Quyết định 138/2001/QĐ-UB Về việc ban hành bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và quan hệ công tác của Văn phòng HĐND và UBND tỉnh Lâm Đồng

Điều 2: Các ông Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh, Trưởng ban Ban Tổ chức Chính quyền tỉnh, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, Chủ tịch Hội đồng Nhân dân và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã trong tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này kể từ ngày ký./.

Văn phòng HĐND và UBND tỉnh (Sau đây gọi tắt là Văn phòng) là cơ quan làm việc của Thường trực HĐND và UBND tỉnh, có chức năng tham mưu tổng hợp, phối hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác của Thường trực HĐND và UBND tỉnh đảng bảo tính thống nhất, liên tục có hiệu lực và hiệu quả. Đồng thời bảo đảm điều kiện hoạt động cho Đoàn ĐBQH đơn vị tỉnh Lâm Đồng.

1/ Xây dựng các chương trình làm việc của HĐND, Thường trực HĐND, UBND và Chủ tịch UBND tỉnh. Giúp Thường trực HĐND, UBND tỉnh tổ chức theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và HĐND, UBND các Huyện, thành phố, thị xã thực hiện chương trình đó.

Phối hợp với các Ban của HĐND để chuẩn bị các báo cáo về hoạt động của HĐND tỉnh chuẩn bị báo cáo của UBND tỉnh; Biên tập và quản lý hồ sơ, biên bản các kỳ họp HĐND, phiên họp của UBND, các cuộc họp và lành việc của Thường trực HĐND, UBND tỉnh Tổ chức soạn thảo các đề án do Thường trực HĐND tỉnh, UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trực tiếp giao.

2/ Giúp HĐND, Thường trực HĐND và UBND tỉnh theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, Thường trực HĐND, UBND các huyện, thành phố, thị xã trong việc chuẩn bị các báo cáo, đề án (bao gồm dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các dự án kinh tế-xã hội, văn hóa, y tế, giáo dục, quốc phòng, an ninh và các dự án khác) và tham gia ý kiến về nội dung trong quá trình soạn thảo các đề án đó để HĐND, Thường trực HĐND, UBND tỉnh xem xét, quyết định.

3/ Bảo đảm việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin được thường xuyên, kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác của HĐND, UBND, Thường trực HĐND và chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh.

Giúp Thường trực HĐND, UBND tỉnh đảm bảo chế độ thông tin báo cáo lên cơ quan Nhà nước cấp trên theo quy định của pháp luật.

4/ Xây dựng kế hoạch công tác và lịch làm việc của Thường trực HĐND, các Ban của HĐND với UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh; Với Thường trực Tỉnh ủy, Mặt trận Tổ quốc và các cơ quan, đoàn thể cấp tỉnh.

Giúp Thường trực HĐND và UBND tỉnh trong việc tổ chức tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật.

5/ Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và tập huấn triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên, của HĐND, UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh đến các ngành, các cấp và theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các ngành, các cấp trong tỉnh thực hiện những văn bản quy phạm pháp luật đó.

6/ Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Thường trực HĐND, UBND tỉnh đảm bản đúng chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định của pháp luật.

Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của Thường trực HĐND, UBND tỉnh ; Hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, HĐND và UBND các huyện, thành phố, thị xã về công tác văn thư, lưu trữ và nghiệp vụ hành chính thống nhất trong toàn tỉnh theo quy định của pháp luật. Thống nhất chỉ đạo công tác tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước đối với các Sở, ban, ngành và các huyện, thành phố, thị xã trong tỉnh.

7/ Chuẩn bị nội dung và phục vụ các kỳ họp HĐND và các phiên họp UBND tỉnh; Các cuộc họp và làm việc của Thường trực HĐND, Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND tỉnh với các cơ quan đơn vị tổ chức và công dân.

8/ Bảo đảng các điều kiện về vật chất, kỹ thuật cho các hoạt động của HĐND, UBND tỉnh, Đoàn ĐBQH đơn vị tỉnh Lâm Đồng, các Ban của HĐND tỉnh.

9/ Quản lý tổ chức, đội ngũ cán bộ công chức, viên chức, kinh phí, tài sản, vật tư, hàng hóa được giao theo đúng quy định của Nhà nước.

l0/ Quản lý mọi hoạt động của Nhà khách UBND tỉnh.

11/ Thực hiện những nhiệm vụ và lĩnh vực công tác khác được Thường trực HĐND, UBND, Đoàn ĐBQH đơn Yị tỉnh Lâm Đồng giao.

l/- Chánh Văn phòng và một số Phó Văn phòng.

2/- Các Phòng và tổ chức trực thuộc Văn phòng:

2.1- Tổ chuyên viên HĐND tỉnh

2.2- Phòng Kinh tế - Tổng hợp

2.3- Phòng Công - nông nghiệp

2.4- Phòng Nội chính.

2.5- Phòng Văn xã

2.6- Phòng Ngoại vụ

2.7- Phòng Hành chính -Tổ chức

2.8- Phòng Quản trị-Tài vụ

2.9- Trung tâm Lưu trữ

2.l0- Nhà khách UBND tỉnh.

Các Phòng thuộc Văn phòng có Trưởng phòng và 01 (một) đến 02 (hai) Phó Trưởng phòng nếu xét thấy cần thiết.

Việc bổ nhiệm các chức danh: Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng, Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng... thuộc Văn phòng thực hiện theo phân cấp quản lý cán bộ - công chức hiện hành.

Việc bố trí cán bộ - công chức ở các đơn vị thuộc Văn phòng do ông Chánh Văn phòng bố trí sắp xếp cụ thể trong tổng biên chế được UBND tỉnh giao hàng năng.

1.1- Chánh Văn phòng là Thủ trưởng cơ quan Văn phòng, là người quản lý và điều hành mọi hoạt động của Văn phòng và chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh trong việc thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng ghi ở điều 2 bản quy định này.

1.2- Chánh Văn phòng được thừa lệnh Chủ tịch UBND tỉnh, Thường trực HĐND tỉnh ký các báo cáo nhanh, hàng tháng, đột xuất, các thông báo, công văn thông báo ý kiến chỉ đạo công việc, của Thường trực HĐND, UBND tỉnh, giấy mời họp của UBND tỉnh và Thường trực HĐND tỉnh gửi đến các cấp, các ngành trong tỉnh, sao các văn bản và ký giấy giới thiệu cho Thủ trưởng các ngành đi công tác ngoài tỉnh.

1.3- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước (Trung ương và địa phương) trong cơ quan Văn phòng.

1.4- Chủ tài khoản của Văn phòng.

Được Chánh Văn phòng phân công theo dõi một số lĩnh vực công tác của Văn phòng; Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và cấp trên về nội dung công tác của mình. Chánh Văn phòng ủy quyền cho một Phó Văn phòng điều hành công việc chung của Văn phòng và một Phó văn phòng ký thay chủ tài khoản khi Chánh văn phòng đi vắng.

1/ Nhiệm vụ chung: Theo dõi, nghiên cứu, tổng hợp, đề xuất, biên tập các đề án, các văn bản giúp Thường trực HĐND và UBND tỉnh trong việc chỉ đạo các cấp, các ngành, các đơn vị trên địa bàn tỉnh thực hiện nhiệm vụ kinh tế-xã hội, an ninh-quốc phòng theo chức năng nhiệm vụ được Chánh Văn phòng phân công, nhận thực hiện nhiệm vụ chung của Văn phòng tại điều 2 của bản quy định này.

2.l- Thường xuyên theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp và phân tích tình hình hoạt động của các ngành, các cấp được phân công theo dõi trong việc thực hiện các nhiệm vụ kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng, trong việc chấp hành các văn bản của cấp trên, các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước, của Tỉnh ủy, HĐND và UBND tỉnh (Kể cả các chuyên đề hoặc nhiệm vụ đột xuất), nhằm phản ảnh, báo cáo kịp thời phục vụ sự chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh và Thường trực HĐND tỉnh.

2.2- Nghiên cứu các văn bản của Đảng và Nhà nước, nhất là các văn bản quản lý nhà nước có liên quan đến lĩnh vực công tác được phân công, đề xuất với Thường trực HĐND, UBND tỉnh việc triển khai, tổ chức thực hiện các văn bản đó một cách chính xác, kịp thời.

2.3- Tổ chức tết công tác thông tin (tiếp nhận, lập hồ sơ công việc và nộp hồ sơ lưu trữ một cách khoa học). Rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ quản lý nhà nước, biên tập thành thạo các văn bản quản lý nhà nước theo đúng trình tự, nội dung, thẩm quyền và thể thức quy định hiện hành của Nhà nước trong lĩnh vực quản lý được phân công.

2.4- Được tham dự các kỳ họp HĐND, UBND tỉnh và các cuộc họp chuyên đề có liên quan do UBND tỉnh, Thường trực HĐND tỉnh triệu tập. Khi được phân công, có trách nhiệm trực tiếp làm thư ký các cuộc họp và soạn thảo các văn bản cần thiết (Nghị quyết, quyết định chỉ thị,...) trình Thường trực HĐND và UBND tỉnh ban hành.

2.5- Có nhiệm vụ chuẩn bị nội dung, cung cấp tình hình thuộc lĩnh vực mình phụ trách, dự tiếp và làm việc với các đoàn khách Trung ương, tỉnh bạn và các Đoàn nước ngoài đến làm việc với tỉnh theo sự phân công của Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND và UBND tỉnh, Chánh, Phó Văn phòng. Tiếp và làm việc với lãnh đạo, chuyên viên các ngành, các cấp , các đơn vị và nhân dân đến làm việc hoặc trình bày nguyện vọng với Thường trực HĐND và UBND tỉnh.

Thực hiện theo thông tư số 40/TT ngày 24/Ol/1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ và Quyết định số l097/QĐ-UB ngày 07/05/1998 của UBND tỉnh Lâm Đồng.

Thực hiện theo Quy chế về tổ chức hoạt động và chế độ quản lý tài chính của Nhà khách ban hành kèm theo Quyết định số 117/2000/QĐ-UB ngày 06/11/2000 của UBND tỉnh Lâm Đồng.

Điều 8: Giao Chánh Văn phòng căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng, để quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức và lề lối làm việc của Phòng Hành chính - Tổ chức, Phòng Quản trị - Tài vụ, các Phòng và Tổ được nêu tại điều 5 của bản quy định này

1/- Văn phòng làm việc theo chế độ Thủ trưởng. Chánh Văn phòng là Thủ trưởng cơ quan Văn phòng, chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo điều hành mọi hoạt động của Văn phòng.

2/- Các đơn vị trực thuộc Văn phòng, làm việc theo chế độ Thủ trưởng. Các Trưởng phòng (hoặc Phó trưởng phòng), Giám đốc (hoặc Phó giám đốc) chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về mọi hoạt động của bộ phận mình theo chức năng nhiệm vụ và quyền hạn tại quy định này và nhiệm vụ cụ thể do Chánh Văn phòng giao.

Tổ chuyên viên HĐND tỉnh làm việc theo sự phân công của Đoàn đại biểu Quốc hội đơn vị tỉnh Lâm Đồng và theo sự phân công của HĐND, Thường trực HĐND và các Ban của HĐND tỉnh.

3/- Chế độ ban hành văn bản của Thường trực HĐND và UBND tỉnh:

Chánh Văn phòng thống nhất quản lý việc ban hành các hình thức văn bản của Thường trực HĐND và UBND tỉnh từ khâu soạn thảo, trình ký đến khâu ban hành. Người soạn thảo phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của văn bản do mình soạn thảo sau khi soạn thảo phải thông qua Chánh Văn phòng hoặc Phó Văn phòng kiểm tra về nội dung, thể thức văn bản và ký tắt vào văn bản mới trình Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND và UBND tỉnh ký ban hành. Phòng Tổ chức - Hành chính chỉ được phép xử lý những văn bản sau khi có ý kiến thẩm định của Chánh, Phó Văn phòng.

1/ Quan hệ giữa Văn phòng với Văn phòng Tỉnh ủy:

1.1- Văn phòng quan hệ chặt chẽ với Văn phòng Tỉnh ủy trong việc xây dựng chương trình công tác tháng, năm, báo cáo tình hình, dự kiến những nội dung cần đưa ra xin ý kiến chỉ đạo chung của Thường trực Tỉnh ủy, Thường trực HĐND và UBND tỉnh.

1.2- Phối hợp để có sự phân công mỗi bên trong việc nắm tình hình các mặt ở địa phương hoặc phân công chuẩn bị các nội dung công tác, các dự án trình Thường trực Tỉnh ủy.

2/- Quan hệ giữa Văn phòng với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và Thường trực HĐND, UBND các huyện, thành phố, thị xã:

2.1- Văn phòng có quan hệ mật thiết, phối hợp công tác hàng ngày với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và Thường trực HĐND, UBND các huyện, thành phố, thị xã để giúp UBND tỉnh nắm chắc mọi hoạt động của các ngành, các cấp. Đôn đốc các ngành, các cấp, các đơn vị thực hiện các Nghị quyết của HĐND, chỉ thị, quyết định và các văn bản khác của UBND tỉnh, thực hiện các chế độ báo cáo theo quy định.

2.2- Hướng dẫn giúp đỡ Văn phòng HĐND và UBND các huyện - thành phố - thị xã, các Sở ban, ngành, các đơn vị về phương pháp thu thập thông tin, báo cáo, nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ, để phối hợp trên dưới kịp thời, nhạy bén và thông suốt.

3/- Quan hệ giữa Văn phòng với Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch Nước và Văn phòng Chính phủ:

Văn phòng thường xuyên quan hệ với Văn phòng Quốc Hội, Văn phòng Chủ tịch Nước, Văn phòng Chính phủ và các cơ quan chuyên môn trực thuộc Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch Nước và Văn phòng Chính phủ để nắm các thông tin về quản lý, tiếp nhận những kinh nghiệm tiên tiến về quản lý văn phòng, những trang thiết bị hiện đại về văn phòng, những quy chế lành việc, quản lý văn bản, nhằm thực hiện cải cách thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng hiệu quả công tác Văn phòng.

Điều 11: Bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và quan hệ công tác của Văn phòng HĐND và UBND tỉnh có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày UBND tỉnh ký quyết định ban hành.

Điều 12: Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo các tổ chức chuyên môn trực thuộc Văn phòng căn cứ bản quy định này, xây dựng quy chế hoạt động của từng tổ chức chuyên môn và nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ - công chức.

Trong quá trình triển khai thực hiện nếu thấy có vấn đề gì khó khăn, vướng mắc cần sửa đổi bổ sung thì Chánh Văn phòng báo cáo về Ban Tổ chức Chính quyền tỉnh để tổng hợp trình UBND tỉnh Quyết định cụ thể./.