Quyết định 13/2009/QĐ-UBND Về việc ban hành quy chế quản lý, sử dụng hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính các cấp

Điều 1. Quy chế này quy định việc quản lý sử dụng hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính các cấp, làm cơ sở cho việc quản lý địa bàn, lãnh thổ, quản lý Nhà nước tại địa phương và giải quyết tranh chấp đất đai có liên quan đến địa giới hành chính các cấp.

Điều 2. Hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính các cấp được lập theo Chỉ thị số 364/CT ngày 06/11/1991 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (nay là Thủ tướng Chính phủ) và được chỉnh lý, bổ sung theo dự án lập mới, chỉnh lý, bổ sung hồ sơ, bản đồ, địa giới hành chính các cấp năm 2008, là tài liệu pháp lý để chính quyền các cấp thống nhất sử dụng trong công tác quản lý Nhà nước về địa giới hành chính ở địa phương.

Điều 3. Hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính các cấp bao gồm: hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính của xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là hồ sơ địa giới hành chính cấp xã); hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện, thành phố, thị xã thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là hồ sơ địa giới hành chính cấp huyện); hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính cấp tỉnh.

Mốc địa giới hành chính các cấp là mốc địa giới được chôn ngoài thực địa tại ngã ba tuyến địa giới hành chính (mốc 3 mặt), tại ngã tư tuyến địa giới hành chính (mốc 4 mặt), trên tuyến địa giới hành chính của hai đơn vị hành chính (mốc 2 mặt).

Điều 5. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các cấp có thẩm quyền sử dụng, khai thác và chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân cấp trên về tình trạng hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới, mốc địa giới hành chính được giao quản lý.

Sở Nội vụ quản lý hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã trong toàn tỉnh.

Phòng Nội vụ quản lý bộ hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính cấp huyện và cấp xã trong huyện.

Công chức Địa chính cấp xã quản lý hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới, mốc địa giới hành chính trong xã.

Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố có trách nhiệm bảo quản mốc địa giới hành chính chôn trên địa bàn của thôn, tổ dân phố mình quản lý.

Điều 7. Việc giao, nhận, quản lý hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới, mốc địa giới hành chính phải được lập thành văn bản xác định rõ tình trạng bộ hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới, mốc địa giới hành chính khi giao nhận, quản lý.

Việc quản lý bộ hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính của các cơ quan: Sở Nội vụ và Phòng Nội vụ giao cụ thể cho cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có trách nhiệm trực tiếp quản lý.

Việc quản lý mốc địa giới hành chính: căn cứ vào biên bản bàn giao của cơ quan chức năng cho cấp xã, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn phải phối hợp chặt chẽ với các xã, phường, thị trấn liên quan để thống nhất giao cho Trưởng thôn, Tổ trưởng Tổ dân phố nơi có mốc địa giới hành chính trực tiếp bảo quản và có biện pháp đảm bảo an toàn, ổn định lâu dài mốc địa giới hành chính đã được giao.

Điều 8. Tổ chức, cá nhân được giao quản lý hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới, mốc địa giới hành chính (tỉnh, huyện, xã) phải thường xuyên kiểm tra để phát hiện, phản ánh và xử lý kịp thời những hiện tượng làm ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới, mốc địa giới hành chính.

Hằng tháng, cán bộ địa chính cấp xã có trách nhiệm báo cáo với Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp về tình trạng hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới, mốc địa giới hành chính được giao quản lý.

Hằng quý, vào tháng cuối quý, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các cấp có trách nhiệm kiểm tra tình trạng hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính theo quy định.

Sáu tháng một lần, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải báo cáo lên Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện báo cáo lên Uỷ ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) về tình trạng hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới, mốc địa giới hành chính, những biến động, thay đổi về địa giới hành chính được giao quản lý.

Tháng 12 hằng năm, Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp tình hình quản lý, sử dụng và những thay đổi về địa giới hành chính trình Uỷ ban nhân dân tỉnh báo cáo Chính phủ.

Điều 9. Người được giao quản lý trực tiếp hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính, mốc địa giới hành chính khi thay đổi vị trí công tác hoặc vì lý do khác không đảm nhận được nhiệm vụ thì tổ chức được giao trực tiếp quản lý hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới, mốc địa giới hành chính phải phân công người khác quản lý và phải tiến hành lập biên bản bàn giao cho người được phân công tiếp tục quản lý hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới, mốc địa giới hành chính theo đúng quy định.

Thủ trưởng cơ quan quản lý hồ sơ địa giới thay đổi công tác hoặc không đảm nhận được nhiệm vụ thì phải tiến hành lập biên bản và bàn giao trách nhiệm quản lý cho người mới đảm nhiệm.

Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã thay đổi công tác do hết nhiệm kỳ hoặc vì lý do khác không đảm nhận nhiệm vụ thì tổ chức được giao trực tiếp quản lý hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới, mốc địa giới hành chính phải phân công người được phân công quản lý và phải bàn giao trách nhiệm quản lý hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới, tình trạng mốc địa giới hành chính cho người mới đảm nhiệm. Khi bàn giao phải có sự chứng kiến Phòng Nội vụ, Phòng Tài nguyên và Môi trường và đại diện Uỷ ban nhân dân cấp huyện.

Điều 10. Trường hợp hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới, mốc địa giới hành chính bị hư hỏng hoặc mất mát thì Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp trực tiếp quản lý phải báo cáo ngay trên cơ quan cấp trên đề nghị xin sao lại hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính. Uỷ ban nhân dân cấp xã liên quan phải tổ chức khôi phục lại mốc địa giới hành chính và tiến hành điều tra nguyên nhân để xử lý theo qui định của pháp luật.

Trước khi thi công các công trình (giao thông, xây dựng...) có ảnh hưởng đến vị trí mốc địa giới hành chính, đơn vị thi công phải báo cáo với Uỷ ban nhân dân cấp xã. Nếu phải chuyển dịch vị trí mốc thì phải được sự chấp thuận của Uỷ ban nhân dân cấp huyện và thoả thuận vị trí mới Uỷ ban nhân dân cấp xã có liên quan. Mọi chi phí di chuyển vị trí mốc do đơn vị thi công hoặc chủ đầu tư công trình chịu trách nhiệm.

Điều 11. Khi có tranh chấp đất đai liên quan đến đường địa giới hành chính, Uỷ ban nhân dân cấp xã căn cứ vào hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới, mốc địa giới hành chính hiện đang quản lý để làm cơ sở pháp lý giải quyết tranh chấp, đồng thời báo cáo lên cơ quan cấp trên trực tiếp.

Điều 12. Trường hợp có tranh chấp đến đường địa giới hành chính trong nội cấp huyện, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện căn cứ vào hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới, mốc địa giới hành chính đang quản lý để làm cơ sở giải quyết. Trong trường hợp đã giải quyết hoặc chưa giải quyết được cũng phải báo cáo lên Uỷ ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ).

Điều 13. Nghiêm cấm việc mang hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính về nhà riêng. Đối với xã vùng sâu, vùng xa, biên giới để đảm bảo an toàn hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính có yêu cầu lưu gửi tại nơi ở của cán bộ quản lý thì phải được sự cho phép của Chủ tịch Uỷ ban dân dân huyện. Việc sao chép lại và cho mượn hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới phải được sự đồng ý bằng văn bản của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cùng cấp. Riêng đối với cấp xã phải được sự đồng ý bằng văn bản của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện.

Điều 14. Việc lập các bản đồ về kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh của địa phương có liên quan đến địa giới hành chính nhất thiết phải căn cứ vào đường địa giới hành chính được xác định trên bản đồ địa giới hành chính của từng cấp. Đối với bản đồ thường trực địa giới hành chính và bản đồ treo tường tại các công sở của các cơ quan hành chính sự nghiệp trên địa bàn tỉnh phải thống nhất theo bản đồ địa giới hành chính và do Bộ Tài nguyên và Môi trường thống nhất phát hành.

Khi có quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc thay đổi địa danh dân cư: thành lập mới, chia tách, đổi tên thôn… cán bộ địa chính cấp xã phải bổ sung quyết định vào hồ sơ địa giới hành.

Khi có phê chuẩn của Chính phủ về việc điều chỉnh địa giới hành chính cấp xã; các huyện, thành phố, thị xã phải tiến hành việc lập lại bộ hồ sơ địa giới hoặc chỉnh sửa, bổ sung theo đơn vị hành chính mới, đồng thời bàn giao bộ hồ sơ địa giới đơn vị cũ (nếu có) về Uỷ ban nhân dân cấp huyện quản lý và lưu trữ.

Việc chỉnh sửa, bổ sung vào hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính thực hiện trên bản sao không trực tiếp chỉnh sửa vào bản chính.