Quyết định 21/2008/QĐ-NHNN Của Ngân hàng Nhà nước về việc ban hành Quy chế đại lý đổi ngoại tệ

1. Quy chế này điều chỉnh hoạt động đổi ngoại tệ của tổ chức làm Đại lý đổi ngoại tệ cho Tổ chức tín dụng được phép cung ứng dịch vụ ngoại hối (dưới đây gọi là Tổ chức tín dụng được phép) trên lãnh thổ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

2. Hoạt động đổi ngoại tệ của các Tổ chức tín dụng được phép thực hiện theo quy định của Tổng Giám đốc (Giám đốc) Tổ chức tín dụng được phép phù hợp với quy định về mạng lưới hoạt động của Tổ chức tín dụng.

3. Hoạt động đổi đồng tiền của nước có chung biên giới với Việt Nam thực hiện theo quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật khác và không chịu sự điều chỉnh của Quy chế này.

1. Cơ sở lưu trú du lịch (bao gồm các khách sạn, các khu nghỉ dưỡng cao cấp v.v…) đã được cơ quan quản lý nhà nước về du lịch xếp hạng từ 3 (ba) sao trở lên;

2. Cửa khẩu quốc tế (đường bộ, đường không, đường thủy);

3. Khu vui chơi giải trí có thưởng dành riêng cho người nước ngoài;

4. Văn phòng bán vé của các hãng hàng không, hàng hải, du lịch của nước ngoài và văn phòng bán vé quốc tế của các hãng hàng không Việt Nam;

5. Khu du lịch, trung tâm thương mại, siêu thị có nhiều khách nước ngoài tham quan, mua sắm.

1. Các đại lý đổi ngoại tệ chỉ được hoạt động dưới hình thức dùng Đồng Việt Nam mua ngoại tệ tiền mặt của cá nhân và không được bán ngoại tệ tiền mặt cho cá nhân lấy đồng Việt Nam (trừ các Đại lý đổi ngoại tệ đặt tại các khu cách ly ở các cửa khẩu quốc tế).

2. Các Đại lý đổi ngoại tệ đặt tại các khu cách ly ở các cửa khẩu quốc tế được bán ngoại tệ tiền mặt cho cá nhân mang hộ chiếu do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp theo quy định tại Điều 8 Quy chế này.

3. Một tổ chức chỉ được làm Đại lý đổi ngoại tệ cho một Tổ chức tín dụng và tổ chức có thể thỏa thuận đặt Đại lý đổi ngoại tệ ở một hoặc nhiều địa điểm trên địa bàn nơi tổ chức có trụ sở chính hoặc chi nhánh. Tên và địa điểm các Đại lý này phải được ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký Đại lý đổi ngoại tệ do Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh, thành phố trên địa bàn cấp.

1. Là tổ chức được thành lập và hoạt động theo luật pháp Việt Nam;

2. Có địa điểm đặt Đại lý đổi ngoại tệ theo quy định tại Điều 3 Quy chế này. Tổ chức có thể đặt Đại lý đổi ngoại tệ tại hoặc ngoài trụ sở chính, trụ sở chi nhánh;

3. Có cơ sở vật chất đáp ứng được yêu cầu hoạt động của Đại lý đổi ngoại tệ như: nơi giao dịch riêng biệt (phòng hoặc quầy giao dịch không gắn liền với các hoạt động kinh doanh khác, chỉ chuyên làm dịch vụ đổi ngoại tệ) trong đó trang bị đầy đủ các phương tiện làm việc như: bàn ghế, điện thoại, máy fax, két sắt, bảng thông báo tỷ giá công khai, bảng hiệu ghi tên và tên Đại lý đổi ngoại tệ;

4. Nhân viên trực tiếp làm ở Đại lý đổi ngoại tệ phải có Giấy xác nhận do cấp, xác nhận đã được đào tạo, tập huấn kỹ năng nhận biết ngoại tệ thật, giả; cách thức ghi hóa đơn, cập nhật số liệu vào sổ sách kế toán; có trình độ tiếng Anh tối thiểu để giao tiếp với người nước ngoài khi thực hiện nghiệp vụ đổi ngoại tệ …;

5. Có quy trình nghiệp vụ đổi ngoại tệ, có biện pháp đảm bảo an ninh, an toàn trong quá trình đổi ngoại tệ.

1. Tên, địa chỉ đặt trụ sở chính, số điện thoại cần liên hệ của các bên ký kết hợp đồng;

2. Tên, địa chỉ các Đại lý đổi ngoại tệ (phường-xã, quận-huyện, tỉnh-thành phố);

3. Quy định Đại lý đổi ngoại tệ chỉ được mua ngoại tệ bằng tiền mặt (trừ các Đại lý đặt ở khu cách ly tại các cửa khẩu quốc tế) và bán lại số ngoại tệ tiền mặt đổi được (ngoài số ngoại tệ tồn quỹ được để lại) cho ;

4. Quy định về nguyên tắc xác định tỷ giá mua, bán (đối với Đại lý đặt ở các khu cách ly tại các cửa khẩu quốc tế) đối với khách hàng và tỷ giá bán lại ngoại tệ tiền mặt cho phù hợp với quy định về quản lý ngoại hối; quy định các loại phí hoa hồng đại lý (nếu có);

5. Quy định về quy trình nghiệp vụ đổi ngoại tệ trong đó bao gồm việc ghi chép, xuất hóa đơn cho khách hàng và lưu giữ chứng từ, hóa đơn, sổ sách và quy định về chế độ hạch toán, kế toán, chế độ báo cáo …;

6. Quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng, trong đó quy định rõ Đại lý đổi ngoại tệ phải thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ đổi ngoại tệ; quy định định kỳ Tổ chức tín dụng phải kiểm tra hoạt động của các Đại lý để đảm bảo thực hiện đúng hợp đồng và các quy định của pháp luật.

7. Thỏa thuận về mức tồn quỹ được để lại và thời hạn phải bán số ngoại tệ tiền mặt mua được cho .

1. Các tổ chức sau khi đã ký hợp đồng làm Đại lý đổi ngoại tệ với Tổ chức tín dụng được phép sẽ gửi hồ sơ đăng ký cho Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh, thành phố trên địa bàn nơi có nhu cầu đặt Đại lý đổi ngoại tệ để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký Đại lý đổi ngoại tệ, hồ sơ gồm:

2. Trong thời hạn 15 (mười lăm) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh, thành phố trên địa bàn nơi tổ chức đặt Đại lý đổi ngoại tệ xem xét, cấp Giấy chứng nhận đăng ký Đại lý đổi ngoại tệ.

Trường hợp cấp Giấy chứng nhận đăng ký Đại lý đổi ngoại tệ cho tổ chức đặt tại đại lý đổi ngoại tệ tại địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi tổ chức đặt trụ sở chính, Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh, thành phố cấp Giấy chứng nhận phải gửi một bản sao Giấy chứng nhận đăng ký cho Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh, thành phố nơi tổ chức có trụ sở chính để biết và theo dõi.

1. Bán từ 1.000 USD (Một nghìn Đôla Mỹ) trở xuống hoặc các loại ngoại tệ khác có giá trị tương đương cho cá nhân đã làm xong thủ tục xuất cảnh trên cơ sở xuất trình hộ chiếu.

2. Bán trên 1.000 USD (Một nghìn Đôla Mỹ) hoặc các loại ngoại tệ khác có giá trị tương đương cho cá nhân đã làm xong thủ tục xuất cảnh. Khi bán ngoại tệ, Đại lý đổi ngoại tệ yêu cầu người mua xuất trình hộ chiếu, hóa đơn (biên lai) đã đổi ngoại tệ tại các tổ chức tín dụng được phép hoặc các Đại lý đổi ngoại tệ tại Việt Nam. Thời hạn hiệu lực của hóa đơn (biên lai) được sử dụng để mua lại ngoại tệ đã đổi trước đây là 90 ngày kể từ ngày ghi trên hóa đơn (biên lai) đổi ngoại tệ. Đại lý đổi ngoại tệ phải thu hồi hóa đơn (biên lai) đã đổi ngoại tệ trước đây.

Mức ngoại tệ cá nhân được mua lại tối đa không quá số ngoại tệ đã đổi ghi trên hóa đơn (biên lai).

1. Đại lý đổi ngoại tệ phải bán toàn bộ số ngoại tệ mua được (ngoài số ngoại tệ tồn quỹ được để lại) cho vào cuối mỗi ngày làm việc. Trong trường hợp địa điểm đặt Đại lý đổi ngoại tệ cách xa , đi lại khó khăn thì Tổ chức tín dụng căn cứ vào tình hình thực tế để thỏa thuận với tổ chức về thời hạn bán số ngoại tệ tiền mặt mua được nhưng tối đa không quá 7 (bảy) ngày làm việc.

2. Đại lý đổi ngoại tệ được tồn quỹ hàng ngày một số lượng tiền lẻ ngoại tệ tiền mặt để phục vụ hoạt động đổi ngoại tệ theo thỏa thuận giữa với tổ chức làm Đại lý đổi ngoại tệ nhưng tối đa không quá 2.000 USD (hai nghìn đôla Mỹ) hoặc các loại ngoại tệ khác có giá trị tương đương. Trường hợp Đại lý đổi ngoại tệ có nhu cầu tăng mức tồn quỹ ngoại tệ trên 2.000 USD, tổ chức làm Đại lý đổi ngoại tệ phải có văn bản giải trình lý do gửi trên địa bàn nơi đặt Đại lý đổi ngoại tệ để xem xét, giải quyết.

3. Trong thời hạn 15 (mười lăm) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị tăng mức tồn quỹ của tổ chức làm Đại lý đổi ngoại tệ, căn cứ vào tình hình và nhu cầu thực tế trên địa bàn, trên cơ sở thỏa thuận giữa với tổ chức làm Đại lý đổi ngoại tệ để có ý kiến trả lời bằng văn bản về việc chấp thuận hay không chấp thuận việc tăng hạn mức tồn quỹ của Đại lý đổi ngoại tệ.

1. Niêm yết, thông báo công khai tỷ giá mua ngoại tệ tiền mặt với đồng Việt Nam tại địa điểm đặt Đại lý đổi ngoại tệ và thực hiện mua ngoại tệ với khách hàng theo đúng tỷ giá đã niêm yết, thông báo. Riêng Đại lý đổi ngoại tệ đặt tại khu cách ly cửa khẩu quốc tế niêm yết, thông báo công khai tỷ giá mua, bán ngoại tệ tiền mặt với đồng Việt Nam và thực hiện mua, bán ngoại tệ với khách hàng theo đúng tỷ giá đã niêm yết, thông báo.

2. Tỷ giá mua, bán ngoại tệ giữa tổ chức tín dụng và Đại lý được thực hiện theo thỏa thuận trong hợp đồng Đại lý giữa với tổ chức làm Đại lý đổi ngoại tệ, phù hợp với các quy định hiện hành về quản lý ngoại hối.

3. Thực hiện chế độ ghi chép hóa đơn mua, bán ngoại tệ, cập nhật số liệu và sổ sách kế toán theo hướng dẫn của , phù hợp với chế độ hạch toán, kế toán hiện hành. Đại lý đổi ngoại tệ cho nào thì sử dụng hóa đơn của đó. Khi thực hiện đổi ngoại tệ, Đại lý đổi ngoại tệ phải giao một liên hóa đơn cho khách hàng.

4. Đại lý đổi ngoại tệ phải chấp hành đúng các quy định trong hợp đồng Đại lý đổi ngoại tệ và các quy định tại Quy chế này.

5. Trong quá trình hoạt động, khi Đại lý đổi ngoại tệ phát hiện trường hợp khách hàng sử dụng các loại ngoại tệ giả, ngoại tệ không còn giá trị lưu hành làm phương tiện mua bán, Đại lý đổi ngoại tệ có trách nhiệm lập biên bản, tạm giữ số ngoại tệ này và thông báo cho cơ quan có trách nhiệm để tiến hành điều tra, xử lý.

1. Tổ chức tín dụng được phép căn cứ vào nhu cầu mở rộng mạng lưới đổi ngoại tệ và việc đáp ứng đủ điều kiện làm Đại lý đổi ngoại tệ của tổ chức để xem xét ký hợp đồng Đại lý đổi ngoại tệ.

2. Tổ chức các lớp ngắn ngày để đào tạo, tập huấn kỹ năng nhận biết ngoại tệ thật giả và cách thức ghi hóa đơn, ghi chép sổ sách và cấp Giấy xác nhận cho nhân viên của Đại lý đổi ngoại tệ.

3. Cung cấp phần mềm cho các Đại lý để quản lý và theo dõi hoạt động đổi ngoại tệ tùy theo điều kiện của Tổ chức tín dụng và tổ chức làm Đại lý đổi ngoại tệ.

4. Kiểm tra, kiểm soát định kỳ hoặc đột xuất đối với hoạt động đổi ngoại tệ của Đại lý do mình ủy nhiệm. Nếu phát hiện Đại lý đổi ngoại tệ vi phạm các quy định tại Hợp đồng đại lý và các quy định tại Quy chế này thì Tổ chức tín dụng tùy theo tính chất và mức độ vi phạm để có biện pháp xử lý thích hợp.

5. Trong trường hợp phải thanh lý hợp đồng Đại lý đổi ngoại tệ, trong vòng 5 (năm) ngày làm việc kể từ ngày thanh lý hợp đồng, Tổ chức tín dụng phải thông báo bằng văn bản cho trên địa bàn biết để thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký đổi ngoại tệ đã cấp và chấm dứt hoạt động đổi ngoại tệ của Đại lý.

1. Chỉ đạo và hướng dẫn các Tổ chức tín dụng trên địa bàn chấp hành đầy đủ các quy định tại Quy chế này trong việc ủy nhiệm đại lý đổi ngoại tệ cho các tổ chức.

2. Kiểm tra, giám sát hoạt động đổi ngoại tệ của các Đại lý đổi ngoại tệ theo định kỳ hoặc đột xuất và xử lý những vi phạm nếu có theo quy định tại điều 14 Quy chế này.

3. Cấp Giấy chứng nhận đăng ký đại lý đổi ngoại tệ cho các tổ chức trên cơ sở các quy định của Quy chế này.

4. Báo cáo định kỳ hành quý theo quy định tại điều 15 Quy chế này hoặc đột xuất theo yêu cầu của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về tình hình hoạt động đổi ngoại tệ của các Đại lý trên địa bàn.

1. có trách nhiệm hướng dẫn và định kỳ (tối thiểu một tháng một lần) hoặc đột xuất kiểm tra hoạt động của các Đại lý đổi ngoại tệ trong việc chấp hành các quy định tại hợp đồng Đại lý đổi ngoại tệ và Quy chế này.

2. có trách nhiệm định kỳ hàng năm và đột xuất kiểm tra, thanh tra, giám sát hoạt động đổi ngoại tệ của các Đại lý đổi ngoại tệ trên địa bàn theo quy định tại Quy chế này.

3. Khi phát hiện Đại lý đổi ngoại tệ có vi phạm các quy định về hoạt động đổi ngoại tệ, căn cứ vào tính chất và mức độ vi phạm, có quyền tạm thời đình chỉ hoặc thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký Đại lý đổi ngoại tệ đã cấp và thông báo cho để hủy bỏ hợp đồng Đại lý đã ký với tổ chức làm Đại lý đổi ngoại tệ.

4. Trường hợp liên đới chịu trách nhiệm về hành vi vi phạm của Đại lý đổi ngoại tệ thì cũng bị xử phạt hành chính trong lĩnh vực về tiền tệ và hoạt động ngân hàng theo các quy định về xử lý vi phạm hành chính.

5. có 2 (hai) Đại lý đổi ngoại tệ trở lên trong vòng 12 (mười hai) tháng vi phạm quy định tại Quy chế này sẽ không được ký kết mới các hợp đồng Đại lý đổi ngoại tệ với các tổ chức khác trong vòng 12 (mười hai) tháng kể từ ngày phát hiện sai phạm lần thứ hai.

6. có 3 (ba) Đại lý đổi ngoại tệ trở lên trong vòng 12 (mười hai) tháng vi phạm quy định tại Quy chế này thì sẽ không tiếp tục ký kết các hợp đồng Đại lý đổi ngoại tệ với các tổ chức khác.

7. Tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định trong Quy chế này thì tùy theo mức độ, tính chất của hành vi vi phạm mà có thể bị xử lý hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

1. Hàng quý, trước ngày 5 (năm) tháng đầu quý sau, các tổ chức làm Đại lý đổi ngoại tệ phải báo cáo nơi đặt Đại lý đổi ngoại tệ về tình hình đổi ngoại tệ trong quý (Phụ lục 3).

2. Hàng quý, trước ngày 15 (mười lăm) tháng đầu quý sau, tổng hợp tình hình đổi ngoại tệ trên địa bàn trong quý và báo cáo về Ngân hàng Nhà nước () (Phụ lục 4).