Quyết định 17/2007/QĐ-UBND Về việc ban hành bản quy định về công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ tỉnh Kon Tum

_______________________________

Theo bản quy định mẫu về công tác lưu trữ tại UBND các cấp địa phương ban hành kèm theo công văn số 66/NVĐP, ngày 11/3/1995 của Cục lưu trữ Nhà nước và đề nghị của Chánh văn phòng UBND tỉnh Kon Tum,

_______________________________

Tất cả Công văn tài liệu quản lý Nhà nuớc, tài liệu khoa học kỹ thuật (dự án, đồ án thiết kế, bản vẽ, bản đồ, công trình nghiên cứu khoa học, công trình xây dựng cơ bản, phát minh, sáng chế, luận án tốt nghiệp...) tài liệu chuyên môn (sổ sách thống kê, biểu báo, hồ sơ nhân sự...) bản thảo, bản nháp các tác phẩm văn học, nghệ thuật, âm bản, dương bản các bộ phim, các bức ảnh, micrô phim, tài liệu ghi âm, ghi hình, băng đĩa từ, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, sô ghi Nghị quyết các cuộc họp .... được hình thành trong quá trình hoạt động của các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã trên địa bàn tỉnh Kon Tum, không kể thời gian, hình thức ghi tin, loại hình tài liệu, được tập trung thống nhất quản lý ở các bộ phận, phòng, kho lưu trữ các ngành, các cấp để phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học và công tác thực tiễn.

Tài liệu lưu trữ phải là bản gốc, bản chính của văn kiện. Trong trường họp do hậu quả lịch sử không còn bản chính mới được thay thế bằng bản sao có giá trị như bản chính.

Tài liệu lưu trữ của địa phương là di sản văn hoá, thuộc một phần của phông tài liệu lun trữ Quốc gia, không một cơ quan, tập thể, cá nhân nào được chiêm dụng làm của riêng. Nghiêm cấm việc mua bán, trao đối, tiêu huỷ trái phép tài liệu lưu trữ.

Thủ trưởng các ngành, các cấp trong phạm vi quyền hạn của mình có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ và chấp hành nghiêm chỉnh mọi quy định của Nhà nước .

Công chức, viên chức làm công việc bằng công văn giấy tờ hoặc liên quan đến công văn giấy tờ trong môi cơ quan, tuỳ theo chức năng nhiệm vụ phải lập hô sơ công việc về phần mình phụ trách. Việc lập hồ sơ trong mỗi cơ quan phải được tiến hành dưới sự hướng dẫn của cán bộ lưu trữ và phải tuân theo đúng các thể thức, phương pháp do Cục Văn thư và Lưu trữ quy định.

Hồ sơ công việc của công chức, viên chức khi lập phải đảm bảo mối quan hệ giữa các văn bản với nhau về cùng một vấn đề, một sự việc, sắp xếp các văn bản ghi trong hồ sơ theo trật tự thời gian và biên mục bên trong, bên ngoài đầy đủ.

Hồ sơ tên gọi: Gồm các tập lưu công văn đi ở mỗi cơ quan, được phân loại thành từng hồ sơ có cùng tên gọi giống nhau như các tập: Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo, Công văn ... tuỳ theo khối lượng tài liệu nhiều hay ít mà kết thúc hồ sơ theo tháng, quý, 6 tháng, một năm.

Văn thư cơ quan phải đảm bảo lưu đủ công văn tài liệu (bản chính và phụ lục kèm theo), sắp xếp theo thứ tự đúng với số đã đăng ký trong Công văn và chịu trách nhiệm lập hồ sơ tên gọi.

Hồ sơ nguyên tẳc gồm những văn bản pháp quy như: Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, Quy chế, Quy định, hướng dẫn hoặc giải thích vê chê độ chính sách. Mỗi công chức, viên chức tuỳ theo yêu cầu công việc của mình, tập họp những văn bản pháp quy về từng mặt nghiệp vụ nhất định làm căn cứ giải quyết công việc đế lập hồ sơ nguyên tắc.

Hồ sơ nguyên tắc thuộc loại tư liệu của cơ quan không ai được chiếm dụng riêng, không phải nộp vào lưu trữ, khi nghỉ hưu, thuyên chuyến công tác phải bàn giao lại cho người thay thế mình để tiếp tục công việc đó.

Công chức, viên chức chỉ được giữ lại hồ sơ công việc của mình một năm tính từ khi công việc đó kết thúc. Trường họp cần giữ lại đế nghiên cứu tiêp phải được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan.

Cuối mỗi năm công chức, viên chức trong từng cơ quan phải tự kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ của mình, hoàn thiện và bàn giao vào phòng, kho lưu trữ cơ quan quản lý.

Các sở, ban, ngành thuộc danh mục nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh chỉ được giữ hồ sơ tài liệu về công việc đã giải quyết xong trong thời hạn 5 năm kể từ ngày hồ sơ công việc đã kết thúc, sau 5 năm phải đem nộp những hồ sơ đó vào Trung tâm lưu trữ tỉnh. Trường hợp cần giữ lại để sử dụng tiếp đối với loại tài liệu đã đên hạn nộp lưu, phải được sự đồng ý của cơ quan lưu trữ tỉnh.

Các ngành Công an, quân sự được lập phòng, kho lưu trữ riêng, không phải nộp hô sơ tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh, nhưng phải chịu sự chỉ đạo thống nhât vê nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi địa phương và báo cáo thống kê hàng năm về lưu trữ tỉnh.

1. Trong trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp phá sản thì trước khi chấm dứt hoạt động, người đứng đầu cơ quan, tố chức, doanh nghiệp đó phải quản lý, giao nộp tài liệu lưu trữ theo quy định sau đây:

a. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của lưu trữ lịch sử phải được giao nộp vào lưu trữ lịch sử trước khi chấm dứt hoạt động.

b. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu của lưu trữ lịch sử phải được giao nộp vào lưu trữ của cơ quan, tố chức cấp trên trực tiếp trước khi chấm dứt hoạt động.

2. Trong trường hợp chia cơ quan, tổ chức để thành lập cơ quan, tổ chức mới:

a. Đối với cơ quan, tổ chức trước khi chia thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch

sử:

- Hồ sơ tài liệu thuộc diện nộp lưu phải giao nộp vào lưu trữ lịch sử. Trừ trường họp cơ quan, tổ chức mới được kế thừa có liên quan đến nội dung công việc cần sử dụng hồ sơ, tài liệu đó thì phải có văn bản thoả thuận thống nhất của lưu trữ lịch sử. Không bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tô chức khác mà chưa có ý kiến của cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

- Hồ sơ tài liệu không thuộc diện nộp lưu: cơ quan mới tiếp nhận trụ sở cũ tiếp tục quản lý. Nếu trường họp các cơ quan mới thành lập đều không tiếp nhận trụ sở cũ thì việc quản lý những tài liệu do cơ quan quản lý cấp trên quyêt định.

- Hồ sơ, tài liệu liên quan đến những công việc giải quyêt chưa xong: cơ quan mới thành lập có chức năng quản lý và được giao nhiệm vụ tiếp tục giải quyết công việc đó thì được tiếp nhận lại hồ sơ, tài liệu để theo dõi giải quyết tiếp.

3. Trong trường hợp chia tách, sáp nhập đơn vị hành chính thì việc quản lý, giao nộp tài liệu lưu trữ theo quy định của Chính phủ.

4. Quản lý tài liệu khi chia tách, sáp nhập huyện, thị xã (sau đây gọi chung là huyện)

Chia tách huyện để thành lập huyện mới

* Đối với tài liệu đang bảo quản trong Kho lưu trữ huyện:

- Nếu huyện bị chia nay được tái lập lại từ các huyện cũ trước đây thì các phông lưu trữ thuộc huyện cũ nay được trả lại huyện tái lập đó.

- Các phông lưu trữ thuộc huyện bị chia được huyện mới tiếp nhận trụ sở huyện cũ tiếp tục quản lý.

* Đôi với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của huyện bị chia thì việc quản lý tài liệu được áp dụng như khi chia cơ quan, tổ chức để thành các cơ quan, tô chức mới tại khoản 2 Điều 12 của Quy định này.

Biên bản giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan hay kho lưu trữ huyện, tỉnh đều phải làm thành 02 bản, nơi giao và nơi nhận mỗi nơi giữ một bản (Xem phụ lục 1, 2).

Phòng, kho lưu trữ các ngành, các cấp có trách nhiệm sưu tầm bổ sung những hồ sơ tài liệu còn thiếu thuộc thấm quyền của ngành mình, cấp mình về quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, đơn vị qua các thời kỳ lịch sử. Những tài liệu về các danh nhân nổi tiếng hoạt động trong các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội... đủ điều kiện thành lập phông lưu trữ cá nhân.

Các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ hàng năm hoặc báo cáo đột xuất về tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV của Bộ Nội vụ ngày 06/01/2005.

Mỗi bộ phận, phòng hoặc kho lưu trừ phải có sổ sách thống kê hồ sơ tài liệu đang giữ và các công cụ tra tìm tài liệu như: sổ nhập hồ sơ tài liệu, số đăng ký các phông lưu trữ, mục lục hồ sơ của từng phông, sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ (xem phụ lục 3, 4, 5)

Việc sắp xếp hồ sơ tài liệu trong từng bộ phận, phòng hoặc kho lưu trữ được tiến hành theo một phương pháp thống nhất do Cục lưu trữ Nhà nước hướng dẫn tại văn bản số 111/NVĐP ngàv 04 tháng 04 năm 1995.

Để tránh ẩm mốc, mối mọt nơi để hồ sơ tài liệu lưu trữ phải là những nơi cao ráo thoáng mát. Mỗi bộ phận, phòng hoặc kho lưu trữ phải trang bị các phương tiện để bảo quản như cặp, hộp, giá đựng tài liệu... và có biện pháp phòng cháy, chữa cháy, có công cụ chữa cháy.

Những đơn vị tài liệu có tính đặc thù như âm bản, dương bản các bộ phim, tài liệu ghi âm, các bức ảnh, micrô phim, băng, đĩa từ... cần có những trang bị hoăc biện pháp cân thiêt đê bảo quản tài liệu lâu dài.

Chỉ được phép tiêu huỷ những hô sơ tải liệu đã hết giá trị theo quyết định của Hội đồng xác định giá trị có thẩm quyền. Thành phần Hội đồng xác định giá trị bao gồm:

* Chánh Văn phòng UBND tỉnh làm Chủ tịch

* Giám đốc Trung tâm lưu trữ tỉnh làm Phó Chủ tịch

* Bộ phận hoặc cơ quan có tài liệu làm uỷ viên

* Cán bộ Trung tâm lưu trữ tỉnh làm ủy viên.

* Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính làm Chủ tịch

* Bộ phận có tài liệu làm Uỷ viên (nếu nhiều bộ phận thì bộ phận có nhiều tài liệu nhất)

* Phụ trách lưu trữ sở, ban, ngành làm uỷ viên.

* Chánh Văn phòng UBND huyện, thị xã làm Chủ tịch

* Bộ phận hoặc cơ quan có tài liệu làm ủy viên.

* Phụ trách lun trừ huyện, thị xã làm uỷ viên.

Điều 21. Khi tiêu huỷ hồ sơ tài liệu đã hết giá trị được Hội đồng cho phép, phải lập thành biên bản. Tài liệu tiêu huỷ được thống kê cụ thể, chi tiết từng loại, có ý kiến xác nhận của cơ quan chuyên môn cấp trên và trực tiếp chúng kiến việc tiêu huỷ (Xem phụ lục 6).

Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tô chức có tài liệu bị tiêu huỷ trong thời hạn ít nhât hai mươi năm, kê từ ngày tài liệu bị tiêu huỷ.

Điều 22. Các phòng, kho lưu trữ phải xây dựng bản nội quy quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, quy định cho từng đối tượng là công chức, viên chức trong cơ quan, công chức và viên chức ngoài cơ quan và nhân dân có nhu cầu chính đáng. Chỉ được nghiên cứu tại chỗ, không mang tài liệu ra khỏi khu vực; trường hợp cần sao chụp công chứng phải có ý kiến của người có thấm quyền.

Điều 23. Tất cả mọi yêu cầu sử dụng tài liệu phải được Chánh, Phó văn phòng, Giám đốc Trung tâm lưu trữ tỉnh hoặc Trưởng phòng hành chính (đối với các sở, ngành) đông ý. Trường hợp đối tượng người nước ngoài, và tài liệu thuộc loại trong danh mục bí mật Nhà nước cần sử dụng phải thực hiện theo quy định của Nhà nước và được thủ trưởng các ngành hoặc Chủ tịch UBND các cấp cho phép (Xem phụ lục 7,8).

Điều 24. Người sử dụng có trách nhiệm quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu được cung câp nghiên cứu không được làm nhàu nát, hư hỏng ; xem xong phải sắp xếp lại theo trật tự, và bàn giao lại đầy đủ. Nếu phát hiện làm mất hoặc đánh cắp tài liệu, cán bộ lưu trữ lập biên bản và báo cáo người có thẩm quyền xử lý.

Điều 26. Ở tỉnh thành lập Trung tâm lưu trữ tỉnh do Văn phòng UBND tỉnh trực tiếp quản lý và giúp UBND tỉnh thống nhất về công tác lưu trữ; xây dựng các chế độ quản lý, chế độ nghiệp vụ lưu trữ ; hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chế độ đó trong phạm vi tỉnh. Tổ chức việc thu nhận những hồ sơ tài liệu của các sở, ban, ngành đến hạn vào kho lưu trữ tỉnh để bảo quản và tổ chức sử dụng.

Điều 27. Mỗi sở, ban, ngành phải bố trí nơi để tài liệu lưu trữ và phân công cán bộ chịu trách nhiệm để bảo quản toàn bộ hồ sơ tài liệu của cơ quan theo chế độ tập trung thống nhất ; không một bộ phận, phòng hoặc cá nhân nào được giữ riêng tài liệu giấy tờ thuộc diện lưu trữ. Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính phụ trách và giúp lãnh đạo sở, ban, ngành xây dựng chế độ công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ trong phạm vi quyền hạn của mình.

Điều 28. UBND các huyện, thị xã thành lập kho lưu trữ huyện, thị xã do Văn phòng HĐND-UBND huyện, thị xã trực tiếp quản lý; có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ cho UBND các xã phường, thị trấn, các đơn vị trực thuộc; xây dựng bản danh mục nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ huyện, thị xã; trực tiếp tổ chức thu nộp hồ sơ tài liệu của HĐND,UBND, Văn phòng HĐND-UBND huyện, thị xã và các phòng, ban, Công ty, trạm trại thuộc huyện, thị xã quản lý để bảo quản và tổ chức sử dụng theo quy định hiện hành.

Điều 31. Các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã căn cứ vào bản quy định này xây dựng bản quy định chi tiết về công tác quản lý hồ sơ tài liệu cho phù hợp với phạm vi đơn vị mình, ngành mình quản lý.