Quyết định 07/2004/QĐ/UB-NC Về việc ban hành quy định quản lý, sử dụng sổ sách, biểu mẫu ghi chép tình hình, kết quả tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo.

_____________

Thủ trưởng cơ quan Hành chính nhà nước các cấp, các ngành, các tổ chức chính trị - xã hội, các đoàn thể... (sau đây gọi tắt là các cơ quan đơn vị) có trách nhiệm tổ chức tiếp dân, tiếp nhận, xử lý đơn và giải quyết các vụ việc khiếu nại tố cáo thuộc thẩm quyền theo đúng quy định của pháp luật.

Việc tiếp dân, xử lý đơn khiếu nại, tố cáo và giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền phải được ghi chép, phản ánh đầy đủ vào “Hệ thống sổ khiếu nại, tố cáo”.

Hệ thống sổ sách khiếu nại, tố cáo, gồm:

-       Sổ tiếp dân.

-       Sổ đăng ký xử lý đơn.

-       Sổ thụ lý đơn khiếu nại, tố cáo.

-       Các loại phiếu: Phiếu hướng dẫn, phiếu chuyển đơn và phiếu báo tin.

Hệ thống sổ khiếu nại, tố cáo dùng để ghi chép, phản ánh về tình hình kết

quả giải quyết khiếu nại, tố cáo, được sử dụng và quản lý theo yêu cầu nghiệp vụ của công tác thanh tra nhằm theo dõi tổng quát tình hình khiếu nại, tố cáo, là tài liệu làm căn cứ để lập các báo cáo theo chế độ quy định và thực hiện quản lý Nhà nước về công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo.

Hệ thống sổ khiếu nại, tố cáo ban hành tại quy định này được sử dụng thống nhất trong các cơ quan hành chính, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức kinh tế, xã hội thuộc quyền quản lý nhà nước của Uỷ ban nhân dân tỉnh.

Dùng để ghi chép theo trinh tự, thời gian việc tiếp dân thường xuyên của bộ phận chuyên môn và tiếp dân định kỳ của lãnh đạo. Số liệu được phản ánh trong sổ là cơ sở để tổng hợp, đánh giá tình hình kết quả tiếp dân của cơ quan, đơn vị.

Sổ tiếp dân do cán bộ phụ trách tiếp dân ghi chép, quản lý.

Dùng để đăng ký đơn khiếu nại, tố cáo sau khi đã được cán bộ nghiệp vụ phân loại xử lý. Việc đăng ký, xử lý phải được ghi chép vào sổ kịp thời, chính xác. Số đơn được đăng ký vào sổ là căn cứ để theo dõi, tổng hợp, báo cáo tình hình và kết quả giải quyết của cơ quan, đơn vị.

Sổ đăng ký xử lý đơn khiếu nại, tố cáo do bộ phận tiếp nhận và xử lý đơn thực hiện ghi chép, quản lý.

Dùng để đăng ký, theo dõi quá trình thụ lý giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền của Thủ trưởng cơ quan đơn vị. Cán bộ ghi sổ phải ghi đầy đủ các nội dung theo trình tự thời gian phát sinh và giải quyết vụ việc. Số vụ việc được theo dõi phản ánh trong sổ là cơ sở để tổng hợp vụ việc thuộc thẩm quyền và kết quả giải quyết trong từng thời gian của thủ trưởng cơ quan, đơn vị.

Sổ thụ lý đơn khiếu nại, tố cáo của UBND tỉnh do Văn phòng UBND tỉnh ghi chép và quản lý.

Sổ thụ lý đơn khiếu nại, tố cáo của UBND các huyện, thị xã, các sở ngành do thanh tra các huyện thị xã, sở ngành thực hiện ghi chép và quản lý.

Gồm: Phiếu hướng dẫn, Phiếu chuyển đơn, Phiếu báo tin.

Dùng để hướng dẫn cho công dân trực tiếp hoặc gửi đơn thư đến đúng cơ quan có thẩm quyền để khiếu nại theo đúng quy định của pháp luật.

Phiếu chuyển đơn dùng để chuyển đơn tố cáo của công dân, tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Phiếu báo tin dùng để thông báo cho công dân biết việc đơn đã được tiếp nhận, xử lý theo quy định của pháp luật.

Các loại phiếu này do cán bộ tiếp dân xử lý đơn thư lập và quản lý.

Các loại sổ phải được ghi theo thứ tự trang từ 01 đến hết sổ; Việc mở và khoá sổ thực hiện theo quy định của Thanh tra Nhà nước.

Các tổ chức, cá nhân được giao quản lý và sử dụng Hệ thống sổ khiếu nại, tố cáo có trách nhiệm bảo quản, ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời theo đúng quy định tại mẫu sổ; nghiêm cấm việc ghi chép tuỳ tiện, ghi sai nội dung quy định, gây khó khăn và làm ảnh hưởng đến các hoạt động quản lý nhà nước về khiếu nại, tố cáo.

Hệ thống sổ khiếu nại, tố cáo thuộc danh mục bí mật của Nhà nước được quản lý, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Trong trường hợp bị mất sổ hoặc hư hỏng phải kịp thời báo cáo cho tổ chức thanh tra của cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên trực tiếp để có biện pháp xử lý.

Thanh tra tỉnh có trách nhiệm phát hành, hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng Hệ thống sổ trong toàn tỉnh; Phối hợp với văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh triển khai quy định này để thực hiện thống nhất trong toàn tỉnh.

Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm trước uỷ ban nhân dân tỉnh về việc thực hiện quy định này trong địa phương, ngành mình. Các tổ chức thanh tra Nhà nước có nhiệm vụ giúp Thủ trưởng cùng cấp tổ chức thực hiện áp dụng Hệ thống sổ khiếu nại, tố cáo.

Sở Tài chính cấp phát kinh phí đảm bảo cho việc in ấn, phát hành hệ thống sổ khiếu nại, tố cáo hàng năm qua Thanh tra tỉnh.

Các tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc quản lý, sử dụng hệ thống sổ khiếu nại, tố cáo sẽ được khen thưởng; nếu vi phạm, tùy theo mức độ sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Quy định này được thực hiện thống nhất trong toàn tỉnh từ ngày 01/01/2004 và thay thế các quy định đã ban hành trước đây về sử dụng Hệ thống sổ khiếu nại, tố cáo./.