Quyết định 19/2003/QĐ-UB Về việc Ban hành Quy chế làm việc của Trung tâm Lưu trữ và Tin học tỉnh

1. Trung tâm Lưu trữ và Tin học là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Văn phòng HĐND - UBND tỉnh, có chức năng tham mưu với Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng HĐND - UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công tác Lưu trữ - Tin học bao gồm: Công tác lưu trữ tài liệu, dữ liệu lưu trữ, quản lý mạng tin học diện rộng thuộc Dự án tin học hóa quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh.

2. Trung tâm Lưu trữ và Tin học tỉnh có con dấu riêng.

1. Tổ chức thực hiện cá quy định của Nhà nước và UBND tỉnh về công tác Lưu trữ và tài liệu lưu trữ, soạn thảo các văn bản quản lý về công tác lưu trữ để trình UBND tỉnh ban hành; Hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thị xã thực hiện thống nhất các chế độ quy định, nguyên tắc về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ; thực hiện chế độ thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất về  hoạt động lưu trữ và tài liệu lưu trữ của tỉnh với cơ quan lưu trữ nhà nước cấp trên.

2. Tổ chức ứng dụng khoa học công nghệ và quản lý công tác Lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh.

3. Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho công chức, viên chức lưu trữ của trung tâm và các ngành, các huyện, thị trong tỉnh.

4. Hướng dẫn về quy trình nghiệp vụ, kiểm tra, đôn đốc việc thu thập, phân loại, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ của các đơn vị, địa phương để nộp vào kho lưu trữ tỉnh (theo danh mục đã được quy định). Tổ chức phục vụ tra cứu, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm.

5. Tổ chức bảo quản an toàn và sử dụng tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ và Tin học tỉnh. Thường xuyên có kế hoạch chỉnh lý, phục chế các tài liệu xuống cấp, có nguy cơ bị hư hỏng. Từng bước nâng cao chất lượng tài liệu trong các phông lưu trữ.

6. Xây dựng quy chế khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, lập danh mục các tài liệu (tài liệu mật, tài liệu hạn chế sử dụng , tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi) theo đúng quy chế bảo vệ bí mật nhà nước để phục vụ cho công tác nghiên cứu của cá cơ quan, đoàn thể và yêu cầu chính đáng của công dân; kiểm tra, giám sát các cơ quan thuộc UBND tỉnh, các huyện, thị xã về công tác Văn thư - lưu trữ và tài liệu lưu trữu theo quy định của Nhà nước.

7. Phối hợp cùng với cơ quan chức năng kiểm tra xử lý các vi phạm về công tác Văn thư, công tác Lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định của Nhà nước.

8. Được quyền xác nhận sao trích tài liệu lưu trữ (tại kho lưu trữ) theo quy định của Nhà nước (trừ thông tin, tài liệu thuộc chế độ bí mật nhà nước); được ký các hợp đồng về chỉnh lý tài liệu, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ với các cơ quan, đơn vị và cá nhân có nhu cầu.

9. Lập kế hoạch xây dựng hệ thông kho bảo quản tài liệu Lưu trữ của Trung tâm theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ nhà nước.

1. Giúp Ban điều hành Dự án tin hcoj hóa QLHC nhà nước tỉnh, lãnh đạo Văn phòng HĐN - UBND tỉnh trong việc xây dựng và tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch phát triển ứng dụng CNTT trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước, trong đó bao gồm dự án tin học hóa QLHC nhà nước tỉnh giai đoạn 2001-2005 và các năm tiếp theo.

2. Quản lý mạng LAN tại Văn phòng HĐND - UBND tỉnh và Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh (sau đây gọi tắt là mạng Văn phòng HĐND - UBND tỉnh ); Website của tỉnh và mạng diện rộng trong quản lý hành chính nhà nước của tỉnh.

3. Quản lý, duy trì hoạt động thường xuyên và phát triển Website của tỉnh trong mạng Văn phòng HĐND - UBND tỉnh.

4. Phối hợp với các cơ sở đào tạo xây dựng và tham gia tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng kiến thức tin học, kỹ năng sử dụng phần mềm ứng dụng cho cán bộ, công chức thuộc cơ quan quản lý hành chính nhà nước trong tỉnh.

5. Xây dựng Quy trình chế độ quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ và thông tin trên mạng diện rộng của tỉnh; Quy định về chế độ cung cấp thông tin dữ liệu cho Wbesite của tỉnh, hoặc một số CSDL trong mạng Văn phòng HĐND - UBND tỉnh để trình UBND tỉnh ban hành. Kiểm tra và giám sát tình hình thực hiện các quy định đó. Kiến nghị với UBND tỉnh xử lý các sai phạm về thực hiện các quy định được ban hành.

Điều 4. Hàng năm Trung tâm lập dự toán kinh phí mua sắm trang thiết bị và chi thường xuyên cho hoạt động nghiệp vụ Lưu trữ; kinh phí mua sắm trang thiết bị tin học, bảo dưỡng duy trì hoạt động của mạng Văn phòng HĐND - UBND tỉnh và mạng diện rộng của tỉnh; nâng cấp hoàn thiện và phát triển các phần mềm ứng dụng, cập nhật thông tin dữ liệu, sửa đổi cấu trúc các cơ sở dữ liệu trong mạng Văn phòng HĐND - UBND tỉnh và Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh; mở rộng và phát triển cơ sở dữ liệu của tỉnh theo khoản mục chi ngân sách.

- Giám đốc phụ trách chung, lãnh đạo và điều hành  mọi hoạt động của trung tâm theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được quy định tác các Điều trên của Quy chế này. Chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng HDDND - UBND và UBND tỉnh về mọi hoạt động của Trung tâm.

- Có trách nhiệm xây dựng kế hoạch kinh phí và kế hoạch công tác hàng năm của Trung tâm trình lãnh đạo văn phòng.

- Xây dựng lịch công tác tháng, quý của trung tâm.

- Định kỳ giám đốc chủ trì họp Trung tâm để kiểm điểm công việc và triển khai chương trình công tác.

- Giúp việc cho Giám đốc có 01 Phó giám đốc. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực được phân công.

- Trung tâm có 3 bộ phận chuyên môn, mỗi bộ phận đảm nhiệm một phần công việc theo hướng chức năng, nhiệm vụ được giao, ngoài ra còn phải hỗ trợ phần việc của bộ phận khác khi có yêu cầu của lãnh đạo Trung tâm. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm về công việc được phân công. Cụ thể:

- Có trách nhiệm nghiên cứu những văn bản chỉ dạo của UBND tỉnh và Cục lưu trữ nhà nước để hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ cho các cơ quan, đơn vị trong tỉnh.

- Kiểm tra việc thực hiện các quy định của nhà nước về  lĩnh vực chuyên môn và việc thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ ở các cơ quan thuộc UBND tỉnh, các huyện, thị xã; đề xuất những giải pháp nhằm chấn chỉnh những sai phạm trong công tác Văn thư - Lưu trữ.

- Phối hợp với bộ phận làm công tác Văn thư của Văn phòng HĐND - UBND tỉnh để có biện pháp quản lý khối tài liệu của Văn phòng và giao nộp cho bộ phận quản lý kho.

- Tiếp nhận và chỉnh lý lại khối tài liệu của HĐND tỉnh, UBND tỉnh, Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, Văn phòng HDDND - UBND tỉnh để lập công cụ tra cứu hệ thống sau đó bàn giao cho bộ phận quản lý kho sắp xếp theo hệ thống phông trong kho lưu trữ trọng tâm.

- Xây dựng văn bản hướng dẫn về nghiệp vục cho các đối tượng có nhiệm vụ phải lập hồ sơ trước khi giao nộp vào kho lưu trữ trung tâm.

- Cán bộ quản lý kho có nhiệm vụ lập kế hoạch thu nhận tài liệu của các cơ quan là nguồn nộp lưu chiểu tài liệu và kho lưu trữ trung tâm khi đến hạn nộp lưu, trình lãnh đạo trung tâm duyệt, thông báo với các cơ quan đó để chuẩn bị điều kiện cho việc giao nộp được tốt.

- Xây dựng các loại công cụ tra cứu tài liệu để phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu.

- Tiếp nhận và giải quyết những yêu cầu khai thác thông tin của độc giả sau khi có ý kiến của lãnh đạo cấp có thẩm quyền. Tổ chức phục vụ khai thác có hiệu quả, khoa học, nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tìm hiểu thông tin của độc giả.

- Thường xuyên kiểm tra kho và tài liệu lưu trữ để phát hiện kịp thời những diễn biến về tình trạng của tài liệu và các phương tiện bảo quản, sự xâm nhập của côn trùng… giữ gìn, bảo vệ các trang thiết bị được trang bị trong kho đảm bảo hoạt động an toàn, thường xuyên.

- Thực hiện đầy đủ chế độ phòng hỏa, cứu hỏa, phòng gian bảo mật, bảo đảm an toàn đối với kho tàng và tài liệu lưu trữ.

- Đề xuất những biện pháp nhằm bảo quản an toàn tìa liệu lưu trữ, phát hiện và phối hợp với cơ quan chuyên môn khử trùng kho và tài liệu, chịu trách nhiệm trực tiếp về kho lưu trữ. Có kế hoạch và trình phương án tu bổ, phục chế những tài liệu bị hư hỏng hoặc có nguy cơ hỏng.

- Xây dựng quy định chi tiết về việc khai thác tài liệu trong kho lưu trữ trung tâm để lãnh đạo Trung tâm phê duyệt.

- Trình lãnh đạo Trung tâm ký xác nhận nôi dung văn bản, tài liệu hiện lưu giữ trong kho (hoặc trích sao) khi đã được cấp có thẩm quyền duyệt khai thác.

- Duy trì và đảm bảo hoạt động thường xuyên, liên tục của mạng văn phòng HĐND - UBND tỉnh

- Đảm bảo cho mạng diện rộng do Trung tâm chịu trách nhiệm hoạt động thông suốt. Quản lý quyền truy nhập của các mạng kết nối, của người dùng có quyền truy nhập trực tiếp vào mạng của Văn phòng HĐND - UBND tỉnh. Duy trì và đảm bảo sự kết nối mạng diện rộng của tỉnh với mạng diện rộng chính phủ thông qua mạng Văn phòng HĐND - UBND tỉnh.

- Hướng dẫn và giám sát việc kết nối vào mạng Văn phòng HĐND - UBND tỉnh của mạng các ngành chuyên môn thuộc UBND tỉnh, mạng của một số cơ quan khác trong và ngoài tỉnh (sau đây gọi là mạng kết nối) và của các máy tính cá nhân được quyền kết nối trực tiếp vào mạng của Văn phòng HĐND - UBND tỉnh. Đảm bảo tính thống nhất, bảo mất, an toàn thông tin dữ liệu được truyền dẫn giữa các mạng kết nối với mạng Văn phòng HĐND - UBND tỉnh, giữa máy tính của các tổ chức và cá nhân được kết nối trực tiếp với mạng của Văn phòng HĐND - UBND tỉnh.

- Lập kế hoạch bảo trì các trang thiết bị, thực hiện thay thế, bổ sung, thay đổi vị trí lắp đặt các thiết bị tin học trên mạng diện rộng do mình quản lý khi có yêu cầu.

- Tổ chức xây dựng các phần mềm ứng dụng, các cơ sở dữ liệu (CSDL) trong mạng Văn phòng HĐND - UBND tỉnh nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin phục vụ hoạt động điều hành quản lý của UBND tỉnh và Văn phòng HĐND - UBND tỉnh.

- Quản trị hệ CSDL trong  mạng Văn phòng HĐND - UBND tỉnh bao gồm: Quản lý việc cập nhập, bổ sung mới dữ liệu từ các mạng kết nối và từ nhiều nguồn khác; phân cấp và phân quyền khai thác dữ liệu cho các mạng kết nối và các đối tượng người dùng, bảo mật dữ liệu, tổ chức định kỳ sao lưu dữ liệu… và thay đổi thiết kế cấu trúc CSDL trên các máy chủ của mạng Văn phòng HĐND- UBND tỉnh, hướng dẫn sửa đổi thiết kế cấu trúc CSDL trên các mạng kết nối cho phù hợp với CSDL của mạng Văn phòng HĐND - UBND tỉnh khi có yêu cầu….

- Quản lý các phần mềm dùng chung chuyên dụng trên mạng diện rộng của tỉnh.

- Giám đốc Trung tâm chịu sự lãnh đạo và quản lý trực tiếp của Chánh văn phòng HĐND - UBND tỉnh; chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Trung tâm; đảm bảo bộ máy của Trung tâm theo hướng tinh gọn, hiệu quả phục vụ tốt sự điều hành của UBND tỉnh và lãnh đạo văn phòng về công tác Văn thư lưu trữ và Tin học.

- Định kỳ báo cáo tình hình hoạt động của Trung tâm với Chánh Văn phòng HĐND - UBND tỉnh, UBND tỉnh, Ban điều hành 112 Chính phủ, Trung tâm tin học văn phòng Chính phủ, Cục lưu trữ nhà nước.

- Trung tâm Lưu trữ và Tin học tỉnh chịu sự chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ của Cục lưu trữ nhà nước, tham mưu triển khai kịp thời những quy định, định hướng về nghiệp vụ và các thông tin cần thiết về công tác lưu trữ giúp Văn phòng HĐND - UBND tỉnh triển khai thực hiện trong toàn tỉnh.

-  Có sự phối hợp chặt chẽ với Trung tâm tin học Văn phòng Chính phủ, Ban điều hành Đề án 112 về Tin học hóa QLHC nhà nước đế tiếp nhận, triển khai các phần mềm dùng chung, các hướng dẫn về nghiệp vụ cũng như những định hướng về công nghệ; xây dựng kế hoạch cử cán bộ, công chức đi đào tạo, bồi dưỡng về quản lý và sử dụng mạng tin học thuộc đề án 112 của Chính phủ.

Trung tâm Lưu trữ và Tin học tỉnh có mối quan hệ chặt chẽ về nghiệp vụ với các bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ và tin học ở các sở, ban, ngành, huyện, thị xã trong tỉnh. Trung tâm có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và giúp các bộ phận chuyên môn thực hiện tốt các quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ và tin học của Nhà nước.

- Quy chế này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

- Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề gì vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung đề nghị các đơn vị báo cáo về UBND tỉnh (thông qua Văn phòng HĐND - UBND tỉnh) để kịp thời nghiên cứu điều chỉnh.