Quyết định 131/2004/QĐ-UB V/v Ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm Văn thư - Lưu trữ tỉnh Sơn la

Điều 3. Các Ông (bà) Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Trung tâm Văn thư - Lưu trữ tỉnh; các sở, ban, ngành; đoàn thể; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này ./.

Điều 1. Trung tâm Văn thư - Lưu trữ tỉnh Sơn la là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh Sơn la, có chức năng giúp UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh Sơn la.

Điều 2. Trung tâm Văn thư - Lưu trữ chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp và toàn diện của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, chịu sự kiểm tra và hướng dẫn về chuyên môn của Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước.

Điều 4. Trung tâm Văn thư - Lưu trữ tỉnh Sơn la được tổ chức và điều hành theo chế độ thủ trưởng, Giám đốc Trung tâm là người chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh, Chánh Văn phòng UBND tỉnh về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm.

Giúp việc cho Giám đốc Trung tâm có Phó Giám đổc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những công việc được Giám đốc phân công, thay mặt Giám đốc xử lý các công việc thuộc Trung tâm khi Giám đốc đi vắng.

Cán bộ, viên chức của Trung tâm chấp hành sự phân công và chịu sự kiểm tra của Giám đốc, Phó giám đốc.

+ Công chức viên chức làm công tác quản lý nhà nước về công tác Văn thư-Lưu trữ có trình độ Đại học chuyên ngành Lưu trữ, có khả năng nghiên cứu, biên soạn các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ của địa phương.

+ Được phép làm việc trực tiếp với UBND các huyện, thị xã, các sở, ban, ngành, đoàn thế, các tổ chức hội, các DNNN đế kiếm tra nắm tình hình; đôn đốc thực hiện các Quyết định, truyền đạt ý kiến chỉ đạo của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh về công tác Văn thư - Lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ.

* Nhiệm vụ, quyền hạn của công chức, viên chức quản lý kho :

+ Công chức làm nhiệm vụ quản lý kho lưu trữ có trình độ Trung cấp trở lên, có khả năng thực hiện các khâu khoa học nghiệp vụ trong kho lưu trữ.

+ Được phép đôn đốc cán bộ, chuyên viên Văn phòng UBND tỉnh thực hiện nhiệm vụ lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ đã giải quyết xong vào Trung tâm theo đúng quy định.

+ Được sự đồng ý của người có thẩm quyền, có nhiệm vụ phục vụ việc nghiên cứu, khai thác tài liệu lưu trữ và làm thủ tục chứng thực tài liệu lưu trữ tại Trung tâm theo đúng nội quy, quy định sử dụng và khai thác tài liệu lưu trừ.

- Giúp UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh chỉ đạo, tổ chức thực hiện các quy định của nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ.

- Hàng năm căn cứ vào hướng dẫn của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước, xây dựng phương hướng, kế hoạch công tác Văn thư - Lưu trữ của địa phương trình UBND tỉnh ban hành và tổ chức triển khai thực hiện ở các cấp, các ngành trên địa bàn tỉnh Sơn la.

- Nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học công nghệ trong công tác Lưu trữ.

- Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc công tác Văn thư - Lưu trữ đối với các Cấp, các Ngành; thực hiện thống nhất các chế độ quy định, nguyên tắc quản lý về công tác Văn thư-Lưu trữ.

- Thực hiện chế độ thông tin báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình triến khai thực hiện quản lý công tác Văn thư-Lưu trữ với UBND tỉnh, Cục Văn thư-Lưu trữ nhà nước.

- Lập kế hoạch tổ chức nghiên cứu và ứng dụng các tiến bộ khoa học về nghiệp vụ vào quản lý công tác Văn thư-Lưu trữ và tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị là nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Văn thư - lưu trữ tỉnh.

- Phối hợp với các cấp, các ngành về quản lý nghiệp vụ đối với cán bộ, viên chức làm công tác Văn thư- Lưu trữ ở các sở, ban, ngành, các huyện, thị xã, các Tổ chưc hội, các Doanh nghiệp nhà nước trong tỉnh, íập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng và tổ chức tập huấn nâng cao trình độ về công tác Văn thư- lưu trữ cho các cơ quan, đơn vị và cán bộ nghiệp vụ Văn thư-lưu trữ.

- Lập kế hoạch kinh phí hoạt động thường xuyên của Trung tâm Văn thư-lưu trữ tỉnh trình Văn phòng UBND tỉnh (kinh phí hoạt động của Trung tâm bao gồm cho các hoạt động quản lý nhà nước và chi cho các hoạt động sự nghiệp về công tác Văn thư-lưu trữ).

- Lập phương án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng mới, trang thiết bị, phương tiện làm việc cần thiết đế đảm bảo an toàn hồ sơ và tài liệu lưu trữ, chuẩn bị lập kế hoạch cho việc thu, nhận tài liệu lưu trữ thuộc các nguồn nộp lưu của tỉnh vê kho lưu trữ tỉnh (khi tỉnh đã xây dựng được kho lưu trữ mới).

- Chủ động giới thiệu, công bố tài liệu trên phương tiện thông tin đại chúng, giới thiệu cho các cơ quan, tổ chức trong tỉnh về các nguồn tài liệu được phục vụ, sử dụng rộng rãi đang bảo quản tại Trung tâm Văn thư-Lưu trữ tỉnh (trừ những tài liệu quản lý theo chế bộ mật).

- Hướng dẫn việc tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ; lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc thu thập hồ sơ, tài liệu; phối hợp với các cơ quan, đơn vị xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập; chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu đến hạn nộp lưu của các cơ quan thuộc danh mục nguồn nộp lưu tài liệu về kho lưu trữ tỉnh; tài liệu của các cơ quan, đơn vị giải thể, tài liệu của Văn phòng UBND tỉnh.

- Lập danh mục thành phần tài liệu giao nộp của các cơ quan là nguồn nộp lưu theo hướng dẫn của Cục Văn thư-Lưu trữ nhà nước.

- Sun tầm, bổ sung tài liệu còn thiếu qua các thời kỳ lịch sử và bảo quản cố định tại kho lưu trữ tỉnh.

- Sắp xếp khoa học những hồ sơ tài liệu lưu trữ, phục vụ kịp thời việc nghiên cứu, khai thác tài liệu trong kho lưu trữ tỉnh theo quy định và hướng dẫn thống nhất của Cục Văn thư-Lưu trữ nhà nước.

- Bảo quản an toàn, giữ gìn bí mật tài liệu của kho lưu trữ tỉnh, lập sổ sách quản lý, theo dõi các loại tài liệu và sự biến động của tài liệu trong kho; thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu; Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hỏng hoặc có nguy có bị hư hỏng; Thực hiện chế bộ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm (nếu có), quản lý và bảo vệ vật tư, tài sản của Trung tâm.

- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho sự chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, việe nghiên cứu của cán bộ Lãnh đạo, Chuyên viên , trong Văn phòng, các cơ quan, đơn vị và các yêu cầu chính đáng của công dân theo quy định.

- Hướng dẫn sử dụng tài liệu phục vụ cho các nhiệm vụ chính trị của địa phương; Xây dựng nội quy sử dụng tài liệu tại Trung tâm; Tổ chức đầy đủ các hình thức phục vụ và sử dụng tài liệu gồm :

+Phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Trung tâm Văn thư-lưu trữ tỉnh.

+ Tổ chức trưng bày, giới thiệu tài liệu lưu trữ nhân dịp những sự kiện quan trọng của địa phương hoặc của các ngành.

+ Chủ động giới thiệu tài liệu phục vụ cho các đề án, công trình nghiên cứu, tư liệu ảnh cho các cơ quan ở địa phương.

+ Hướng dẫn và bảo quản tài liệu như: tài liệu lưu trữ của tập thể, cá nhân; tổ chức tiếp nhận những kỷ vật, tài liệu thuộc sở hữu cá nhân khi có người muốn gửi, tặng hoặc bán cho cơ quan lưu trữ tỉnh.

- Trung tâm Văn thư-Lưu trữ được phép trực tiếp làm việc với UBND các huyện, thị xã, các Sở, Ban, Ngành, các tổ chức Hội, các DNNN của tỉnh đế năm tình hình vê công tác Văn thư - lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ, hướng dẫn nghiệp vụ và tham gia góp ý về công tác Văn thư - Lưu trữ với Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị.

- Được phép yêu cầu thủ trưởng và cán bộ, viên chức của các cấp, các Ngành, các cơ quan đơn vị thực hiện đúna theo quy định, chế độ, nguyên tắc của Đảng và Nhà nước, UBND tỉnh về công tác Văn thư-Lưu trữ. Trong trường hợp cần thiết có kiến nghị các hình thức xử lý đối với các vụ việc vi phạm quy định về quản lý công tác Văn thư-Lưu trữ.

- Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư-Lưu trữ, và có trách nhiệm tổ chức triển khai, đôn đốc việc triển khai công tác Văn thư-Lưu trữ tai các huyện, thi xã và các sở, ban, ngành, đoàn thể trong tỉnh.

Điều 9. Mối quan hệ giữa Trung tâm Văn thư-Lưu trữ tỉnh với các cơ quan đoàn thể, UBND các huyện, thị xã và các bộ phận trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh là mối quan hệ phối hợp, hợp tác cùng chịu trách nhiệm thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo của Cục Văn thư-Lưu trữ, UBND tỉnh về công tác Văn thư-Lưu trữ.

Trong quá trình thực hiện có vấn đề gì phát sinh cần bổ sung, sửa đổi bản quy chế này thì Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Trung tâm Văn thu-Luu trữ tỉnh có trách nhiệm báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.