Quyết định 35/2001/QĐ-UB Về việc ban hành kế hoạch triển khai thực hiện Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ " về công chứng, chứng thực" trên địa bàn Lâm Đồng

Thực hiện Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ, Chỉ thị số 01/2001/CT-TTg ngày 05/3/2001 của Thủ tướng Chính phủ và Thông tư 03/2001/TP-CC ngày 14/3/2001 của Bộ Tư Pháp về triển khai thực hiện, hướng dẫn thi hành Nghị định 75/2000/NĐ-CP của Chính phủ về công chứng, chứng thực.

Ủy ban Nhân dân tỉnh Lâm Đồng ban hành kế hoạch triển khai thực hiện và hướng dẫn thi hành Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ, như sau :

I/- Mục đích, yêu cầu:

1- Quán triển kịp thời những quy định pháp luật về công chứng, chứng thực đối với những tổ chức, cá nhân có thẩm quyền công chứng, chứng thực, đồng thời tuyên truyền sâu rộng trong nhân dân làm cho mọi người hiểu rõ và có nhận thức mới về công chứng, chứng thực, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của cá nhân, tổ chức đảm bảo an toàn pháp lý trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và các quan hệ xã hội khác, góp phần phục vụ nhiệm vụ phát triển kinh tế- xã hội, tăng cường quản lý Nhà nước đối với hoạt động công chứng, chứng thực.

2- Rà soát, đề xuất sửa đổi, bổ sung xây dựng mới các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến công chứng, chứng thực gắn với việc phân cấp thẩm quyền, địa hạt công chứng, chứng thực tạo điều kiện thuận lợi cho nhân dân khi thực hiện công chứng, chứng thực.

3- Nâng cao trách nhiệm của các cơ quan Nhà nước và cá nhân được giao thực hiện việc công chứng, chứng thực; giải quyết nhanh, kịp thời việc công chứng, chứng thực đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của nhân dân, góp phần thực hiện cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng, chứng thực.

II/- Triển khai thực hiện việc công chứng, chứng thực

1- Rà soát các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành do UBND các cấp đã ban hành về công chứng, chứng thực, để đề nghị UBND tỉnh sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ, phù hợp với Nghị định 75/2000/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư 03/2001/TP-CC ngày 14/3/2001 của Bộ Trưởng Bộ Tư Pháp.

2- Tổ chức tuyên truyền, phổ biến Nghị định 75/2000/NĐ-CP bằng nhiều hình thức để các tổ chức và cá nhân nhận thức đúng đắn vị trí, vai trò của hoạt động công chứng, chứng thực, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của tổ chức, cá nhân, góp phần bảo đảm an toàn pháp lý trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và quan hệ xã hội khác. Đặc biệt, cần coi trọng công tác tập huấn hướng dẫn những người có trách nhiệm thực hiện công chứng, chứng thực nêu cao trách nhiệm trong công việc, không gây phiền hà, sách nhiễu cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức yêu cầu công chứng, chứng thực; chấn chỉnh hoạt động công chứng, chứng thực tại địa phương không để hiện tượng ùn tắt, quá tải về hoạt động công chứng, chứng thực.

3- Kiện toàn tổ chức, năng cao nâng lực chuyên môn, bảo đảm về nhân sự và cơ sở vật chất cho hoạt động công chứng, chứng thực.

3.1 Tiến hành rà soát tổ chức, biên chế, trụ sở, phương tiện làm việc và cơ sở vật chất kỹ thuật của các phòng công chứng bảo đảm triển khai các hoạt động công chứng; Chuẩn bị các điều kiện để tiếp nhận dự án tin học hóa công chứng và đề án chuyển phòng công chứng sang chế độ tự trang trải theo quy định của cơ quan có thẩm quyền. Đối với phòng công chứng có nhu cầu lớn về công chứng, có thể hợp đồng thêm lao động có trình độ Đại học Luật để giúp việc hoạt động công chứng; Kinh phí trả công hợp đồng lao động trích từ nguồn thu lệ phí công chứng.

3.2 Chủ tịch UBND huyện, thị xã, thành phố và Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm về chất lượng và lề lối hoạt động chứng thực tại địa phương : Bố trí cán bộ có trình độ Cử nhân Luật chuyên trách thực hiện công tác chứng thực ở cấp huyện, bố trí ổn định người có đủ tiêu chuẩn theo quy định tại Nghị định 09/1998/NĐ-CP ngày 23/01/1998 và Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ giúp UBND các xã, phường, thị trấn trong công tác chứng thực.

- Căn cứ nhu cầu chứng thực của nhân dân và tình hình về tổ chức bộ máy, Chủ tịch UBND cấp huyện có thể ủy quyền bằng văn bản cho Phó phòng Tư Pháp thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền UBND cấp huyện với tư cách "thừa ủy quyền" và đóng dấu UBND cấp huyện; người được ủy quyền phải đăng ký chữ ký tại Sở Tư Pháp. Đối với cấp huyện có nhu cầu lớn về chứng thực có thể ký thêm hợp đồng lao động có trình độ Cử nhân Luật giúp UBND cấp huyện trong công tác chứng thực, kinh phí trả công hợp đồng lao động trích từ nguồn thu lệ phí chứng thực.

- Đối với xã, phường, thị trấn trên 15.000 dân có nhu cầu lớn về chứng thực thì Chủ tịch UBND cấp xã có thể ủy quyền bằng văn bản cho Phó Chủ tịch cùng ký chứng thực, với tư cách "ký thay Chủ tịch"; người được ủy quyền phải đăng ký chữ ký tại Sở Tư Pháp. Đồng thời có thể ký thêm hợp đồng lao động có trình độ Trung cấp luật pháp lý hoặc Đại học Luật giúp UBND cùng cấp trong công tác chứng thực, kinh phí trả công hợp đồng lao động trích từ nguồn thu lệ phí chứng thực.

4- Quản lý sổ công chứng, chứng thực và mẫu lời chứng.

Các phòng Công chứng mở đầy đủ các loại sổ theo quy định tại Nghị định 75/2000/NĐ-CP của Chính phủ và hướng dẫn của Bộ Tư Pháp. Sở Tư Pháp chịu trách nhiệm phát hành thống nhất các loại sổ chứng thực thuộc thẩm quyền chứng thực của UBND cấp huyện và cấp xã thực hiện thống nhất kể từ ngày 01/7/2001.

- Khi thực hiện công chứng và chứng thực các phòng công chứng, UBND cấp huyện và cấp xã phải sử dụng mẫu lời chứng theo hướng dẫn của Bộ Tư Pháp, đồng thời chấp hành nghiêm túc chế độ báo cáo thống kê về kết quả hoạt động công chứng, chứng thực theo quy định của Bộ Tư Pháp.

- Theo Thông tư 03/2001/TP-CC ngày 14/3/2001 của Bộ Tư Pháp quy định : "Đối với các sổ chứng thực của UBND cấp xã, thì sau khi khóa sổ, UBND cấp xã phải gửi một bản chụp của các sổ chứng thực đó cho UBND cấp huyện để lưu trữ. Bản chụp này phải được đóng dấu giáp lai và có chữ ký của Chủ tịch UBND cấp xã". Tuy nhiên, để thuận tiện cho việc gửi sổ lưu trữ, khi chứng thực UBND cấp xã có thể sử dụng "sổ kép" tức là ghi nội dung chứng thực vào 02 sổ cùng loại, khi khóa sổ, Chủ tịch UBND cấp xã ký xác nhận vào từng sổ và gửi UBND cấp huyện để lưu trữ.

5- Chấn chỉnh việc sao y giấy tờ.

Nhằm thực hiện cải cách thủ tục hành chính, giảm phiền hà cho nhân dân, chấm dứt tình trạng quá tải công chứng bản sao giấy tờ tại các Phòng công chứng, cần thông báo rộng rãi cho nhân dân về việc cấp và sử dụng bản sao giấy tờ theo quy định :

Cơ quan, Tổ chức khi tiếp nhận giấy tờ mà yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, thì phải có trách nhiệm tự mình đối chiếu bản chụp với bản chính, không được đòi hỏi đương sự phải nộp bản sao giấy tờ có công chứng, chứng thực. Khi tiếp nhận bản sao giấy tờ do UBND cấp huyện đã chứng thực, thì cơ quan, Tổ chức không được đòi hỏi đương sự phải nộp bản sao giấy tờ có công chứng của Phòng công chứng. Bản sao giấy tờ được cấp đồng thời với bản chính hoặc được cấp từ sổ gốc có giá trị như bản sao được công chứng, chứng thực. Cơ quan, Tổ chức đã cấp bản chính giấy tờ có quyền cấp bản sao các giấy tờ đó; Người được cấp văn bằng, chứng chỉ và các giấy tờ khác có quyền yêu cầu trường học, cơ sở giáo dục và đào tạo cấp bản sao giấy tờ đó. Người yêu cầu có thể đề nghị được cấp bản sao giấy tờ đến cơ quan, tổ chức đã cấp bản chính qua đường bưu điện, trong trường hợp pháp luật có quy định, thì gửi kèm lệ phí.

6- Việc thu, quản lý sử dụng lệ phí công chứng, chứng thực. Các Phòng công chứng, UBND cấp huyện, cấp xã thực hiện nghiêm túc việc thu, quản lý, sử dụng lệ phí công chứng, chứng thực theo đúng hướng dẫn của Bộ Tư Pháp , Bộ Tài Chính và của Sở Tài Chính - Vật Giá tỉnh.

7- Việc thực hiện đăng ký chữ ký của người thực hiện chứng thực.

Trưởng hoặc Phó Phòng Tư Pháp cấp huyện, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp xã được phân công đương nhiên theo pháp luật hoặc được ủy quyền thực hiện chứng thực phải đăng ký chữ ký tại Sở Tư Pháp trước ngày 30/6/2001 theo mẫu M1 - ĐK (đối với cấp huyện) và mẫu M2- ĐK (đối với cấp xã). Kể từ ngày 01/7/2001 chỉ người nào đã đăng ký mẫu chữ ký tại Sở Tư Pháp mới được thực hiện hành vi chứng thực.

III- Tổ chức thực hiện:

1- Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, các doanh nghiệp Nhà nước, các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch UBND các cấp, có trách nhiệm tổ chức thực hiện Kế hoạch này ở ngành mình, cấp mình, đơn vị mình, đồng thời chịu trách nhiệm trước cơ quan cấp trên trong việc triển khai thực hiện Nghị định 75/2000/NĐ-CP. Thực hiện chế độ báo cáo sáu tháng, cả năm về kết quả hoạt động công chứng, chứng thực về UBND tỉnh (qua Sở Tư Pháp) để tổng hợp báo cáo Bộ Tư Pháp và Chính phủ.

2-Ban Tổ chức Chính quyền tỉnh chịu trách nhiệm phối hợp với Sở Tư Pháp, Sở Tài Chính – Vật Giá và UBND cấp huyện rà soát đội ngũ cán bộ của các Phòng Công chứng, các cán bộ thực hiện và giúp việc thực hiện chứng thực để bố trí sử dụng ổn định lâu dài và hướng dẫn việc thuê hợp đồng lao động giúp việc công chứng, chứng thực.

3- Sở Giáo Dục và Đào Tạo, Ban Tổ Chức Chính Quyền và Sở Lao Động TB và XH có trách nhiệm rà soát để hủy bỏ các quy định bắt buộc người dân phải nộp bản sao giấy tờ do Phòng công chứng chứng nhận trong hồ sơ tuyển sinh, tuyển dụng, bổ nhiệm, tuyển dụng lao động, giải quyết chính sách. Sở Giáo Dục và Đào tạo có trách nhiệm hướng dẫn các Trường học, cơ sở giáo dục và đào tạo trong tỉnh về việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ và các giấy tờ khác từ sổ gốc, không dồn công việc cho cơ quan công chứng, chứng thực.

4- Sở Tư Pháp chịu trách nhiệm giúp UBND tỉnh triển khai thực hiện Kế hoạch này; Hướng dẫn và tăng cường thường xuyên bồi dưỡng nghiệp vụ cho các Phòng công chứng, UBND cấp huyện, cấp xã thực hiện công chứng, chứng thực theo đúng quy định; tăng cường công tác theo dõi, đôn đốc, thanh tra, kiểm tra việc thực hiện công chứng, chứng thực để kịp thời đề xuất biện pháp khắc phục các vi phạm; Tổng hợp tình hình và kết quả thực hiện công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh để trình UBND tỉnh báo cáo Bộ Tư Pháp, Văn Phòng Chính Phủ theo quy định.

Trong quá trình triển khai thực hiện Kế hoạch này, nếu khó khăn, vướng mắc các ngành, các cấp báo cáo bằng văn bản về UBND tỉnh (qua Sở Tư Pháp) để tổng hợp trình UBND tỉnh xử lý./.