Quyết định 147/2025/QĐ-UBND Ban hành Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp

QUY CHẾ

1. Phạm vi điều chỉnh

a) Quy chế này quy định việc cập nhật, quản lý và nguyên tắc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp; quy định trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc thực hiện Quy chế trên địa bàn Tỉnh.

b) Những nội dung không quy định trong Quy chế này thì áp dụng theo các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Đối tượng áp dụng

a) Các sở, ngành Tỉnh có liên quan, gồm: Sở Tư pháp; Sở Nông nghiệp và Môi trường; Tòa án nhân dân Tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân Tỉnh, Công an Tỉnh, Thi hành án dân sự Tỉnh, Thuế Tỉnh.

b) Hội Công chứng viên Tỉnh và các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn Tỉnh.

c) Ủy ban nhân dân các xã, phường.

d) Các tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn Tỉnh.

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực (sau đây gọi là Cơ sở dữ liệu) là hệ thống các thông tin, dữ liệu về giao dịch đã được các tổ chức và cá nhân có thẩm quyền cập nhật, khai thác, quản lý và sử dụng thông qua Hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ công chứng, chứng thực bao gồm: thông tin về nguồn gốc tài sản; tình trạng giao dịch của tài sản, các thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro trong hoạt động công chứng, chứng thực; thông tin về giao dịch đã được công chứng, chứng thực; văn bản công chứng, chứng thực và tài liệu liên quan trong hồ sơ công chứng, chứng thực.

2. Thông tin ngăn chặn là thông tin bằng văn bản của tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành theo quy định của pháp luật để áp dụng các biện pháp kê biên tài sản, tạm ngừng chuyển dịch quyền tài sản, thay đổi hiện trạng đối với tài sản của tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.

3. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin bằng văn bản do tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành theo quy định của pháp luật để hủy bỏ văn bản ngăn chặn của chính tổ chức, cá nhân đó hoặc của tổ chức, cá nhân có thẩm quyền khác trong trường hợp pháp luật có quy định.

4. Thông tin tham khảo là thông tin do các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành có liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn việc chuyển dịch tài sản theo quy định của pháp luật, trừ các thông tin quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều này. Thông tin tham khảo là cơ sở để các tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan có thẩm quyền chứng thực xác minh tính hợp pháp của các loại tài sản trước khi thực hiện công chứng, chứng thực các giao dịch.

5. Thông tin về giao dịch là những thông tin cơ bản của giao dịch đã được công chứng, chứng thực mà các tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan có thẩm quyền chứng thực cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

6. Tài khoản là những thông số nhất định mà người có liên quan đến việc quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu được cấp để truy cập vào hệ thống Cơ sở dữ liệu.

7. Người quản trị là người quản lý máy chủ Cơ sở dữ liệu hoặc công chức Sở Tư pháp được phân quyền quản lý theo quy định.

1. Tất cả các thông tin về giao dịch có liên quan đến tài sản được đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu đã được công chứng, chứng thực; các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn phải được cập nhật đầy đủ, kịp thời và chính xác vào Cơ sở dữ liệu.

2. Việc cập nhật, sửa chữa, xóa thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin về giao dịch phải được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong Cơ sở dữ liệu, là căn cứ chứng minh cho việc cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

3. Bảo đảm quyền của các tổ chức, cá nhân được tiếp cận, khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu phù hợp với quy định của pháp luật. Cá nhân, tổ chức được cấp tài khoản trong Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm quản lý, sử dụng đúng mục đích, bảo mật tài khoản được cấp.

4. Thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu phải sử dụng bảng mã Unicode và tiếng Việt có dấu, các chương trình kiểm tra và diệt vi rút phải là chương trình có bản quyền và phải được cài đặt trực tiếp trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu.

5. Cơ sở dữ liệu phải được đầu tư, nâng cấp, đảm bảo an toàn thông tin mạng, các tiện ích khi sử dụng và kết nối với phần mềm khác khi có yêu cầu.

6. Việc sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu không loại trừ trách nhiệm theo quy định của pháp luật của công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực và tổ chức, cá nhân yêu cầu công chứng, chứng thực. Việc khai thác, sử dụng và cung cấp thông tin trong Cơ sở dữ liệu phải tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình.

7. Việc kết nối, chia sẻ thông tin giữa Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn Tỉnh với các Cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu của Bộ, ngành, địa phương và các Cơ sở dữ liệu khác phải bảo đảm hiệu quả, an toàn, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực và quy định khác của pháp luật có liên quan.

8. Các hoạt động quản lý, cập nhật, tra cứu, sử dụng, chia sẻ thông tin trên Cơ sở dữ liệu theo Quy chế này là một hoạt động hỗ trợ công chứng, chứng thực và hoạt động phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực.

1. Không cập nhật thông tin hoặc cập nhật thông tin không kịp thời, không đầy đủ, không chính xác vào Cơ sở dữ liệu theo quy định tại Quy chế này.

2. Cung cấp tài khoản truy cập cho cá nhân, tổ chức không phải là đối tượng được cấp tài khoản; truy cập vào Cơ sở dữ liệu bằng tài khoản của người khác hoặc để cho người khác sử dụng tài khoản của mình để truy cập vào Cơ sở dữ liệu để thực hiện các công việc không được giao hoặc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu vào mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực.

3. Tiết lộ hoặc sử dụng trái pháp luật các thông tin về tổ chức, cá nhân, tài sản và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu.

4. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong Cơ sở dữ liệu trái quy định, làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động hay thông tin có trong Cơ sở dữ liệu.

5. Những hành vi vi phạm khác theo quy định của pháp luật.

1. Các Tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân các xã, phường có trách nhiệm cập nhật thông tin về giao dịch đã được công chứng, chứng thực theo khoản 1 Điều 3 của Quy chế này tại cơ quan, tổ chức mình vào Cơ sở dữ liệu ngay sau khi giao dịch được công chứng viên chứng nhận, người có thẩm quyền chứng thực ký tên, đóng dấu.

2. Nội dung thông tin cơ bản của giao dịch phải cập nhật của Cơ sở dữ liệu gồm có:

a) Thông tin về nhân thân: họ và tên, năm sinh hoặc ngày, tháng, năm sinh, Giấy tờ tùy thân (Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Căn cước, hộ chiếu, chứng minh sĩ quan,…), nơi cư trú của các bên tham gia giao dịch;

b) Thông tin về tổ chức: tên gọi tổ chức, địa chỉ hoạt động, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập, thông tin người đại diện (họ và tên, năm sinh hoặc ngày, tháng, năm sinh, giấy tờ tùy thân, chức vụ);

c) Thông tin về tài sản là bất động sản gồm quyền sử dụng đất; quyền sở hữu nhà ở/công trình xây dựng; quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất: địa chỉ tài sản, số thửa đất, số tờ bản đồ, diện tích, mục đích sử dụng của thửa đất, giấy chứng nhận (số phát hành, số vào sổ cấp Giấy chứng nhận, ngày cấp và cơ quan cấp); thông tin ngày tháng năm cập nhật thay đổi chủ sử dụng trên giấy chứng nhận (nếu có).

d) Thông tin về tài sản là động sản có đăng ký và tài sản khác: giấy đăng ký quyền sở hữu tài sản, số đăng ký tài sản (biển số), số giấy chứng nhận, mã số tài sản, ngày tháng năm cấp, cơ quan cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu có);

đ) Thông tin về giao dịch cần phải nhập: Tên loại giao dịch, số công chứng hoặc chứng thực, ngày công chứng hoặc chứng thực. Đối với tài sản là bất động sản thì ghi thông tin là giao dịch toàn bộ hay một phần;

e) Các thông tin khác có liên quan.

3. Các trường thông tin có gắn dấu sao (*) trong Cơ sở dữ liệu là yêu cầu bắt buộc cập nhật. Việc cập nhật thông tin của các loại tài sản được thực hiện theo tài liệu hướng dẫn sử dụng được đăng tải trên Cơ sở dữ liệu.

4. Trường hợp cập nhật không đầy đủ, không kịp thời, không chính xác dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan có thẩm quyền chứng thực và các cá nhân có liên quan phải chịu trách theo quy định của pháp luật.

5. Mọi sự thay đổi nội dung thông tin trong giao dịch cũng phải được cung cấp, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu ngay sau khi có sự thay đổi.

6. Thông tin về giao dịch cập nhật vào Cơ sở dữ liệu là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ.

1. Việc thay đổi, sửa chữa các thông tin của Cơ sở dữ liệu đã cập nhật chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong quá trình nhập thông tin.

2. Việc xóa các thông tin của Cơ sở dữ liệu đã được cập nhật chỉ thực hiện đối với các trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu công chứng, chứng thực.

3. Các tổ chức hành nghề công chứng và cơ quan có thẩm quyền chứng thực phải thực hiện cập nhật, sửa chữa, xóa thông tin trong Cơ sở dữ liệu kịp thời.

1. Khi thực hiện công chứng, chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất hoặc tài sản là động sản có đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì các tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan có thẩm quyền chứng thực phải có trách nhiệm trực tiếp tra cứu trên Cơ sở dữ liệu để kiểm tra về thông tin, tình trạng của tài sản.

2. Quy trình tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về giao dịch được thực hiện trực tiếp trên Cơ sở dữ liệu.

3. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu là một nguồn thông tin để công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực kiểm tra thông tin về tài sản, đương sự trong giao dịch trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng, chứng thực giao dịch, cụ thể:

a) Trường hợp tài sản có trong danh sách ngăn chặn thì không thực hiện việc công chứng, chứng thực giao dịch về tài sản bị ngăn chặn;

b) Trường hợp thông tin về tài sản, chủ sở hữu tài sản, người tham gia giao dịch không phù hợp thì các tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan thực hiện chứng thực có trách nhiệm xác minh, làm rõ. Nếu có dấu hiệu vi phạm pháp luật thì chủ động phối hợp với cơ quan có thẩm quyền để xử lý vụ, việc theo đúng quy định pháp luật và báo cáo kịp thời về Sở Tư pháp;

c) Các trường hợp phát sinh khác, Tổ chức hành nghề công chứng và Ủy ban nhân dân các xã, phường tổng hợp, báo cáo Sở Tư pháp để hướng dẫn, giải quyết.

1. Các Tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân các xã, phường được khai thác, sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu để phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực và thực hiện thống kê, báo cáo về tình hình công chứng, chứng thực định kỳ theo quy định hoặc đột xuất theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2. Sở Tư pháp được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh.

3. Cơ quan nhà nước được cấp quyền theo quy định tại khoản 6 Điều 18 Quy chế này được khai thác, sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.

4. Việc phân quyền khai thác thông tin trong mỗi cơ quan, tổ chức do Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quyết định và chịu trách nhiệm.

1. Các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu, bao gồm:

a) Văn bản về việc áp dụng, thay đổi, hủy bỏ biện pháp khẩn cấp tạm thời, biện pháp cưỡng chế liên quan đến tài sản bị hạn chế hoặc cấm dịch chuyển quyền về tài sản do Tòa án nhân dân có thẩm quyền ban hành;

b) Văn bản ngăn chặn giao dịch đối với các trường hợp giả mạo người, giả mạo giấy tờ, lừa đảo chiếm đoạt tài sản và các vụ việc ngăn chặn khác do cơ quan Công an có thẩm quyền ban hành;

c) Văn bản về việc áp dụng biện pháp tạm dừng, chấm dứt việc tạm dừng đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng tài sản; kê biên, giải tỏa kê biên tài sản thi hành án do cơ quan Thi hành án dân sự có thẩm quyền ban hành;

d) Quyết định hủy, thu hồi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất do cơ quan, đơn vị thuộc ngành Nông nghiệp và Môi trường ban hành;

đ) Văn bản áp dụng biện pháp ngăn chặn do cơ quan Thuế ban hành;

e) Thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền khác ban hành theo quy định của pháp luật;

g) Thông tin tham khảo do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành theo quy định của pháp luật.

2. Các cơ quan có liên quan, các tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan có thẩm quyền chứng thực giao dịch khi nhận được thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các tổ chức, cá nhân có thẩm quyền cung cấp thông tin nhưng khi tra cứu nhận thấy các thông tin này chưa được cập nhật lên Cơ sở dữ liệu phải chủ động thông báo ngay cho Sở Tư pháp để phối hợp với cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản ngăn chặn cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

3. Khi có các thông tin liên quan đến việc công chứng, chứng thực giao dịch (giả mạo người, giả mạo giấy tờ để thực hiện giao dịch, lừa đảo tài sản; hủy, chấm dứt, đơn phương chấm dứt ủy quyền liên quan đến tài sản; thiếu người được thừa kế...) các cơ quan có liên quan, các tổ chức hành nghề công chứng, chứng thực giao dịch cần phối hợp chia sẻ các thông tin đến Sở Tư pháp để phối hợp với các cơ quan liên quan cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

1. Các cơ quan: Tòa án nhân dân Tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân Tỉnh, Công an Tỉnh, Thi hành án dân sự Tỉnh, Thuế Tỉnh, Sở Nông nghiệp và Môi trường có trách nhiệm chỉ đạo các đơn vị trực thuộc cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin tham khảo theo quy định tại khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều 2 và khoản 1 Điều 9 Quy chế này vào Cơ sở dữ liệu ngay sau khi ban hành.

Việc phân quyền cập nhật thông tin trong mỗi cơ quan, tổ chức do Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quyết định và chịu trách nhiệm.

2. Sở Tư pháp tiếp nhận thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn; thông tin tham khảo do cơ quan, tổ chức, cá nhân khác trong và ngoài tỉnh có thẩm quyền ban hành (ngoài các cơ quan theo khoản 1 Điều này) và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu trong thời hạn 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận thông tin (trừ những trường hợp bất khả kháng).

Trường hợp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin tham khảo đã có trên Cơ sở dữ liệu, Sở Tư pháp phải tiến hành kiểm tra lại thông tin:

a) Đối với thông tin ngăn chặn đã có trên Cơ sở dữ liệu: nếu thông tin đã có phù hợp với thông tin ngăn chặn mới nhận được thì không nhập lại dữ liệu; nếu thông tin đã có không phù hợp với thông tin ngăn chặn mới nhận được thì phải nhập dữ liệu vào thông tin ngăn chặn;

b) Đối với thông tin giải tỏa ngăn chặn đã có trên Cơ sở dữ liệu: nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn phù hợp với thông tin ngăn chặn đã có, thì thực hiện việc gỡ bỏ ngăn chặn; nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn không phù hợp với thông tin ngăn chặn đã có thì chuyển trả lại thông tin giải tỏa ngăn chặn đó cho cơ quan, tổ chức đã cung cấp thông tin và nêu rõ lý do trả lại.

1. Việc sửa các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã nhập vào Cơ sở dữ liệu chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong văn bản (sai sót do ghi chép, đánh máy, in ấn) trong quá trình nhập thông tin.

2. Trường hợp sai sót kỹ thuật được phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu nhưng chưa được đăng tải và đồng bộ trên Cơ sở dữ liệu, cơ quan cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn theo Điều 10 Quy chế này có trách nhiệm tự cập nhật, chỉnh sửa cho chính xác với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã ban hành trước khi đồng bộ hóa dữ liệu.

3. Trường hợp các sai sót về kỹ thuật được phát hiện sau khi thông tin đã được đồng bộ lên Cơ sở dữ liệu, cơ quan cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn theo Điều 10 Quy chế này phải phối hợp với Sở Tư pháp kiểm tra, chỉnh sửa, cập lại thông tin cho chính xác với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã ban hành.

Sở Tư pháp thường xuyên cập nhật, đăng tải các văn bản pháp luật, văn bản chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến lĩnh vực công chứng, chứng thực giao dịch trên Cơ sở dữ liệu để cung cấp thông tin đến các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, tổ chức, cá nhân có liên quan, làm cơ sở để tham khảo, nghiên cứu, thực hiện trong quá trình công chứng, chứng thực.

1. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu theo phân cấp quản lý:

a) Giám đốc Sở Tư pháp, Phó Giám đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực;

b) Công chức chuyên môn quản lý lĩnh vực bổ trợ tư pháp thuộc Sở Tư pháp;

c) Người quản trị Cơ sở dữ liệu;

d) Tòa án nhân dân Tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân Tỉnh, Công an Tỉnh, Thi hành án dân sự Tỉnh, Thuế Tỉnh, Sở Nông nghiệp và Môi trường;

đ) Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh;

e) Ủy ban nhân dân các xã, phường.

2. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản có trách nhiệm phân công cho nhân viên thuộc tổ chức mình thực hiện việc tra cứu, cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu.

3. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp.

4. Sở Tư pháp căn cứ vào yêu cầu của hoạt động công chứng, chứng thực giao dịch và công tác quản lý nhà nước để tổ chức việc cấp tài khoản theo quy định của Quy chế này.

1. Tổ chức hành nghề công chứng phải trả các chi phí liên quan đến việc khai thác, duy trì và sử dụng Cơ sở dữ liệu với đơn vị cung cấp Cơ sở dữ liệu.

2. Ủy ban nhân dân các xã, phường được miễn chi phí khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu.

3. Việc thu, trả chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu được thực hiện trên cơ sở hợp đồng giữa đơn vị cung cấp Cơ sở dữ liệu và Hội công chứng viên Tỉnh, các tổ chức hành nghề công chứng theo quy định.

1. Giúp Ủy ban nhân dân Tỉnh triển khai, thực hiện việc quản lý Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm và quyền hạn theo quy định của pháp luật và quy định tại Quy chế này; theo dõi, tổng hợp và báo cáo Ủy ban nhân dân Tỉnh về tình hình triển khai thực hiện Quy chế này. Đồng thời, tham mưu Ủy ban nhân dân Tỉnh sửa đổi, bổ sung Quy chế khi cần thiết.

2. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan khai thác, sử dụng có hiệu quả Cơ sở dữ liệu; triển khai tốt việc lưu trữ dữ liệu theo quy định đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu tính chất công việc và an toàn, an ninh thông tin; thiết lập cơ chế kết nối liên thông Cơ sở dữ liệu với các hệ thống thông tin khác phục vụ cho việc công chứng, chứng thực giao dịch.

3. Kiểm tra, hướng dẫn việc cài đặt Cơ sở dữ liệu và các điều kiện vật chất khác đảm bảo việc cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu.

4. Tiếp nhận, cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và các thông tin khác theo quy định tại khoản 2 Điều 10 của Quy chế này đảm bảo chính xác, kịp thời; cung cấp thông tin trên Cơ sở dữ liệu phục vụ công tác điều tra, thanh tra, kiểm tra theo đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền.

5. Phối hợp với các sở, ngành chia sẻ, kết nối thông tin công chứng với các ngành, lĩnh vực có liên quan.

6. Phối hợp tổ chức bồi dưỡng, tập huấn việc cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan.

Phối hợp, hỗ trợ trong việc quản lý phục vụ vận hành, kết nối, chia sẻ Cơ sở dữ liệu trên địa bàn Tỉnh theo quy định pháp luật.

1. Tòa án nhân dân Tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân Tỉnh, Công an Tỉnh, Thi hành án dân sự Tỉnh, Thuế Tỉnh, Sở Nông nghiệp và Môi trường tổ chức thực hiện các nội dung theo Quy chế này tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

2. Các sở, ngành Tỉnh có liên quan phối hợp với Sở Tư pháp trong việc thực hiện kết nối, chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực với các Cơ sở dữ liệu của ngành, lĩnh vực nhằm kịp thời thông tin về nguồn gốc tài sản, chủ sở hữu và các thông tin khác có liên quan đến tình trạng giao dịch của tài sản phục vụ cho công tác quản lý nhà nước theo quy định pháp luật. Trong thời gian chưa có công cụ chia sẻ thông tin, các sở, ngành cần có giải pháp phối hợp cung cấp thông tin theo yêu cầu của các tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan có thẩm quyền chứng thực theo quy định pháp luật.

1. Thường xuyên nâng cấp hệ thống để đáp ứng yêu cầu quản lý, khai thác Cơ sở dữ liệu.

2. Kịp thời khắc phục các sự cố phát sinh liên quan đến việc sử dụng Cơ sở dữ liệu.

3. Chịu trách nhiệm duy trì và bảo mật thông tin liên quan đến hoạt động của Cơ sở dữ liệu.

4. Thực hiện việc sao lưu, lưu trữ thông tin đầy đủ, kịp thời.

5. Phối hợp với Sở Tư pháp, Hội công chứng viên Tỉnh tổ chức tập huấn, hỗ trợ, hướng dẫn cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị thực hiện cập nhật Cơ sở dữ liệu; quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu và các vấn đề khác khi có phát sinh.

6. Cài đặt và cấp tài khoản mới cho các đối tượng mới gia nhập hệ thống, xóa, tạm dừng hoặc thay đổi tài khoản trong các trường hợp như: cá nhân, tổ chức được cấp tài khoản đã giải thể, chuyển nhượng, sáp nhập, hợp nhất; cá nhân làm việc tại cơ quan, tổ chức đã chấm dứt hợp đồng lao động, chuyển công tác, nghỉ hưu, nghỉ việc; cấp lại tài khoản cho các tổ chức, cá nhân đã bị xóa và các trường hợp tương tự khác.

1. Đảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền để sử dụng Cơ sở dữ liệu; thực hiện đầy đủ việc tra cứu và cập nhật dữ liệu chứng thực vào Cơ sở dữ liệu.

2. Phân công công chức phụ trách công tác chứng thực thực hiện việc cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu đảm bảo đúng theo quy định. Đồng thời, cử công chức phụ trách tham gia đầy đủ các lớp bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng về Cơ sở dữ liệu.

3. Chịu trách nhiệm trong quản lý, sử dụng tài khoản; bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi thay đổi công chức phụ trách công tác chứng thực; bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.

Triển khai kịp thời các quy định của pháp luật về chia sẻ thông tin và nội dung Quy chế này đến các công chứng viên là hội viên của Hội để thực hiện việc công chứng đảm bảo đúng quy định, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng trên địa bàn Tỉnh; kiến nghị xử lý đối với các hành vi chia sẻ thông tin không kịp thời, không trung thực hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, chứng thực, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức.

1. Các Tổ chức hành nghề công chứng đang hoạt động phải đăng ký sử dụng hoặc kết nối với Cơ sở dữ liệu và cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin về giao dịch đã công chứng vào Cơ sở dữ liệu.

2. Trưởng các Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền để sử dụng Cơ sở dữ liệu; cài đặt các chương trình kiểm tra và diệt vi rút trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu;

b) Phân công công chứng viên hoặc nhân viên thực hiện nhập thông tin về giao dịch, tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu, lưu trữ dữ liệu công chứng theo đúng quy định tại Quy chế này và quy định pháp luật khác có liên quan;

c) Tổ chức quản lý việc khai thác, sử dụng các tính năng của Cơ sở dữ liệu được phân quyền phục vụ cho việc quản lý hoạt động công chứng tại tổ chức mình và chịu trách nhiệm đối với việc khai thác, sử dụng do nhân viên của tổ chức mình thực hiện;

d) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu của tổ chức mình; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu;

đ) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc đối với nhân viên đã từng truy cập Cơ sở dữ liệu; bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật;

e) Cử công chứng viên, nhân viên tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu;

g) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu.

Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Giao Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Hội công chứng viên Tỉnh và các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, Sở Tư pháp tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân Tỉnh để xem xét, quyết định sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.