Quyết định 1092/2002/QĐ-NHNN Của Ngân hàng Nhà nước về việc ban hành quy định thủ tục thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán

a. Tại ngân hàng phục vụ người trả tiền.

* Kiểm soát chứng từ: Khi nhận được lệnh chi của người trả tiền, ngân hàng phải kiểm soát chặt chẽ bảo đảm tính hợp pháp của nghiệp vụ và tính hợp lệ của chứng từ, cụ thể phải thực hiện:

+ Nếu Lệnh chi được lập dưới dạng chứng từ giấy:

- Phải kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của lệnh chi;

- Đối chiếu, kiểm tra số dư trên tài khoản tiền gửi của người trả tiền để đảm bảo đủ khả năng thanh toán.

+ Nếu Lệnh chi được lập dưới dạng chứng từ điện tử:

- Kiểm soát kỹ thuật thông tin: Mã nhận biết trên chứng từ phải đúng với mã đã quy định; các mật mã trên chứng từ phải đúng với mật mã đã quy định; Tên tập tin phải được lập đúng tên và mẫu thông tin quy định, bảo đảm không có sự trùng lắp về nội dung thông tin trên chứng từ; nội dung chứng từ hợp lệ.

- Kiểm soát nội dung nghiệp vụ: Kiểm tra chữ ký điện tử, ký hiệu mật và các mã khoá bảo mật trên lệnh chi; kiểm tra tên, số hiệu tài khoản, khả năng thanh toán để chi trả số tiền trên chứng từ; kiểm tra sự tồn tại và dạng thức của một số vùng bắt buộc của chứng từ.

Nếu lệnh chi không hợp lệ hoặc không được đảm bảo khả năng thanh toán thì ngân hàng trả lại ngay cho người nộp. Nếu lệnh chi hợp lệ, được đảm bảo khả năng thanh toán thì ngân hàng ghi ngày hạch toán, số hiệu tài khoản, ký tên trên lệnh chi theo đúng quy định.

* Xử lý chứng từ và Hạch toán kế toán:

- Trường hợp người trả tiền và người thụ hưởng cùng mở tài khoản tại một ngân hàng:

+ Xử lý chứng từ:

- Nếu lệnh chi được lập dưới dạng chứng từ giấy thì thực hiện:

+ 1 liên lệnh chi dùng làm chứng từ ghi Nợ tài khoản của bên trả tiền và ghi Có tài khoản người thụ hưởng .

+ 1 liên lệnh chi dùng làm giấy báo Nợ gửi người trả tiền

+ 1 liên lệnh chi dùng làm giấy báo Có gửi người thụ hưởng.

Trên giấy báo Nợ, giấy báo Có gửi cho khách hàng, ngân hàng phải đóng dấu đơn vị mình vào chỗ quy định (trên chữ ký của ngân hàng).

- Nếu lệnh chi được lập dưới dạng chứng từ điện tử thì thực hiện: In (chuyển hoá) lệnh chi của người trả tiền gửi (truyền) đến dưới dạng chứng từ điện tử, ra giấy để phục vụ cho các khâu kiểm soát, hạch toán, lưu trữ theo đúng quy định sau đó dùng để báo Nợ, báo Có cho khách hàng.

+ Hạch toán kế toán: căn cứ lệnh chi của người trả tiền, ngân hàng ghi:

Nợ Tài khoản tiền gửi của người trả tiền

Có Tài khoản tiền gửi của người thụ hưởng.

và gửi giấy báo Nợ cho người trả tiền; gửi giấy báo Có cho người thụ hưởng.

- Trường hợp người thụ hưởng mở tài khoản tại ngân hàng khác:

+ Xử lý chứng từ:

- Nếu lệnh chi được lập dưới dạng chứng từ giấy thì thực hiện:

+ 1 liên lệnh chi dùng làm chứng từ ghi Nợ tài khoản người trả tiền.

+ 1 liên lệnh chi dùng làm giấy báo Nợ gửi người trả tiền

+ 2 liên lệnh chi dùng làm căn cứ lập chứng từ thanh toán với ngân hàng phục vụ người thụ hưởng để thanh toán cho người thụ hưởng.

- Nếu lệnh chi được lập dưới dạng chứng từ điện tử thì phải in (chuyển hoá) lệnh chi của người trả tiền gửi (truyền) đến dưới dạng chứng từ điện tử, ra giấy theo quy định hiện hành để phục vụ cho các khâu kiểm soát, hạch toán, lưu trữ sau đó dùng để báo Nợ cho khách hàng.

+ Hạch toán kế toán: căn cứ lệnh chi của người trả tiền, ngân hàng ghi:

Nợ Tài khoản tiền gửi của người trả tiền

Có Tài khoản thích hợp (Liên hàng đi năm nay, Chuyển tiền đi năm nay...)

và gửi giấy báo Nợ cho người trả tiền .

Ngân hàng phục vụ người trả tiền căn cứ lệnh chi của khách hàng (bằng chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử) lập chứng từ thanh toán với ngân hàng phục vụ người thụ hưởng theo các trường hợp sau:

- Lập chứng từ thanh toán bù trừ với ngân hàng có tham gia thanh toán bù trừ trên địa bàn tỉnh, thành phố để ngân hàng này ghi Có tài khoản của người thụ hưởng hoặc chuyển tiếp qua thanh toán điện tử (hoặc thanh toán liên hàng) với ngân hàng trong hệ thống (nơi người thụ hưởng mở tài khoản) để ghi Có tài khoản người thụ hưởng.

- Lập chứng từ thanh toán điện tử (hoặc thanh toán liên hàng) với ngân hàng cùng hệ thống để ngân hàng này ghi Có tài khoản của người thụ hưởng hoặc thanh toán bù trừ với ngân hàng phục vụ người thụ hưởng để ghi Có tài khoản người thụ hưởng.

- Lập chứng từ thanh toán qua Ngân hàng Nhà nước trên địa bàn để ghi Có tài khoản người thụ hưởng hoặc chuyển tiền đến Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố khác để ghi Có tài khoản của người thụ hưởng.

b. Tại ngân hàng phục vụ người thụ hưởng.

Khi nhận được chứng từ thanh toán nói trên do ngân hàng phục vụ người trả tiền chuyển đến, sau khi kiểm soát, nếu đủ điều kiện thanh toán, ngân hàng phục vụ người thụ hưởng xử lý:

+ Xử lý chứng từ:

- Trường hợp nhận được chứng từ thanh toán dưới dạng chứng giấy, sau khi kiểm soát, nếu không có gì sai sót thì thực hiện: ghi ngày ghi sổ, số hiệu tài khoản Nợ, Có, ký tên trên chứng từ dùng làm chứng từ để ghi Có tài khoản người thụ hưởng và gửi báo Có cho người thụ hưởng.

- Trường hợp nhận được chứng từ thanh toán dưới dạng chứng từ điện tử, sau khi kiểm soát, nếu không có gì sai sót thì xử lý chứng từ theo đúng quy định hiện hành (in Lệnh chuyển tiền đến dưới dạng chứng từ điện tử ra giấy, ký tên vào Lệnh chuyển tiền in ra, xử lý hạch toán, lưu trữ và dùng để báo Có cho người thụ hưởng theo quy định).

+ Hạch toán kế toán: căn cứ chứng từ chuyển tiền đến (Lệnh chi, Lệnh chuyển Có...) ngân hàng phục vụ người thụ hưởng ghi:

Nợ Tài khoản thích hợp (liên hàng đến năm nay,

chuyển tiền đến năm nay...)

Có Tài khoản tiền gửi của khách hàng (hoặc tài khoản thích hợp khác)

và gửi giấy báo Có cho người thụ hưởng .

Trường hợp người thụ hưởng không có tài khoản tiền gửi thì ngân hàng phục vụ người thụ hưởng ghi Có tài khoản phải trả khách hàng và báo cho người thụ hưởng đến nhận tiền. Người thụ hưởng khi đến lĩnh tiền phải có giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu để làm thủ tục nhận tiền.

a. Trường hợp người thụ hưởng và người trả tiền mở tài khoản tại một ngân hàng:

Khi nhận được uỷ nhiệm thu kèm các hoá đơn chứng từ giao hàng, cung ứng dịch vụ do người thụ hưởng nộp vào, ngân hàng phải kiểm tra tính hợp lệ của uỷ nhiệm thu, kiểm tra việc người trả tiền và người thụ hưởng đã có thoả thuận thanh toán bằng uỷ nhiệm thu, nếu đủ điều kiện thực hiện thì ghi ngày tháng nhận chứng từ lên tất cả các liên uỷ nhiệm thu, ký nhận chứng từ đối với khách hàng và xử lý:

- Trường hợp người trả tiền đủ khả năng thanh toán thì căn cứ uỷ nhiệm thu, ngân hàng ghi:

Nợ Tài khoản tiền gửi của người trả tiền

Có Tài khoản tiền gửi của người thụ hưởng

và gửi giấy báo Nợ cho người trả tiền, giấy báo Có cho người thụ hưởng.

- Trường hợp khả năng thanh toán của người trả tiền không đủ để chi trả số tiền trên Uỷ nhiệm thu thì lưu vào hồ sơ Uỷ nhiệm thu chưa thanh toán và báo cho người trả tiền, người thụ hưởng biết và xử lý gửi trả lại Uỷ nhiệm thu cho người thụ hưởng (nếu người thụ hưởng yêu cầu) hoặc tiếp tục lưu giữ Uỷ nhiệm thu đến khi người trả tiền đủ khả năng thanh toán thì ghi ngày, tháng, năm thanh toán trên uỷ nhiệm thu và thực hiện thanh toán theo quy định.

b. Trường hợp người trả tiền và người thụ hưởng mở tài khoản ở hai ngân hàng (cùng hoặc khác hệ thống):

* Tại ngân hàng phục vụ người thụ hưởng:

Việc tiếp nhận và kiểm soát uỷ nhiệm thu được thực hiện theo đúng quy định tại tiết a- khoản 2- điều 5 trên đây, sau đó ngân hàng phục vụ người thụ hưởng ký tên, đóng dấu trên uỷ nhiệm thu, ghi vào sổ theo dõi nhận giấy uỷ nhiệm thu gửi đi (dùng làm cơ sở để tra cứu xử lý các trường hợp gửi chứng từ bị thất lạc, chậm trễ) và gửi uỷ nhiệm thu kèm hoá đơn, chứng từ giao hàng, cung ứng dịch vụ cho ngân hàng phục vụ người trả tiền.

- Khi nhận được chứng từ thanh toán uỷ nhiệm thu do ngân hàng phục vụ người trả tiền chuyển đến thì sử dụng các chứng từ đó hạch toán:

Nợ Tài khoản thích hợp (TK liên hàng đến, TK tiền gửi tại NHNN,...),

Có Tài khoản tiền gửi của người thụ hưởng,

gửi giấy báo Có cho người thụ hưởng.

* Tại ngân hàng phục vụ người trả tiền:

Khi nhận được uỷ nhiệm thu kèm hoá đơn, chứng từ giao hàng, cung ứng dịch vụ do ngân hàng phục vụ người thụ hưởng gửi đến hoặc do người thụ hưởng trực tiếp nộp, ngân hàng kiểm tra thủ tục lập uỷ nhiệm thu kiểm tra việc người trả tiền và người thụ hưởng có thoả thuận thanh toán bằng uỷ nhiệm thu, kiểm tra khả năng thanh toán của người trả tiền và xử lý:

- Nếu đủ điều kiện thanh toán thì làm thủ tục trích tài khoản tiền gửi của người trả tiền để chuyển tiền đến ngân hàng phục vụ người thụ hưởng để thanh toán cho người thụ hưởng như trường hợp thanh toán lệnh chi quy định tại tiết a khoản 2 điều 4 nêu trên.

- Trường hợp tài khoản tiền gửi của người trả tiền không đủ khả năng thanh toán, thì xử lý như quy định tại tiết a, điểm 2 điều 5 nêu trên.

a. Đối với khách hàng.

Để được sử dụng thẻ ngân hàng (sau đây gọi tắt là thẻ) khách hàng phải thực hiện các thủ tục đăng ký sử dụng thẻ và đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của ngân hàng phát hành thẻ. Sau khi được ngân hàng phát hành thẻ chấp thuận, khách hàng phải ký hợp đồng sử dụng thẻ với ngân hàng phát hành thẻ.

Nếu phải lưu ký tiền theo yêu cầu của ngân hàng phát hành thẻ, khách hàng lập lệnh chi trích tài khoản tiền gửi của mình hoặc nộp tiền mặt để lưu ký tiền vào tài khoản tiền ký gửi để đảm bảo thanh toán thẻ tại ngân hàng phát hành thẻ.

b. Đối với ngân hàng phát hành thẻ.

Khi nhận được Giấy yêu cầu sử dụng thẻ và các giấy tờ liên quan của khách hàng, ngân hàng phát hành thẻ kiểm tra, xem xét thẩm định nếu đủ điều kiện sử dụng thẻ thì làm các thủ tục cấp thẻ cho khách hàng (chủ thẻ): Lập hồ sơ theo dõi thẻ đã phát hành, giao thẻ cho chủ thẻ và yêu cầu chủ thẻ ký nhận .

a. Thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ cho các đơn vị chấp nhận thẻ.

Việc tiếp nhận thanh toán bằng thẻ phải có hợp đồng thoả thuận giữa ngân hàng phát hành thẻ hoặc ngân hàng thanh toán thẻ với đơn vị chấp nhận thẻ.

Ngân hàng phát hành thẻ, ngân hàng thanh toán thẻ (tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thẻ) có trách nhiệm hướng dẫn đầy đủ quy trình thanh toán thẻ cho các đơn vị chấp nhận thẻ.

- Tại các đơn vị chấp nhận thẻ: Khi chủ thẻ xuất trình thẻ để mua hàng hoá, dịch vụ đơn vị chấp nhận thẻ phải sử dụng máy chuyên dùng kết hợp với việc kiểm tra bằng mắt kiểm tra:

+ Tính hợp lệ, thời hạn hiệu lực của thẻ;

+ Đối chiếu số thẻ của khách hàng với thông báo về danh sách thẻ bị từ chối thanh toán của ngân hàng phát hành thẻ.

+ Đối chiếu số tiền thanh toán với hạn mức thanh toán do Ngân hàng thanh toán quy định .

+ Kiểm tra giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người cầm thẻ xem người cầm thẻ có phải là chủ thẻ hay không (trong trường hợp có nghi ngờ đối với người cầm thẻ).

Sau khi kiểm tra nếu thẻ đủ điều kiện thanh toán, đơn vị chấp nhận thẻ lập hoá đơn thanh toán hàng hoá, dịch vụ, yêu cầu chủ thẻ ký trên hoá đơn thanh toán, đối chiếu chữ ký trên hoá đơn với chữ ký của chủ thẻ trên thẻ (nếu có). Hoá đơn thanh toán hàng hoá, dịch vụ được lập 3 liên sử dụng như sau:

+ 1 liên gửi cho chủ thẻ cùng với thẻ;

+ 1 liên lưu tại đơn vị chấp nhận thẻ;

+ 1 liên kèm theo bảng kê các hoá đơn thanh toán (đơn vị chấp nhận thẻ lập cuối ngày hoặc theo định kỳ thoả thuận thanh toán với ngân hàng phát hành thẻ hoặc ngân hàng thanh toán thẻ) gửi cho ngân hàng thanh toán thẻ để thanh toán.

- Tại Ngân hàng thanh toán thẻ: Nhận được bảng kê kèm các hoá đơn thanh toán của đơn vị chấp nhận thẻ gửi đến, sau khi đã kiểm tra đủ điều kiện thanh toán, ngân hàng thanh toán thẻ có trách nhiệm thanh toán ngay cho đơn vị chấp nhận thẻ.

- Việc thanh toán giữa ngân hàng phát hành thẻ và ngân hàng thanh toán thẻ về số tiền thanh toán cho đơn vị chấp nhận thẻ được thực hiện theo thoả thuận giữa 2 bên qua các phương thức thanh toán giữa các ngân hàng.

b. Thủ tục nhận tiền mặt tại ngân hàng thanh toán thẻ.

Thủ tục nhận tiền mặt tại Ngân hàng thanh toán thẻ do Ngân hàng thanh toán thẻ quy định.

Thủ tục thanh toán giữa ngân hàng thanh toán và ngân hàng phát hành thẻ về số tiền mặt trả cho người sử dụng thẻ được thực hiện như quy định tại tiết a khoản 2 nêu trên.

c. Thủ tục rút tiền mặt tại máy ATM.

Thủ tục rút tiền mặt tại máy ATM do Ngân hàng phát hành thẻ hoặc Ngân hàng thanh toán thẻ (tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thẻ) quy định.

Ngân hàng phát hành thẻ hoặc Ngân hàng thanh toán thẻ (tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thẻ) phải hướng dẫn đầy đủ quy trình rút tiền mặt tại máy ATM cho chủ thẻ.

a. Thủ tục thay đổi hạn mức thanh toán thẻ.

- Khi sử dụng hết hạn mức thanh toán của thẻ, nếu có nhu cầu sử dụng tiếp, chủ thẻ lập giấy đề nghị tăng hạn mức thanh toán thẻ (theo mẫu do ngân hàng phát hành thẻ quy định) kèm theo thẻ nộp vào ngân hàng phát hành thẻ. Đối với thẻ ký quỹ thanh toán, chủ thẻ lập thêm lệnh chi (uỷ nhiệm chi) để trích tài khoản tiền gửi của mình hoặc nộp tiền mặt lưu ký bổ sung vào tài khoản thẻ thanh toán tại ngân hàng phát hành thẻ.

Sau khi kiểm tra thủ tục giấy tờ và chấp nhận đề nghị của khách hàng, ngân hàng phát hành thẻ (bộ phận quản lý phát hành thẻ) đưa thẻ của khách hàng vào máy chuyên dùng để ghi bổ sung hạn mức thanh toán của thẻ, sau đó giao thẻ cho khách hàng.

- Trường hợp muốn rút bớt số tiền đã lưu ký để thanh toán thẻ (đối với thẻ ký quỹ thanh toán), chủ thẻ lập giấy đề nghị giảm hạn mức thanh toán thẻ (theo mẫu do ngân hàng phát hành thẻ quy định) kèm theo thẻ nộp vào ngân hàng phát hành thẻ.

Sau khi kiểm tra thủ tục giấy tờ, số dư hạn mức thanh toán thẻ đang còn và khớp đúng với sổ sách theo dõi, ngân hàng phát hành thẻ (bộ phận quản lý phát hành thẻ) đưa thẻ của khách hàng vào máy chuyên dùng để ghi giảm hạn mức thanh toán của thẻ và lập biên lai thanh toán số tiền rút bớt. Chủ thẻ phải ký xác nhận trên biên lai. Ngân hàng phát hành thẻ sử dụng biên lai làm chứng từ ghi Nợ tài khoản thanh toán thẻ và ghi Có tài khoản của khách hàng (tài khoản trước đây đã ghi Nợ để lưu ký tiền vào tài khoản thanh toán thẻ) và giao một liên biên lai cho khách hàng cùng với thẻ .

b. Thủ tục gia hạn sử dụng thẻ.

Khi hết hạn sử dụng thẻ, nếu có nhu cầu sử dụng tiếp, chủ thẻ lập giấy đề nghị gia hạn sử dụng thẻ (theo mẫu do ngân hàng phát hành thẻ quy định) kèm theo thẻ nộp vào ngân hàng phát hành thẻ.

Sau khi kiểm tra thủ tục giấy tờ và chấp nhận đề nghị của khách hàng, ngân hàng phát hành thẻ (bộ phận quản lý phát hành thẻ) đưa thẻ của khách hàng vào máy chuyên dùng để ghi gia hạn sử dụng thẻ , sau đó giao thẻ cho khách hàng.

a. Khi có nhu cầu thanh toán bằng thư tín dụng, người trả tiền lập giấy mở thư tín dụng nộp vào ngân hàng phục vụ mình. Mẫu giấy mở thư tín dụng, số liên lập giấy mở thư tín dụng, thủ tục lập, phương thức giao nhận, xử lý giấy mở thư tín dụng do ngân hàng phục vụ người trả tiền quy định nhưng phải đảm bảo phù hợp với các quy định về lập, kiểm soát, xử lý chứng từ kế toán ngân hàng, tổ chức tín dụng do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành.

Người trả tiền lập bản đăng ký chữ ký mẫu của người được uỷ quyền nhận hàng, nội dung ghi rõ họ tên, chức vụ, số, ngày, tháng, năm và nơi cấp giấy chứng minh nhân dân và chữ ký mẫu của người được uỷ quyền nhận hàng, chữ ký của người trả tiền và dấu (nếu có). Người được uỷ quyền nhận hàng nộp bản này vào ngân hàng phục vụ người thụ hưởng để làm căn cứ kiểm soát đối chiếu khi thanh toán thư tín dụng.

b. Tại ngân hàng phục vụ người trả tiền.

Ngân hàng phục vụ người trả tiền nhận mở thư tín dụng cho khách hàng trong trường hợp người thụ hưởng mở tài khoản ở ngân hàng cùng hệ thống. Nếu người thụ hưởng mở tài khoản ở ngân hàng khác hệ thống thì chỉ nhận mở thư tín dụng trong trường hợp trên địa bàn đó có ngân hàng cùng hệ thống hoạt động và các ngân hàng này có tham gia thanh toán bù trừ với nhau.

Khi nhận được giấy xin mở thư tín dụng của khách hàng, ngân hàng phục vụ người trả tiền xử lý:

- Kiểm tra thủ tục lập giấy xin mở thư tín dụng, bảo đảm tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ.

- Ký tên và đóng dấu ngân hàng mình lên 2 liên đầu giấy mở thư tín dụng.

- Ghi ký hiệu mật lên các liên giấy mở thư tín dụng.

* Xử lý giấy mở thư tín dụng:

+ 1 liên giấy mở thư tín dụng làm chứng từ hạch toán tại ngân hàng phục vụ người trả tiền

+ 1 liên giấy mở thư tín dụng làm giấy báo Nợ gửi người trả tiền,

+ 2 liên giấy mở thư tín dụng gửi (gửi bằng thư qua Bưu điện hoặc chuyển hoá sang chứng từ điện tử để truyền qua hệ thống mạng máy tính của ngân hàng) đến Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng.

* Hạch toán: Căn cứ giấy mở thư tín dụng ghi:

Nợ Tài khoản tiền gửi của khách hàng

Có Tài khoản tiền gửi mở thư tín dụng.

a. Đối với ngân hàng phục vụ người thụ hưởng.

- Khi nhận được giấy mở thư tín dụng (dưới dạng chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử) do ngân hàng phục vụ người trả tiền gửi đến, ngân hàng phục vụ người thụ hưởng tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của giấy mở thư tín dụng; kiểm tra ký hiệu mật, dấu, chữ ký (nếu dưới dạng chứng từ giấy) hoặc mã khoá bảo mật, chữ ký điện tử (nếu dưới dạng chứng từ điện tử) của ngân hàng phục vụ người trả tiền. Sau đó ghi ngày nhận, ký tên, đóng dấu đơn vị trên các liên giấy mở thư tín dụng (nếu dưới dạng chứng từ điện tử thì phải in 2 liên ra giấy) và gửi 1 liên giấy mở thư tín dụng cho người thụ hưởng để làm căn cứ giao hàng, còn 1 liên lưu lại và mở sổ theo dõi giấy mở thư tín dụng đến.

- Khi nhận được 4 liên bảng kê kèm hoá đơn chứng từ giao hàng do người thụ hưởng nộp vào, ngân hàng phục vụ người thụ hưởng kiểm tra bảng kê hoá đơn chứng từ giao hàng; đối chiếu chữ ký của người được uỷ nhiệm nhận hàng với chữ ký mẫu; kiểm tra thời hạn hiệu lực của thư tín dụng; số tiền người thụ hưởng đề nghị thanh toán trong phạm vi số tiền mở thư tín dụng; nếu đúng xử lý như sau:

+ Ghi vào sổ theo dõi thư tín dụng đến đã được thanh toán.

+ Ghi ngày, tháng, năm thanh toán và số hiệu tài khoản Nợ - Có trên 2 liên bảng kê hoá đơn, chứng từ giao hàng và dùng làm chứng từ hạch toán ở ngân hàng phục vụ người thụ hưởng:

+ 1 liên bảng kê hoá đơn chứng từ giao hàng kèm theo liên lưu giấy mở thư tín dụng dùng làm chứng từ ghi Có tài khoản người thụ hưởng.

+ 1 liên bảng kê hoá đơn chứng từ giao hàng làm giấy báo có gửi người thụ hưởng.

Trường hợp bên thụ hưởng mở tài khoản ở một ngân hàng khác trên địa bàn thì căn cứ vào bảng kê hoá đơn, chứng từ giao hàng để lập chứng từ thanh toán bù trừ với ngân hàng phục vụ người thụ hưởng để ghi Có tài khoản người thụ huởng.

+ Căn cứ bảng kê hoá đơn chứng từ giao hàng lập Lệnh chuyển Nợ hoặc giấy báo Nợ liên hàng để ghi Nợ tài khoản chuyển tiền hoặc tài khoản liên hàng và gửi cho ngân hàng phục vụ người trả tiền (Lệnh chuyển Nợ, Giấy báo Nợ liên hàng có kèm theo 2 liên bảng kê hoá đơn chứng từ giao hàng) để thanh toán.

b. Đối với người thụ hưởng.

- Sau khi nhận giấy mở thư tín dụng của người trả tiền do ngân hàng phục vụ mình gửi đến, người thụ hưởng phải đối chiếu với hợp đồng hay đơn đặt hàng, kiểm soát giấy uỷ nhiệm nhận hàng, giấy chứng minh nhân dân của người nhận hàng nếu đúng thì giao hàng và yêu cầu người nhận hàng ký vào hoá đơn hay chứng từ giao hàng.

- Căn cứ vào hoá đơn, chứng từ giao hàng, người thụ hưởng lập 4 liên bảng kê hoá đơn chứng từ giao hàng (theo mẫu phụ lục số 01) nộp vào ngân hàng phục vụ mình để thanh toán tiền bán hàng. Trên bảng kê này người thụ hưởng phải ký tên, đóng dấu đơn vị (nếu có) và phải có chữ ký xác nhận của người nhận hàng về tổng số tiền phải thanh toán cho người thụ hưởng.

c. Đối với ngân hàng phục vụ người trả tiền.

Khi nhận được chứng từ về thanh toán thư tín dụng (Giấy báo Nợ liên hàng hoặc Lệnh chuyển nợ) của ngân hàng phục vụ người thụ hưởng gửi đến, sau khi kiểm tra thủ tục lập chứng từ, nội dung chứng từ, nếu đúng thì xử lý:

- Căn cứ Giấy báo Nợ liên hàng kèm 1 liên bảng kê hoá đơn chứng từ giao hàng (hoặc Lệnh chuyển Nợ) ghi:

Nợ Tài khoản tiền gửi để mở thư tín dụng,

Có Tài khoản thích hợp (Liên hàng đến năm nay,

Chuyển tiền đến năm nay.....)

- 1 liên bảng kê hoá đơn chứng từ giao hàng kèm bộ chứng từ làm giấy báo nợ gửi người trả tiền.

Thư tín dụng chỉ thanh toán tiền 1 lần. Do vậy, sau khi thực hiện thanh toán, nếu trên tài khoản tiền ký gửi để mở thư tín dụng vẫn còn tiền, ngân hàng lập phiếu chuyển khoản tất toán tài khoản này, hạch toán:

Nợ Tài khoản tiền gửi để mở thư tín dụng

Có Tài khoản tiền gửi của người trả tiền

và gửi giấy báo Có cho người trả tiền.

a. Tại ngân hàng phục vụ người trả tiền (sau đây gọi tắt là ngân hàng bên trả tiền).

Đối với các khoản thanh toán của bản thân ngân hàng (là đơn vị trả tiền), ngân hàng lập và nộp chứng từ thanh toán vào Ngân hàng Nhà nước nơi mở tài khoản để thực hiện thanh toán theo đúng các quy định tại phần II Quy định này.

Đối với các khoản thanh toán của khách hàng, ngân hàng bên trả tiền lập thêm bảng kê các chứng từ thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước (theo mẫu phụ lục số 02) và nộp vào Ngân hàng Nhà nước kèm theo các chứng từ thanh toán của khách hàng. Bảng kê các chứng từ thanh toán được lập riêng theo từng ngân hàng bên thụ hưởng, lập 3 liên trong trường hợp ngân hàng bên trả tiền và ngân hàng bên thụ hưởng mở tài khoản tại cùng đơn vị Ngân hàng Nhà nước 2 liên trong trường hợp ngân hàng bên thụ hưởng mở tài khoản tại Ngân hàng Nhà nước khác.

b. Tại Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước giữ tài khoản tiền gửi của ngân hàng bên trả tiền.

Khi nhận được Bảng kê các chứng từ thanh toán kèm các chứng từ thanh toán của ngân hàng bên trả tiền nộp vào, Ngân hàng Nhà nước kiểm tra tính hợp lệ của bảng kê, đối chiếu khớp đúng giữa bảng kê và các chứng từ kèm theo và kiểm tra khả năng thanh toán của ngân hàng bên trả tiền:

- Nếu bảng kê không hợp lệ hoặc ngân hàng bên trả tiền không đủ khả năng thanh toán thì trả lại ngân hàng bên trả tiền.

- Nếu bảng kê hợp lệ và ngân hàng bên trả tiền đủ khả năng thanh toán, Ngân hàng Nhà nước tiến hành thanh toán ngay và xử lý:

* Trường hợp ngân hàng bên trả tiền và ngân hàng bên thụ hưởng mở tài khoản tại cùng đơn vị Ngân hàng Nhà nước:

+ 1 liên Bảng kê các chứng từ thanh toán làm chứng từ hạch toán:

Nợ Tài khoản tiền gửi ngân hàng bên trả tiền,

Có Tài khoản tiền gửi ngân hàng bên thụ hưởng.

+ 1 liên Bảng kê các chứng từ thanh toán làm giấy báo Nợ gửi ngân hàng bên trả tiền.

+ 1 liên Bảng kê các chứng từ thanh toán làm giấy báo Có kèm các chứng từ thanh toán của khách hàng gửi ngân hàng bên thụ hưởng .

* Trường hợp ngân hàng bên thụ hưởng mở tài khoản tại đơn vị Ngân hàng Nhà nước khác:

Ngân hàng nhà nước bên trả tiền căn cứ chứng từ của ngân hàng bên trả tiền nộp vào lập Lệnh chuyển Có để chuyển tiền đến Ngân hàng Nhà nước bên thụ hưởng để ghi Có tài khoản ngân hàng bên thụ hưởng, hạch toán:

Nợ Tài khoản tiền gửi của ngân hàng bên trả tiền,

Có Tài khoản thích hợp (chuyển tiền đi năm nay,

liên hàng đi năm nay...).

và gửi giấy báo Nợ cho ngân hàng bên trả tiền.

c. Tại Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước giữ tài khoản tiền gửi của ngân hàng bên thụ hưởng.

Khi nhận được lệnh chuyển tiền đến, sau khi kiểm tra và xử lý chuyển tiền theo quy định, Ngân hàng Nhà nước bên thụ hưởng ghi:

Nợ Tài khoản thích hợp (chuyển tiền đến năm nay,

liên hàng đến năm nay....)

Có Tài khoản tiền gửi của ngân hàng bên thụ hưởng.

và gửi giấy báo Có cho ngân hàng bên thụ hưởng.

d. Tại ngân hàng phục vụ người thụ hưởng: Căn cứ báo Có của Ngân hàng Nhà nước gửi đến, ngân hàng phục vụ người thụ hưởng kiểm soát lại, nếu đúng ghi:

Nợ Tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước,

Có Tài khoản người thụ hưởng

và gửi giấy báo Có cho người thụ hưởng.

a. Các ngân hàng nếu thanh toán điện tử qua Ngân hàng Nhà nước phải có đăng ký, thoả thuận với Ngân hàng Nhà nước về việc sử dụng Chứng từ điện tử và chữ ký điện tử do Ngân hàng Nhà nước cấp để sử dụng trong Thanh toán điện tử liên ngân hàng theo đúng quy định hiện hành:

- Các Lệnh thanh toán (Lệnh chuyển Nợ ; Lệnh chuyển Có...) và các Bảng kê sử dụng trong Thanh toán điện tử liên ngân hàng phải được sử dụng đúng mẫu do Ngân hàng Nhà nước quy định.

- Chứng từ điện tử phải được lập đúng, chính xác các yếu tố và phải có đầy đủ các chữ ký điện tử của người phê duyệt sử dụng tiền trên tài khoản (Tổng giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền) và chữ ký điện tử của người kiểm soát (Kế toán trưởng, Trưởng phòng kế toán hoặc người được uỷ quyền).

Chứng từ điện tử phải in được ra giấy. Trong trường hợp cần thiết khi in ra giấy thì trên chứng từ giấy đó phải thể hiện được tên, ký hiệu riêng của những người đã ký chịu trách nhiệm trên chứng từ điện tử và thực hiện việc trả tiền.

b. Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán điện tử qua Ngân hàng Nhà nước (chuyển tiền điện tử,...) được thực hiện theo các quy định hiện hành.