Quyết định 3046/QĐ-UBND Về ban hành Danh mục số 02 các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu hồ sơ; tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh ( 31 cơ quan, đơn vị là nguồn nộp lưu)

Tài liệu lưu trữ của tỉnh Quảng Ngãi có giá trị đặc biệt trong xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, bởi vì nó phản ảnh toàn bộ đời sống chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ của địa phương qua các thời kỳ lịch sử. Đây chính là những chứng cứ có độ tin cậy cao nhất, là công cụ phục vụ xây dựng và phát triển kinh tế địa phương, phân vạch địa giới hành chính, đồng thời góp phần ổn định đời sống nhân sinh. Nếu không có biện pháp bảo vệ, giữ gìn thì nguồn di sản quý giá này không những không phát huy được giá trị mà còn có nguy cơ bị hủy hoại hoàn toàn. Trong tình hình hiện nay, một khối lượng không nhỏ các tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử, từng ngày, từng giờ bị hủy hoại do nhiều nguyên nhân, trong đó có cả nguyên nhân khách quan và chủ quan, chủ yếu là do các nguyên nhân chính sau đây:

Một là, do sự lão hóa tự thân của tài liệu lưu trữ. Vì khí hậu tỉnh ta nằm trong vùng nhiệt đới, nóng ẩm, mưa nhiều, lũ lụt, tài liệu lưu trữ đang bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ của các cơ quan, tổ chức không đảm bảo tiêu chuẩn về độ ẩm và nhiệt độ nên sự lão hóa tự thân của các tài liệu lưu trữ càng nhanh, nhất là tài liệu làm bằng giấy.

Hai là, thảm họa trong thiên nhiên. Những năm gần đây, khí hậu thất thường, thiên tai khắc nghiệt kéo theo những trận mưa lớn, bão lụt, làm hủy hoại đến môi trường, ảnh hưởng đến kho bảo quản tài liệu nên tài liệu bị ẩm, mốc, ướt.

Ba là, do một số loại sinh vật, côn trừng gây nên. Các loài gây hại đối với tài liệu như mối, mọt, côn trùng, loài gặm nhấm… Ngoài ra, các loài vi sinh vật như nấm, mốc là những sinh vật ưa thích chất xenlulô cũng phát triển rất mạnh trong điều kiện khí hậu của tỉnh ta.

Bốn là, do tác động của con người. Do tình cờ hay vô ý của một số hành động, do tần số sử dụng nhiều lần, do thất lạc và mất mát….. Kho tàng để bảo quản tài kiệu lưu trữ là do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền và con người xây dựng nên, vì vậy ý thức của con người sẽ quyết định quy mô kho và các điều kiện để đảm báo sự an toàn cho tài liệu lưu trữ của tỉnh.

Thực trạng thu nhập, bảo quản tài liệu lưu trữ của tỉnh

1. Thành phần và khối lượng tài liệu

Thành phần tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh rất đa dạng và phong phú, ngoài tài liệu hành chính còn có tài liệu khoa học lỹ thuật, tài liệu bản đồ, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu văn học – nghệ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu nghiên cứu khoa học ( các đề tài nghiên cứu của tỉnh và của ngành); trong tương lai sẽ thu tài liệu quý, hiếm của các cá nhân, gia đình, dòng họ nổi tiếng qua các thời kỳ lịch sử của tỉnh Thanh Hóa, Tính đến nay Trung tâm lưu trữ tỉnh đang quản lý 1200 mét tài liệu lưu trữ, tương đương 43.030 hồ sơ ( ĐVBQ) của 17 phông lưu trữ các sở, ban ngành và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh, tài liệu có sớm nhất từ năm 1945 và muộn nhất là năm 2008.

1. Tình hình kho tàng bảo quản tài liệu lưu trữ của tỉnh

Kho lưu trữ của tỉnh xây dựng và đưa vào sử dụng bảo quản tài liệu của tỉnh từ năm 2005, với tổng diện tích sàn là 1040 m2 ( 216 m2 khu vực làm việc, 302, 40 m2 kho bảo quản tài liệu, 521, 60 m2 hành lang, cầu thang và công trình phụ), địa điểm xây dựng trong khuôn viên của Văn phòng UBND tỉnh. Hiện nay, diện tích được sử dụng bảo quản tài liệu là 310 m2, không còn diện tích trống; mặt khác, tài liệu lưu trữ từ các nguồn lưu phải nộp tính đến năm 2020 là 10.000 mét.

Như vậy, diện tích kho lưu trữ của tỉnh hiện nay rất hẹp so với yêu cầu của Nhà nước đề ra, nên bắt đầu từ năm 2009 Trung tâm Lưu trữ tỉnh không còn diện tích để tiếp nhận tài liệu đã đến hạn nộp lưu của các cơ quan, tổ chức là nguồn lưu nộp đúng quy định nếu không có dự án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh; hơn nữa Trung tâm Lưu trữ tỉnh xây dựng trong khuôn viên của UBND tỉnh nên hầu như tài liệu chưa phát huy hết giá trị phục vụ công chúng rộng rãi, do ra vào cổng của UBND tỉnh kiểm tra rất nghiêm ngặt không phù hợp với hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, vì lưu trữ là nơi để công chúng, mọi người đến nghiên cứu và mượn tài liệu theo quy định.

Qua phân tích, đánh giá các cơ sở đã nêu trên, Trung tâm Lưu trữ tỉnh cần có kho lưu trữ chuyên dụng, biệt lập để bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trưc của tỉnh với ba lý do chủ yếu sau đay:

- Tài liệu lưu trữ của tỉnh có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Vì vậy cần phải bảo quản trong kho lưu trữ chuyên dụng một cách an toàn;

- Diện tích của kho lưu trữ hiện nay đang sử dụng để bảo quản tài liệu đã hết, chỉ bảo quản được 12% số lượng tài liệu dự kiến của năm 2010. Thiếu diện tích để đảm bảo tài liệu hiện có và không có khả năng tiếp nhận tài liệu đã đến hạn nộp lưu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của tỉnh cần giao nộp. Tổng số các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ tỉnh là 71 cơ quan, tổ chức; ước tính tài liệu từ nay cho đến hết năm 2020 là 10 km tài liệu, tương đương 10.000 mét giá kệ tài liệu;

- Trung tâm Lưu trữ tỉnh ngoài diện tích kho bảo quản tài liệu thì cần phải có:

+ Khu vực danh cho các hoạt động nghiệp vụ ( khử trùng, chỉnh lý, bồi nền tài liệu, tiêu hiểu tài liệu…)

+ Khu vực phục vụ công chúng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ( khu vực trưng bày tài liệu, phòng đọc bằng máy, phòng giới thiệu tài liệu nghe nhìn, phòng quản lý đồ vật của công chúng trước khi vào phòng đọc sử dụng tài liệu lưu trữ….).

Việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng biệt lập của tỉnh nếu đem đến sự quan tâm của UBND tỉnh và các ngành liên quan thực hiện sẽ đem đến hiệu quả thiết thực cho toàn xã hội trước mắt và lâu dài, cụ thể:

- Tài liệu lưu trữ được bảo vệ nghiêm ngặt; bảo quản an toàn ngay cả trong những tình huống xấu xảy ra; bảo tồn được di sản văn hóa của tỉnh và của cả dân tộc;

- Tài liệu lưu trữ sẽ được tổ chức khai thác, phát huy giá trị phục vụ lợi ích phát triển kinh tế, văn hóa xã hội của địa phương nói riêng và cả nước nói chung;

- Tỉnh có thêm một công trình văn hóa, hiện đại, góp phần vào sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội của địa phương.

Sở Nội vụ kính đề nghị UBND tỉnh quan tâm cho chủ trương và kinh phí để xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng biệt lập của tỉnh. Đề nghị các Sở: Kế hoạch Đầu tư, Tài chính, Xây dựng, Tài nguyên Môi trường và Văn phòng UBND tỉnh, xem xét hiện trạng kho lưu trữ của tỉnh để có cơ sở tham mưu, đề xuất UBND tỉnh thực hiện các bước chuẩn bị đầu tư trong năm 2009 để đến năm 2010 tỉnh Thanh Hóa kho lưu trữ chuyên dụng biệt lập theo đúng tinh thần Chỉ thị 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ./.