Quyết định 07/1999/QĐ-UB Ban hành Quy định tạm thời về hình thức văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng

________________

Văn bản do Ủy ban nhân dân thành phố, Chủ tịch UBND thành phố, Văn phòng UBND thành phố (sau đây viết tắt là văn bản của UBND thành phố) ban hành phải được thể hiện theo đúng nội dung trong bản Quy định này.

1- Khổ giấy sử dụng để soạn thảo văn bản và in văn bản là khổ giấy A4;

2- Phông chữ trong văn bản là phông chữ A, B, c, kiểu chữ Vn. Time (đối với kiều chữ thường) và kiểu chữ Vn.TimeH (đối với kiểu chữ in);

3- Kích thước chữ là 14 đối với kiểu chữ thường và 13 đối với kiểu chữ in. Trường hợp đặc biệt có quy định riêng.

1- Việc canh lề trong văn bản được quy định như sau :

a) Lề trên : Tôi thiểu phải là 2,5 cm

b) Lề dưới : Tối thiểu phải là 2,0 cm

c) Lề trái : Bắt buộc phải là 3,0 cm

d) Lề phải : Bắt buộc phải là 2,0 cm;

2- Khoảng cách giữa các phần trong văn bản :

a) Giữa các phần trong văn bản đều phải có khoảng cách thích hợp, phù hợp với cách trình bày của từng thể loại văn bản và phù hợp với nội dung của từng văn bản cụ thể;

b) Giữa các điều, khoản, điểm và nội dung nhỏ của điểm trong Quyết định hoặc Quy định phải cách nhau một hàng trống ở giữa;

c) Khi hết đoạn xuống dòng thì tùy từng trường hợp có thể cách một hàng trống ở giữa.

1- Việc viết hoa trong văn bản của UBND thành phố được thực hiện thông nhất theo Quyết định số 09/1998/QĐ-VPCP ngày 22 tháng 11 năm 1998 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành Quy định tạm thời về viết hoa trong văn bản của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ;

2- Đối với những từ hoặc cụm từ được lặp đi lặp lại nhiều lần trong văn bản thì có thế viết tắt nhưng khi nêu lần đầu tiên trong văn bản phải viết đủ chữ, sau đó mới viết tắt.

Ví dụ :

- Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố (sau đây viết tắt là các Sở);

- An ninh chính trị và trật tư an toàn xã hội (sau đây viết tắt là ANCT và TTATXH).

1- Các dấu châm (.), dấu phẩy (,), dấu chấm phẩy (;), dấu hai chấm (:) và các dấu khác (nếu có) phải đặt sát với chữ liền kề phía trước, không cách rời. Chữ đầu tiên liền sau dấu phải cách một khoảng trống bằng một ký tự;

2- Các dấu ngoặc đơn (...), ngoặc kép (”...”) phải đặt cách chữ liền kề phía trước một khoảng trông bằng một ký tự. Chữ đầu tiên trong dấu ngoặc đơn, ngoặc kép phải được viết sát liền kề với dấu, không cách rời;

3- Sau chữ cuối cùng của phần nội dung văn bản phải đặt dấu chấm hết (./.);

4- Trong văn bản không được sử dụng bất cứ hình tượng trang trí nào, ngoài các đoạn thẳng phân cách giữa các phần trong nội dung văn bản khi cần thiết.

1- Những yếu tố sau đây trong văn bản phải được thể hiện bằng kiểu chữ in :

b) Tên cơ quan ban hành văn bản : ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG ghi chữ đứng và đậm, được đặt gần sát mép lề bên trái của văn bản và trình bày thành hai hàng : hàng trên là dòng chữ ỦY BAN NHÂN DÂN, hàng dưới là dòng chữ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG đặt ở chính giữa so với hàng trên. Không được viết tắt bất cứ chữ nào trong cụm từ trên;

c) Ký hiệu văn bản :

- Được trình bày liền sau số văn bản, bao gồm chữ viết tắt của tên loại văn bản và tên tắt hai chữ đầu tiên của Ủy ban nhân dân. Ví dụ : Số : 76/QĐ-UB; Số 25/CT-UB ghi chữ đứng, không đậm, đặt phía dưới và chính giữa so với hàng tên cơ quan ban hành văn bản, cách bởi một đoạn thẳng dài khoảng hai phần ba (2/3) độ dài của hàng chữ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG phía trên;

- Nếu là văn bản quy phạm pháp luật thì trước ký hiệu văn bản phải ghi năm ban hành văn bản.

Ví dụ : Quyết định số 64/1998/QĐ-UB...;

f) Thẩm quyền và chức danh người ký văn bản : TM. UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG; CHỦ TỊCH UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG; KT. CHỦ TỊCH UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG; PHÓ CHỦ TỊCH; TL. CHỦ TỊCH UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG (cụm từ Ủy ban nhân dân viết tắt là UBND) ghi chữ đứng, đậm được đặt gần sát mép lề bên phải của văn bản;

- Nếu ký thừa lệnh thì phải ghi rõ là thừa lệnh cá nhân Chủ tịch Ủy ban nhân dân, không ghi thừa lệnh tập thể Ủy ban nhân dân;

- Giữa các chữ viết tắt TM (thay mặt), KT (ký thay), TL (thừa lệnh) không có dấu gạch chéo (/) giữa hai chữ và sau đó là dấu chấm (.). Chữ đầu tiên sau chữ viết tắt phải cách ra một ký tự trống;

g) Trích yếu ngắn gọn của các chương trong thể loại văn bản Quy định, Quy chế ghi bằng kiểu chữ in đứng, đậm và được đặt ở phía dưới, chính giữa so với thứ tự của chương.

Ví dụ :

2- Những yếu tố sau đây trong văn bản được thế hiện bằng kiểu chữ thường :

a) Nội dung của văn bản : Ghi chữ đứng và không đậm;

b) Chữ "Số" văn bản

- Ghi chữ đứng và không đậm, được đặt phía dưới và chính giữa so với hàng chữ ghi tên cơ quan ban hành văn bản;

- Thứ tự số văn bản được đánh riêng cho từng loại văn bản, bắt đầu từ số 01 của ngày 01.01 cho đến hết ngày 31.12 của năm;

c) Tiêu ngữ : Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ghi chữ đứng, đậm, cách nhau bằng các gạch nối, giữa các gạch nối và chữ cách nhau một khoảng trống bằng một kỷ tự và chỉ viết hoa các mẫu tự Đ, T, H, được đặt phía dưới và chính giữa so với hàng chữ ghi quốc hiệu CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM;

d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản : Chữ nghiêng, không đậm, viết hoa các mẫu tự Đ và N trong hai chữ Đà Nẵng, sau địa danh phải có dấu phẩy (,); được đặt phía dưới và chính giữa so với hàng chữ ghi tiêu ngữ, cách bởi một đoạn thẳng dài khoảng hai phần ba (2/3) độ dài của hàng chữ ghi tiêu ngữ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc phía trên;

e) Trích yếu nội dung văn bản sau tên loại văn bản : chữ đứng, đậm, không nghiêng, được đặt phía dưới và chính giữa so với hàng chữ ghi tên loại văn bản. Trích yếu được dùng với các thể loại văn bản như : Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo, Tờ trình, Thông báo, Biên bản và một số loại văn bản pháp quy phụ như Chương trình, Kế hoạch. Trích yếu của thể loại Công văn có quy định riêng;

f) Nơi nhận : Ghi chữ đứng, đậm, có gạch chân, có dấu hai chấm (:). Tên các cơ quan, tổ chức trong phần "Nơi nhận" được đặt sau một gạch ngang đầu dòng, ghi chữ đứng, kích chữ 12 và phải ghi cụ thể mục đích gửi văn bản : Để báo cáo, để thực hiện, để phối hợp hoặc để biết và phải ghi lưu Văn thư cùng với bộ phận trực tiếp soạn thảo văn bản;

g) Tên người ký văn bản : Ghi chữ đứng, đậm, kích chữ 16. Chữ cái đầu tiên của tên người ký văn bản được đặt hơi chếch về phía bên phải so với chữ cái đầu tiên trong phần chức danh người ký văn bản ở phía trên.

1- Nếu văn bản có từ hai trang trở lên thì phải đánh số trang;

2- Số trang bắt đầu được đánh từ trang thứ 2. Thứ tự các trang được đặt ở chính giữa, tại phần lề trên của văn bản, cách phần ghi nội dung văn bản bởi một hàng trống.

1- Số thứ tự văn bản và thứ tự ngày ban hành văn bản dưới 10 phải có số 0 phía trước đế đảm bảo tính chính xác về mặt thời gian.

Ví dụ :

- Chỉ thị số 05… ngày 09... tháng 02 năm 1998. Không ghi Chỉ thị số 5 ngày 9 tháng 2 năm 1998;

2- Tháng một và tháng hai phải ghi số 0 phía trước. Từ tháng ba đến tháng chín không ghi số 0 phía trước.

Ví dụ:

- Không ghi tháng 1, tháng 2 mà ghi tháng 01, tháng 02;

- Không ghi tháng 05, 03, 09 mà ghi tháng 5, tháng 3, tháng 9...;

2- Thứ tự ngày, tháng, năm trong văn bản phải được ghi đầy đủ, chính xác, không viết tắt :

Ví dụ :

1- Ký thay mặt Ủy ban nhân dân thành phố (TM. UBND THÀNH PHỐ) do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND thành phố ký được thực hiện đối với các văn bản sau :

a) Văn bản thuộc thầm quyền của UBND thành phố theo Điều 49 Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp (sửa đổi) ngày 21 tháng 6 năm 1994, gồm :

- Chương trình làm việc của Ủy ban nhân dân thành phố;

- Kế hoạch đầu tư phát triển kinh tế - xã hội, dự toán ngân sách, quyết toán ngân sách hàng năm và quỹ dự trữ của thành phố trình Hội đồng nhân dân thành phố (HĐND);

- Các biện pháp thực hiện Nghị quyết của HĐND thành phố về kinh tế - xã hội, thông qua báo cáo của UBND thành phố trước HĐND thành phố;

- Đề án thành lập mới, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố và việc phân vạch, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính ở địa phương;

b) Văn bản quy phạm pháp luật của UBND thành phố;

c) Văn bản của UBND thành phố gửi các cơ quan Trung ương, Thường vụ Thành ủy, Hội đồng nhân dân, Thường trực HĐND thành phố;

2- Ký nhân danh Chủ tịch UBND thành phố hoặc Phó Chủ tịch ký thay Chủ tịch (không dùng hình thức ký thay mặt UBND thành phố) đối với việc giải quyết những vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND thành phố theo Điều 52 Luật tổ chức HĐND và UBND (sửa đổi) ngày 21 tháng 6 năm 1994;

3- Trong tất cả các trường hợp, khi Phó Chủ tịch ký văn bản thì trên phần ghi chức danh “PHÓ CHỦ TỊCH” phải có dòng chữ “KT. CHỦ TỊCH”;

4- Ký thừa lệnh Chủ tịch UBND thành phố và đóng dấu UBND thành phố (không dùng khái niệm thừa lệnh tập thể UBND thành phố) đối với :

a) Báo cáo công tác tháng của UBND thành phố gửi Văn phòng Chính phủ;

b) Các công việc khác khi Chánh Văn phòng được Chủ tịch UBND thành phố ủy quyền;

5- Ký nhân danh Chánh văn phòng và đóng dâu Văn phòng UBND thành phố đối với :

a) Thông báo nội dung cuộc họp giao ban hàng tháng của UBND thành phố với các ngành, địa phương (sau khi được người chủ trì giao ban duyệt nội dưng);

b) Thông báo cuộc họp giao ban hàng tuần của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND thành phố (sau khi được Chủ tịch duyệt nội dung);

c) Thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của Chủ tịch (Phó Chủ tịch) UBND thành phố tại các cuộc họp, hội nghị do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch chủ trì (sau khi được người chủ trì cuộc họp, hội nghị duyệt nội dung);

d) Giấy mời dự họp, hội nghị, hội thảo do UBND thành phố tổ chức (trừ trường hợp mời đại diện lãnh đạo các cơ quan Trung ương do lãnh đạo UBND thành phố ký mời hoặc Chánh Văn phòng thừa lệnh Chủ tịch UBND thành phố ký mời);

e) Công văn, thông báo để truyền đạt ý kiến của Chủ tịch (Phó Chủ tịch) UBND thành phố về một công việc cụ thể sau khi đã có ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch (Phó Chủ tịch);

f) Công văn nhắc nhở, đôn đốc các ngành, địa phương trong việc thực hiện Quy chế làm việc của UBND thành phố hoặc một công việc cụ thể được UBND thành phố giao;

g) Các văn bản hành chính thông thường khác như phiếu chuyển, phiếu gửi, phiếu báo, phiếu chuyển trả tài liệu;

h) Các văn bản khác được quy định do Chánh Văn phòng ký.

1- Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng UBND thành phố khi trình vàn bản do Văn phòng UBND thành phố soạn thảo phải ký tắt vào sau chữ cuối cùng của dòng đầu tiên trong phần thẩm quyền ký văn bản. Chuyên viên Văn phòng UBND thành phố không được ký tắt vào văn bản mà chỉ được ký trong Phiếu trình văn bản, kể cả đôi với các văn bản mà theo quy định, chuyên viên được trình thẳng Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND thành phố (không qua lãnh đạo Văn phòng);

2- Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố (sau đây gọi tắt là Giám đốc các Sở và tương đương) khi soạn thảo văn bản thuộc chức năng của ngành để UBND thành phố ban hành phải ký tắt vào sau chữ cuối cùng của dòng đầu tiên trong phần thẩm quyền ký văn bản. Không ký và đóng dấu cơ quan dưới phần "Nơi nhận" văn bản;

Nếu văn bản phải qua Văn phòng UBND thành phô thẩm định trước khi trình ký mà lãnh đạo Văn phòng nhất trí với nội dung văn bản của ngành thì ký bên cạnh chữ ký của Giám đốc Sở và tương đương;

3- Đối với văn bản quy phạm pháp luật hoặc các văn bản khác theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND thành phố phải ký vào từng trang trong văn bản thì Thủ trưởng cơ quan chủ trì soạn thảo văn bản (lãnh đạo Văn phòng hoặc lãnh đạo các Sở và tương đương) ký tắt vào sau chữ cuối cùng của trang. Đối với trang cuối cùng thì ký tắt vào sau chữ cuối cùng của dòng đầu tiên trong phần thẩm quyền ký văn bản.

2- Chỉ dùng từ "Căn cứ" đối với những văn bản quy phạm pháp luật. Đối với những văn bản không phải là văn bản quy phạm pháp luật thì dùng từ "Theo". Trước từ "Căn cứ" và từ "Theo" có dấu gạch ngang (-) và được đặt cách lề bên trái một khoảng trống bằng một phím tab. Sau chữ cuồi cùng của phần "Căn cứ" phải đánh dấu phẩy (,);

3- Việc trích dẫn văn bản trong phần căn cứ phải đầy đủ cả về tên loại văn bản; số, ký hiệu, thời gian ban hành văn bản; cơ quan ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản;

Ví dụ :

- Căn cứ Nghị định số 92/1998/NĐ-CP ngày 10 tháng 11 năm 1998 của Chính phủ về hành nghề tư vấn pháp luật của tổ chức luật sư nước ngoài tại Việt Nam;

4- Khi căn cứ các văn bản Luật hoặc Pháp lệnh phải ghi ngày văn bản đó được Quốc hội hoặc Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông qua, không ghi ngày văn bản được Chủ tịch nước ký lệnh công bố.

Ví dụ :

- Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân (sửa đổi) ngày 21 tháng 6 năm 1994 (không ghi ngày 05 tháng 7 năm 1994 là ngày Chủ tịch nước ký lệnh công bố Luật trên);

- Căn cứ Pháp lệnh khiếu nại, tố cáo của công dân ngày 02 tháng 5 năm 1991 (không ghi ngày 07 tháng 5 năm 1991 là ngày Chủ tịch nước ký lệnh công bố Pháp lệnh trên);

5- Đối với văn bản quy phạm pháp luật hoặc những văn bản khác, khi cần thiết phải ghi rõ theo đề nghị của ai, cơ quan nào mà văn bản được hình thành.

Ví dụ :

- Theo đề nghị của Giám đốc Sở Địa chính - Nhà đất...

1- Thể loại văn bản Quyết định được thể hiện dưới hình thức điều khoản hóa. Chữ "Điều" được ghi bằng kiểu chữ thường, đứng, đậm, có dấu hai chấm sau số thứ tự, không gạch chân, đặt cách lề bên trái một khoảng trống bằng một phím tab;

2- Nếu có trích yếu nội dung ngắn gọn của điều thì trích yếu được ghi bằng kiểu chữ thường, đứng, đậm, không có bất cứ dấu nào sau chữ cuối cùng.

1- Nếu nội dung Quyết định dài, gồm nhiều phần nội dung khác nhau, có tính chất tương đối độc lập và tùy theo nội dung cụ thể của văn bản thì có thể được ban hành thành Quy định, quy chế, Chương trình, Kế hoạch (gọi là văn bản pháp quy phụ) . Văn bản pháp quy phụ được ban hành kèm theo Quyết định;

2- Cách trình bày phần mở đầu văn bảmpháp quy phụ :

a) Phần mở đầu của văn bản pháp quy phụ chỉ ghi lại tên cơ quan ban hành văn bản (ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG) và tiêu đề của văn bản (CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM, Độc lập - Tự do - Hạnh phúc) mà không ghi lại số, ký hiệu văn bản, địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

b) Tên loại văn bản pháp quy phụ (Quy định, Quy chế, Chương trình, Kế hoạch) được ghi bằng kiểu chữ in, đậm, đứng và đặt ở chính giữa văn bản. Sau tên loại văn bản không ghi dòng chữ Ủy ban nhân dân nữa;

c) Trích yếu nội dung văn bản được ghi bằng kiểu chữ thường, đứng, đậm, đúng với nội dung văn bản ghi ở Điều 1 Quyết định và được đặt phía dưới, chính giữa so với, tên loại văn bản ở phía trên;

d) Hàng chữ "Ban hành kèm theo Quyết định số..../1998/ QĐ-UB ngày... tháng... năm... của UBND thành phố Đà Nẵng" được ghi bằng kiểu chữ thường, nghiêng, đặt trong ngoặc đơn (...) và được đặt phía dưới, chính giữa so với trích yếu nội dung văn bản. Dưới đó là một đường thẳng có độ dài bằng khoảng hai phần ba (2/3) độ dài của hàng chữ phía trên;

3- Cách trình bày phần cuối văn bản pháp quy phụ :

Phần cuối văn bản pháp quy phụ chỉ ghi thẩm quyền ký văn bản, chức danh và tên người ký văn bản. Cách trình bày kiểu chữ được thực hiện như điểm f khoản 1 và điểm g khoản 2 Điều 6 bản Quy định này. Không ghi phần "Nơi nhận" trong văn bản pháp quy phụ.

1- Quy định, Quy chế được chia thành nhiều chương. Chữ "Chương" được viết bằng kiểu chữ thường; thứ tự các chương được viết bằng chữ La mã : I, II, III..., kiểu chữ đứng, đậm và đặt ở phía dưới, chính giữa so với hàng ghi thể loại và trích yếu của văn bản Quy định, Quy chế, cách bởi hai hàng trống so với đoạn gạch thẳng phía trên.

Trích yếu nội dung của chương được ghi bằng kiểu chữ in, đứng, đậm, được đặt ở phía dưới, chính giữa so với hàng ghi thứ tự của chương;

2- Chương được chia thành mục (nếu có) hoặc chia trực tiếp thành các điều :

a) Nếu chương gồm nhiều mục thì thứ tự các mục trong chương được ghi bằng chữ in hoa : A, B, C..., chữ "Mục" ghi bằng kiểu chữ thường, đứng, đậm và đặt ở phía dưới, chính giữa so với hàng ghi thứ tự chương và trích yếu nội dung của chương;

b) Trích yếu nội dung của mục được ghi bằng kiểu chữ thường, đứng, đậm, được đặt ở phía dưới, chính giữa so với hàng ghi thứ tự của mục;

3- Điều có thể được chia thành các khoản. Thứ tự các khoản được ghi bằng các số 1, 2, 3... Sau số là một dấu chấm (.), đặt cách lề bên trái một khoảng trống đúng bằng khoảng trống của điều (một lần phím Tab). Hết nội dung một khoản phải có dấu chấm phẩy (;), hết nội dung khoản cuối cùng phải có dấu chấm (.);

4- Khoản có thể được chia thành các điểm. Thứ tự các điểm trong khoản được ghi bằng chữ thường a, b, c... nhỏ. Sau số thứ tự điếm là dâu gạch chéo (/), đặt cách lề bên trái một khoảng trống đúng bằng khoảng trống của khoản (một lần phím tab). Hết nội dung một điểm phải có dấu chấm phẩy (;), hết nội dung điểm cuối cùng mà sau đó còn tiếp nối nội dung của các khoản khác thì dùng dấu chấm phẩy (;), nếu không còn nội dung của các khoản khác thì phải có dấu chấm (.);

5- Nếu trong điểm còn có nhiều nội dung thì trước từng nội dung sử dụng dấu gạch ngang (-), đặt cách lề bên trái một khoảng trống đúng bằng khoảng trống của khoản (một lần phím tab). Hết một nội dung nhỏ phải có dấu chấm phẩy (;), hết nội dung nhỏ cuối cùng mà sau đó còn tiếp nối nội dung của các điểm khác hoặc khoản khác thì dùng dấu chấm phẩy (;), nếu không còn nội dung của các khoản thì phải có dấu chấm (.)

1- Hiệu lực về thời gian của Quyết định phải được ghi thành một điều riêng, không đặt chung trong điều quy định về trách nhiệm thực hiện của các cơ quan, đơn vị. Cố hết sức tránh ghi chung chung "Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký";

2-  Nội dung hiệu lực về thời gian trong văn bản quy phạm pháp luật phải được quy định cụ thể. Nếu không quy định được một mốc cụ thế thi có thể ghi chung là "có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký". Trường hợp đặc biệt cần quy định hiệu lực thi hành sớm hơn thì tối thiểu phải là sau 5 ngày kế từ ngày ký;

3- Đối với các văn bản Quyết định khác và Quyết định là văn bản quy phạm pháp luật quy định về tổ chức bộ máy cần có hiệu lực thi hành ngay thì tùy từng trường hợp cụ thể có thể ghi "Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký".

1- Thể loại văn bản Chỉ thị được thể hiện dưới hình thức văn xuôi, không theo điều khoản hóa;

2- Nội dung các phần trong Chỉ thị có thế được đánh số theo thứ tự 1, 2, 3... Nội dung các phần nhỏ được đánh theo thứ tư a, b, c...

1- Nếu là báo cáo chung hoặc mang tính chất định kỳ theo quy định thì không cần ghi phần "Kính gửi". Các cơ quan cần gửi được ghi trong phần "Nơi nhận" ở cuối văn bản.

Ví dụ :

2- Nếu là báo cáo mang tính đột xuất, theo chuyên đề hoặc theo yêu cầu của cơ quan cấp trên thì chỉ ghi tên một cơ quan đã yêu cầu báo cáo hoặc có thẩm quyền giải quyết việc báo cáo. Các cơ quan có liên quan khác được ghi trong phần "Nơi nhận". Dòng chữ "Kính gửi" và tên cơ quan gửi được đặt phía trên, chính giữa văn bản, cách một hàng trống so với dòng "Báo cáo".

Ví dụ :

3- Dòng chữ "Kính gửi" được ghi bằng kiểu chữ thường, đứng, không đậm, có dấu hai chấm (:), có gạch chân. Tên cơ quan gửi văn bản ghi bằng kiểu chữ thường, đứng, đậm, kích chữ là 16.

1- Chỉ ghi tên cơ quan có thẩm quyền giải quyết việc trong phần "Kính gửi". Dòng chữ "Kính gửi" và tên cơ quan gửi được đặt phía trên, chính giữa văn bản, cách một hàng trống so với dòng ghi chữ "TỜ TRÌNH". Các cơ quan có liên quan khác (nếu có) được ghi trong phần "Nơi nhận";

2- Dòng chữ "Kính gửi" được ghi bằng kiểu chữ thường, đứng, không đậm, có dấu hai châm (:), có gạch chân. Tên cơ quan gửi văn bản ghi bằng kiểu chữ thường, đứng, đậm, kích chữ là 16.

1- Trong phần ghi “Số và ký hiệu văn bản” không ghi chữ "CV" sau số văn bản mà thống nhất ghi tên cơ quan soạn thảo văn bản sau chữ UB.

Ví dụ :

Số : /UB-VP (do Văn phòng UBND thành phố soạn thảo);

Số : /UB-TCCQ (do Ban Tổ chức chính quyền soạn thảo);

2- Phần trích yếu nội dung Công văn được ghi ở góc trái văn bản, dưới phần ghi số và ký hiệu văn bản, cách một hàng trống, kiểu chữ thường, đứng, không đậm, kích chữ 13;

3- Nếu là Công văn gửi lên cấp trên (Chính phủ, các cơ quan Trung ương), Thường vụ Thành ủy, Hội đồng nhân dân, Thường trực HĐND) thì phần "Kính gửi" chỉ ghi tên một cơ quan có trách nhiệm chính có liên quan đến việc giải quyết nội dung Công văn. Dòng chữ "Kính gửi" được ghi bằng kiểu chữ thường, đứng, không đậm, có dấu hai chấm (:), có gạch chân. Tên cơ quan gửi văn bản ghi bằng kiểu chữ thường, đứng, đậm, kích chữ là 16. Các cơ quan có liên quan khác được ghi trong phần "Nơi nhận";

4- Nếu là Công văn cùng gửi cho nhiều cơ quan, đơn vị khác trong thành phố để yêu cầu phối hợp, hỗ trợ hoặc có trách nhiệm thực hiện văn bản thì phần "Kính gửi" có thể ghi tên nhiều cơ quan, đơn vị. Tên mỗi cơ quan, đơn vị được phân biệt bằng một gạch đầu dòng nhỏ (-) ở đầu.

Các thể loại văn bản khác như phiếu chuyển, giấy mời, phiếu gửi, phiếu báo, phiếu chuyển trả tài liệu, phiếu trình, giấy viết thư và các văn bản khác có sử dụng tại UBND thành phố, Văn phòng UBND thành phố được vận dụng theo các nội dung trong bản Quy định này.

Văn bản do UBND thành phố, Văn phòng UBND thành phố ban hành trước đây quy dinh những vấn đề có liên quan đến hình thức của văn bản trái với Quy định này đều không còn hiệu lực.

Giao Văn phòng UBND thành phố :

1- Soạn thảo các mẫu văn bản của UBND thành phố, Văn phòng UBND thành phố trình Chủ tịch UBND thành phố phê duyệt để sử dụng thống nhất từ ngày 20 tháng 01 năm 1999;

2- Chịu trách nhiệm tổ chức hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quy định này.

1- Căn cứ nội dung Quy định này, các Sở và tương đương, Ủy ban nhân dân các quận, huyện nghiên cứu vận dụng thực hiện trong ngành, địa phương mình;

2- Riêng đối với văn bản trình UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố, các ngành, địa phương phải bảo đảm theo đúng các quy định tại văn bản này.

Trong quá trình thực hiện, nếu có gì vướng mắc, cần phản ánh ngay để UBND thành phố kịp thời điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp thực tế tại địa phương.