệm thu, giấy chứng nhận...), văn thư phải lập sổ theo dõi riêng.

Nghiêm cấm việc đóng dấu không chỉ.