Quyết định 1096/QĐ-UBND Năm 2013 về Quy chế phối hợp trong công tác quản lý Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh

VỀ BAN HÀNH QUY CHẾ PHỐI HỢP TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN, CHI NHÁNH

CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

QUY CHẾ

PHỐI HỢP TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN, CHI NHÁNHCỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
 (Ban hành kèm theo Quyết định số 1096/QĐ-UBND ngày 06 tháng 3 năm 2013 của Ủy ban nhân dân thành phố)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định trách nhiệm và sự phối hợp công tác giữa các Sở, Ban, Ngành thành phố trong công tác quản lý Nhà nước đối với các Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài được cấp phép thành lập và hoạt động trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh theo quy định tại Nghị định số 72/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 7 năm 2006 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (sau đây gọi là Nghị định 72/2006/NĐ-CP) và các Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực thương mại đặc thù được cấp phép và hoạt động theo quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật khác.

2. Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân Việt Nam và tổ chức, cá nhân nước ngoài liên quan đến hoạt động của các Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài được cấp phép thành lập và hoạt động trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ được hiểu như sau:

1. Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực thương mại: là các Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài được cấp phép theo quy định tại Nghị định 72/2006/NĐ-CP.

2. Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực thương mại đặc thù: là các Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính, bảo hiểm, quản lý quỹ, xuất bản, du lịch, dịch vụ pháp lý, văn hóa - giáo dục, khoa học - công nghệ hoặc các lĩnh vực khác thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

3. Từ viết tắt được sử dụng trong Quy chế:

- “Văn phòng đại diện” là Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực thương mại và thương mại đặc thù.

- “Chi nhánh” là Chi nhánh của thương nhân nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực thương mại và thương mại đặc thù.

- “Các cơ quan” là từ dùng chung cho Sở, Ban, Ngành của Thành phố Hồ Chí Minh.

Điều 3. Nguyên tắc phối hợp

1. Hoạt động phối hợp giữa các cơ quan sẽ căn cứ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng cơ quan theo quy định của pháp luật, đảm bảo quản lý thống nhất trên địa bàn, và tạo điều kiện cho các Văn phòng đại diện, Chi nhánh trên địa bàn thành phố hoạt động thuận lợi, đúng quy định.

2. Việc cung cấp, trao đổi thông tin về Văn phòng đại diện, Chi nhánh giữa các cơ quan phải bảo đảm tính kịp thời, chính xác và thực hiện chế độ bảo mật theo đúng quy định.

3. Việc thanh tra định kỳ Văn phòng đại diện, Chi nhánh do các cơ quan thực hiện theo quy định và các cơ quan thông báo Sở Công Thương về chương trình kế hoạch thanh tra, kiểm tra trước ngày 15 tháng 01 hàng năm để tránh tình trạng thanh tra, kiểm tra chồng chéo.

Trường hợp vụ việc xử lý vượt quá thẩm quyền hoặc yêu cầu phối hợp liên ngành, phải có Công văn đề xuất, kiến nghị hoặc chuyển hồ sơ cho cơ quan đầu mối là Sở Công Thương báo cáo, trình Ủy ban nhân dân thành phố.

Điều 4. Phương thức phối hợp

1. Các cơ quan có trách nhiệm thường xuyên, kịp thời trao đổi thông tin, báo cáo định kỳ và phối hợp xử lý các vấn đề liên quan đến Văn phòng đại diện, Chi nhánh trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao của đơn vị mình.

2. Hoạt động phối hợp phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất, đồng thuận và căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị.

3. Trước ngày 15 tháng 01 của năm kế tiếp, các cơ quan gửi văn bản thông báo cho Sở Công Thương về các công việc đã triển khai và các công tác phối hợp liên quan đến Văn phòng đại diện, Chi nhánh. Sở Công Thương tổng hợp, báo cáo trình Ủy ban nhân dân thành phố.

4. Trường hợp công việc phối hợp có vướng mắc, các cơ quan liên quan có trách nhiệm gửi báo cáo về Sở Công Thương để tổng hợp, đề xuất trình Ủy ban nhân dân thành phố.

Điều 5. Hình thức trao đổi thông tin

1. Trực tiếp gặp gỡ để thông báo, trao đổi thông tin thông qua giao ban định kỳ hàng quý hoặc đột xuất.

2. Trao đổi thông qua văn bản.

3. Thông qua các phương tiện thông tin điện tử.

Chương II

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC VỀ QUẢN LÝ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN, CHI NHÁNH CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI

Điều 6. Trách nhiệm của Sở Công Thương

Là cơ quan đầu mối tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố trong công tác quản lý nhà nước đối với các Văn phòng đại diện, Chi nhánh trên địa bàn thành phố và chủ trì tổ chức thực hiện việc phối hợp hoạt động giữa các cơ quan theo trách nhiệm đã được phân công, quy định tại Quy chế này. Sở Công Thương có nhiệm vụ:

1. Cấp, cấp lại, sửa đổi, điều chỉnh, bổ sung, gia hạn, thu hồi giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (ngoài Khu chế xuất, Khu công nghiệp) theo quy định của Nghị định số 72/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 7 năm 2006 quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

 2. Thông báo cho các cơ quan có liên quan và Ủy ban nhân dân các quận, huyện về tình hình cấp mới, cấp điều chỉnh, gia hạn, thu hồi giấy phép và vi phạm hành chính của các Văn phòng đại diện, Chi nhánh;

3. Giải quyết các thủ tục hành chính có liên quan đến hoạt động, chấm dứt hoạt động của các Văn phòng đại diện, Chi nhánh thương mại đặc thù thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân thành phố (trừ các văn phòng đại diện đặc thù đã được quy định cụ thể thẩm quyền của cơ quan khác);

4. Tổ chức và phối hợp với các cơ quan Trung ương và cơ quan khác liên quan, thanh tra, kiểm tra hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định; xử lý theo thẩm quyền hoặc đề xuất trình Ủy ban nhân dân thành phố các biện pháp xử lý vi phạm thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân thành phố.

 5. Thường xuyên cập nhật và công bố trên trang thông tin điện tử của Sở Công Thương thông tin (cả thông tin về vi phạm hành chính) của các Văn phòng đại diện, Chi nhánh đang hoạt động để phục vụ cho công tác xúc tiến thương mại, hợp tác quốc tế và phối hợp của các cơ quan trong việc quản lý, giám sát.

6. Phối hợp với Cục Thuế thành phố hướng dẫn kê khai và quyết toán thuế thu nhập cá nhân của các cá nhân làm việc tại các Văn phòng đại diện, Chi nhánh trên địa bàn thành phố trên cơ sở hợp đồng ủy nhiệm thu hàng năm.

7. Hướng dẫn, tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ công tác tổ chức kiểm tra hoạt động Văn phòng đại diện, Chi nhánh cho các quận, huyện trên địa bàn thành phố; tập huấn các quy định của pháp luật cho các Văn phòng đại diện, Chi nhánh.

8. Định kỳ 3 tháng một lần, chủ trì tổ chức họp giao ban các cơ quan để đánh giá, kiểm điểm tình hình cấp phép và quản lý Văn phòng đại diện, Chi nhánh trên địa bàn thành phố; tổng hợp báo cáo về tình hình hoạt động của các Văn phòng đại diện, Chi nhánh trên địa bàn thành phố.

9. Phối hợp các cơ quan đề xuất, kiến nghị cấp có thẩm quyền xây dựng và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, cơ chế chính sách liên quan Văn phòng đại diện, Chi nhánh và xử lý các vi phạm vượt thẩm quyền của các cơ quan.

10. Tổ chức thành lập đoàn thanh tra, kiểm tra liên ngành trong phạm vi thẩm quyền theo quy định; lập kế hoạch các công việc cần có sự phối hợp của các cơ quan và gửi văn bản cho các cơ quan liên quan triển khai thực hiện.

11. Hàng năm, xây dựng dự toán kinh phí liên quan đến công tác tổ chức thu, thẩm định việc thành lập Văn phòng đại diện gửi Sở Tài Chính thẩm định, trình Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, phê duyệt.

Điều 7. Trách nhiệm của các cơ quan

Trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, các cơ quan có trách nhiệm thực hiện quản lý nhà nước đối với hoạt động của các Văn phòng đại diện, Chi nhánh như sau:

1. Sở Lao động - Thương binh và Xã hội

- Tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố quản lý nhà nước về lao động đối với các Văn phòng đại diện, Chi nhánh; hướng dẫn, đôn đốc Văn phòng đại diện, Chi nhánh thực hiện các quy định của pháp luật về lao động.

- Tiếp nhận, xử lý hồ sơ đề nghị xin cấp giấy phép lao động; thực hiện việc cấp, cấp lại, gia hạn giấy phép lao động theo quy định. Thông tin tình hình cấp phép lao động, tình hình chấp hành pháp luật về lao động, bảo hiểm xã hội của Văn phòng đại diện, Chi nhánh.

- Chủ động tiến hành thanh tra, kiểm tra hoặc phối hợp với các cơ quan có liên quan thanh tra, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về lao động trong các Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định.

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị chức năng giải quyết nhanh các vấn đề về quyền lợi liên quan đến người lao động đối với các Văn phòng đại diện, Chi nhánh bị buộc đóng cửa, không được gia hạn, không chuyển đổi giấy phép hoạt động.

- Tổ chức tập huấn cho Văn phòng đại diện, Chi nhánh các quy định của pháp luật về lao động.

2. Sở Tài chính

- Thẩm định, trình Ủy ban nhân dân thành phố bố trí kinh phí cho công tác tổ chức thu, thẩm định việc thành lập Văn phòng đại diện trong dự toán hàng năm của Sở Công Thương.

- Phối hợp với các cơ quan tiến hành thanh tra, kiểm tra các hoạt động của các Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo đề nghị của Sở Công Thương đối với các trường hợp cần có sự quản lý chuyên môn trong lĩnh vực tài chính, kế toán, kiểm toán.

3. Cục Thuế thành phố

- Hướng dẫn, tổ chức thu thuế và kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ nộp các loại thuế theo quy định của pháp luật đối với Văn phòng đại diện, Chi nhánh và các nhân viên Việt Nam, người nước ngoài làm việc tại các Văn phòng đại diện, Chi nhánh.

- Thực hiện kiểm tra quyết toán thuế ngay khi có thông báo dự kiến đóng cửa, đảm bảo thu đủ thuế, kịp thời hạn cho việc giải thể, đóng cửa Văn phòng đại diện, Chi nhánh.

- Trong thời hạn 10 (mười) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ các tài liệu hồ sơ khai thuế đối với các Văn phòng đại diện, Chi nhánh giải thể, đóng cửa, Cục Thuế sẽ tiến hành kiểm tra việc quyết toán thuế theo quy định và thông báo kết quả cho các đơn vị liên quan.

- Phối hợp với các cơ quan tiến hành thanh tra, kiểm tra chấp hành pháp luật về thuế và xử lý các trường hợp vi phạm theo quy định của pháp luật.

- Phối hợp với Sở Công Thương tổ chức tập huấn cho Văn phòng đại diện, Chi nhánh các quy định pháp luật về thuế thu nhập cá nhân.

4. Bảo hiểm xã hội thành phố

- Thực hiện công tác thu chi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đối với các lao động Việt Nam làm việc tại Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định.

- Kiểm tra, giám sát và xác nhận nghĩa vụ thực hiện chế độ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định.

5. Công an thành phố

- Tham gia thẩm định hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng đại diện về các vấn đề có liên quan đến an ninh trật tự của tổ chức và cá nhân người đứng đầu Văn phòng đại diện theo đề nghị của Sở Công Thương.

- Làm thủ tục đăng ký con dấu, giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu và thu hồi con dấu, giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu của các Văn phòng đại diện, Chi nhánh đã đăng ký tại Thành phố Hồ Chí Minh.

- Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, đăng ký tạm trú và xử lý các vi phạm liên quan đến lĩnh vực nhập cảnh, cư trú, hoạt động của người nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài làm việc tại các Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo thẩm quyền và quy định của pháp luật; phối hợp với các cơ quan quản lý, hướng dẫn, đôn đốc các Văn phòng đại diện, Chi nhánh tuân thủ các quy định của pháp luật về kinh tế, an ninh trật tự và an toàn xã hội; kịp thời phát hiện, ngăn chặn và xử lý các vi phạm trong hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo thẩm quyền.

6. Sở Kế hoạch và Đầu tư

- Chủ động tổ chức hoặc phối hợp tổ chức thanh tra, kiểm tra, hậu kiểm hoạt động Văn phòng đại diện, Chi nhánh trên địa bàn thành phố.

- Thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận đầu tư thành lập doanh nghiệp và dự án đầu tư cho thương nhân nước ngoài sau khi đã trao đổi thống nhất với Sở Công Thương về các vấn đề có liên quan đến Văn phòng đại diện, Chi nhánh.

7. Cục Hải quan thành phố

Giải quyết các thủ tục có liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa phi mậu dịch cần thiết phục vụ cho hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh và các cá nhân của người nước ngoài làm việc tại các Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định.

8. Ngân hàng Nhà nước Việt Nam - Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh

- Quản lý hoạt động của các Văn phòng đại diện, Chi nhánh ngân hàng nước ngoài tại thành phố.

- Quản lý hoạt động ngoại hối của các Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài.

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan, kiểm tra việc mở tài khoản của Văn phòng đại diện, Chi nhánh.

- Phối hợp với các cơ quan liên quan kiểm tra hoạt động của các Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài trên địa bàn thành phố.

9. Ban Quản lý các Khu Chế xuất và Công nghiệp thành phố

- Là cơ quan cấp, cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn, thu hồi giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh theo quy định của Nghị định số 72/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 7 năm 2006 quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất theo Nghị định số 29/2008/NĐ-CP ngày 14 tháng 3 năm 2008 của Chính phủ quy định về khu công nghiệp, khu chế xuất.

- Thực hiện quản lý hành chính nhà nước đối với Văn phòng đại diện, Chi nhánh trong phạm vi quyền hạn của Ban Quản lý theo quy định; hướng dẫn, đôn đốc các Văn phòng đại diện, Chi nhánh tuân thủ các quy định của pháp luật.

- Tổ chức hoặc phối hợp với các cơ quan tiến hành thanh tra, kiểm tra hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định.

- Hàng quý, cung cấp cho Sở Công Thương thông tin về việc cấp mới, cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn và chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện, Chi nhánh trong phạm vi quản lý của Ban Quản lý.

10. Ủy ban nhân dân các quận, huyện

- Thông báo đến các cơ quan trong trường hợp thương nhân nước ngoài mở Văn phòng đại diện, Chi nhánh trên địa bàn quản lý của quận, huyện mà chưa được cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh.

- Phối hợp với các cơ quan kiểm tra hoạt động và kiến nghị, đề xuất các biện pháp xử lý, ngăn chặn các hành vi vi phạm hành chính các Văn phòng đại diện, Chi nhánh hoạt động trên địa bàn.

Điều 8. Trách nhiệm của các cơ quan quản lý chuyên ngành đối với Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực thương mại đặc thù

- Các cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành có trách nhiệm quản lý toàn diện hoạt động của các Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài trong lĩnh vực thương mại đặc thù theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn đã được quy định cụ thể tại các văn bản quy phạm pháp luật.

- Định kỳ báo cáo về số lượng và tình hình họat động của các văn phòng đại diện, Chi nhánh thuộc quyền quản lý của mình để Sở Công Thương tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố.

Điều 9. Trách nhiệm của các cơ quan khác

Ngoài các cơ quan đã được phân công trách nhiệm cụ thể tại các điều nêu trên, các cơ quan khác theo thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của đơn vị giải quyết các vấn đề. Trong quá trình giải quyết các vụ việc, các cơ quan phải đảm bảo sự phối hợp theo đúng các quy định tại Quy chế này.

Điều 10. Chế độ báo cáo

1. Các cơ quan gửi báo cáo tình hình hoạt động Văn phòng đại diện, Chi nhánh cho Sở Công Thương theo định kỳ 6 tháng (hạn nộp trước ngày 15 tháng 7) và 01 năm (trước ngày 15 tháng 01 của năm sau).

2. Sở Công Thương chịu trách nhiệm tổng hợp, báo cáo, đề xuất trình Ủy ban nhân dân thành phố về tình hình hoạt động của các Văn phòng đại diện, Chi nhánh định kỳ 06 tháng (trước ngày 30 tháng 7) và năm (trước ngày 28 tháng 02 của năm kế tiếp).

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 11. Tổ chức thực hiện

1. Sở Công Thương, các cơ quan, đơn vị và Ủy ban nhân dân các quận, huyện có trách nhiệm triển khai tổ chức thực hiện Quy chế này.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, các cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh về Sở Công Thương để tổng hợp, trình Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, chỉ đạo./.