Quyết định 1973/QĐ-BQP 2026 quy trình kỹ thuật lấy mẫu và bảo quản hài cốt liệt sĩ

1. Mục đích

- Chuẩn hóa phương pháp thực hiện lấy mẫu HCLS để xét nghiệm ADN phục vụ xác định danh tính hài cốt liệt sĩ.

- Thống nhất về phương pháp lấy mẫu, ký hiệu mẫu với định danh duy nhất, đóng gói, ghi chép hồ sơ, bàn giao và quản lý mẫu xét nghiệm ADN.

2. Yêu cầu

- Người thực hiện lấy mẫu HCLS được đào tạo, tập huấn để nắm vững kiến thức và kỹ năng thực hành.

- Bảo đảm đủ các điều kiện về trang thiết bị vật tư lấy mẫu; bao gói, niêm phong theo đúng quy định.

1. Thuật ngữ

- Tổ công tác liên ngành: là tổ công tác lâm thời thực hiện nhiệm vụ lấy mẫu HCLS, được cấp có thẩm quyền quyết định thành lập. Bao gồm đại diện các cơ quan, đơn vị, tổ chức có liên quan trong nhiệm vụ lấy mẫu HCLS để xác định danh tính HCLS.

- Mẫu hài cốt liệt sĩ: là mẫu xương, răng của hài cốt liệt sĩ, được lấy để phục vụ cho xét nghiệm ADN xác định danh tính hài cốt liệt sĩ.

- Lấy mẫu hài cốt liệt sĩ: là quy trình kỹ thuật thực hiện lựa chọn các mẫu xương, răng đảm bảo chất lượng, số lượng mẫu để thực hiện kỹ thuật xét nghiệm ADN xác định danh tính HCLS.

- Đặc điểm hình thái hài cốt liệt sĩ: Là các đặc điểm về hình dạng, kích thước, màu sắc để xác định hài cốt người; số lượng cá thể; giới tính; độ tuổi và các đặc điểm khác.

- Mã định danh duy nhất của mẫu hài cốt (UID hoặc SampleID) là chuỗi ký tự được cấp duy nhất cho từng mộ độc lập, không trùng lặp và không tái sử dụng, dùng để nhận diện - truy xuất - theo dõi chuỗi giám sát của mẫu xuyên suốt toàn bộ Quy trình kỹ thuật Lấy mẫu - Vận chuyển - Bàn giao - Bảo quản - Lưu trữ mẫu hài cốt liệt sĩ và liên kết mẫu với hồ sơ, vị trí lưu, trạng thái xử lý trong hệ thống quản lý.

2. Chữ viết tắt

- NTLS: Nghĩa trang liệt sĩ

- HCLS: Hài cốt liệt sĩ

1. Văn bản yêu cầu lấy mẫu HCLS

2. Sơ đồ tổng thể khu vực nghĩa trang liệt sĩ được lấy mẫu

3. Danh sách, vị trí các mộ liệt sĩ được lấy mẫu

4. Tài liệu, thông tin về tìm kiếm, quy tập, chôn cất, an táng (nếu có)

5. Phiếu lấy mẫu hài cốt liệt sĩ (BM01/HCLS) in sẵn

6. Tài liệu có giá trị khác.

1. Mã định danh duy nhất áp dụng thống nhất trên toàn bộ chuỗi Quy trình kỹ thuật (Lấy mẫu - Vận chuyển - Bàn giao - Bảo quản - Lưu trữ - xét nghiệm ADN).

2. Mẫu hài cốt của mỗi mộ độc lập được đựng trong 01 hộp riêng; tuyệt đối không đựng chung mẫu các mộ khác nhau trong cùng 01 hộp.

3. Nguyên tắc "một hài cốt tại một thời điểm": một thời điểm chỉ mở 01 hài cốt tại vị trí thao tác lấy mẫu để giảm nguy cơ lẫn mẫu.

A. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ

B. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH

Bước 1: Thiết lập vị trí tiến hành lấy mẫu, đóng gói

- Chọn vị trí thực hiện kỹ thuật lấy mẫu phù hợp với điều kiện thực tế để đặt tiểu, bốc dỡ, sắp xếp hài cốt và lựa chọn mẫu, lấy mẫu, làm sạch mẫu sơ bộ.

- Chọn vị trí thực hiện kỹ thuật đóng gói để đóng gói, dán mã định danh, niêm phong hộp đựng mẫu, ghi chép hồ sơ.

- Tập kết các dụng cụ lấy mẫu, đóng gói tại các vị trí được lựa chọn.

Bước 2: Xác định mộ liệt sĩ được lấy mẫu

- Xác định vị trí mộ tiến hành lấy mẫu theo danh sách của kế hoạch.

- So sánh ký hiệu mộ trong hồ sơ với thực tế, gồm: lô, hàng, thứ tự mộ trong hàng. Ghi lô, hàng, thứ tự mộ trong hàng, thời gian, địa điểm khai quật, ký hiệu mộ vào bảng; chụp ảnh mộ cùng bảng ghi thông tin để lưu trữ.

- Ghi đầy đủ thông tin vào mục 1 của BM01/HCLS.

* Lưu ý: Để tránh sai sót nên tiến hành lần lượt từng mộ liệt sĩ.

Bước 3: Tiếp cận hài cốt liệt sĩ được lấy mẫu

Sau khi khai quật, mở nắp mộ, nắp tiểu sành (nếu có):

- Xác định có hay không có hài cốt.

- Trải tấm nilon tại vị trí thực hiện kỹ thuật lấy mẫu.

- Chuyển toàn bộ hài cốt và di vật kèm theo lên tấm nilon đã được chuẩn bị, hạn chế tối đa vỡ gãy hài cốt.

- Sắp xếp giãn cách các phần thu được của hài cốt, tránh chồng xếp, che lấp.

- Đánh giá toàn diện tình trạng hài cốt.

- Kiểm tra kỹ thông tin trên di vật (nếu có).

- Ghi hồ sơ: Ghi thông tin vào mục 2.1 của Biểu mẫu BM01/HCLS.

- Chụp tối thiểu 03 ảnh cùng Bảng ghi thông tin, gồm:

+ Hiện trạng tiểu trong mộ (nếu có tiểu).

+ Hiện trạng hài cốt trong tiểu hoặc mộ.

+ Hiện trạng hài cốt, di vật (nếu có) sau khi được sắp xếp.

Bước 4: Ra quyết định lấy mẫu HCLS

Sau khi đánh giá toàn diện hài cốt, kíp trưởng quyết định:

- "Không lấy mẫu" trong các trường hợp toàn bộ hài cốt:

+ Mủn mục, dễ vỡ vụn thành mảnh nhỏ khi tiếp xúc.

+ Than hoá hoặc hoá thạch.

+ Lần của nhiều liệt sĩ hoặc mộ tập thể.

- Sau khi quyết định không lấy mẫu: Chuyển trả hài cốt vào vị trí mộ; kết thúc quy trình; tích vào Ô "□ không đủ tiêu chuẩn lấy mẫu" tại mục 2.2 của "Biểu mẫu BM01/HCLS".

- Quyết định "lấy mẫu": tích vào Ô "□ Đủ tiêu chuẩn lấy mẫu" tại mục 2.2 của "Biểu mẫu BM01/HCLS" và chuyển bước 5.

Bước 5. Tạo mã định danh

- Tạo mã định danh: Thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục 1.

- Ghi nhãn mẫu: Thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục 1.

- Ghi mã định danh của mẫu vào bảng thông tin; chụp ảnh; ghi mã định danh mẫu vào mục 3 của "Biểu mẫu BM01/HCLS" và phía trên "Phiếu lấy mẫu".

Bước 6. Thực hành lấy mẫu

- Tiêu chuẩn mẫu có chất lượng tốt:

+ Mẫu răng tốt: còn đủ thân răng và chân răng, thân răng không nứt vỡ; răng đang gắn liền xương hàm; không bị can thiệp nha khoa (hàn răng); ưu tiên lựa chọn răng hàm bé.

+ Mẫu xương tốt: mật độ cứng, chắc; còn vỏ xương; rõ hình thái.

+ Thứ tự ưu tiên lấy mẫu: Răng → Xương đùi → Xương chày → Xương cánh tay → Xương cẳng tay (quay, trụ) → Xương mác → Xương bả vai → Xương sườn → Xương chậu → Xương sọ mặt → Xương ngắn → Xương xốp.

* Trong thực tế đối với mẫu HCLS hiện tại có ít mẫu xương, răng đạt tiêu chuẩn như trên. Do vậy, ưu tiên lựa chọn các mẫu mật độ chắc nhất, hình thái nguyên vẹn nhất.

- Thực hành lấy mẫu răng:

+ Dùng nỉa có mấu nhẹ nhàng gắp răng ra khỏi xương hàm, hạn chế làm gãy chân răng; nếu không có răng gắn với xương hàm, lựa chọn các răng rời theo tiêu chuẩn;

+ Làm sạch, làm khô sơ bộ mẫu răng bằng bàn chải đánh răng và giấy thấm.

- Thực hành lấy mẫu xương:

+ Lựa chọn trong hài cốt loại xương sẽ lấy mẫu theo thứ tự ưu tiên ở trên, xác định vị trí xương tốt nhất để lấy mẫu:

. Đối với các xương dài, kích thước lớn (xương đùi, xương chày): cưa xương theo hình chêm hoặc hình chữ nhật tại vị trí đã lựa chọn, kích thước (5x2)cm và sâu hết chiều dày vỏ xương.

. Đối với các xương dài, kích thước bé (xương cẳng tay, cánh tay, xương mác) cắt vòng quanh chu vi thân xương, lựa chọn đoạn xương dài 5-7cm.

. Đối với các xương dẹt (sọ, bả vai, chậu...) lấy cả mảnh xương ở vùng cứng nhất, kích thước (5x5) cm.

. Đối với xương ngắn (đốt ngón tay, đốt ngón chân, gót...) lấy toàn bộ xương.

+ Làm sạch sơ bộ mẫu đã lấy bằng bàn chải đánh răng.

+ Làm khô sơ bộ bằng giấy thấm trong trường hợp mẫu ngấm nước.

- Số lượng mẫu cần lấy:

+ Nên lấy mẫu đồng thời cả răng và xương khi điều kiện cho phép: lựa chọn 03 răng và 01 mảnh/đoạn xương có kích thước như trên.

+ Nếu không có đồng thời răng và xương: Lấy tăng số lượng răng lên 05 cái hoặc 02 đoạn xương có kích thước như trên.

+ Lấy toàn bộ răng hoặc xương nếu số lượng còn lại quá ít.

- Ghi hồ sơ: Ghi thông tin vào mục 4 của "Biểu mẫu BM01/HCLS".

- Chụp ảnh mẫu đã lấy cùng Bảng ghi thông tin có ghi mã định danh mẫu.

Bước 7: Đóng gói

- Chuẩn bị hộp đựng mẫu:

+ Kiểm tra lại thông tin đã ghi trên nhãn hộp đựng mẫu.

+ Lót giấy thấm vào đáy hộp đựng mẫu.

+ Đặt túi hút ẩm (silica gel) vào hộp đựng mẫu.

- Để mẫu HCLS vào hộp đựng mẫu.

- Lót bổ sung giấy thấm để hạn chế mẫu bị rung lắc trong hộp đựng mẫu.

- Đóng nắp và niêm phong hộp đựng mẫu.

Bước 8: Hoàn thành quy trình lấy mẫu

- Ghi chép thông tin cần lưu ý (nếu có) vào mục 5 của "Biểu mẫu BM01/HCLS".

- Chụp ảnh hộp đã ghi đầy đủ thông tin vào nhãn hộp cùng với tờ "Biểu mẫu BM01/HCLS.

- Để hộp đựng mẫu vào thùng mẫu theo từng lô mẫu.

- Khôi phục hài cốt sau khi được lấy mẫu:

+ Gói hài cốt bằng vải liệm, tấm nilon, cho vào tiểu (nếu có).

+ Đưa hài cốt/tiểu trở lại đúng mộ ban đầu.

+ Bộ phận phục vụ thực hiện công việc khôi phục mộ theo quy định.

1. Mục đích

- Đưa mẫu về nơi lưu trữ tạm thời hoặc lưu trữ lâu dài được an toàn; truy nguyên đầy đủ thông tin, không nhầm lẫn; không làm thoái hóa mẫu do nóng, ẩm hoặc gãy vỡ mẫu do rung lắc khi vận chuyển.

- Bảo đảm tính đồng bộ, thống nhất ở tất cả các kíp vận chuyển.

2. Yêu cầu

- Bố trí phương tiện vận chuyển phù hợp, đạt yêu cầu về điều kiện vận chuyển và thời gian (nên vận chuyển vòng trong 72 giờ).

- Thống nhất quy trình đối với kíp lấy mẫu, kíp vận chuyển và nơi nhận mẫu nhằm đảm bảo sự an toàn, thông suốt.

1. Kế hoạch vận chuyển mẫu HCLS

2. Bộ hồ sơ lấy mẫu HCLS

- Phiếu lấy mẫu HCLS (BM01/HCLS).

- Danh sách, vị trí các mộ liệt sĩ được lấy mẫu.

- Sơ đồ tổng thể khu vực nghĩa trang liệt sĩ được lấy mẫu.

- Tài liệu, thông tin về tìm kiếm, quy tập, chôn cất, an táng (nếu có).

3. Biên bản bàn giao - tiếp nhận mẫu HCLS (BM02/HCLS)

4. Tài liệu có giá trị khác.

1. Mẫu HCLS được vận chuyển và bàn giao cho đơn vị tiếp nhận luôn kèm theo hồ sơ; tránh thất lạc, nhầm lẫn (hồ sơ, tài liệu quy định tại mục III).

2. Có nhật ký ghi nhận quá trình nhận mẫu, vận chuyển và bàn giao mẫu.

3. Trong suốt quá trình vận chuyển cần bảo đảm an toàn, đạt tiêu chuẩn "Mát - Khô - Thoáng".

A. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ

2. Phối hợp

- Kíp vận chuyển phối hợp với đơn vị bàn giao mẫu, đơn vị tiếp nhận mẫu để thống nhất kế hoạch vận chuyển.

- Phối hợp bảo đảm các biện pháp an ninh, an toàn và các thủ tục cho phép vận chuyển (đặc biệt khi vận chuyển bằng đường không).

3. Chuẩn bị nhân lực

Kíp vận chuyển gồm:

- Trưởng kíp: 01 người.

- Lái xe (vận chuyển bằng ô tô): 01 - 02 người (tùy đặc điểm cung đường).

4. Phương tiện, thiết bị, vật tư

- Phương tiện: Bố trí phương tiện (ô tô, máy bay, tàu hoả) phù hợp với cung đường vận chuyển, đảm bảo yêu cầu về thời gian và điều kiện bảo quản mẫu.

- Trang thiết bị để đóng gói vận chuyển:

+ Thùng đựng hộp mẫu (áp dụng linh hoạt, phù hợp với thực tiễn). Điều kiện: Có vỏ cứng, có nắp đậy.

+ Tấm mút/xốp lót hoặc giấy lót chống rung xóc các hộp mẫu trong thùng.

+ Dây đai, băng keo cố định đề đảm bảo đủ độ chắc chắn.

+ Tem niêm phong thùng đựng mẫu.

+ Dụng cụ che chắn chống nước.

+ Túi đựng hồ sơ.

+ Hồ sơ, tài liệu.

+ Bút viết, bút dạ ghi ngoài thùng.

B. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH VẬN CHUYỂN MẪU

Bước 1: Đóng gói để vận chuyển (đơn vị bàn giao thực hiện)

- Kiểm tra tình trạng hộp đựng mẫu: Nắp, nhãn và niêm phong.

- Đối chiếu số lượng, thông tin ghi trên nhãn hộp đựng mẫu với danh sách mẫu được vận chuyển (mã định danh duy nhất, loại mẫu, nơi lấy mẫu).

- Xếp các hộp đựng mẫu thùng đựng hộp mẫu.

- Chèn tấm mút/xốp lót hoặc giấy lót giữa các lớp hộp đựng mẫu tránh rung xóc

- Dán nhãn thùng có ghi các thông tin: số thứ tự thùng, tổng số mẫu, đơn vị bàn giao, đơn vị tiếp nhận.

- Khóa thùng mẫu, dán tem niêm phong thùng (có chữ ký đại diện đơn vị bàn giao mẫu).

Bước 2: Vận chuyển

- Xếp thùng đựng mẫu lên phương tiện vận chuyển ổn định, chắc chắn.

- Dùng dây đai, băng keo cố định các thùng đựng mẫu tránh va đập, đổ vỡ trong quá trình vận chuyển.

- Trong quá trình vận chuyển, duy trì chế độ điều hòa nhiệt độ liên tục, đặc biệt trong mùa hè.

Bước 4: Bàn giao tại đơn vị tiếp nhận

- Thực hiện quy trình bàn giao - tiếp nhận mẫu hài cốt liệt sĩ (QT03/HCLS)

Bước 5. Kết thúc quy trình vận chuyển mẫu

- Bên giao và bên nhận lập "Biên bản bàn giao - tiếp nhận mẫu HCLS" theo biểu mẫu BM02/HCLS sau khi kiểm đếm.

- Thực hiện công tác báo cáo theo phân cấp về kết quả vận chuyển mẫu HCLS.

1. Mục đích

- Quy định thống nhất về phương pháp, nguyên tắc, trình tự, trách nhiệm trong công tác bàn giao - tiếp nhận mẫu HCLS giữa các đơn vị (lấy mẫu - vận chuyển - lưu mẫu - xét nghiệm ADN) theo đúng chức năng nhiệm vụ.

- Bảo đảm tính toàn vẹn mẫu và hồ sơ tài liệu xuyên suốt toàn bộ quy trình xác định danh tính hài cốt liệt sĩ.

2. Yêu cầu

- Bảo đảm "5 ĐÚNG": đúng mẫu, đúng hồ sơ, đúng niêm phong, đúng điều kiện bảo quản, đúng chuỗi bàn giao.

- Giảm tối đa rủi ro: nhầm mẫu, nhầm mã định danh, thất lạc, nhiễm chéo và sai lệch dữ liệu, đặc biệt chú ý trong trường hợp có nhiều Trung tâm xét nghiệm ADN cùng tham gia nhận mẫu tại nơi lưu trữ mẫu.

1. Văn bản đề nghị bàn giao mẫu

2. Bộ hồ sơ lấy mẫu HCLS, gồm:

- Phiếu lấy mẫu HCLS (BM01/HCLS).

- Danh sách, vị trí các mộ liệt sĩ được lấy mẫu.

- Sơ đồ tổng thể khu vực nghĩa trang liệt sĩ được lấy mẫu.

- Tài liệu, thông tin về tìm kiếm, quy tập, chôn cất, an táng (nếu có).

3. Biên bản bàn giao - tiếp nhận mẫu HCLS (BM02/HCLS).

4. Tài liệu kèm theo khác.

1. Có đầy đủ văn bản, căn cứ pháp lý, mục đích bàn giao mẫu.

2. Theo chức năng nhiệm vụ, bên giao và bên nhận thực hiện đầy đủ công tác chuẩn bị, phối hợp thực hiện trong quá trình giao nhận, bảo đảm thuận tiện và tuân thủ yêu cầu của quy trình này.

3. Xác định rõ "ai giao - giao gì - ai nhận - nhận gì - từ đâu - đến đâu - từ khi nào - đến khi nào"; đối soát mã hồ sơ với mã mẫu, trạng thái niêm phong.

A. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ

B. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH BÀN GIAO - TIẾP NHẬN MẪU HCLS

Bước 1. Hoàn thành thủ tục pháp lý giao nhận mẫu

- Cơ quan có thẩm quyền ra văn bản yêu cầu đơn vị quản lý mẫu bàn giao mẫu cho đơn vị nhận mẫu (hồ sơ, tài liệu, số lượng mẫu cần giao nhận).

- Đơn vị giao mẫu chủ trì, phối hợp với đơn vị nhận mẫu xây dựng kế hoạch giao nhận mẫu.

Bước 2. Chuẩn bị giao nhận mẫu

- Đơn vị bàn giao mẫu:

+ Ban hành văn bản đề nghị bàn giao mẫu và liên hệ với bên nhận mẫu.

+ Lập bảng thống kê mẫu cần bàn giao.

+ Rà soát, đối chiếu mẫu cần bàn giao với hồ sơ bàn giao.

+ Thực hiện quy trình đóng gói để vận chuyển theo hướng dẫn tại Bước 1 (Đóng gói để vận chuyển) của quy trình QT02/HCLS.

+ Chuẩn bị "Biên bản bàn giao - tiếp nhận mẫu"

+ Thực hiện vận chuyển, bàn giao theo kế hoạch đã được xây dựng tại Bước 1

- Đơn vị nhận mẫu:

+ Chuẩn bị nhân lực, phối hợp với bên giao mẫu để thống nhất về phương tiện vận chuyển.

+ Rà soát khả năng tiếp nhận, xử lý, lưu trữ (tạm thời hoặc lâu dài).

+ Lập phương án tiếp nhận, bảo quản, lưu trữ số mẫu sẽ tiếp nhận.

Bước 3. Thực hiện giao - nhận mẫu

- Thời gian giao nhận mẫu: Thực hiện theo kế hoạch.

- Địa điểm giao nhận mẫu: Tại nơi nhận mẫu hoặc tại nơi giao mẫu

- Thực hiện quy trình "Tiếp nhận mẫu hài cốt liệt sĩ" (QT04.1/HCLS).

- Hoàn thiện "Biên bản giao - nhận mẫu HCLS" (BM02/HCLS), gồm 03 hai bản có giá trị như nhau, mỗi bên giao - nhận giữ một bản, một bản bàn giao cho cơ quan quản lý.

Bước 4. Nhập dữ liệu (hoặc ghi hồ sơ) và lưu hồ sơ giao nhận mẫu

- Đơn vị nhận mẫu nhập dữ liệu hoặc ghi các thông tin bàn giao và lưu hồ sơ, tài liệu liên quan mẫu tiếp nhận.

1. Mục đích

- Đánh giá lại tình trạng mẫu để xác định phương pháp lưu trữ phù hợp.

- Hạn chế tối đa các yếu tố gây thoái hóa thêm ADN của mẫu (ẩm, nấm mốc).

2. Yêu cầu

- Tuân thủ đúng quy trình kỹ thuật, tránh làm nhiễm chéo khi thao tác.

- Kỹ thuật viên thực hiện nhiệm vụ bảo quản, xử lý mẫu phải được tập huấn, nắm chắc quy trình kỹ thuật.

1. Toàn bộ hồ sơ tài liệu có liên quan đến mẫu HCLS từ các quy trình trước.

2. Phiếu bảo quản mẫu HCLS hay còn gọi là Phiếu xử lý mẫu HCLS trước lưu trữ (BM03/HCLS).

3. Tài liệu có liên quan khác.

1. Nguyên tắc thực hiện

- Xử lý để giảm nhanh, tối đa "tác nhân ẩm" và duy trì độ ẩm tương đối từ 45% - 55% để lưu trữ lâu dài.

- Khử nhiễm ADN ngoại lai bằng cách sử dụng các phương pháp kỹ thuật phù hợp và tuân thủ nguyên tắc thao tác để tránh lây nhiễm ADN của người thực hiện.

- Xử lý và bảo quản mẫu linh hoạt, phù hợp với đặc điểm mẫu (mẫu mủn cần xử lý hạn chế; mẫu ẩm ướt nhiều cần ưu tiên cách ly - làm khô).

- Không thực hiện đóng gói khi mẫu chưa đạt khô theo tiêu chuẩn; không được đóng gói trong hộp nhựa kín.

- Duy trì và theo dõi thường xuyên nhiệt độ, độ ẩm ổn định theo tiêu chuẩn kỹ thuật của từng phương pháp lưu trữ.

2. Các tiêu chuẩn (TC) áp dụng trong quy trình

- TC1: Đánh giá "khô đạt" khi có 2/3 tiêu chí

+ Không còn cảm giác mát ẩm khi áp găng bề mặt; không có mùi ẩm mốc.

+ Thẻ chỉ thị ẩm không thể hiện vượt ngưỡng 45% - 55% trong 24 giờ

- TC2: Đánh giá mức độ ẩm

+ Mức 1 - Khô: Theo tiêu chí đánh giá "khô đạt" (Theo TC1).

+ Mức 2 - Ẩm: Có vệt ướt sau 10 phút khi để trên giấy thấm khô

+ Mức 3 - Ướt: Có vệt nước rõ khi đặt trên giấy thấm

- TC3: Đánh giá tình trạng nấm, mốc

+ Mức 1: Không phát hiện nấm, mốc.

+ Mức 2: Chỉ còn dấu vết nấm, mốc cũ.

+ Mức 3: Nấm, mốc hoạt động nhẹ (một số sợi nấm, nốt mốc nhỏ).

+ Mức 4: Nấm, mốc hoạt động mạnh (sợi nấm rõ, mảng mốc hoặc mùi rõ).

- TC4: Đánh giá mức độ mủn, mục của mẫu

+ Mức 1: Xương, răng còn khá chắc, còn vỏ xương, men răng, chân răng.

+ Mức 2: Xương, răng còn khá chắc, bong vỏ xương, gãy chân răng.

+ Mức 3: Xương mềm, chưa có vụn rời; răng nứt men răng, gãy chân răng.

+ Mức 4: Xương bong mảnh vụn rời; răng bong men răng, mất chân răng.

- TC5: Đánh giá mức độ sạch của mẫu

+ Mức 1: Mẫu không bám bụi, không có vụn xương.

+ Mức 2: Bùn đất bám mức độ ít, chỉ cần dùng chổi lông quét sạch.

+ Mức 3: Bùn đất bám mức độ vừa, cần dùng bàn chải đánh răng chải làm sạch.

+ Mức 4: Bùn đất bám nhiều, phải dùng que gỗ cậy, gỡ.

- TC6: Đánh giá tiêu chuẩn "đóng gói đạt" của mẫu

+ Mức 1: Đạt các tiêu chuẩn "Khô đạt", "Sạch mức 1" và "nấm, mốc mức 1".

+ Mức 2: Đạt các tiêu chuẩn "Khô đạt", "Sạch mức 1" và "nấm, mốc mức 2".

- TC7: Tiêu chuẩn cài đặt chế độ hút ẩm nhanh

+ Độ ẩm mục tiêu cài đặt cho máy hút ẩm nhanh: 30% - 40%

+ Nhiệt độ phòng: ổn định 15°C - 20°C.

+ Gió tuần hoàn: mức thấp hoặc trung bình (không thổi mạnh trực diện).

- TC8: Tiêu chuẩn cài đặt chế độ lưu trữ lâu dài

+ Độ ẩm mục tiêu: 45% - 55%

+ Nhiệt độ phòng: ổn định 15°C - 20°C.

+ Gió tuần hoàn: mức thấp

A. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ

B. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN

1. Mục đích

- Bảo đảm tính ổn định lượng ADN còn lại trong hài cốt (xương/răng) khi lưu trữ lâu dài chờ xét nghiệm ADN; hạn chế tối đa các yếu tố gây thoái hóa thêm: Độ ẩm cao, thay đổi nhiệt độ, nấm mốc, côn trùng, ngập nước, bụi bẩn, ánh sáng/tia UV, tác nhân hóa học từ vật liệu bao gói.

- Lưu trữ mẫu theo tiêu chuẩn: được định danh duy nhất, truy xuất thông tin nhanh, dễ dàng kiểm kê - đối soát.

2. Yêu cầu

- Ngăn chặn mẫu HCLS thoái hóa ADN thứ cấp (ẩm - mốc - nhiễm chéo).

- Quản lý hồ sơ, thông tin kèm theo mỗi mẫu được lưu đảm bảo khả năng truy xuất nguồn gốc mẫu tại mọi thời điểm.

1. Toàn bộ hồ sơ tài liệu có liên quan đến mẫu HCLS từ các quy trình trước.

2. Hồ sơ lưu trữ mẫu bao gồm:

- Văn bản yêu cầu giao nhận mẫu lưu kho.

- Phiếu lưu trữ mẫu HCLS (BM04/HCLS)

- Nhật ký điều kiện (độ ẩm, nhiệt độ) của phòng lưu.

- Nhật ký vệ sinh, khử nhiễm.

- Nhật ký bảo trì các thiết bị (tủ hút ẩm, điều hoà, logger).

- Nhật ký ra vào kho, theo dõi di chuyển, bàn giao mẫu.

- Nhật ký theo dõi sự cố và biện pháp khắc phục.

1. Một mẫu được gán một mã định danh và một hồ sơ đi kèm.

2. Mẫu chỉ được lưu kho khi đạt yêu cầu khô. Nếu mẫu bị ẩm, xử lý mẫu theo kỹ thuật làm khô (QT04.4/HCLS)

3. Hạn chế mở bao gói mẫu nhiều lần.

4. Mọi diễn biến, thay đổi phải ghi nhật ký.

A. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ

B. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH LƯU TRỮ MẪU

Bước 1. Tiếp nhận mẫu đã đóng gói

- Kỹ thuật viên kiểm tra:

+ Bao gói nguyên vẹn, còn tem niêm phong.

+ Đối chiếu mã định danh trên mẫu với hồ sơ.

+ Chỉ thị ẩm trong ngưỡng cho phép.

- Gán mẫu tiếp nhận tại vị trí còn trống trong kho bảo đảm tính duy nhất, theo thứ tự: ô, hộp (cát sét), tầng, kệ, tủ số, dãy, phòng.

Bước 2. Thiết lập tiêu chuẩn phòng lưu trữ mẫu lâu dài

- Nhiệt độ: 15°C - 20°C

- Độ ẩm: 45% - 55%

- Ánh sáng: Không có ánh nắng trực tiếp

- Thông khí: Có hệ thống cung cấp khí sạch

- Môi trường: Có kiểm soát sinh học, không hóa chất bay hơi

- Thiết lập tủ đông lạnh âm sâu trong dải nhiệt độ có thể từ -80 đến -20°C (nếu có)

Bước 3. Phân khu và sắp xếp mẫu vào đúng vị trí

- Phân khu kho Lưu mẫu theo các tiêu chí định sẵn: Tỉnh (thành phố), đơn vị quy tập, đợt khai quật, độ ưu tiên xét nghiệm.

- Sắp xếp mẫu theo quy luật, ví dụ:

+ Thứ tự trong hàng → Hàng → Lô mộ → Nghĩa trang → Xã → Tỉnh

+ Mẫu → Lô mẫu → Đợt lấy mẫu → Đơn vị lấy mẫu

- Để đúng vị trí lưu duy nhất: ô, hộp (cát sét), tầng, kệ, tủ số, dãy, phòng.

- Ghi mã định danh mẫu tại vị trí lưu trữ.

Bước 4. Theo dõi, giám sát định kỳ

- Tần suất kiểm tra:

+ Kiểm tra điều kiện tiêu chuẩn kho: Hằng ngày

+ Kiểm tra mẫu: 03-06 tháng

+ Kiểm tra đột xuất: Khi có yêu cầu hoặc sự cố

- Nội dung kiểm tra mẫu:

+ Đổi màu chỉ thị ẩm.

+ Dấu hiệu ẩm ướt trên hộp hoặc bao gói.

+ Dấu hiệu nấm mốc.

Bước 5. Quản lý di chuyển nội bộ trong kho

- Ghi đầy đủ diễn biến di chuyển mẫu vào hồ sơ:

+ Từ vị trí cũ đến vị trí mới hoặc xuất kho.

+ Người thực hiện di chuyển.

- Quản lý, lưu trữ dữ liệu mẫu trùng khớp giữa máy tính và thực tế.

Bước 6. Ghi hồ sơ lưu trữ mẫu hài cốt liệt sĩ

Ghi "Phiếu lưu trữ mẫu hài cốt liệt sĩ" ký hiệu BM04/HCLS.

1. Trường hợp áp dụng

- Điều kiện chưa cho phép vận chuyển mẫu được đến nơi bảo quản mẫu lâu dài ngay sau khi lấy mẫu.

- Tập kết mẫu theo từng đợt lấy mẫu để vận chuyển một lần đảm bảo tính tập trung và tiết kiệm chi phí vận chuyển.

2. Điều kiện

- Điều kiện nhất thiết cần có:

+ Phòng có điều hòa nhiệt độ, duy trì nhiệt độ phòng từ 15°C - 20°C.

+ Mẫu được đóng gói một lớp đúng kỹ thuật (không nhốt ẩm).

+ Mẫu được mã hóa, niêm phong đúng quy trình (tránh thất lạc)

+ Phòng lưu trữ thông thoáng, không thấm dột.

+ Tránh ánh nắng trực tiếp và không có hóa chất bay hơi.

- Điều kiện nên có (không nhất thiết):

. Phòng có máy hút ẩm;

. Có kệ, giá để mẫu.

* Lưu ý:

+ Thời gian bảo quản tạm thời càng ngắn càng tốt (không nên quá 01 tuần).

+ Cần kiểm tra mẫu thường xuyên (tối thiểu 02 lần/ngày).

+ Có sổ theo dõi và khi có sự cố bất thường cần báo cáo ngay chỉ huy theo phân cấp.

I. Quy cách hộp đựng mẫu hài cốt liệt sĩ

- Là hộp nhựa, hình hộp chữ nhật, có nắp đậy, có lỗ thoáng khí.

- Kích thước: dài từ 10 - 12 cm, rộng từ 6 - 8 cm, cao từ 4 - 5 cm.

- Có kèm túi Silicagel chống ẩm, giấy lót Tyvek y tế hoặc giấy thấm không bụi.

- Được dán nhãn đúng quy định

* Lưu ý:

- Có thể thay thế bằng hộp các tông nhưng hộp cần bảo đảm đủ cứng để không bị đè ép, va đập làm vỡ mẫu trong quá trình vận chuyển

- Tuân thủ về kích thước hộp vì liên quan đến quy định về số lượng, kích thước mẫu HCLS cần lấy và phù hợp với kích thước khay đựng mẫu của thiết bị bảo quản, lưu trữ mẫu HCLS lâu dài về sau.

II. Nhãn hộp đựng mẫu hài cốt liệt sĩ

1. Căn cứ và giả định thiết kế

Căn cứ tiêu chuẩn vận hành nội bộ của dự án về lưu trữ/bảo quản mẫu HCLS (nhiệt độ 15 - 20°C; độ ẩm 45 - 55%; phân vùng A - B - C; tủ hút ẩm xử lý nhanh; nguyên tắc chống nhiễm chéo; hồ sơ/nhật ký đầy đủ).

• Ưu tiên ổn định môi trường (nhiệt độ và độ ẩm) và kiểm soát ẩm - mốc - bụi; giảm tối đa số lần mở bao gói.

• Luồng mẫu 1 chiều: Vùng A → Vùng B → Vùng C; không đảo chiều.

• Vùng cách ly/ẩm-mốc vận hành áp âm cục bộ; Vùng C ưu tiên áp dương nhẹ để giảm xâm nhập không khí ẩm/bụi từ ngoài.

2. Mục tiêu công năng và năng lực

• Thiết kế theo mô-đun để mở rộng: khối xử lý (A+B) và khối lưu (C) có thể tăng số kệ, số tủ hút ẩm và số vị trí lưu mà không phá vỡ luồng vận hành.

• Năng lực xử lý: phụ thuộc số bàn thao tác, số tủ hút ẩm, thời gian làm khô.

• Năng lực lưu dài hạn: phụ thuộc mật độ giá, kệ; quy cách hộp mẫu và lối đi thuận lợi.

3. Mô tả 03 vùng chức năng

4. Phương án mặt bằng và bố trí thiết bị cơ bản

Mặt bằng tham khảo dưới đây là mô-đun 48 m × 24 m (có thể nhân rộng theo mô-đun).

Hình 1. Mặt bằng 2D - luồng mẫu 1 chiều A → B → C

5. Yêu cầu hoàn thiện kiến trúc - vật liệu (hạn chế ẩm/mốc/bụi)

• Sàn: epoxy/PU chống bụi, chống thấm, dễ vệ sinh; có gờ chống tràn ở khu vực nguy cơ nước.

• Tường/trần: sơn kháng nấm mốc; trần kín hạn chế bụi; tránh vật liệu hút ẩm.

• Cửa: cửa kín; khu C có airlock/cửa đệm; khu cách ly có cửa tự đóng.

• Thoát nước: không bố trí đường nước chạy qua trần khu C nếu tránh được; có cảm biến rò nước ở điểm xung yếu.

6. Hệ thống điều hòa, hút ẩm, thông gió