Quyết định 19/2024/QĐ-UBND Ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Tư pháp; Giám đốc/Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Chủ tịch Hội Công chứng viên tỉnh, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định về khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng, bao gồm: Quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, địa phương trong việc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

2. Đối tượng áp dụng: Các sở, ban, ngành thuộc tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố (gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp huyện); Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp xã); Hội Công chứng viên tỉnh; các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan về quản lý, trách nhiệm phối hợp, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh.

1. Việc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và quy định tại Quy chế này.

2. Việc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải đảm bảo tính chính xác, thống nhất, an toàn, an ninh thông tin dữ liệu; tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, cơ quan, tổ chức thực hiện việc khai thác, sử dụng.

3. Sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đúng mục đích. Không sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực của cá nhân, tổ chức mình hoặc hoạt động quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực.

4. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân yêu cầu ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp, kịp thời đối với các yêu cầu của mình và chịu hậu quả pháp lý nếu có trong quá trình yêu cầu.

5. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin do cơ quan mình cung cấp để đăng tải trên cơ sở dữ liệu.

2. Truy cập trái phép và sửa đổi bất hợp pháp

a) Truy cập vào hệ thống bằng tài khoản của các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác để thực hiện các công việc không được giao;

b) Sửa đổi các nội dung không đúng sự thật, làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống;

c) Sửa đổi, bổ sung, xóa bỏ thông tin không thuộc thẩm quyền của đơn vị, tổ chức chủ quản nhập vào hệ thống;

d) Thay đổi hệ thống quản lý và vận hành mà không có sự cho phép.

3. Không cập nhật, cập nhật thông tin không chính xác, không đầy đủ hoặc không đảm bảo thời gian quy định vào các trường dữ liệu của cơ sở dữ liệu.

4. Sử dụng thông tin có trong cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực cho mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực của tổ chức mình hoặc hoạt động quản lý nhà nước về công chứng.

5. Tiết lộ trái pháp luật các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác có trong cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực mà mình biết được trong quá trình khai thác, sử dụng.

6. Thực hiện các hành vi khác làm hư hỏng hoặc làm mất tính ổn định của hệ thống hoặc làm hư hỏng của dữ liệu trong Hệ thống.

1. Hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực tại Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh.

2. Chứng thực bản sao tại Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã và các Tổ chức hành nghề công chứng.

3. Hợp đồng, giao dịch đã được công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh.

4. Văn bản ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản.

a) Văn bản cung cấp thông tin, yêu cầu, đề nghị ngăn chặn, tạm dừng giao dịch tài sản, phong tỏa tài sản;

b) Văn bản thay đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt các văn bản tại điểm a khoản này của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền thực hiện việc ngăn chặn tài sản.

5. Các nguồn thông tin khác về tài sản theo quy định của pháp luật.

1. Sao lưu cơ sở dữ liệu

a) Việc sao lưu cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải được thực hiện thường xuyên;

b) Hoạt động sao lưu phải tuân theo hướng dẫn của đơn vị cung cấp phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và tuân thủ các quy định trong Quy chế này và quy định của pháp luật về lưu trữ;

c) Các đơn vị có trách nhiệm thực hiện việc sao lưu bao gồm: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã và các tổ chức hành nghề công chứng.

2. Lưu trữ văn bản ngăn chặn

a) Các văn bản ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn dưới dạng văn bản giấy phải được lưu trữ và bảo quản tại Sở Tư pháp;

b) Việc lưu trữ phải tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến chế độ lưu trữ các hợp đồng và giao dịch.

1. Các cơ quan, địa phương, tổ chức được cấp tài khoản truy cập

a) Sở Tư pháp;

b) Phòng Tư pháp cấp huyện;

c) Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch;

d) Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh.

2. Cá nhân được cấp tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu

a) Giám đốc Sở Tư pháp, Phó Giám đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực;

b) Trưởng phòng, phó trưởng phòng, công chức phòng chuyên môn tham mưu quản lý hoạt động công chứng, chứng thực; người quản trị cơ sở dữ liệu của Sở Tư pháp được phân công quản lý cơ sở dữ liệu;

c) Trưởng phòng, Phó trưởng phòng của Phòng Tư pháp cấp huyện;

d) Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;

đ) Công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã tham mưu thực hiện chứng thực;

e) Trưởng các Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh.

3. Sở Tư pháp căn cứ vào yêu cầu của hoạt động công chứng, chứng thực và công tác quản lý nhà nước để tổ chức thực hiện việc cấp tài khoản theo quy định của Quy chế này.

1. Tài khoản của các cơ quan, địa phương, cá nhân đã được cấp sẽ bị khóa tài khoản trong các trường hợp sau đây

a) Theo đề nghị của cơ quan, địa phương, cá nhân có thẩm quyền hoặc cơ quan thực hiện công tác quản lý nhà nước về khi phát hiện hành vi vi phạm liên quan đến cơ sở dữ liệu;

b) Tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm các quy định tại Điều 3 của Quy chế này.

2. Tài khoản bị khóa sẽ được đơn vị cấp, quản lý xem xét mở lại khi chấm dứt hành vi vi phạm hoặc khi có yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền.

1. Bảo đảm cơ sở vật chất và bảo mật

a) Đảm bảo cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng cơ sở dữ liệu;

b) Cài đặt các chương trình phần mềm và các biện pháp bảo vệ trên các thiết bị truy cập cơ sở dữ liệu;

c) Chịu trách nhiệm bảo mật đối với tài khoản đã được cung cấp và thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ hoặc mất mật khẩu, tên tài khoản.

2. Quyền truy cập và cập nhật thông tin

a) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản có quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu để tra cứu, cập nhật thông tin và trích xuất các loại báo cáo phù hợp với chức năng đã được phân quyền;

b) Việc nhập, sửa thông tin phải được thực hiện theo phân quyền và thông tin nhập, sửa phải được lưu bằng nhật ký tự động trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu.

3. Tham gia đầy đủ các khóa tập huấn sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu do Sở Tư pháp tổ chức.

4. Thực hiện bảo quản chặt chẽ, có biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng, chứng thực, văn bản ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn theo đúng quy định pháp luật.

5. Thực hiện các quyền và trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật.

1. Được tra cứu, khai thác thông tin trên cơ sở dữ liệu khi thụ lý, giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực.

2. Cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch và chứng thực đã giải quyết vào cơ sở dữ liệu một cách đầy đủ, kịp thời và cùng lúc với việc giải quyết hồ sơ trên thực tế.

3. Tham gia đầy đủ các khóa tập huấn sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu do Sở Tư pháp tổ chức.

4. Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tên truy cập cơ sở dữ liệu đã được cung cấp.

5. Thực hiện các quyền và trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật.

6. Trường hợp không còn trách nhiệm được giao thực hiện hoạt động công chứng, chứng thực phải báo cáo người có thẩm quyền thay đổi tài khoản và mật khẩu đăng nhập cơ sở dữ liệu đã cấp.

1. Thông tin ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản

a) Thông tin ngăn chặn là thông tin do các cơ quan, tổ chức, cá nhân được pháp luật quy định có thẩm quyền phát hành bằng văn bản cung cấp để tổ chức hành nghề công chứng hoặc địa phương có cơ sở không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với một hoặc một số tài sản;

2. Thông tin giải tỏa ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản là quyết định hoặc văn bản cung cấp thông tin hủy bỏ việc ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản của các cơ quan, tổ chức, cá nhân quy định tại khoản 1 Điều này hoặc của cơ quan có thẩm quyền khác trong các trường hợp pháp luật có quy định.

1. Trách nhiệm cung cấp thông tin

a) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được pháp luật quy định có thẩm quyền phát hành văn bản ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản; giải tỏa ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản theo quy định tại khoản 1 Điều 10 của Quy chế này phải cung cấp thông tin bằng bản chính hoặc văn bản điện tử;

b) Thông tin cung cấp phải đầy đủ và chính xác, bao gồm thông tin về tổ chức, cá nhân và tài sản bị ngăn chặn.

2. Tiếp nhận và cập nhật thông tin

a) Sở Tư pháp là cơ quan tiếp nhận các thông tin ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản và thông tin giải tỏa ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản;

b) Sở Tư pháp cập nhật chính xác các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thông tin tạm dừng giao dịch và hủy bỏ tạm dừng giao dịch vào cơ sở dữ liệu trong giờ hành chính của ngày làm việc theo quy định của pháp luật.

3. Xử lý thông tin bất hợp lý: Khi phát hiện những điểm bất hợp lý về các thông tin ngăn chặn hoặc giải tỏa thông tin ngăn chặn không đủ điều kiện theo quy định, Sở Tư pháp phải kịp thời trao đổi thông tin và nội dung với các cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp văn bản ngăn chặn để thực hiện theo đúng quy định pháp luật.

1. Trước khi công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền chịu trách nhiệm tra cứu các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực trên cơ sở dữ liệu.

2. Lưu trữ và sử dụng kết quả tra cứu

a) Kết quả tra cứu từ cơ sở dữ liệu phải được lưu trữ vào hồ sơ công chứng, chứng thực. Đây là nguồn thông tin để các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền kiểm tra, xem xét trước khi thực hiện công chứng, chứng thực hoặc từ chối công chứng, chứng thực.

b) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền phải tự chịu trách nhiệm với quyết định của mình dựa trên kết quả tra cứu và thông tin đã lưu trữ.

1. Sau khi kết thúc quy trình công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và công chứng, chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch các Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã và tổ chức hành nghề công chứng phải cập nhật chính xác, đầy đủ thông tin của hợp đồng, giao dịch vào Cơ sở dữ liệu trong giờ hành chính của ngày làm việc theo quy định của pháp luật hoặc ngày làm việc của các tổ chức hành nghề công chứng.

2. Nội dung cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch gồm

a) Thông tin về hợp đồng, giao dịch;

b) Thông tin về các bên tham gia hợp đồng, giao dịch;

c) Thông tin về tài sản;

d) Các thông tin khác có liên quan.

1. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu được chỉnh sửa thông tin khi phát hiện có sai sót trong quá trình nhập thông tin.

2. Đối với sai sót kỹ thuật được phát hiện sau khi thông tin đã được đồng bộ lên cơ sở dữ liệu, người được phân công thực hiện việc tra cứu, cập nhật dữ liệu phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức mình để kiểm tra nội dung chỉnh sửa trước khi cập nhật lên cơ sở dữ liệu theo quy định.

1. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu theo quy định tại Điều 6 của Quy chế này sẽ thực hiện khai thác và sử dụng thông tin trên cơ sở dữ liệu.

2. Thông tin được khai thác và sử dụng để phục vụ công tác quản lý nhà nước, công tác chuyên môn, nghiệp vụ của ngành, lĩnh vực liên quan và hoạt động công chứng, chứng thực.

3. Việc khai thác và sử dụng thông tin phải tuân thủ đúng theo các quy định của Quy chế này và các văn bản pháp luật có liên quan.

1. Các tổ chức hành nghề công chứng khi khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu phải nộp các chi phí gồm: quản trị, đường truyền, duy trì, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp cơ sở dữ liệu và các chi phí hợp lý khác (nếu có).

2. Giao Sở Tư pháp thu các chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu.

3. Phương án thu và sử dụng chi phí

a) Giao Sở Tư pháp chủ trì phối hợp Hội công chứng viên tỉnh quyết định phương án thu và xây dựng Quy chế sử dụng các chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu.

b) Việc nộp, quản lý, sử dụng các chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu được thực hiện theo quy định pháp luật.

1. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu; thực hiện trách nhiệm và quyền hạn theo quy định pháp luật và Quy chế này.

2. Quản trị cơ sở dữ liệu

a) Thực hiện việc quản trị cơ sở dữ liệu; cấp và khóa tài khoản theo quy định của Quy chế này;

b) Thực hiện việc sao lưu và lưu trữ thông tin định kỳ.

3. Chủ trì, phối hợp với Hội công chứng viên tỉnh xây dựng Quy chế sử dụng các chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu theo quy định.

Hàng năm, căn cứ vào khả năng cân đối của ngân sách chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp và các đơn vị liên quan để thẩm định dự toán và tham mưu cho cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí.

Phối hợp với Sở Tư pháp và các cơ quan liên quan tổ chức thẩm định, góp ý chuyên môn đối với hoạt động nâng cấp, mở rộng cơ sở dữ liệu theo quy định.

Điều 20. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền phát hành văn bản ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản; văn bản giải tỏa ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản

1. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền quy định tại Điều 10 của Quy chế này kịp thời cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin liên quan đến việc ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản và thông tin giải tỏa ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản theo quy định.

2. Thông tin phải được gửi đến Sở Tư pháp đúng theo quy định của pháp luật và Quy chế này.

1. Trách nhiệm Ủy ban nhân dân cấp huyện

a) Chỉ đạo Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện việc tra cứu thông tin trước khi thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch;

b) Đảm bảo cập nhật dữ liệu về chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực bản sao vào cơ sở dữ liệu;

c) Chịu trách nhiệm về bảo quản, bảo mật, quản lý và sử dụng đối với tài khoản đã được cấp;

d) Kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có điều chỉnh phân công nhiệm vụ đối với người được giao truy cập cơ sở dữ liệu;

đ) Bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật;

e) Phối hợp cung cấp thông tin về quyết định thu hồi hoặc hủy bỏ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo quy định;

g) Chỉ đạo Ủy ban nhân dân cấp xã và các phòng chuyên môn cung cấp thông tin ngăn chặn và thông tin giải tỏa ngăn chặn đối với tài sản là quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, thông tin thụ lý giải quyết tranh chấp đất đai thuộc thẩm quyền quản lý về Sở Tư pháp;

h) Định kỳ hàng năm, cân đối, bố trí kinh phí khai thác, cập nhật và duy trì cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực bản sao của Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã đóng trên địa bàn.

2. Trách nhiệm các Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã

a) Thực hiện việc cập nhật thông tin đã chứng thực vào cơ sở dữ liệu;

b) Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ và chính xác của thông tin hợp đồng, giao dịch và chứng thực sao y nhập vào cơ sở dữ liệu.

3. Trong trường hợp cần xóa thông tin đã cập nhật trên cơ sở dữ liệu phải có văn bản gửi Sở Tư pháp, trong đó nêu rõ nội dung và lý do xóa để được xem xét, thực hiện theo quy định.

1. Trách nhiệm của Hội Công chứng viên tỉnh

a) Phối hợp với Sở Tư pháp để triển khai đồng bộ, kịp thời và hiệu quả cơ sở dữ liệu;

b) Kịp thời phát hiện, xử lý những trường hợp Hội viên vi phạm Quy chế này và thông báo cho Sở Tư pháp để chấn chỉnh và xử lý theo quy định.

2. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng: Tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh phải tham gia vào cơ sở dữ liệu.

3. Trách nhiệm của Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng

a) Đề nghị Sở Tư pháp cấp, xóa hoặc thay đổi tài khoản cho tổ chức hành nghề công chứng;

b) Chịu trách nhiệm về việc quản lý, nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch vào cơ sở dữ liệu; tra cứu, cập nhật và sử dụng an toàn, hiệu quả cơ sở dữ liệu tại tổ chức hành nghề công chứng;

c) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập, sửa chữa thông tin vào cơ sở dữ liệu của tổ chức mình theo quy định của Quy chế này. Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ và chính xác của thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng để nhập vào cơ sở dữ liệu. Trong trường hợp cần xóa thông tin đã cập nhật trên cơ sở dữ liệu phải có báo cáo cụ thể về Sở Tư pháp đối với nội dung thông tin cần xóa và lý do xóa thông tin để được xem xét, thực hiện theo quy định;

d) Đảm bảo điều kiện (trang thiết bị, mạng nội bộ và các điều kiện khác) cho việc vận hành cơ sở dữ liệu tại đơn vị mình;

đ) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng cơ sở dữ liệu, tích cực phối hợp với Sở Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan đến cơ sở dữ liệu;

e) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tên đăng nhập truy cập cơ sở dữ liệu đã được cung cấp; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tên đăng nhập;

g) Đóng chi phí liên quan đến việc xây dựng, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu; các chi phí liên quan đến quản trị, đường tuyền, duy trì, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp phần mềm cơ sở dữ liệu và chi phí hợp lý khác (nếu có). Đối với các tổ chức hành nghề công chứng mới thành lập phải đăng ký tham gia và mua tài khoản vào hệ thống cơ sở dữ liệu ngay sau khi được cấp Giấy đăng ký hoạt động;

h) Cử công chứng viên, nhân viên tham gia đầy đủ các khóa đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu;

i) Trước khi ký các hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản, phải tra cứu các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng trong cơ sở dữ liệu;

k) Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

4. Trách nhiệm của viên chức, công chứng viên và nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng

a) Nhập thông tin, sửa và xóa các thông tin trên cơ sở dữ liệu theo sự phân công của Trưởng tổ chức hành nghề công chứng;

b) Chịu trách nhiệm trước Trưởng tổ chức hành nghề công chứng về việc nhập, sửa và xóa các thông tin do mình nhập vào cơ sở dữ liệu theo quy định của Quy chế này;

c) Tra cứu thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực trong cơ sở dữ liệu để cung cấp kết quả cho Trưởng tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền khi được yêu cầu; chịu trách nhiệm về kết quả tra cứu đã cung cấp;

d) Tham dự đầy đủ các khóa đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu khi được phân công.

1. Mật khẩu sử dụng phải có độ dài tối thiểu 8 ký tự, gồm 4 loại ký tự sau: chữ cái viết hoa (A - Z), chữ cái viết thường (a - z), số (0 - 9) và ký tự đặc biệt (!, @, #, $, %, &…).

2. Quy định về bảo mật và thay đổi mật khẩu

a) Mật khẩu phải được giữ bí mật;

b) Mật khẩu phải được đổi ngay sau khi tài khoản được bàn giao giữa các cá nhân hoặc đơn vị hoặc khi nghi ngờ bị lộ;

c) Mật khẩu phải được thay đổi ít nhất một lần trong thời gian 06 tháng.

1. Trách nhiệm về sử dụng tài khoản: Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được cấp hoặc giao tài khoản phải chịu trách nhiệm về các hành vi của tài khoản được ghi nhận trên thiết bị xử lý thông tin, hệ thống thông tin và hệ thống giám sát an toàn an ninh mạng.

2. Bảo mật mật khẩu

a) Không cung cấp mật khẩu, làm mất mật khẩu hoặc để lộ mật khẩu truy nhập hệ thống cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác;

b) Tuân thủ quy định tại Điều 23 của Quy chế này.

3. Quản lý tài khoản

a) Không truy cập tài khoản ở các thiết bị sử dụng chung tại nơi công cộng;

b) Thực hiện quản lý và sử dụng tài khoản theo các nội dung quy định tại Quy chế này và các quy định pháp luật liên quan;

c) Không truy nhập vào tài khoản của người khác và không để người khác sử dụng tài khoản của mình.

1. Đối với máy tính được cơ quan, tổ chức trang bị có kết nối với cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải sử dụng hệ điều hành được hỗ trợ bản vá lỗ hổng bảo mật; chỉ cài đặt phần mềm phục vụ công việc và các phần mềm bảo đảm an toàn an ninh mạng do các cơ quan chức năng về an toàn an ninh mạng cung cấp; cấu hình bảo đảm an toàn an ninh mạng theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.

2. Máy tính do người dùng tự trang bị, khi kết nối vào mạng nội bộ hoặc chạy ứng dụng từ địa điểm bên ngoài mạng nội bộ của Sở Tư pháp, phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện dưới đây:

a) Cài đặt đầy đủ các bản vá lỗ hổng bảo mật của hệ điều hành; cài đặt phần mềm phòng diệt mã độc và cập nhật mẫu nhận diện mã độc mới nhất;

b) Không cài đặt, sử dụng phần mềm, công cụ có tính năng hoặc tạo rủi ro mất an toàn an ninh mạng (cấp phát địa chỉ mạng, dò quét mật khẩu, dò quét cổng mạng, giả lập tấn công);

c) Khi kết nối vào mạng nội bộ Sở Tư pháp, người dùng cần thực hiện: ngắt các kết nối vào các hệ thống mạng khác (mạng không dây, mạng dữ liệu di động), không sử dụng máy tính như một điểm phát sóng không dây;

d) Đảm bảo an toàn mật khẩu các tài khoản thông tin mà người dùng được cấp.

3. Nếu phát hiện có dấu hiệu lộ mật khẩu, thực hiện các việc sau

a) Đổi mật khẩu ngay tức thời; quét mã độc trên các thiết bị của cá nhân đã từng được sử dụng để truy cập thư điện tử công vụ hoặc các ứng dụng trước đó; cung cấp thông tin về sự việc, hiện tượng cho bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của cơ quan có thẩm quyền;

b) Sử dụng tài khoản định danh cá nhân khi đăng nhập vào máy tính có kết nối vào mạng nội bộ.

c) Không lưu thông tin ngoài phạm vi công việc và hoạt động của cơ quan trên ổ đĩa mạng. Chia sẻ thông tin trên ổ đĩa mạng đúng phạm vi cần chia sẻ; xóa thông tin trên ổ đĩa mạng do bản thân tạo ra sau khi thông tin hết giá trị sử dụng. Nếu nghi ngờ hoặc phát hiện tài khoản thư điện tử công vụ nhận được là thư giả mạo có đính kèm tập tin lạ người dùng chuyển tiếp thư này cho bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của Sở Thông tin và Truyền thông để áp dụng biện pháp ngăn chặn;

d) Không mở các địa chỉ trong nội dung thư, mở tệp đính kèm hoặc thực hiện theo hướng dẫn của thư điện tử có địa chỉ nhận không rõ nguồn gốc. Không mở thư điện tử công vụ và các phần mềm nội bộ của Sở Tư pháp trên máy tính công cộng hoặc máy tính không đáp ứng các yêu cầu. Không sử dụng địa chỉ thư điện tử công vụ để đăng ký sử dụng các ứng dụng, dịch vụ ngoài phạm vi công việc. Mã hóa (đặt mật khẩu) các tệp tin có nội dung nhạy cảm trước khi gửi qua thư điện tử và gửi mật khẩu cho người nhận bằng phương thức khác;

đ) Bảo vệ thiết bị lưu trữ ngoài, không để thất thoát thông tin, tài liệu của cơ quan. Mã hóa (đặt mật khẩu) các tệp tin có nội dung nhạy cảm khi lưu trữ trên thiết bị lưu trữ ngoài và xóa thông tin, tài liệu của cơ quan trên thiết bị lưu trữ ngoài sau khi hoàn thành xử lý công việc cần sử dụng thiết bị lưu trữ ngoài;

e) Khoá máy tính (sử dụng tính năng của hệ điều hành) khi rời khỏi nơi đặt máy tính; tắt máy tính khi rời khỏi cơ quan.

Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Giao Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, Sở Tư pháp tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.