1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về việc quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ địa giới hành chính; quản lý đường địa giới hành chính, mốc địa giới hành chính; cơ sở dữ liệu số về hồ sơ địa giới hành chính của tỉnh Lạng Sơn, của các huyện, thành phố (gọi chung là cấp huyện) và của các xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã) trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn.

2. Đối tượng áp dụng

a) Ủy ban nhân dân tỉnh;

b) Ủy ban nhân dân cấp huyện;

c) Ủy ban nhân dân cấp xã;

d) Các cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân có liên quan.

3. Các nội dung không quy định trong Quy chế này thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

1. Hồ sơ địa giới hành chính và mốc địa giới hành chính các cấp là cơ sở pháp lý để chính quyền các cấp sử dụng thống nhất trong công tác quản lý nhà nước về địa giới hành chính ở địa phương; làm căn cứ pháp lý để giải quyết các vấn đề có liên quan đến địa giới hành chính các cấp; làm cơ sở để nghiên cứu, xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh và điều chỉnh địa giới hành chính các cấp khi cần thiết.

2. Việc quản lý nhà nước đối với các lĩnh vực theo phân cấp quản lý hành chính phải được thực hiện theo đúng phạm vi địa giới đơn vị hành chính các cấp được xác định tại hồ sơ địa giới hành chính.

3. Nội dung thông tin trong hồ sơ địa giới hành chính phải đảm bảo thống nhất, đồng bộ giữa các đơn vị hành chính cùng cấp tiếp giáp liền kề và giữa đơn vị hành chính cấp dưới với đơn vị hành chính cấp trên; đường địa giới, mốc địa giới hành chính trong hồ sơ địa giới hành chính phải thống nhất với thực địa.

4. Hồ sơ địa giới hành chính các cấp phải được quản lý, lưu trữ, bảo quản đảm bảo tính an toàn lâu dài.

1. Hồ sơ địa giới hành chính bao gồm tài liệu dạng giấy, dạng số thể hiện thông tin về việc thành lập, điều chỉnh đơn vị hành chính và các mốc địa giới, đường địa giới của đơn vị hành chính. Hồ sơ địa giới hành chính bao gồm: hồ sơ địa giới hành chính cấp tỉnh, hồ sơ địa giới hành chính cấp huyện, hồ sơ địa giới hành chính cấp xã.

2. Bản đồ địa giới hành chính là một thành phần trong hồ sơ địa giới hành chính, được lập trong quá trình lập hồ sơ địa giới hành chính cho từng đơn vị hành chính (ở tỷ lệ quy định) trên cơ sở nền bản đồ địa hình quốc gia dạng số, có thể hiện các đường địa giới hành chính, các mốc địa giới hành chính và các yếu tố địa lý, địa danh khác có liên quan đến địa giới hành chính, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận.

3. Đường địa giới hành chính là đường ranh giới phân chia các đơn vị hành chính theo phân cấp quản lý hành chính. Đường địa giới hành chính cấp tỉnh phân chia ranh giới giữa các đơn vị hành chính cấp tỉnh; đường địa giới hành chính cấp huyện phân chia ranh giới giữa các đơn vị hành chính cấp huyện; đường địa giới hành chính cấp xã phân chia ranh giới giữa các đơn vị hành chính cấp xã. Đường địa giới hành chính các cấp được xác định trên cơ sở bản mô tả trong hồ sơ địa giới hành chính, các mốc địa giới hành chính và các điểm đặc trưng trên thực địa.

4. Mốc địa giới hành chính là dấu hiệu bằng vật thể dùng để đánh dấu đường địa giới hành chính giữa các đơn vị hành chính với nhau. Mốc địa giới hành chính các cấp bao gồm: mốc cấp tỉnh, mốc cấp huyện, mốc cấp xã tương ứng với đường địa giới hành chính cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã.

5. Điều chỉnh địa giới hành chính là việc thành lập, giải thể, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính làm thay đổi đường địa giới hành chính và diện tích tự nhiên của một hoặc một số đơn vị hành chính theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

1. Hồ sơ địa giới hành chính các cấp tỉnh Lạng Sơn bao gồm tài liệu dạng giấy và dạng số. Bản giấy hồ sơ địa giới hành chính có đầy đủ xác nhận pháp lý của các cơ quan có thẩm quyền theo quy định; bản số hồ sơ địa giới hành chính là File dữ liệu số được xây dựng, biên tập trong quá trình lập hồ sơ địa giới hành chính, được sử dụng để in thành bản giấy hồ sơ địa giới hành chính và được ghi trên thiết bị lưu trữ số. Hồ sơ địa giới hành chính các cấp bao gồm:

a) Các văn bản pháp lý về thành lập đơn vị hành chính và điều chỉnh địa giới hành chính;

b) Bản đồ địa giới hành chính;

c) Các bản xác nhận sơ đồ vị trí mốc địa giới hành chính;

d) Bản xác nhận tọa độ các mốc địa giới hành chính (đối với hồ sơ cấp xã);

đ) Bảng tọa độ các điểm đặc trưng trên đường địa giới hành chính;

e) Mô tả tình hình chung về địa giới hành chính;

g) Biên bản xác nhận mô tả đường địa giới hành chính (đối với hồ sơ cấp xã) hoặc bản xác nhận mô tả đường địa giới hành chính (đối với hồ sơ cấp tỉnh và cấp huyện);

h) Các phiếu thống kê địa danh (đối với hồ sơ cấp xã);

i) Biên bản bàn giao mốc địa giới hành chính các cấp (đối với hồ sơ cấp xã).

2. Mốc địa giới hành chính các cấp được cắm ngoài thực địa trên tuyến địa giới hành chính của hai đơn vị hành chính (mốc 2 mặt); tại ngã ba tuyến địa giới hành chính (mốc 3 mặt); tại ngã tư tuyến địa giới hành chính (mốc 4 mặt). Mốc địa giới hành chính được thể hiện trên bản đồ địa giới hành chính và được mô tả, xác định vị trí, tọa độ, độ cao trong hồ sơ địa giới hành chính các cấp tương ứng.

1. Cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, lưu trữ hồ sơ địa giới hành chính:

a) Sở Nội vụ quản lý, lưu trữ hồ sơ địa giới hành chính cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã;

b) Phòng Nội vụ quản lý, lưu trữ hồ sơ địa giới hành chính cấp huyện, cấp xã;

c) Ủy ban nhân dân cấp xã quản lý, lưu trữ hồ sơ địa giới hành chính cấp xã.

2. Cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý hồ sơ địa giới hành chính thực hiện lưu trữ, bảo quản hồ sơ đảm bảo tính an toàn lâu dài. Trường hợp hồ sơ địa giới hành chính bị hư hỏng hoặc mất phải báo cáo ngay Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp quản lý; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp báo cáo ngay lên cơ quan cấp trên trực tiếp đề nghị sao lại hồ sơ. Đồng thời, chỉ đạo cơ quan chức năng liên quan phối hợp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác minh, điều tra nguyên nhân để xử lý theo quy định của pháp luật.

3. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ địa giới hành chính:

a) Giám đốc Sở Nội vụ quyết định việc khai thác, sử dụng đối với hồ sơ địa giới hành chính được quản lý, lưu trữ tại Sở Nội vụ;

b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định việc khai thác, sử dụng đối với hồ sơ địa giới hành chính được quản lý, lưu trữ tại cấp huyện;

c) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định việc khai thác, sử dụng đối với hồ sơ địa giới hành chính được quản lý, lưu trữ tại cấp xã.

4. Khi có vướng mắc liên quan đến xác định đường địa giới hành chính trên thực địa, Ủy ban nhân dân các cấp căn cứ vào hồ sơ địa giới hành chính, mốc địa giới hành chính để giải quyết và báo cáo lên cơ quan cấp trên trực tiếp về kết quả giải quyết; trường hợp không giải quyết được thì báo cáo tình hình và xin ý kiến chỉ đạo của cơ quan cấp trên trực tiếp để giải quyết. Việc giải quyết các vướng mắc liên quan đến đường địa giới hành chính thực hiện theo nguyên tắc:

a) Vướng mắc về đất đai liên quan đến đường địa giới hành chính cấp nào thì trên cơ sở các quy định và trình tự hiện hành của Nhà nước, Ủy ban nhân dân các đơn vị hành chính cấp đó trao đổi với nhau để thống nhất giải quyết, có sự chứng kiến của Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp; trong trường hợp đã giải quyết hoặc chưa giải quyết được phải báo cáo về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) và nêu rõ lý do;

b) Tình trạng xâm canh thực hiện giải quyết theo quy định hiện hành của pháp luật về đất đai;

c) Tình trạng xâm cư thực hiện giải quyết theo quy định của Luật Cư trú hiện hành.

5. Trong trường hợp có thay đổi về đường địa giới hành chính theo quyết định của cấp có thẩm quyền, hồ sơ địa giới hành chính cần phải được cập nhật, chỉnh lý theo đúng trình tự, thủ tục pháp luật quy định.

6. Khi có Nghị quyết, Quyết định của cấp có thẩm quyền về việc điều chỉnh, thay đổi địa danh dân cư (chia, tách, sáp nhập, đổi tên thôn, tổ dân phố), cơ quan trực tiếp quản lý hồ sơ địa giới hành chính phải cập nhật, bổ sung văn bản của cấp có thẩm quyền trong hồ sơ địa giới hành chính.

7. Việc đo đạc, biên tập, in ấn các loại bản đồ chuyên đề có thể hiện đường địa giới hành chính, mốc địa giới hành chính phải đảm bảo tính chính xác, thống nhất theo hồ sơ địa giới hành chính có hiệu lực pháp lý hiện hành.

8. Khi có bộ hồ sơ địa giới hành chính mới được cấp có thẩm quyền phê duyệt, ban hành, bộ hồ sơ địa giới hành chính cũ được đưa vào quản lý, lưu trữ theo quy định.

9. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp quản quản lý, lưu trữ hồ sơ địa giới hành chính chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp về hồ sơ địa giới hành chính được giao quản lý. Khi có thay đổi vị trí hoặc nghỉ công tác, phải tổ chức bàn giao hồ sơ địa giới hành chính cho người kế nhiệm để tiếp tục quản lý theo quy định.

1. Đường địa giới hành chính được thể hiện trên hồ sơ địa giới hành chính phải trùng khớp với thực địa.

2. Trường hợp do tác động của yếu tố tự nhiên hoặc do phát triển kinh tế - xã hội làm thay đổi hiện trạng đường địa giới hành chính, Ủy ban nhân dân cấp xã kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện; Ủy ban nhân dân cấp huyện tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ).

3. Tại khu vực tiếp giáp với đường biên giới quốc gia, đường địa giới hành chính và đường biên giới quốc gia được chuyển vẽ lên bản đồ địa giới hành chính phải đảm bảo tiếp biên và khép kín.

1. Chủ trì, phối hợp quản lý mốc địa giới hành chính

a) Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm trực tiếp quản lý mốc địa giới hành chính các cấp trên thực địa thuộc địa bàn cấp xã;

b) Đối với mốc địa giới hành chính cấp tỉnh: Ủy ban nhân dân cấp xã thuộc tỉnh Lạng Sơn phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp xã thuộc tỉnh tiếp giáp tỉnh Lạng Sơn trực tiếp quản lý mốc thuộc địa bàn cấp xã;

c) Đối với mốc địa giới hành chính cấp huyện: Ủy ban nhân dân cấp huyện có chung mốc địa giới hành chính phối hợp, thống nhất với Sở Nội vụ giao cho Ủy ban nhân dân 01 đơn vị hành chính cấp xã có điều kiện thuận lợi nhất chủ trì quản lý mốc; Ủy ban nhân dân cấp xã có liên quan có trách nhiệm trong phối hợp quản lý mốc;

d) Đối với mốc địa giới hành chính cấp xã: Ủy ban nhân dân cấp huyện giao cho Ủy ban nhân dân 01 đơn vị hành chính cấp xã có chung mốc địa giới hành chính có điều kiện thuận lợi nhất chủ trì quản lý mốc; Ủy ban nhân dân cấp xã có liên quan có trách nhiệm trong phối hợp quản lý mốc.

2. Ủy ban nhân dân cấp xã được giao chủ trì quản lý mốc địa giới hành chính có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp xã có liên quan trong việc thực hiện kiểm tra, theo dõi đối với mốc địa giới hành chính các cấp thuộc địa bàn cấp xã quản lý.

3. Trường hợp mốc địa giới hành chính bị mất, xê dịch hoặc hư hỏng, Ủy ban nhân dân cấp xã được giao chủ trì quản lý mốc kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện; Ủy ban nhân dân cấp huyện tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để lập phương án giải quyết.

4. Trường hợp do yêu cầu giải phóng mặt bằng thi công các dự án xây dựng công trình được cấp có thẩm quyền phê duyệt (công trình giao thông, xây dựng, năng lượng và các công trình khác), có ảnh hưởng đến mốc địa giới hành chính, đơn vị chủ đầu tư dự án phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp xã được giao quản lý mốc địa giới hành chính tiến hành khảo sát, đánh giá mức độ ảnh hưởng báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện; Ủy ban nhân dân cấp huyện báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) chỉ đạo phương án giải quyết.

5. Trường hợp do ảnh hưởng của tự nhiên hoặc do phát triển kinh tế - xã hội gây ảnh hưởng đến đường địa giới, mốc địa giới hành chính cấp tỉnh, Sở Nội vụ báo cáo, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh phối hợp làm việc với Ủy ban nhân dân tỉnh có chung đường địa giới, mốc địa giới hành chính với tỉnh Lạng Sơn để thống nhất giải quyết.

1. Cơ sở dữ liệu số về hồ sơ địa giới hành chính tỉnh Lạng Sơn là File dữ liệu số hồ sơ địa giới hành chính (tại khoản 1 Điều 4 Quy chế này), được sử dụng để in thành bộ hồ sơ địa giới hành chính dạng bản giấy có đầy đủ xác nhận pháp lý và đã được cấp có thẩm quyền thẩm định, phê duyệt đưa vào sử dụng, khai thác.

2. Cơ sở dữ liệu số về hồ sơ địa giới hành chính được lưu trữ trên thiết bị lưu trữ số, được sử dụng làm dữ liệu để phục vụ các nhiệm vụ liên quan đến địa giới hành chính gồm: điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính, chỉnh lý hồ sơ địa giới hành chính; thành lập bản đồ hành chính các cấp; biên tập các bản đồ chuyên đề có thể hiện đường địa giới hành chính, đơn vị hành chính; xây dựng bản đồ số dùng chung tỉnh Lạng Sơn và các nhiệm vụ khác liên quan đến địa giới hành chính.

3. Khi có những thay đổi về địa giới hành chính do điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính hoặc đổi tên đơn vị hành chính theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, cơ sở dữ liệu số về hồ sơ địa giới hành chính phải được cập nhật, chỉnh lý kịp thời, đồng bộ.

4. Sở Nội vụ là cơ quan chủ trì tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng, cập nhật, chỉnh lý và lưu trữ cơ sở dữ liệu số về hồ sơ địa giới hành chính các cấp trên địa bàn tỉnh.

1. Tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện công tác quản lý nhà nước về địa giới hành chính các cấp trên địa bàn tỉnh theo Quy chế này và các quy định pháp luật khác có liên quan.

2. Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện đo đạc, chỉnh lý, bổ sung hồ sơ địa giới hành chính khi có sự điều chỉnh địa giới hành chính theo quyết định của cấp có thẩm quyền; xây dựng, chỉnh lý cơ sở dữ liệu số về hồ sơ địa giới hành chính; lập phương án khôi phục mốc địa giới hành chính bị mất, xê dịch hoặc hư hỏng theo quy định.

3. Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức bàn giao hồ sơ địa giới hành chính, mốc địa giới hành chính đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt cho các đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã để đưa vào quản lý, sử dụng.

4. Xây dựng kế hoạch kiểm tra định kỳ, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Nội vụ về công tác quản lý, sử dụng hồ sơ địa giới hành chính, mốc địa giới hành chính các cấp trên địa bàn tỉnh.

1. Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước theo lĩnh vực ngành phụ trách gắn với địa bàn, lãnh thổ các đơn vị hành chính thuộc tỉnh, đảm bảo đúng theo hồ sơ địa giới hành chính được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

2. Phối hợp với Sở Nội vụ trong việc hướng dẫn, kiểm tra, giám sát các địa phương, tổ chức, cá nhân thực hiện việc quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ địa giới hành chính, mốc địa giới hành chính đúng theo Quy chế này và các quy định pháp luật có liên quan.

1. Thực hiện quản lý nhà nước về địa giới hành chính thuộc địa bàn cấp huyện.

2. Thực hiện chế độ kiểm tra, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh những biến động, thay đổi về đường địa giới hành chính, mốc địa giới hành chính thuộc địa bàn cấp huyện; báo cáo tình hình quản lý, sử dụng hồ sơ địa giới hành chính, mốc địa giới hành chính theo quy định.

1. Thực hiện quản lý nhà nước về địa giới hành chính thuộc địa bàn cấp xã.

2. Chủ trì, trực tiếp hoặc phối hợp quản lý mốc địa giới hành chính các cấp trên thực địa thuộc địa bàn cấp xã theo sự phân công của Ủy ban nhân dân cấp huyện.

3. Thực hiện công tác tuyên truyền, giáo dục nâng cao ý thức trách nhiệm đối với Nhân dân trên địa bàn trong việc bảo vệ mốc địa giới hành chính. Hằng năm, thực hiện công tác kiểm tra đối với mốc địa giới hành chính được giao chủ trì quản lý thuộc địa bàn cấp xã.

4. Thường xuyên theo dõi, kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện những tác động làm thay đổi đường địa giới hành chính, mốc địa giới hành chính thuộc địa bàn quản lý.

5. Báo cáo tình hình quản lý, sử dụng hồ sơ địa giới hành chính, mốc địa giới hành chính thuộc địa bàn cấp xã theo quy định.

1. Thực hiện nghiêm các quy định về bảo vệ mốc địa giới hành chính các cấp.

2. Khi có nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ địa giới hành chính, phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan trực tiếp quản lý hồ sơ địa giới hành chính; mục đích việc khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu tại hồ sơ địa giới hành chính phải đảm bảo hợp pháp, đúng quy định pháp luật.

3. Chịu trách nhiệm theo quy định pháp luật đối với việc phát hành và lưu hành các sản phẩm, tài liệu có thông tin không chính xác về địa giới hành chính.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, cần bổ sung, sửa đổi nội dung Quy chế, các cơ quan, đơn vị phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp./.