Quyết định 111/1998/QĐ-UB V/v ban hành quy định về "trình tự tiếp nhận và xử lý văn bản" tại Văn phòng UBND Tỉnh

Tất cả văn bản của TW, các cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân trong và ngoài tỉnh gởi đến UBND tỉnh qua đường bưu điện, Fax đến, Văn phòng UBND tỉnh đều tập trung vào phòng hành chính tổ chức (bộ phận văn thư) đăng ký, chuyển đến bộ phận tổng hợp để xử lý sơ bộ, sau đó chuyển đến Chánh Văn phòng để xử lý cuối cùng, thời gian giải quyết các thủ tục này trong ngày.

Sau khi đã xử lý, văn bản được chuyển lại phòng hành chính tổ chức (bộ phận văn thư) để gởi đến nơi nhận theo ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng, theo nguyên tắc :

- Những văn bản của TW có tính chất áp dụng chung (Nghị quyết, Nghị định, Quyết định , Chỉ thị) liên quan đến ngành nào thì sao gởi ngành đó và phải có dấu sao y bản chính và ghi nội dung chỉ đạo, thực hiện (nếu có). Nếu là văn bản mang tính chat chỉ đạo thuộc khối nào thì chuyển chuyên viên khối đó có trách nhiệm xử lý. Chuyên viên trực tiếp tham mưu đề xuất, hoặc phối hợp với các ngành liên quan tham mưu cho UBNĐ Tỉnh ban hành văn bản chỉ đạo các ngành thực hiện hay báo cáo lên cấp trên. Thời gian hoàn thành phải xong trước ít nhất là 7 ngày so với thời gian yêu cầu ghi trong văn bản.

- Những văn bản kiến nghị của các cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân có đầy đủ thủ tục cần xử lý thì chuyển chuyên viên tham mưu (thời gian xử lý không qúa 3 ngày). Nếu chưa đủ thủ tục thì chuyển trả cơ quan phát hành văn bản đó yêu cầu bổ sung hoàn chỉnh, cần ghi rõ những nội dung, hồ sơ cần bổ sung (theo quyết định số 51/1998/QĐ-UB ngày 18/04/1998 về việc ban hành quy chế làm việc của UBND Tỉnh).

- Đối với những văn bản "khẩn" "hỏa tốc" khi tiếp nhận từ bất cứ nguồn nào, phải chuyển ngay đến Chánh Văn phòng (nếu Chánh Văn phòng vắng, chuyển đến Phó Chánh Văn phòng phụ trách tổng hợp) để xử lý ; phải ghi rõ thời gian tiếp nhận, thời gian chuyển đến Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng.

- Nếu các có quan, đơn vị cử người mang văn bản tới UBND Tỉnh, phải đăng ký vào sổ "văn bản đến" tại bộ phận văn thư, sau để trực tiếp giao văn bản cho chuyên viên có trách nhiệm xử lý (nêu chuyên viên nhận văn bản trực tiếp cũng phải đăng ký lại bộ phận văn thư đó theo dõi chuyên viên nào giải quyết, Sau khi xem xét, nếu văn bản đầy đủ thủ tục thì chuyên viên mới tiếp nhận xử lý thời gian giải quyết không qua 03 ngày. Nếu chưa đủ thủ tục thì hướng dẫn cơ quan đã soạn thảo văn bản bổ sung hoàn chỉnh, đồng thời thông báo lại bộ phận văn thư biết để xóa trong danh sách nhận văn ban đến.

- Những văn bản gởi thẳng đến Chủ tịch, Phó Chủ Tịch UBND Tỉnh và lãnh đạo Văn phòng (không qua văn thư), sau khi có ý kiến của các đồng chí lãnh đạo đều phải chuyển về bộ phận văn thư đăng ký. Căn cứ ý kiến của lãnh đạo, bộ phận văn thu có trách nhiệm vào sổ công văn đến để theo dõi và chuyển giao văn bản đó tới chuyên viên có trách nhiệm xử lý (thời gian phải chuyển trong ngày).

- Tất cả các đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân gởi trực tiếp tại phòng tiếp dân : Chuyên viên phòng tiếp dân có trách nhiệm ghi biên nhận đầy đủ, phân loại, xử lý (trừ đơn tố cáo lãnh đạo, đơn vị từ cấp huyện và tương đương trở lên phải chuyển đến Chánh Văn phòng để xử lý và vào sổ theo dõi). Những đơn thư không thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND Tỉnh thì phòng tiếp dân có trách nhiệm hướng dẫn đương sự gởi đến đúng cấp có thẩm quyền giải quyết hoặc làm thủ tục chuyện đến các cơ quan chức năng giải quyết theo quy định hiện hành của nhà nước. Những đơn thư thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND Tỉnh thì phòng tiếp dân căn cứ nội dung đơn thư để giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho UBND tỉnh giao cho cơ quan chức năng thụ lý và báo cáo UBND Tỉnh theo đúng thời gian được qui định tại Pháp lệnh về khiếu nại - tố cáo của công dân. Thời gian xử lý đơn thư tại Văn phòng UBND Tỉnh không qúa 10 ngày. Thời gian thụ lý xác minh và báo cáo kết qua cho UBNĐ tỉnh theo quy định tại Pháp lệnh khiếu nại - tố cáo của công dân. Nếu qúa thời gian quy định ma không có lý do chính đáng thì Thủ trưởng ngành để phải chịu trách nhiệm trước UBND Tỉnh.

1/ Chuyên viên sau khi nhận văn bản phải chủ động nghiên cứu, tùy tính chất và nội dung công việc mà lập phiếu trình đề xuất ý kiến (thời gian không qúa 3 ngày) trình Chánh Văn phòng hoặc Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Tỉnh quyết định, Những việc cấp bách phải xin ý kién giải quyết ngay (trong thời gian 24 giờ kể tờ khi nhận được văn bản).

Trường hợp liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực chuyên viên được giao xử lý công việc phải chủ động bàn bạc trực tiếp với các chuyên viên, bộ phận khác hoặc các ngành có liên quan để lấy ý kiến (thời gian giải quyết không quá 05 ngày). Cơ quan được hỏi ý kiến phải có ý kiến bằng văn bản hoặc trực tiếp ghi vào văn bản và ký tên, đóng dấu. Cơ quan được hỏi ý kiến bắt buộc phải trả lời đồng ý hay không đồng ý theo thời gian quy định. Trên cơ sở đó, báo cáo Chánh Văn phòng hoặc trình ngay cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh có quyết định (trường hợp báo trực tiếp Chủ tịch, Phó Chủ Tịch UBND Tỉnh xử lý, chuyên viên phải báo lại cho Chánh Văn phòng biết để theo dõi). Không chuyển văn bản cho người khác, cơ quan khác xử lý, nếu không có ý kiến của Chánh Văn phòng hoặc Chủ Tịch, Phó Chủ Tịch UBND Tỉnh.

2/ Khi giải quyết công việc, chuyên viên phải thực hiện đầy đủ các nội dung chỉ đạo ghi trên phiếu chuyển, hoặc ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ Tịch UBND Tỉnh. Nếu ý kiến đề xuất khác với ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo thì chuyên viên phải có trách nhiệm báo cáo xin ý kiến tiếp theo và phải thực hiện nghiêm túc quyết định cuối cùng của lãnh đạo cao nhất, thời gian giải quyết không qua 03 ngày.

3/ Những văn bản được lãnh đạo ghi trực tiếp bên lề thì không được đóng dấu, tuyệt đối không được chuyển ra ngoài cơ quan mà phải được chuyên viên thế chế hóa bằng văn bản những ý kiến đó của lãnh đạo để gởi đến các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan thực hiện.

4/ Các văn bản, hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ Tịch UBNĐ Tỉnh và lãnh đạo Văn phòng giải quyết, chuyên viên phải lập phiếu trình kèm theo văn bản trình (đủ thủ tục hành chính), Không được ghi ý kiến hoặc ký tắt vào các văn bản, hồ sơ trình. Phiếu trình phải ghi rõ ràng tóm tắt nội dung vấn đề trình, đề xuất ý kiến giải quyết . Sau khi có ý kiến đồng ý của lãnh đạo, chuyên viên phải cụ thể hóa bằng văn bản (thời gian không quá 1 ngày) và chuyển đến Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ trách tổng hợp duyệt cho đánh máy (thời gian không quá 1 ngày) . Như vậy, nếu văn bản ban hành sai về nội dung so với ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo thì chuyên viên và người xử lý văn bản đó chịu trách nhiệm , nếu sai lỗi chính tả so với văn bản soạn thảo thì nhân viên đánh máy chịu trách nhiệm .

5/ Văn bản đánh máy xong bộ phận văn thư chuyển cho Chánh Văn Phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng trong ngày. Trước khi trình ký , các văn bản phải được Chánh Văn Phòng ký tắt, các văn bản đã ký chuyển phòng hành chính tổ chức (bộ phận văn thư) để phát hành.

6/ Về trách nhiệm trình ký : Thực hiện theo đung quy định tại điểm 3 - điều 6 về quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh.

1/ Trước khi đóng dấu để ban hành các văn bản đã trình ký, bộ phận, văn thư phải soát xét văn bản lần cuối, trường hợp phát hiện văn bản không đúng thể thức, không đủ thủ tục quy định thì được phép từ chối đóng dấu và báo cáo lại Chánh Văn phòng, đề nghị bổ sung, để xử lý tiếp, các loại văn bản này phải được phát hành trong ngày, chậm trễ thời gian phát hành Trưởng phòng hành chính tổ chức chịu trách nhiệm.

- Văn bản của UBND Tỉnh, Văn phòng UBND Tỉnh gởi TW, các cơ quan , đơn vị , cá nhân trong và ngoài tỉnh đều tập trung ở bộ phận văn thư đăng ký gởi đi. Đối với văn bản có ghi mức độ "Mật" phòng hành chính phải có phiếu gởi và lập sổ theo dõi riêng. Trường hợp đặc biệt phải gởi trực tiếp thì người nhận văn bản đó phải ký nhận, đầy đủ với văn thư. Đối với các văn bản, phát hành có ghi mức độ "khẩn" "hỏa tốc" khi phát hành phải ghi rõ thời gian và nơi nhận cụ thể.

1/ Chánh Văn phòng UBND Tỉnh chịu trách nhiệm trước Chủ Tịch, các Phó Chủ tịch và UBND Tỉnh về việc duy trì và thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo theo quy định Thủ Tướng Chính Phủ, Văn phòng Chính Phủ, Tỉnh ủy, HĐND tỉnh.

2/ Về chế độ báo cáo :

- Báo cáo định kỳ bao gồm : Báo cáo tuần, tháng, quý, 6 tháng và cả năm.

+ Báo cáo tuần : sang thứ 5 hàng tuần phải xong (ủy quyền cho Chánh Văn phòng ký).

+ Báo cáo tháng : Ngày 20 mỗi tháng phải xong, ủy quyền cho Chánh Văn phòng được ký dự thảo (trước ngày 22 hàng tháng) gởi lấy ý kiến và hoàn chỉnh trình Chủ Tịch ký vào ngày 25 mỗi tháng.

+ Báo cáo qúy : Phải xong trước ngày 25 tháng cuối qúy.

+ Báo cáo 6 tháng : Phải xong trước ngày 25 tháng 6.

+ Báo cáo năm : Phải hoàn chỉnh sơ bộ trước ngày 20 tháng 11, lấy ý kiến sau để đầu tháng 12 ban hành chính thức.

- Báo cáo chuyện đề phải bảo đảm đứng thời gian và nội dung báo cáo trước ít nhất 02 ngày so với quy định.

- Báo cáo đột xuất phải hoàn chỉnh và gởi ngay (chậm nhất là 01 ngày sau khi sự việc xảy ra).

3/ Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở các Phó Chánh Văn phòng, bộ phận chuyên viên tổng hợp duy trì chế độ báo cáo đúng thời gian quy định. Nội dung báo cáo tuần, tháng không cầu toàn, có đến đâu báo cáo đến đó. Báo cáo tháng, quý cần phải đánh giá mức độ thực hiện kế hoạch kinh tế - xã hội ở mỗi Ngành, Huyện và phạm vi Tỉnh, nêu bật những khó khăn, thuận lợi định hướng chỉ đạo thời gian tới.

Báo cáo 6 tháng, năm phải có đánh giá, phân tích đầy đủ, so sánh cụ thể và tổng quát kết quả thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, đề xuất phương hướng, giải pháp điều hành cho thời gian tới.

4/ Yêu cầu Chủ tịch UBND các Huyện, Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo đã được quy định, cụ thể.

- Duy trì thường xuyên báo cáo tuần : Trước ngày thứ 4 hàng tuần.

- Báo cáo tháng : Trước ngày 20 mỗi tháng.

- Báo cáo qúy : Trước ngày 20 tháng cuối qúy.

- Báo cáo năm : Trước ngày 20 tháng 11 và cuối tháng 11 hoàn chỉnh báo cáo chính thức (có ước thực hiện tháng 12).

- Báo cáo chuyên đề, báo cáo đột xuất thực hiện nghiêm theo từng thời gian quy định hoặc sự việc phát sinh, cụ thể.

Trên đây là quy định về “trình tự tiếp nhận và xử lý văn bản" tại Văn phòng UBND tỉnh.

Qúa trình thực hiện nếu có phát sinh những vấn đề mới UBND Tỉnh sẽ xem xét, điều chỉnh theo đề nghị của Chánh Văn phòng. Quy định này được thực hiện kể từ ngày ký./.