Quyết định 117/2005/QĐ-UB Về việc ban hành Quy chế sử dụng, khai thác hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Sơn La

Điều 1. Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Sơn La là hệ thống thông tin thuộc Đe án Tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước tỉnh Sơn La giai đoạn 2001- 2005 (Đề án 112), nhằm phục vụ các đối tượng là cán bộ, công chức, viên chức thuộc các đơn vị hành chính, sự nghiệp của tỉnh sử dụng gửi, nhận thông tin dưới dạng thư tín qua mạng tin học diện rộng, phục vụ nghiệp vụ chuyên môn theo chức năng nhiệm vụ được phân công.

Điều 2. Văn phòng UBND tỉnh, chịu trách nhiệm quản lý khai thác sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh. Trung tâm tin học của Văn phòng UBND tỉnh, chịu trách nhiệm quản trị kỹ thuật hệ thống điện tử và các dịch vụ cơ bản của hệ thống thông tin điện tử của tỉnh, giúp Chánh Văn phòng UBND tỉnh thực hiện nhiệm vụ quản lý hệ thống thư điện tử.

Điều 3. Quy định này áp dụng cho tất cả các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức của các đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc Đề án 112 của tỉnh. Để tham gia và khai thác Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.

Điều 4. Hệ thống thư điện tử được thiết lập và vận hành trên cơ sở hạ tầng kỹ thuật mạng diện rộng của tỉnh Sơn La gồm Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh, mạng LAN thành phần của các đơn vị trực thuộc UBND tỉnh, các đơn vị có kết nối truyền thông với Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh.

Hệ thống thư tín điện tử được đặt tên duy nhất trong tỉnh có dạng tên sd@sonla.gov.vn được chia thành các loại:

- Hộp thư dành cho cá nhân.

- Hộp thư dành cho đơn vị hành chính sự nghiệp (Các Sở, Ban, Ngành và UBND các huyện, thị xã). Hộp thư dành cho đơn vị được qui định đánh tên theo hướng dẫn tại công văn số 309/CV-BĐH112 ngày 13/9/2004 của Ban Điều hành Đề án 112 của Chính phủ về qui định địa chỉ IP và tên miền của mạng tin học Chính phủ.

1. Văn phòng UBND nhân dân tỉnh:

- Chánh văn phòng UBND tỉnh ký duyệt danh sách hộp thư được đăng ký (hoặc loại bỏ khỏi danh sách hộp thư) của tỉnh.

- Quản trị mạng có trách nhiệm cập nhật thông tin về thư điện tử của tỉnh theo quyết định của Chánh văn phòng UBND tỉnh. Tổng hợp danh sách các cá nhân, đơn vị thuộc Đề án 112 có nhu cầu bổ sung mới hoặc huỷ bỏ hòm thư điện tử ừình Chánh Văn phòng UBND tỉnh ký duyệt.

2. Sở Nôi vu:

- Cung cấp thông tin, thay đổi thông tin về mỗi cán bộ công chức tại Sở Nội vụ cho Văn phòng UBD tỉnh để cập nhật kịp thời vào danh bạ điện tử của tỉnh.

- Mọi quyết định về cá nhân, tổ chức do Sở Nội Vụ trình UBND tỉnh phê duyệt, đều được cập nhật, chuyển đến Văn phòng UBND tỉnh để theo dõi, cập nhật.

3. Các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã:

- Cung cấp thông tin thay đổi về mỗi cán bộ công chức công tác tại đơn vị mình quản lý cho Văn phòng UBND tỉnh để cập nhật kịp thời vào danh bạ điện tử của tỉnh.

- Thiết lập hệ thống danh bạ điện tử cơ quan hành chính sự nghiệp của tỉnh, thông tin về danh bạ thư điện tử trong tỉnh, cấp cho từng cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan hành chính thuộc Đe án 112 tỉnh: địa chỉ thư tín điện tử và mật khẩu sử dụng, tài liệu hướng dẫn khai thác thư điện tử.

- Quản trị Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Sơn La, bảo đảm cho Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh hoạt động thông suốt, liên tục. Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin cho Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh theo chế độ mật. Quản lý

quyền truy cập của các đơn vị, của mỗi cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan hành chính, sự nghiệp trực thuộc.

- Xóa bỏ thư rác và các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác nghiệp vụ chuyên môn.

- Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học đối với Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Sơn La.

- Tạo lập chế độ lưu trữ thông tin.

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch b.ồi dưỡng, tập huấn khai thác sử dụng Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh cho cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan hành chính sự nghiệp của tỉnh thuộc Đề án 112.

- Căn cứ kế hoạch hàng năm, lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, xây dựng và phát triển Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Qui trình cung cấp và quản lý thư tín điện tử được áp dụng cho đối tượng mới được tuyển vào làm việc tại các cơ quan hành chính, sự nghiệp của tỉnh, thuyên chuyển công tác hoặc thôi không làm việc tại các đơn vị ừong tỉnh.

1. Đối với trường hop công chức mói vào làm viêc tai các đơn vi true thuôc UBND tỉnh.

Trung tâm tin học Văn phòng UBND tỉnh, căn cứ vào Quyết định của UBND tỉnh, của Sở Nội vụ. Quản trị mạng phải tạo lập một hộp thư mới cho cán bộ mới, báo cáo Chánh Văn phòng UBND tỉnh phê duyệt để được tham gia hệ thống thông tin điện tử.

2. Đối với trường họp công chức thay đổi vị trí công tác.

Trung tâm tin học Văn phòng UBND tỉnh, căn cứ vào Quyết định của UBND tỉnh. Báo cáo Chánh Văn phòng UBND tỉnh phê duyệt, cập nhật thông tin vào danh bạ điện tử của tỉnh để bảo đảm tính thống nhất quản lý người sử dụng trong hệ thống thông tin của tỉnh.

3. Đối vói trường họp công chức chuyển công tác ra khỏi các đơn vị hành chính sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh hoặc về hưu.

Trung tâm tin học Văn phòng UBND tỉnh, căn cứ vào Quyết định của các đơn vị hành chính, sự nghiệp, của UBND tỉnh loại hộp thư của cán bộ này ra khỏi hệ thống thông tin điện tử của tỉnh.

Các cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan hành chính sự nghiệp của tỉnh được cấp hộp thư điện tử cá nhân có trách nhiệm:

1. Bảo vệ mật khẩu sử dụng thư điện tử.

2. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử của cá nhân.

3. Chịu trách nhiệm về nội dung thông tin của mình gửi lên mạng.

4. Không truy nhập vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình.

5. Không được cung cấp mật khẩu, hoặc để lộ mật khẩu vào Hệ thống thư điện tử cho người khác.

6. Không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử không đúng mục đích của Hệ thống thư tín điện tử tỉnh Son La thông qua địa chỉ sử dụng của minh.,

7. Khi gặp sự cố về hệ thống phải báo cho Trung tâm tin học để khắc phục, xử lý.

- Hộp thư điện tử là loại hộp thư đặc biệt dành để đơn vị hành chính trao đổi công tác của đơn vị.

- Hộp thư đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quản lý, Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho một số người trong đơn vị sử dụng.

- Khi thay đổi Thủ trưởng đơn vị thì Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được Thủ trưởng đơn vị ủy quyền) phải bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu của hộp thư đơn vị cho Thủ trưởng đơn vị mới.

- Khi nhận được thư điện tử gửi vào hộp thư đơn vị thì Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được Thủ trưởng đơn vị ủy quyền) phải có trách nhiệm xử lý và thực hiện.

- Thủ trưởng đơn vị ban hành qui chế sử dụng và chấp hành thông tin được truyền qua hộp thư cơ quan và phải coi đó như phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của Thủ trưởng đơn vị.

- Không sử dụng các hộp thư cá nhân dạng khác (như yahoo, hotmail...) để trao đổi công việc trên hệ thống mạng diện rộng của tỉnh.

- Không tự tổ chức mạng riêng với địa chỉ IP riêng và tên miền (domain) riêng.

huyện, thị xã và các đơn vị tham gia vào Hệ thống thư tín điện tử có trách nhiệm tổ chức thực hiện trong đơn vị mình các quy định trên.

Đơn vị, cá nhân nào vi phạm quy định này phải chịu trách nhiệm kỷ luật theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 13. Trong quá trình thực hiện, hếu có những vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, đề nghị các đơn vị gửi về Trung tâm tin học Văn phòng UBND tỉnh đế tổng họp báo cáo trình UBND tỉnh xem xét, quyết định./.