Quyết định 17/2013/QĐ-UBND Ban hành quy định về tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, đoàn thể thuộc tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Đà Lạt, thành phố Bảo Lộc và các tổ chức, cá nhân có liên quan căn cứ quyết định thi hành./.

Tỉnh Lâm Đồng tạo điều kiện thuận lợi và khuyến khích các cơ quan, tổ chức trong tỉnh; các tổ chức nước ngoài; các cơ quan, tổ chức, đơn vị ở Trung ương, địa phương khác tổ chức hoặc đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng.

1. Quy định này quy định nguyên tắc, thẩm quyền quyết định, trách nhiệm tổ chức thực hiện và quy trình giải quyết các hoạt động liên quan đến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

2. Hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy định này là hoạt động hội họp có yếu tố nước ngoài được tổ chức theo hình thức gặp gỡ trực tiếp trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng, hoặc theo hình thức trực tuyến với ít nhất là 1 đầu cầu thuộc địa bàn tỉnh Lâm Đồng, bao gồm:

2.1. Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức Việt Nam tổ chức có sự tham gia hoặc tài trợ của nước ngoài.

2.2. Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức nước ngoài tổ chức.

1. Các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, các tổ chức chính trị - xã hội, các hội đoàn thể cấp tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Đà Lạt, thành phố Bảo Lộc (sau đây gọi tắt là UBND cấp huyện); các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng; các doanh nghiệp và các tổ chức khác được thành lập theo quy định của pháp luật (sau đây gọi tắt là các cơ quan, tổ chức).

2. Các cơ quan, tổ chức Trung ương hoặc địa phương khác đến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng.

3. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài (sau đây gọi tắt là tổ chức nước ngoài) đã được cấp có thẩm quyền của Việt Nam cho phép hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.

1. Hội nghị, hội thảo quốc tế cấp cao, thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế.

2. Hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến các vấn đề chính trị, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, nhân quyền, biên giới lãnh thổ hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước.

Chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh (UBND tỉnh) quyết định tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của UBND tỉnh và cho phép các cơ quan, tổ chức, các tổ chức nước ngoài tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung không thuộc Điều 3 và Điều 5 của Quy định này.

Cho phép tổ chức hội nghị khách hàng, giới thiệu sản phẩm, giới thiệu du học có sự tham gia hoặc tài trợ của nước ngoài.

Cơ quan, tổ chức xin cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế nộp hồ sơ bao gồm:

1. Công văn đề nghị cho tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (theo mẫu Phụ lục I).

2. Đề án hoặc kế hoạch tổ chức gồm những nội dung cụ thể sau:

2.1. Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích của hội nghị, hội thảo quốc tế;

2.2. Thời gian, địa điểm, chương trình làm việc, địa điểm tham quan, khảo sát và các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo (nếu có);

2.3. Những nội dung sẽ được trình bày trong hội nghị, hội thảo quốc tế gửi kèm báo cáo, tài liệu, tập gấp, tờ rơi, bản đồ (nếu có). Tài liệu tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt Nam.

2.4. Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp tổ chức hội nghị, hội thảo trực tuyến);

2.5. Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có);

2.6. Kinh phí: dự trù kinh phí tổ chức và nguồn kinh phí (do cơ quan tổ chức hội nghị, hội thảo tự đảm bảo hay được tài trợ, nếu được tài trợ phải ghi rõ tên đơn vị, tổ chức tài trợ).

3. Danh sách, thành phần đại biểu tham dự hội nghị, hội thảo: Bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài (đại biểu nước ngoài cần ghi rõ họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, chức danh).

4. Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đối với đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế là doanh nghiệp; Bản sao có chứng thực Giấy phép hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam đối với tổ chức nước ngoài.

5. Đối với các hội nghị, hội thảo về tư vấn du học cần có văn bản ký kết hợp tác về du học, đào tạo giữa đơn vị tổ chức tư vấn với phía đối tác nước ngoài.

1. Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền giải quyết của Chủ tịch UBND tỉnh:

1.1. Bước 1: Các cơ quan, tổ chức xin cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế nộp 01 bộ hồ sơ theo quy định tại Điều 6 trực tiếp hoặc qua đường bưu điện tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ. Thời gian nộp hồ sơ ít nhất 20 ngày làm việc trước ngày dự kiến tổ chức đối với hội nghị, hội thảo cần xin ý kiến của các cơ quan Trung ương và 15 ngày đối với trường hợp không cần xin ý kiến của cơ quan Trung ương.

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ các giấy tờ có trong hồ sơ; yêu cầu bổ sung, hoàn thiện nếu chưa đầy đủ, chưa hợp lệ; ghi phiếu biên nhận đối với hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ.

1.2. Bước 2: Sau khi tiếp nhận hồ sơ, trong vòng 01 ngày làm việc, Sở Ngoại vụ có công văn lấy ý kiến các cơ quan chuyên môn liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế.

1.3. Bước 3: Trong vòng 04 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của Sở Ngoại vụ, các cơ quan chuyên môn liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo có ý kiến trả lời. Trong trường hợp không nhận được ý kiến trả lời thì được coi như đồng ý và cơ quan chuyên môn phải chịu trách nhiệm về ý kiến của mình.

1.4. Bước 4: Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản ý kiến của các cơ quan chuyên môn liên quan, Sở Ngoại vụ tổng hợp ý kiến, trình UBND tỉnh xem xét, quyết định.

1.5. Bước 5: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản của sở Ngoại vụ, UBND tỉnh xem xét hồ sơ và có văn bản đồng ý hoặc không đồng ý cho phép tổ chức.

1.6. Bước 6: Các cơ quan, tổ chức liên hệ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ nhận kết quả theo biên nhận hoặc biên lai gửi hồ sơ theo đường bưu điện.

2. Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Ngoại vụ:

2.1. Bước 1: Các cơ quan, tổ chức xin cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế nộp 01 bộ hồ sơ theo quy định tại Điều 6 trực tiếp hoặc qua đường bưu điện tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ. Thời gian nộp hồ sơ ít nhất 07 ngày làm việc, trước ngày dự kiến tổ chức.

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ các giấy tờ có trong hồ sơ; yêu cầu bổ sung, hoàn thiện nếu chưa đầy đủ, chưa hợp lệ; ghi phiếu biên nhận đối với hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ.

2.2. Bước 2: Sau khi tiếp nhận hồ sơ, trong vòng 01 ngày làm việc, Sở Ngoại vụ có công văn lấy ý kiến các cơ quan chuyên môn liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu thấy cần thiết).

2.3. Bước 3: Trong vòng 04 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của Sở Ngoại vụ, các cơ quan chuyên môn liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo có ý kiến trả lời. Trong trường hợp không nhận được ý kiến trả lời thì được coi như đồng ý và cơ quan chuyên môn phải chịu trách nhiệm về ý kiến của mình.

2.4. Bước 4: Trong vòng 02 ngày làm việc, sau khi nhận được ý kiến của các cơ quan chuyên môn liên quan, Sở Ngoại vụ tổng hợp ý kiến, xem xét và có văn bản đồng ý hoặc không đồng ý cho tổ chức.

2.5. Bước 5: Các cơ quan, tổ chức liên hệ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ nhận kết quả theo biên nhận hoặc biên lai gửi hồ sơ theo đường bưu điện.

1. Nộp bản sao Giấy phép của cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cho cơ quan đăng cai, đơn vị phối hợp tổ chức hoặc đơn vị thực hiện dịch vụ của tỉnh Lâm Đồng trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

2. Chịu trách nhiệm thực hiện đúng các quy định của Giấy phép do cơ quan chức năng có thẩm quyền cấp.

3. Xuất trình Giấy phép của cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền cho tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế với cơ quan quản lý Nhà nước của tỉnh Lâm Đồng khi được yêu cầu.

1. UBND tỉnh thống nhất quản lý Nhà nước về hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng và phân cấp cho các sở, ngành chức năng quản lý các nội dung liên quan đến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc các lĩnh vực, phạm vi quản lý nhà nước do Sở, ngành mình phụ trách.

2. Sở Ngoại vụ:

2.1. Là cơ quan đầu mối tham mưu UBND tỉnh quản lý Nhà nước về tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế và quyết định việc cho phép tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế đối với các trường hợp thuộc Điều 5 của Quy định này.

2.2. Phối hợp với Công an tỉnh và các cơ quan chức năng trong việc kiểm tra thực hiện và có biện pháp xử lý kịp thời, lập biên bản, đình chỉ việc tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của Quy định này.

2.3. Định kỳ hàng năm, tổng hợp và báo cáo tình hình tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng theo quy định.

3. Công an tỉnh Lâm Đồng:

3.1. Phối hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan chức năng trong việc kiểm tra thực hiện và có biện pháp xử lý kịp thời đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của Quyết định này.

3.2. Kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước trước, trong và sau khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế; đồng thời phối hợp với ban tổ chức đảm bảo an ninh, an toàn cho hội nghị, hội thảo.

4. Sở Văn hóa - Thể thao và Du lịch: Chỉ đạo các cơ sở kinh doanh dịch vụ du lịch, khách sạn ... kiểm tra Giấy phép của cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trước khi ký hợp đồng dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại cơ sở kinh doanh của đơn vị mình.

5. Sở Công thương: Chỉ đạo các cơ sở kinh doanh dịch vụ, nhà hàng ... kiểm tra Giấy phép của cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trước khi ký hợp đồng dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại cơ sở kinh doanh của đơn vị mình.

6. Sở Thông tin và truyền thông:

6.1. Quản lý Nhà nước trong việc quảng cáo; in ấn, phát hành các ấn phẩm liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế.

6.2. Phối hợp quản lý việc tuyên truyền trước, trong và sau khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

7. Các cơ quan quản lý Nhà nước chuyên ngành:

7.1. Chịu trách nhiệm thẩm định nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế trong thời gian quy định tại mục 1.3 khoản 1 và mục 2.3 khoản 2 Điều 7 Quy định này.

7.2. Kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung các ấn phẩm chuyên ngành liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế.

1. Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của các cơ quan Trung ương, các hội nghị, hội thảo quốc tế trong khuôn khổ các chương trình hoạt động đối ngoại hàng năm của Bộ, ngành, các tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương và các hội nghị, hội thảo theo chương trình/dự án ODA, NGO đã được các cấp có thẩm quyền phê duyệt: Đơn vị tổ chức hoặc phối hợp tổ chức có văn bản thông báo UBND tỉnh Lâm Đồng (thông qua Sở Ngoại vụ) trước khi tổ chức ít nhất 05 ngày làm việc về nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế (thời gian, địa điểm, thành phần, mục đích...) để địa phương phối hợp quản lý.

2. Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của địa phương:

2.1. Các cơ quan, tổ chức khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải thực hiện nội dung, thành phần, sử dụng tài liệu, ấn phẩm, tổ chức các hoạt động ... đúng như đã đăng ký trong hồ sơ xin cấp phép tổ chức.

Trong trường hợp có sự thay đổi phải có giải trình bằng văn bản gửi Sở Ngoại vụ tỉnh Lâm Đồng ít nhất 10 ngày làm việc trước ngày tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. Sở Ngoại vụ sẽ có văn bản trả lời chấp thuận hoặc không chấp thuận đối với các nội dung thay đổi đó sau 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản giải trình.

2.2. Các cơ quan, tổ chức khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải thực hiện nghiêm túc các quy định về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước trong tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

2.3. Trong phạm vi 15 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc hội nghị, hội thảo quốc tế, cơ quan chủ trì tổ chức phải báo cáo kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế và các đề xuất, kiến nghị (nếu có) bằng văn bản (theo Phụ lục II) gửi Sở Ngoại vụ để tổng hợp, báo cáo theo quy định.

1. Các Sở, ngành chức năng tổ chức bộ phận đầu mối tiếp nhận hồ sơ, giải quyết theo đúng thời gian quy định.

2. Sở Ngoại vụ chịu trách nhiệm theo dõi, hướng dẫn thực hiện và định kỳ tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh và Bộ Ngoại giao theo quy định.

1. Tổ chức, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy định này thì được xem xét khen thưởng theo quy định của pháp luật.

2. Tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định của Quy định này thì tùy theo tính chất và mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Trong quá trình thực hiện Quy định này, những vấn đề phát sinh, vượt quá chức năng, thẩm quyền cần được kịp thời báo cáo UBND tỉnh (thông qua Sở Ngoại vụ) để được xem xét, hướng dẫn giải quyết. Những vấn đề chưa phù hợp sẽ được xem xét, điều chỉnh./.