Kế hoạch 423/KH-UBND Lào Cai 2026 triển khai số hóa dữ liệu công chứng tập trung

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Thực hiện số hoá, chuyển đổi dữ liệu công chứng vào sơ sở dữ liệu công chứng tập trung của Bộ Tư pháp nhằm chuẩn hóa dữ liệu, tạo nền tảng dữ liệu phục vụ khai thác, tra cứu, cảnh báo rủi ro, phòng ngừa các giao dịch có dấu hiệu vi phạm, phục vụ chuyển đổi số trong hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh.

b) Xác định cụ thể nội dung công việc, tiến độ, thời hạn hoàn thành và trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị có liên quan trong việc chuyển đổi dữ liệu công chứng từ khi được thành lập đến năm 2026, nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng của Bộ Tư pháp.

c) Chủ động chuẩn bị kinh phí, nhân lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị và các điều kiện cần thiết khác bảo đảm việc triển khai chuyển đổi dữ liệu công chứng đúng tiến độ, yêu cầu và quy định.

2. Yêu cầu

a) Xác định rõ nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị trong việc chủ trì, phối hợp thực hiện; xác định cụ thể nội dung công việc, tiến độ, thời hạn hoàn thành và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan trong quá trình triển khai thực hiện.

b) Bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan; bảo đảm các điều kiện cần thiết về nhân lực, kinh phí, cơ sở vật chất, kỹ thuật và công nghệ phục vụ việc chuyển đổi dữ liệu.

c) Thường xuyên theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra và kịp thời tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình tổ chức thực hiện, bảo đảm tiến độ, chất lượng và hiệu quả của việc chuyển đổi dữ liệu công chứng.

II. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Tổng hợp, rà soát dữ liệu công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng từ khi thành lập đến nay

- Cơ quan chủ trì thực hiện: Các tổ chức hành nghề công chứng

- Cơ quan phối hợp thực hiện: Sở Tư pháp, Hội công chứng viên và các cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan.

- Thời gian thực hiện: Trong Quý III/2026.

2. Cập nhật dữ liệu lên Phần mềm chuyển đổi

- Cơ quan chủ trì: Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng.

- Cơ quan phối hợp: Sở Khoa học và Công nghệ và các cơ quan, đơn vị có liên quan.

- Thời gian thực hiện: Năm 2026-2027, cụ thể như sau: Tổng số dữ liệu công chứng từ năm 1992 đến 31/7/2026: 647.888 hồ sơ (Số liệu sẽ có sự thay đổi do các tổ chức hành nghề công chứng vẫn tiếp tục thực hiện trên Cơ sở dữ liệu của tỉnh cho đến khi thực hiện chính thực trên Cở sở dữ liệu tập trung của Bộ Tư pháp).

a) Từ ngày 15/8 đến 30/9/2026: Thực hiện chuyển đổi dữ liệu công chứng từ ngày 01/07/2025 đến nay hiện có tại CSDLCC của tỉnh vào CSDLCC tập trung (bao gồm cả những hồ sơ công chứng giấy đã được chuyển đổi và lưu trữ điện tử theo quy định tại Điều 59 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP) (Bộ Tư pháp sẽ cung cấp công cụ là phần mềm để thực hiện việc chuyển đổi).

- Dữ liệu các hồ sơ công chứng tại các Văn phòng công chứng: 74. 670 hồ sơ

b) Từ ngày 01/10 đến 31/12/2026: Phân loại, số hoá tài liệu trong hồ sơ công chứng có từ 01/01/2020 - 30/6/2025 và đồng bộ thông tin để chuyển vào CSDLCC tập trung của Bộ Tư pháp (những tài liệu có chứa dữ liệu của CSDLCC tập trung theo quy định của Luật Công chứng các Nghị định, Nghị quyết của Chính phủ).

- Dữ liệu các hồ sơ công chứng tại các Văn phòng công chứng: 272.228 hồ sơ.

- Dữ liệu các hồ sơ công chứng tại 02 Phòng công chứng số 1 tại tỉnh Lào Cai cũ và tỉnh Yên Bái cũ: 28.525 hồ sơ.

c) Trong năm 2027: phân loại, số hoá tài liệu trong hồ sơ công chứng từ năm 2019 trở về trước để đồng bộ, chuyển vào CSDLCC tập trung.

- Dữ liệu các hồ sơ công chứng tại các Văn phòng công chứng: 152.295 hồ sơ.

- Dữ liệu các hồ sơ công chứng tại 02 Phòng công chứng số 1 tại tỉnh Lào Cai cũ và tỉnh Yên Bái cũ: 120.170 hồ sơ.

III. KINH PHÍ THỰC HIỆN

- Kinh phí triển khai, thực hiện các nội dung của Kế hoạch được bố trí từ nguồn ngân sách nhà nước.

- Sở Tư pháp có trách nhiệm lập dự toán kinh phí triển khai thực hiện Kế hoạch, gửi Sở Tài chính thẩm định, tổng hợp, trình UBND tỉnh xem xét, quyết định.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Tư pháp

a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạch; theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện, bảo đảm đúng tiến độ và yêu cầu đề ra.

b) Xây dựng dự toán kinh phí thực hiện Kế hoạch, gửi Sở Tài chính thẩm định, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định theo quy định.

c) Tham mưu, tổ chức lựa chọn, ký hợp đồng với đơn vị thực hiện chuyển đổi dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật.

d) Hướng dẫn, đôn đốc, giám sát quá trình thực hiện chuyển đổi dữ liệu; tổ chức kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm; thực hiện thanh lý hợp đồng và quyết toán kinh phí theo quy định.

đ) Chủ trì phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan kịp thời xử lý hoặc tham mưu cấp có thẩm quyền xử lý những khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện.

e) Tổng hợp tình hình, kết quả thực hiện Kế hoạch, báo cáo Bộ Tư pháp và Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định.

2. Sở Tài chính: Thẩm định dự toán kinh phí thực hiện Kế hoạch do Sở Tư pháp lập, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định đảm bảo theo quy định.

3. Sở Khoa học và công nghệ

a) Chủ trì về kỹ thuật trong việc chuyển đổi dữ liệu công chứng trên Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực (của tỉnh Lào Cai cũ) do Sở Khoa học và Công nghệ đang quản lý.

b) Phối hợp với Sở Tư pháp và các cơ quan, đơn vị có liên quan trong quá trình triển khai các nhiệm vụ về chuyển đổi số, số hóa và chuyển đổi dữ liệu công chứng.

c) Phối hợp hướng dẫn, hỗ trợ về kỹ thuật, công nghệ, hạ tầng số và các nội dung có liên quan thuộc chức năng, nhiệm vụ của Sở trong quá trình chuyển đổi, đồng bộ dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung của Bộ Tư pháp.

d) Phối hợp kiểm tra, xử lý các vấn đề về kỹ thuật, kết nối, đồng bộ dữ liệu và bảo đảm an toàn thông tin trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao.

4. Hội Công chứng viên tỉnh

a) Phối hợp với Sở Tư pháp hướng dẫn, đôn đốc các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc rà soát, phân loại, số hóa và chuyển đổi dữ liệu công chứng theo đúng tiến độ.

b) Phối hợp tổng hợp, phản ánh những khó khăn, vướng mắc của các tổ chức hành nghề công chứng trong quá trình thực hiện để Sở Tư pháp xem xét, hướng dẫn hoặc tham mưu cấp có thẩm quyền giải quyết.

5. Các tổ chức hành nghề công chứng

a) Tổ chức rà soát, tổng hợp, phân loại, số hóa và chuyển đổi dữ liệu công chứng thuộc phạm vi quản lý theo đúng nội dung, tiến độ và yêu cầu của Kế hoạch.

b) Bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, thống nhất và an toàn của dữ liệu trong quá trình rà soát, số hóa và chuyển đổi.

c) Bố trí nhân lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị và các điều kiện cần thiết khác để thực hiện việc cập nhật, chuyển đổi dữ liệu vào CSDLCC tập trung của Bộ Tư pháp.

d) Chủ động phối hợp chặt chẽ với Sở Tư pháp, đơn vị thực hiện chuyển đổi dữ liệu và các cơ quan, đơn vị có liên quan trong quá trình triển khai thực hiện.

đ) Kịp thời báo cáo Sở Tư pháp những khó khăn, vướng mắc phát sinh và đề xuất phương án xử lý trong quá trình thực hiện.

6. Đơn vị xây dựng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực tỉnh Lào Cai Công ty thương mại tổng hợp Trọng Nhân và Công ty cổ phần Công nghệ phần mềm và nội dung số OSP: Chủ động phối hợp, hỗ trợ Sở Tư pháp, Sở Khoa học và Công nghệ trong việc chuyển đổi dữ liệu, hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình kết nối, chia sẻ dữ liệu công chứng từ Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng và thông tin ngăn chặn (tỉnh Yên Bái cũ) và Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực (tỉnh Lào Cai cũ) sang Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung của Bộ Tư pháp. Bảo đảm dữ liệu được chuyển đổi đầy đủ, đúng cấu trúc và không làm mất hoặc thay đổi dữ liệu trong quá trình chuyển đổi.

7. Đơn vị thực hiện chuyển đổi dữ liệu

a) Tổ chức thực hiện việc chuyển đổi dữ liệu công chứng theo đúng quy định pháp luật, tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu về chất lượng, tiến độ được xác định tại các tài liệu hướng dẫn.

b) Chủ động phối hợp chặt chẽ với Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan, đơn vị có liên quan để thực hiện việc chuyển đổi, số hóa và đồng bộ dữ liệu.

d) Bảo đảm an toàn, bảo mật dữ liệu trong toàn bộ quá trình tiếp nhận, xử lý, chuyển đổi và bàn giao dữ liệu; không để xảy ra mất mát, sai lệch, lộ lọt thông tin trong phạm vi trách nhiệm được giao.

đ) Định kỳ báo cáo tiến độ thực hiện; kịp thời báo cáo Sở Tư pháp những khó khăn, vướng mắc phát sinh để xem xét, xử lý. Trên đây là Kế hoạch triển khai thực hiện số hoá, chuyển đổi dữ liệu công chứng vào sơ sở dữ liệu công chứng tập trung của Bộ Tư pháp trên địa bàn tỉnh Lào Cai. Trong quá trình thực hiện Kế hoạch này, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, chỉ đạo./.