Quyết định 2402/QĐ-BNG 2026 công bố thủ tục hành chính mới và bãi bỏ trong lĩnh vực hội nghị quốc tế

Mẫu số 01 tại Phụ lục kèm theo Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg

Kính gửi: (Cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế).

- Tên đơn vị tổ chức:……………………………. Mã định danh tổ chức: …………………………

- Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………

- Giấy phép thành lập/Giấy đăng ký hoạt động/Giấy chứng minh tư cách pháp nhân số1:……………………………………………… Có giá trị đến ngày: ………………………………

Cơ quan cấp: .………………………………………………………………………………………….

- Đầu mối liên hệ về hồ sơ xin phép:

Họ tên:……………………………………………………………… Chức danh: ……………………

Điện thoại di động:……………………… Email: …………………………………………………….

Căn cứ Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg ngày 09 tháng 6 năm 2026 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam, (đơn vị tổ chức) xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế với thông tin cụ thể như sau:

1. Tên hội nghị, hội thảo

2. Thành phần tham gia tổ chức

- Cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức

- Cơ quan, tổ chức nước ngoài thuê đơn vị tổ chức (nếu thuộc trường hợp quy định tại điểm b khoản 3 Điều 3 của Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg)

- Cơ quan, tổ chức, cá nhân Việt Nam và nước ngoài đồng chủ trì (nếu có)

- Dự kiến cơ quan, tổ chức, cá nhân Việt Nam và nước ngoài phối hợp tổ chức hoặc tài trợ kinh phí (nếu có)

3. Lý do/sự cần thiết/mục đích tổ chức hội nghị, hội thảo (nêu ngắn gọn)

4. Dự kiến thời gian tổ chức (từ ngày nào đến ngày nào)

5. Dự kiến địa điểm tổ chức2

6. Dự kiến hình thức tổ chức (trực tiếp, trực tiếp kết hợp trực tuyến, trực tuyến; nếu có cấu phần trực tuyến, ghi rõ phần mềm/công nghệ dự kiến sử dụng)

7. Chủ đề, nội dung chính của hội nghị, hội thảo (tóm tắt ngắn gọn)

8. Thông tin về người chủ trì và đồng chủ trì: họ tên, quốc tịch, trình độ chuyên môn, chức danh, nơi công tác; trường hợp nhập cảnh vào Việt Nam để tham gia hội nghị, hội thảo thì cung cấp thêm ngày sinh, số hộ chiếu.

9. Thông tin về báo cáo viên/diễn giả nước ngoài; họ tên, quốc tịch, trình độ chuyên môn, chức danh, nơi công tác; trường hợp nhập cảnh vào Việt Nam để tham gia hội nghị, hội thảo thì cung cấp thêm ngày sinh, số hộ chiếu.

10. Dự kiến số lượng và thành phần đại biểu tham dự:

- Ghi rõ nếu hội nghị, hội thảo có thành phần tham dự cấp Bộ trưởng trở lên của Việt Nam và nước ngoài

- Dự kiến số lượng đại biểu Việt Nam

- Dự kiến số lượng đại biểu nước ngoài đang sinh sống tại Việt Nam

- Dự kiến số lượng đại biểu nước ngoài đang sinh sống ở nước ngoài

- Dự kiến đại biểu nước ngoài đến từ các nước, tổ chức quốc tế nào

11. Dự kiến chương trình hội nghị, hội thảo

12. Dự kiến công tác tuyên truyền hội nghị, hội thảo

13. Dự kiến các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo, nếu có (nêu rõ thời gian, địa điểm, nội dung)

14. Dự kiến nguồn kinh phí (ghi rõ nếu sử dụng nguồn ngân sách nhà nước (ghi ngắn gọn chi vào việc gì); kinh phí do nước ngoài tài trợ hoặc nguồn khác)

______________________

1 Đề nghị đính kèm bản sao hoặc bản điện tử của Giấy phép thành lập/Giấy đăng ký hoạt động/Giấy chứng minh tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức để xác định cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. Trường hợp đã có dữ liệu điện tử có thể khai thác thông qua kết nối, chia sẻ với các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, hệ thống thông tin dùng chung, Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì đơn vị tổ chức không phải nộp các giấy tờ này. Các cơ quan hành chính nhà nước, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài, cơ quan đại diện của các tổ chức quốc tế; tổ chức quốc tế, tổ chức liên Chính phủ, tổ chức thuộc Chính phủ nước ngoài tại Việt Nam không cần cung cấp thông tin này.

2 Ghi địa chỉ cụ thể nếu hội nghị, hội thảo quốc tế tổ chức theo hình thức trực tiếp tại các xã, phường, đặc khu trọng điểm về quốc phòng, an ninh theo quy định của pháp luật về quốc phòng, an ninh, dân quân tự vệ hoặc có đại biểu cấp Bộ trưởng trở lên của nước ngoài. Các trường hợp khác, xác định địa điểm đến cấp xã nếu chưa có địa chỉ cụ thể.

Mẫu số 02 tại Phụ lục kèm theo Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg

Kính gửi: (Đơn vị tổ chức).

Căn cứ Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg ngày 09 tháng 6 năm 2026 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam;

Căn cứ (văn bản phân cấp đối với các trường hợp được phân cấp thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế);

Trả lời hồ sơ/văn bản xin phép số ....ngày... tháng...năm...của (đơn vị tổ chức), (cấp có thẩm quyền) có ý kiến như sau:

1. Đồng ý/chấp thuận (đơn vị tổ chức) tổ chức (tên hội nghị, hội thảo quốc tế, thời gian, địa điểm, hình thức tổ chức).

2. Đề nghị (đơn vị tổ chức):

a) Điều chỉnh, bổ sung các nội dung sau (nếu thấy có nội dung cần yêu cầu điều chỉnh, bổ sung) và thông báo bằng văn bản (nếu thấy cần yêu cầu đơn vị tổ chức thông báo) đến (cơ quan có thẩm quyền) ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tổ chức hội nghị, hội thảo qua thư điện tử (cung cấp địa chỉ hòm thư điện tử của cơ quan có thẩm quyền) hoặc trên hệ thống (cung cấp địa chỉ nếu cơ quan có thẩm quyền đã xây dựng hệ thống tiếp nhận thông tin điều chỉnh, bổ sung).

b) Tuân thủ quy định tại Điều 10 của Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg nếu có điều chỉnh (khác so với nội dung được yêu cầu điều chỉnh, bổ sung tại điểm a)đối với hội nghị, hội thảo quốc tế đã được cho phép tổ chức.

c) Phối hợp chặt chẽ với các cơ quan liên quan, bảo đảm tuân thủ các nguyên tắc trong tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế quy định tại Điều 4 và trách nhiệm của đơn vị tổ chức quy định tại Điều 13 của Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg.

d) Báo cáo kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc hội nghị, hội thảo theo Mẫu số 06 tại Phụ lục kèm theo Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg (hướng dẫn cách thức gửi báo cáo trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính).

đ) Thực hiện theo quy định của pháp luật liên quan đối với các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo (nếu có).

(Cơ quan có thẩm quyền) trân trọng thông báo (đơn vị tổ chức)./.

Mẫu số 04 tại Phụ lục kèm theo Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg

Kính gửi:(Cơ quan có thẩm quyền cho chủ trương đăng cai).

- Tên đơn vị tổ chức:…………………………………………. Mã định danh tổ chức: …………….

- Địa chỉ: ………………………………………………………………………………………………….

- Giấy phép thành lập/Giấy đăng ký hoạt động/Giấy chứng minh tư cách pháp nhân số1:…………………………………………………… Có giá trị đến ngày: …………………………..

Cơ quan cấp: …………………………………………………………………………………………….

- Đầu mối liên hệ về hồ sơ xin chủ trương đăng cai hội nghị, hội thảo quốc tế:

Họ tên:………………………………………………………………… Chức danh: …………………..

Điện thoại di động:………………………… Email: ……………………………………………………

Căn cứ Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg ngày 09 tháng 6 năm 2026 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam, (đơn vị tổ chức) xin chủ trương đăng cai hội nghị, hội thảo quốc tế như sau:

1. Tên hoặc chủ đề hội nghị, hội thảo

2. Lý do/sự cần thiết/mục đích xin chủ trương đăng cai hội nghị, hội thảo

3. Dự kiến cơ quan, tổ chức Việt Nam và nước ngoài đồng chủ trì hoặc phối hợp tổ chức (nếu có)

4. Dự kiến thời gian, địa điểm, hình thức tổ chức (thông tin có đến đâu cung cấp đến đó)

5. Dự kiến thành phần đại biểu Việt Nam và nước ngoài tham dự (thông tin có đến đâu cung cấp đến đó)

6. Dự kiến nguồn kinh phí(ghi rõ nếu dự kiến sử dụng ngân sách nhà nước, kinh phí do nước ngoài tài trợ hoặc nguồn khác)

_____________________

1 Đề nghị đính kèm bản sao hoặc bản điện tử của Giấy phép thành lập/Giấy đăng ký hoạt động/Giấy chứng minh tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức để xác định cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. Trường hợp đã có dữ liệu điện tử có thể khai thác thông qua kết nối, chia sẻ với các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, hệ thống thông tin dùng chung, Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì đơn vị tổ chức không phải nộp các giấy tờ này. Các cơ quan hành chính nhà nước, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài, cơ quan đại diện của các tổ chức quốc tế; tổ chức quốc tế, tổ chức liên Chính phủ, tổ chức thuộc Chính phủ nước ngoài tại Việt Nam không cần cung cấp thông tin này.

Mẫu số 05 tại Phụ lục kèm theo Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg

Kính gửi:(Đơn vị tổ chức).

Căn cứ Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg ngày 09 tháng 6 năm 2026 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam;

Căn cứ (văn bản phân cấp đối với các trường hợp được phân cấp thẩm quyền cho chủ trương đăng cai hội nghị, hội thảo quốc tế);

Trả lời hồ sơ/văn bản xin chủ trương đăng cai hội nghị, hội thảo quốc tế số ....ngày... tháng...năm...của (đơn vị tổ chức), (cấp có thẩm quyền) có ý kiến như sau:

1. Đồng ý/Ủng hộ chủ trương (đơn vị tổ chức) đăng cai (tên hội nghị, hội thảo quốc tế, dự kiến thời gian, địa điểm, hình thức tổ chức).

2. Đề nghị (đơn vị tổ chức) lưu ý hoàn thiện thủ tục xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế và chỉ triển khai tổ chức sau khi có văn bản cho phép của (cơ quan có thẩm quyền), trừ các trường hợp được miễn xin phép theo quy định tại Điều 6 của Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg.

(Cơ quan có thẩm quyền) trân trọng thông báo (đơn vị tổ chức)./.