Quyết định 25/2001/QĐ-UB Về việc ban hành Quy chế công tác lưu trữ của tỉnh Quảng Bình

CHƯƠNG I

Điều 1. Công tác lưu trữ ở các cơ quan Nhà nước các ngành, các cấp, các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội và các đơn vị vũ trang nhân dân ở địa phương (sau đây gọi chung là các cơ quan) là một hoạt động nghiệp vụ, bao gồm toàn bộ các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho các yêu cầu tra cứu, khai thác sử dụng của các cơ quan, của xã hội và công dân.

Tài liệu lưu trữ của tỉnh Quảng Bình là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác có giá trị thực tiễn, giá trị nghiên cứu khoa học, lịch sử, được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, của các tập thể hay cá nhân, không phân biệt thời gian hay phương pháp chế tác, được lựa chọn và bảo quản tại các cơ quan.

Tài liệu lưu trữ bảo quản tại các cơ quan trong tỉnh là tài sản chung của Nhà nước, là di sản của dân tộc. Không một cơ quan, đơn vị, cá nhân nào được chiếm làm của riêng hay mua bán, trao đổi trái phép, làm hư hại, thất thoát hoặc tiêu huỷ một cách tuỳ tiện.

Chánh Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh về tình hình công tác lưu trữ của tỉnh. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng tổ chức, chỉ đạo công tác lưu trữ ở địa phương; hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các Sở, ngành, cơ quan thuộc tỉnh và Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã thực hiện nghiêm túc các chế độ, quy định của Nhà nước, của tỉnh về công tác lưu trữ.

Giám đốc các Sở, Ban, ngành và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã (sau đây gọi chung là thủ trưởng các cơ quan) có trách nhiệm quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ tại cơ quan, địa phương mình.

Mọi công chức, viên chức trong quá trình thực thi nhiệm vụ được giao có trách nhiệm bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ và làm tốt các công việc lưu trữ có liên quan.

Thủ trưởng các cơ quan, trong phạm vị ngân sách hàng năm, có trách nhiệm cân đối để bảo đảm kinh phí cần thiết cho các hoạt động lưu trữ, đặc biệt là việc bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ tài liệu lưu trữ.

- Tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã phải tổ chức bộ phận lưu trữ (sau đây gọi chung là lưu trữ huyện, thị xã). Chức năng, nhiệm vụ và biên chế của lưu trữ huyện, thị xã thực hiện theo quy định tại Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/1/1998 của Ban Tổ chức – Cán bộ Chính Phủ hướng dẫn về tổ chức lưu trữ ở các cơ quan Nhà nước các cấp.

- Tại Văn phòng hoặc Phòng hành chính các Sở, Ban, Ngành, tuỳ theo khối lượng yêu cầu công việc của mỗi cơ quan có thể tố chức tổ/bộ phận lưu trữ hoặc bố trí cán bộ chuyên trách hay bán chuyên trách làm lưu trữ (sau đây gọi chung là lưu trữ cơ quan). Lưu trữ cơ quan có những nhiệm vụ chủ yếu sau:

1. Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị, cá nhân trong cơ quan lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ.

2. Thu nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân.

3. Chỉnh lý, xác định giá trị, xây dựng các công cụ thống kê, tra cứu.

4. Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo lưu trữ theo quy định.

5. Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan theo quy định chung của Nhà nước và của cơ quan.

6. Phục vụ cho các yêu cầu tra cứu, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

7. Chuẩn bị và thực hiện giao nộp định kỳ hồ sơ, tài liệu cho Trung tân Lưu trữ tỉnh theo quy định của Nhà nước.

Người được bố trí làm lưu trữ phải bảo đảm tiêu chuẩn nghiệp vụ chức danh lưu trữ quy định tại Quyết định số 420/TCCP-VC ngày 29/5/1993 của Ban Tổ chức – Cán bộ Chính Phủ V/v ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành lưu trữ và Quyết định số 650/TCCP-VC ngày 20/8/1993 của Ban Tổ chức – Can bộ Chính Phủ V/v ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức quản lý văn thư - lưu trữ.

CHƯƠNG II

- Xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;

- Phối hợp cùng các đơn vị, cá nhân xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần thu vào lưu trữ;

- Hướng dẫn, hổ trợ các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp;

- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ tài liệu;

- Tổ chức tiếp nhận và làm các thủ tục giao nhận hồ sơ tài liệu.

Thủ tục giao nhận và mẩu biên bản giao nhận thực hiện theo quy định hiện hành của Cục Lưu trữ Nhà nước.

Hết thời hạn trên, những hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị khoa học, lịch sử phải được phân loại, sắp xếp, thống kê và chuyển giao cho lưu trữ cơ quan tập trung quản lý. Mục lục hồ sơ, tài liệu của các đơn vị phải giao nộp cho lưu trữ do lưu trữ cơ quan phối hợp cùng các đơn vị lập, trình Thủ trưởng cơ quan duyệt.

Trong trường hợp các đơn vị, cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu thì phải có văn bản thông báo cho lưu trữ biết, nhưng thời hạn giữ lại củng không được quá 1 năm nữa.

Mọi công chức, viên chức các cơ quan trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.

Điều 6. Những hồ sơ, tài liệu có giá trị khoa học, lịch sử của những cơ quan là nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh hoặc lưu trữ huyện, thị xã được bảo quản tại cơ quan trong thời hạn 5 năm kể từ năm kết thúc công việc/hồ sơ. Sau thời hạn trên, những hồ sơ, tài liệu đó phải giao nộp cho Trung tâm Lưu trữ tỉnh hoặc lưu trữ huyện, thị xã có thẩm quyền thu thập.

Những hồ sơ, tài liệu không thuộc diện nộp lưu cho lưu trữ lịch sử được tiếp tục bảo quản tại kho lưu trữ các cơ quan cho tới khi hết giá trị, không cần lưu giữ tiếp thì làm thủ tục xét để tiêu huỷ.

Hàng năm, lưu trữ các cơ quan có nhiệm vụ lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu cho Trung tâm Lưu trữ tỉnh hoặc lưu trữ huyện, thị xã. Yêu cầu đối với hồ sơ, tài liệu nộp lưu và thủ tục giao nhận hồ sơ, tài liệu thực hiện theo quy định và hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước.

Việc quản lý hồ sơ, tài liệu của các cơ quan trong trường hợp chia tách, sáp nhập, giải thể thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước.

1. Các cơ quan Nhà nước cùng cấp;

2. Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể nhân đan và các tổ chức xã hội, tổ chức nghề nghiệp cùng cấp;

3. Các doanh nghiệp Nhà nước do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh ra quyết định thành lập;

Danh mục cụ thể các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu và danh mục tài liệu nộp lưu do Trung tâm Lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện, thị xã xây dựng trình Uỷ ban nhân dân cùng cấp ban hành sau khi có ý kiến thoả thuận bằng văn bản của cơ quan lưu trữ cấp trên trực tiếp.

Điều 8. Hồ sơ, tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ các cơ quan phải được phân loại, chỉnh lý, sắp xếp một cách khoa học theo đúng phương pháp và quy trình nghiệp vụ lưu trữ để phục vụ kịp thời, chính xác cho mọi nhu cầu khai thác, sử dụng mỗi cơ quan cũng như của công dân và các cơ quan.

Điều 9. Hồ sơ, tài liệu được thu thập, bảo quản trong kho lưu trữ các cơ quan là những tài liệu có ý nghĩa và giá trị đối với nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài của mỗi cơ quan và của xã hội.

Các cơ quan phải thường xuyên xác định giá trị tài liệu nhằm:

1. Xác định thời hạn bảo quản cho toàn bộ hồ sơ, tài liệu của cơ quan theo 3 mức độ sau:

- Hồ sơ, tài liệu có giá trị khoa học, lịch sử được bảo quản vĩnh viễn;

- Hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn trong một thời gian dài (trên 5 năm) được bảo quản lâu dài tại kho lưu trữ cơ quan;

- Hồ sơ, tài liệu chỉ có giá trị thực tiễn trong một khoảng thời gian ngắn (dưới 5 năm) được bảo quản tạm thời tại kho lưu trữ cơ quan.

2. Loại ra những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, hết giá trị không cần lưu giữ tiếp để tiêu huỷ.

Việc xác định giá trị và thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu của các cơ quan phải thực hiện theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ, các văn bản hướng dẫn của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của mỗi cơ quan do lưu trữ cơ quan nghiên cứu, biên soạn trình thủ trưởng ban hành sau khi có ý kiến thoả thuận nhất trí bằng văn bản của lưu trữ cấp trên trực tiếp.

- Lập danh mục hồ sơ, tài liệu đề nghị huỷ và bản thuyết minh kèm theo trình thủ trưởng cơ quan xem xét;

- Thủ trưởng cơ quan ra quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu cơ quan để kiểm tra những hồ sơ, tài liệu đề nghị huỷ;

- Sau khi xem xét đề nghị của Hội đồng và ý kiến thẩm định của lưu trữ cấp trên trực tiếp, thủ trưởng cơ quan ra quyết định tiêu huỷ tài liệu.

Việc tiêu huỷ tài liệu của các cơ quan phải được thực hiện một cách an toàn, không để tài liệu thất thoát ra ngoài và phải huỷ hết thông tin tài liệu.

1. Tại Uỷ ban nhân dân tỉnh và Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã:

- Chánh Văn phòng - Chủ tịch,

- Đại diện các bộ phận hoặc cơ quan có tài liệu đề nghị huỷ - Uỷ viên,

- Phụ trách Trung tâm Lưu trữ tỉnh/lưu trữ huyện, thị xã - Uỷ viên kiêm thư ký Hội đồng.

2. Tại các Sở, Ban, Ngành và các cơ quan khác:

- Phó thủ trưởng cơ quan, được thủ trưởng cơ quan phân công làm Chủ tịch.

- Trưởng phòng hành chính – Phó chủ tịch.

- Phụ trách các đơn vị có tài liệu đề nghị huỷ - Uỷ viên.

- Lưu trữ cơ quan - Uỷ viên kiêm thư ký Hội đồng.

Phương thức làm việc của Hội đồng quy định cụ thể như sau:

- Từng thành viên Hội đồng nghiên cứu danh mục và thực tế hồ sơ, tài liệu đề nghị huỷ (nếu cần thiết) để xác định cụ thể những hồ sơ, tài liệu nào cần giữ lại hay có thể loại hủy;

- Tập thể Hội đồng họp để thảo luận và thống nhất kết luận về danh mục những hồ sơ, tài liệu cần giữ lại và có thể loại huỷ;

- Lập biên bản đề nghị thủ trưởng cơ quan xem xét, quyết định.

CHƯƠNG III

Điều 12. Tất cả hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ cơ quan phải được quản lý chặt chẻ. Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ lập các công cụ thống kê cần thiết như sổ xuất, nhập tài liệu, mục lục hồ sơ để quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu; thực hiện chế độ kiểm tra thường xuyên và tổng kiểm kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu trong kho 2 năm 1 lần.

Mẩu các loại công cụ thống kê, tra cứu tài liệu và chế độ báo cáo thống kê thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước.

Điều 13. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan phải được tập trung bảo quản an toàn tại kho lưu trữ cơ quan và sắp xếp trên giá/tủ một cách khoa học để thuận tiện cho việc quản lý và khai thác, sử dụng. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã và Trưởng phòng hành chính các Sở, Ban, Ngành thuộc tỉnh có nhiệm vụ tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan mình chỉ đạo thực hiện đúng các quy định sau:

1. Bố trí kho tàng bảo đảm thông số kỹ thuật của kho lưu trữ theo hướng của Cục Lưu trữ Nhà nước.

2. Trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

3. Thiết lập và duy trì chế độ bảo quản như độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng phù hợp; chế độ vệ sinh kho tàng; tài liệu thường xuyên.

4. Thực hiện các biện pháp phòng gian bảo mật; phòng chống hoả hoạn, lũ lụt, côn trùng, nấm mốc và các tác nhân gây hại khác đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

Điều 14. Tài liệu lưu trữ được đưa ra phục vụ sử dụng cho công chức, viên chức của cơ quan để thực thi nhiệm vụ được giao; cho các cơ quan các ngành, các cấp để thực hiện công vụ; cho công dân Việt Nam để phục vụ các mục đích chính đáng của mình.

1. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh và các lưu trữ huyện, thị xã quy định như sau:

- Người phụ trách Trung tâm Lưu trữ, lưu trữ huyện, thị xã cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ không thuộc loại mật;

- Chánh Văn phòng cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại mật căn cứ đề nghị của người phụ trách lưu trữ.

2. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại các Sở, Ban, ngành thuộc tỉnh quy định cụ thể như sau:

a. Đối với công chức, viên chức của cơ quan:

- Thủ trưởng các đơn vị cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc loại mật hiện còn bảo quản tại đơn vị mình;

- Trưởng phòng Hành chính cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ không thuộc loại mật bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan.

b. Đối với các cơ quan các ngành, các cấp và công dân Việt Nam:

- Thủ trưởng cơ quan cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ không thuộc loại mật căn cứ đề nghị của thủ trưởng đơn vị (đối với những tài liệu hiện còn bảo quản tại đơn vị) và của Trưởng phòng Hành chính (đối với những tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan).

Việc quản lý, khai thác, sử dụng, sao chụp tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật Nhà nước phải theo đúng quy định tại Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước ngày 8/11/1991, Nghị định số 84-HĐBT ngày 9/3/1992 của Hội đồng Bộ trưởng ban hành Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước và các văn bản hướng dẫn của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Các cơ quan các ngành, các cấp và công dân Việt Nam có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải có giấy giới thiệu của cơ quan nơi công tác hoặc chính quyền địa phương nơi cư trú và phải được thủ trưởng cơ quan quản lý hồ sơ, tài liệu đồng ý.

1. Chỉ được sử dụng những tài liệu lưu trữ không thuộc loại mật;

2. Có đơn xin đọc tài liệu, giấy giới thiệu của cơ quan nơi làm việc hoặc giấy chứng nhận của cơ quan quản lý hay chính quyền địa phương nơi cư trú;

3. Phải được phép của người có thẩm quyền. Thẩm quyền cho phép đối với người nước ngoài được sử dụng tài liệu lưu trữ của tỉnh quy định như sau:

- Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh căn cứ đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh và tài liệu lưu trữ bảo quản tại các cơ quan cấp tỉnh căn cứ đề nghị của thủ trưởng các đơn vị.

- Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại lưu trữ huyện, thị xã căn cứ đề nghị của Chánh Văn phòng UBND huyện và tài liệu lưu trữ bảo quản tại các phòng, ban, đơn vị thuộc huyện căn cứ đề nghị của thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị.

Điều 17. Việc sao chụp tài liệu lưu trữ phải được người đã cho phép sử dụng duyệt. Người sử dụng tài liệu phải trả chi phí cho việc sao chụp những tài liệu mà mình yêu cầu. Chi phí sao chụp tài liệu do các cơ quan quy định cụ thể.

Trong trường hợp đặc biệt do nhu cầu công tác, công chức, viên chức của cơ quan cần sử dụng ở ngoài kho lưu trữ thì phải được người phụ trách lưu trữ cho phép.

Người sử dụng tài liệu có nghĩa vụ chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ; thực hiện nghiêm túc quy định phòng đọc và hướng dẫn của lưu trữ các cơ quan; giữ gìn an toàn tài liệu, không sửa chữa, gạch xoá hay làm xáo trộn hồ sơ, tài liệu. Trong trường hợp vi phạm thì tuỳ theo mức độ nhẹ, nặng, người sử dụng có thể bị đình chỉ sử dụng hay bị xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành.

- Biên soạn bản chế độ/quy định khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan và nội quy phòng đọc trình thủ trưởng cơ quan ban hành. Các văn bản này phải được niêm yết công khai tại lưu trữ các cơ quan.

- Lập các công cụ để quản lý người sử dụng, hồ sơ, tài liệu đưa ra phục vụ như sổ đăng ký đọc giả , sổ xuất nhập tài liệu và thực hiện chế độ báo cáo định kỳ về tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Chuẩn bị và cung cấp các mẫu biểu cần thiết cho người sử dụng như mẫu phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu, mẫu phiếu yêu cầu sao chụp tài liệu (Quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước).

- Hướng dẫn, giám sát người sử dụng trong quá trình khai thác, sử dụng tài liệu và quản lý hồ sơ, tài liệu đưa ra phục vụ.

CHƯƠNG IV

Điều 20. Đơn vị, cá nhân trong cơ quan có thành tích trong công tác lưu trữ sẽ được xét khen thưởng theo chế độ chung của Nhà nước. Đơn vị, cá nhân nào vi phạm các quy định tại Quy chế này và các quy định khác của Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ thì tuỳ theo mức độ nhẹ, nặng sẽ bị xử lý kỹ luật theo quy định của pháp luật hiện hành.

CHƯƠNG V

Điều 22. Căn cứ các quy định tại Quy chế này và các quy định khác của Nhà nước về công tác lưu trữ. Các cơ quan, các ngành, các cấp tổ chức xây dựng quy định chi tiết về công tác lưu trữ áp dụng ở cơ quan, địa phương mình.