Công văn 5919/BNV-CVT&LTNN 2026 đôn đốc thực hiện quy định pháp luật về thu nộp tài liệu lưu trữ lịch sử

Căn cứ quy định về thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tại khoản 3 Điều 17, điểm a, điểm b khoản 1 Điều 65 Luật Lưu trữ, quy định về quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tại khoản 1 Điều 19 Luật Lưu trữ năm 2024, đồng thời giúp các cơ quan, tổ chức tránh vi phạm quy định tại khoản 5 Điều 7 Nghị định số 31/2026/NĐ-CP ngày 21/01/2026 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ, Bộ Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức trung ương và Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thực hiện một số công việc sau:

1. Đối với cơ quan, tổ chức trung ương

a) Chỉ đạo cơ quan, tổ chức trong phạm vi quản lý thực hiện đúng các quy định của Luật Lưu trữ về nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử, bảo đảm chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp và đúng thời hạn nộp theo quy định tại Luật Lưu trữ.

b) Chỉ đạo cơ quan, tổ chức trong phạm vi quản lý thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử (gồm: cơ quan, tổ chức thuộc và trực thuộc thực hiện chức năng quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực chuyên môn; đơn vị sự nghiệp công lập do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập; doanh nghiệp nhà nước do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quyết định thành lập) xây dựng kế hoạch nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của cơ quan, tổ chức; thực hiện việc đăng ký nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo mẫu tại Phụ lục I kèm theo văn bản này.

c) Chỉ đạo cơ quan, tổ chức tại điểm b mục này cử cá nhân đại diện cơ quan, tổ chức là đầu mối thực hiện việc nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử để Bộ Nội vụ tạo lập và cấp tài khoản giao dịch trên Cổng Lưu trữ số quốc gia, đồng thời hướng dẫn quy trình thu nộp tài liệu lưu trữ sau khi được cấp và xác nhận tài khoản. Thông tin về cá nhân đại diện cơ quan, tổ chức tại Phụ lục II kèm theo văn bản này.

d) Tổng hợp nhu cầu đăng ký nộp tài liệu và thông tin về cá nhân đại diện cơ quan, tổ chức nộp tài liệu gửi về Bộ Nội vụ trước ngày 30 tháng 7 năm 2026.

2. Đối với Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

a) Chỉ đạo cơ quan, tổ chức trong phạm vi quản lý thực hiện đúng các quy định của Luật Lưu trữ về thu nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử, bảo đảm chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp và đúng thời hạn nộp theo quy định tại Luật Lưu trữ.

b) Chỉ đạo Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch thu nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở địa phương; chuẩn bị kho tàng, nguồn nhân lực để thực hiện nhiệm vụ thu tài liệu; hướng dẫn cơ quan, tổ chức theo quy định tại khoản 2 Điều 18 Luật Lưu trữ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật.

c) Chỉ đạo cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở địa phương theo quy định tại khoản 2 Điều 18 Luật Lưu trữ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đáp ứng đủ điều kiện để sẵn sàng nộp vào lưu trữ lịch sử đúng thời hạn.

3. Đối với Doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập

a) Thực hiện đúng các quy định của Luật Lưu trữ về nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử bảo đảm chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp và đúng thời hạn nộp theo quy định tại Luật Lưu trữ.

b) Xây dựng kế hoạch nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử; thực hiện việc đăng ký nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo mẫu tại Phụ lục I; cử cá nhân đại diện doanh nghiệp thực hiện việc nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử và cung cấp thông tin tại Phụ lục II kèm theo văn bản này, gửi về Bộ Nội vụ trước ngày 30 tháng 7 năm 2026. Mọi vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện, đề nghị cơ quan, tổ chức phản ánh về Bộ Nội vụ (qua Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) để được

1 hướng dẫn Bộ Nội vụ trân trọng cảm ơn sự phối hợp công tác của quý cơ quan, tổ chức./. 1 Bà Trịnh Thị Hà, Chuyên viên chính, Phòng Quản lý Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, số điện thoại 0919.358.085.

(Kèm theo Công văn số /BNV - CVT&LTNN ngày tháng năm 2026 của Bộ Nội vụ)

1. Tên cơ quan, tổ chức:

2. Mã định danh của cơ quan, tổ chức:

3. Nộp vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương (các Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, III, IV, để trống nếu chưa xác định được):

4. Loại hình tài liệu dự kiến nộp (giấy, tài liệu số, vật mang tin khác, cả giấy và tài liệu số):

5. Tên Phông lưu trữ hoặc công trình:

6. Thời gian tài liệu (từ năm đến năm):

7. Tổng khối lượng/dung lượng (mét tài liệu giấy, Megabyte tài liệu số):

8. Tổng số hồ sơ, tài liệu:

9. Cách thức nộp tài liệu số (nếu có):

- Trực tiếp

- Trực tuyến

- Trực tiếp và trực tuyến

10. Thời gian dự kiến nộp (từ ngày… đến ngày… năm…):

11. Lịch sử phông (nếu có - gửi kèm theo đăng ký nộp):

12. Lịch sử đơn vị hình thành phông (nếu có - gửi kèm theo đăng ký nộp)

13. Mục lục hồ sơ , tài liệu nộp (gửi kèm theo đăng ký nộp )

- Mục lục hồ sơ, tài liệu giấy gồm các thông tin: Hộp số; Số/ký hiệu hồ sơ; Tiêu đề hồ sơ; Thời gian tài liệu ( ghi rõ ngày tháng năm bắt đầu - kết thúc); Số tờ; Ghi chú.

- Mục lục hồ sơ số gồm các thông tin: số th ứ tự, mã hồ sơ, tiêu đề hồ s ơ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, số trang , mức độ tiếp cận , ghi chú.

- Mục lục tài liệu số gồm các thông tin: số thứ t ự, mã gói tài liệu, t iêu đề gói tài liệu (tóm tắt nội dung và thời gian tài liệu), nguồn gốc, tổng số tài liệu trong gói, ghi chú. Lưu ý: Trường hợp, cơ quan, tổ chức đã có kế hoạch nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử nhưng chưa hoàn thiện Mục lụ c hồ sơ, tài liệu nộp; cơ quan, tổ chức vẫn thực hiện việc đăng ký nộp và sẽ hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp vào th ời điểm chuẩn bị nộp.

1. Tên cơ quan, tổ chức:

2. Mã định danh của cơ quan, tổ chức:

3. Người đại diện thực hiện thủ tục nộp hồ sơ, tài liệu:

- Họ và tên:

- Chức vụ:

- Địa chỉ thư điện tử (email công vụ): để nhận mã xác thực từ Hệ thống.

- Số điện thoại liên hệ:

4. Ghi chú (nếu có):