Công văn 1361-CV/BTCTW 2026 triển khai nhiệm vụ số hóa và tạo lập hồ sơ đảng viên

1. Mục đích

- Thực hiện chủ trương đột phá chiến lược về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số theo tinh thần Nghị quyết số 57-NQ/TW; chuyển đổi phương thức quản lý hồ sơ đảng viên từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử và dữ liệu số; từng bước hiện đại hóa công tác quản lý hồ sơ đảng viên, giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy, nâng cao hiệu quả lưu trữ, bảo quản, tra cứu, khai thác và sử dụng thông tin đảng viên trong toàn Ngành Tổ chức xây dựng Đảng.

- Tăng cường khả năng kết nối, chia sẻ và tái sử dụng dữ liệu theo quy định; hạn chế việc nhập liệu trùng lặp, khai báo nhiều lần, nâng cao chất lượng dữ liệu, hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn lực trong quá trình triển khai chuyển đổi số của Ngành Tổ chức xây dựng Đảng.

2. Yêu cầu

- Số hóa hồ sơ đảng viên được thực hiện trên cơ sở hồ sơ giấy gốc đang được các cấp ủy, tổ chức đảng quản lý theo quy định, bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, thống nhất. Quá trình triển khai phải thống nhất về quy trình nghiệp vụ, tiêu chuẩn kỹ thuật, phương pháp tổ chức thực hiện, phương thức quản lý, lưu trữ và khai thác.

- Hồ sơ đảng viên điện tử sau khi hoàn thành số hóa, kiểm tra chất lượng và nghiệm thu phải được cập nhật, lưu trữ tập trung trên Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên [1] ; bảo đảm khả năng tra cứu, khai thác, sử dụng lâu dài, phục vụ hiệu quả công tác quản lý đảng viên, công tác tổ chức xây dựng Đảng và các nhiệm vụ theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

- Việc tổ chức thực hiện phải bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả, phù hợp với điều kiện thực tiễn của từng địa phương, cơ quan, đơn vị; gắn việc số hóa hồ sơ đảng viên với công tác quản lý hồ sơ hiện hành, tránh đầu tư dàn trải, trùng lặp, hình thức hoặc phát sinh thủ tục không cần thiết.

- Dữ liệu được tạo lập phải bảo đảm các tiêu chí: Đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung.

- Thực hiện theo nguyên tắc: “Làm đến đâu chắc đến đó; số hóa đến đâu xác thực đến đó; dữ liệu đến đâu khai thác được đến đó”, trong đó:

o Về đối tượng số hóa, thứ tự ưu tiên triển khai như sau: (1) Hồ sơ đảng viên là cán bộ thuộc diện cấp ủy các cấp quản lý; (2) Hồ sơ cán bộ lãnh đạo, quản lý chủ chốt; (3) Hồ sơ đang được sử dụng thường xuyên trong công tác tổ chức cán bộ và quản lý đảng viên; (4) Hồ sơ đảng viên còn lại.

o Về thành phần hồ sơ: Thứ tự ưu tiên áp dụng theo danh mục tại Phụ lục 1 kèm theo văn bản hướng dẫn này.

1. Phạm vi áp dụng

Văn bản này áp dụng đối với việc số hóa hồ sơ đảng viên trong toàn hệ thống chính trị. Đây là căn cứ để các cấp ủy, tổ chức đảng, cơ quan, đơn vị triển khai nhiệm vụ số hóa hồ sơ đảng viên thống nhất trong toàn Ngành Tổ chức xây dựng Đảng.

2. Đối tượng thực hiện

- Ban tổ chức cấp ủy các cấp.

- Ban xây dựng Đảng cấp ủy trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy.

- Các cấp ủy, tổ chức đảng được giao quản lý hồ sơ đảng viên.

- Các tổ chức, cá nhân có liên quan.

1. Thành phần hồ sơ và độ ưu tiên

Danh mục chi tiết thành phần hồ sơ đảng viên thực hiện số hóa được quy định tại Phụ lục 1 kèm theo Hướng dẫn này.

Căn cứ điều kiện thực tế về hạ tầng kỹ thuật, nguồn nhân lực, kinh phí và khối lượng hồ sơ cần số hóa, các cấp ủy, tổ chức đảng có thể xây dựng kế hoạch triển khai theo lộ trình phù hợp, tài liệu số hóa bảo đảm thực hiện theo thứ tự ưu tiên tại Phụ lục 1.

Trường hợp chưa đủ điều kiện để thực hiện đồng thời toàn bộ thành phần hồ sơ đảng viên, các đơn vị tập trung nguồn lực thực hiện số hóa các tài liệu có mức độ ưu tiên 1; sau khi hoàn thành tiếp tục thực hiện số hóa các tài liệu còn lại theo lộ trình đã được phê duyệt.

Việc xác định danh mục tài liệu cần số hóa trước và danh mục tài liệu cần số hóa sau chỉ nhằm phục vụ tổ chức triển khai theo lộ trình; không làm thay đổi yêu cầu phải hoàn thành số hóa đầy đủ thành phần hồ sơ đảng viên theo quy định.

2. Yêu cầu chung

Tài liệu sau khi số hóa phải bảo đảm các yêu cầu sau:

- Mỗi thành phần hồ sơ được lưu thành một tệp riêng.

- Bảo đảm đúng thứ tự tài liệu trong hồ sơ theo trình tự sắp xếp của hồ sơ giấy gốc; không được đảo lộn, thiếu, thừa hoặc trùng lặp tài liệu trong quá trình số hóa.

- Bảo đảm đầy đủ số lượng trang của từng tài liệu và toàn bộ hồ sơ; tất cả các trang của tài liệu phải được số hóa đầy đủ.

- Hình ảnh số hóa phải thể hiện đầy đủ nội dung của tài liệu gốc; không bị mất góc, mất lề hoặc cắt xén làm ảnh hưởng đến nội dung, hình thức tài liệu. Toàn bộ nội dung phải được hiển thị đầy đủ, rõ ràng; hình ảnh phải được căn chỉnh đúng chiều của tài liệu gốc; không bị nghiêng, xoay sai hướng, lệch trang hoặc biến dạng hình ảnh; bảo đảm thuận tiện cho việc tra cứu, đọc và khai thác trên môi trường điện tử.

- Tài liệu số hóa phải bảo đảm khả năng hiển thị, tra cứu và khai thác ổn định trên Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên.

1. Công tác chuẩn bị

2. Thực hiện số hóa

3. Kiểm tra chất lượng

Sau khi hoàn thành số hóa, đơn vị thực hiện phải tổ chức kiểm tra chất lượng số hóa. Việc kiểm tra chất lượng số hóa hồ sơ đảng viên thực hiện theo các yêu cầu được hướng dẫn tại Mục II.1, Hướng dẫn số 40-HD/VPTW, ngày 07/11/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng về số hóa tài liệu tại các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội.

Các tài liệu, hồ sơ không đạt yêu cầu phải được thực hiện số hóa lại trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

4. Ký số xác nhận hồ sơ điện tử

Sau khi hoàn thành việc kiểm tra chất lượng và bảo đảm hồ sơ điện tử đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo quy định, đơn vị thực hiện số hóa tiến hành ký số xác nhận hồ sơ điện tử trước khi cập nhật lên Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên.

Việc ký số xác nhận hồ sơ điện tử được thực hiện theo các bước sau:

5. Cập nhật hồ sơ số hóa vào Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên

Sau khi hoàn thành việc kiểm tra chất lượng, ký số xác nhận và bảo đảm hồ sơ số hóa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo quy định, đơn vị thực hiện tiến hành cập nhật hồ sơ điện tử lên Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên.

Nội dung thực hiện bao gồm:

- Sử dụng chức năng của phần mềm, thực hiện cập nhật đầy đủ các tệp hồ sơ số hóa vào Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên. Gắn hồ sơ điện tử với hồ sơ đảng viên tương ứng trên Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên, bảo đảm mỗi hồ sơ điện tử được liên kết đúng với đảng viên và tổ chức đảng quản lý.

- Hồ sơ điện tử sau khi cập nhật được đồng bộ, lưu trữ tập trung trên Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên để phục vụ công tác quản lý, tra cứu, khai thác và sử dụng thống nhất trong toàn Ngành Tổ chức xây dựng Đảng.

- Việc cập nhật phải bảo đảm hồ sơ điện tử có thể được khai thác trên các phần mềm, ứng dụng dùng chung của Ngành Tổ chức xây dựng Đảng theo phân quyền được cấp; hạn chế việc lưu trữ phân tán hoặc khai thác trực tiếp từ hồ sơ giấy.

Kết quả của bước này là hồ sơ điện tử được lưu trữ tập trung trên Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên, bảo đảm khả năng quản lý, khai thác, sử dụng thống nhất và phục vụ các nhiệm vụ chuyên môn của Ngành Tổ chức xây dựng Đảng.

6. Phân công vai trò và sơ đồ quy trình thực hiện

Trong quá trình thực hiện số hóa hồ sơ đảng viên, việc giao nhận, quản lý, hoàn trả hồ sơ giấy trước, trong và sau khi hoàn thành số hóa được thực hiện theo quy định tại Hướng dẫn số 40-HD/VPTW, ngày 07/11/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng về số hóa tài liệu tại các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội. Việc bàn giao, tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ phải bảo đảm đầy đủ, nguyên trạng, đúng thành phần hồ sơ và được lập biên bản theo quy định.

1. Đối tượng

- Đảng viên đã có thông tin trên Cơ sở dữ liệu đảng viên 4.0.

- Cấp ủy, tổ chức đảng các cấp, trong đó chi bộ, cấp ủy quản lý hồ sơ đảng viên có trách nhiệm xác nhận, phê duyệt thông tin đảng viên.

- Các cơ quan, đơn vị quản lý, vận hành Cơ sở dữ liệu đảng viên 4.0 và Sổ tay đảng viên điện tử.

2. Yêu cầu

- Việc rà soát, cập nhật thông tin đảng viên phải bảo đảm phản ánh chính xác, đầy đủ thông tin đảng viên tại thời điểm cập nhật.

- Thông tin cập nhật phải được kiểm tra, xác nhận, phê duyệt theo đúng thẩm quyền trước khi cập nhật vào Cơ sở dữ liệu đảng viên 4.0.

- Toàn bộ quá trình cập nhật dữ liệu phải được lưu vết trên hệ thống.

- Không thực hiện bóc tách, nhập lại dữ liệu đại trà từ hồ sơ giấy để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu đảng viên 4.0.

3. Cách thức thực hiện

Bước 1. Ban Tổ chức Trung ương phối hợp với Văn phòng Trung ương Đảng và các cơ quan liên quan thực hiện đồng bộ dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu đảng viên 4.0 và các cơ sở dữ liệu liên quan để hiển thị trên Sổ tay đảng viên điện tử đối với các trường thông tin được phép khai thác, sử dụng.

Bước 2. Đảng viên đăng nhập Sổ tay đảng viên điện tử để kiểm tra, đối chiếu các thông tin đang được quản lý trên hệ thống.

- Đảng viên thực hiện cập nhật, bổ sung, điều chỉnh thông tin, đính kèm tài liệu minh chứng (nếu có).

- Đối với thông tin họ và tên khai sinh, ngày tháng năm sinh: có hai trường độc lập trên hồ sơ đảng viên (cung cấp từ Cơ sở dữ liệu đảng viên) trên VneID (cung cấp từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư).

- Đảng viên xác nhận, gửi đề nghị cập nhật trên hệ thống.

Bước 3. Chi ủy hoặc bí thư, phó bí thư chi bộ (nơi không có chi ủy) thực hiện kiểm tra, rà soát, các thông tin do đảng viên đề nghị cập nhật, xác nhận trên hệ thống.

Bước 4. Xác nhận thông tin

- Cấp ủy quản lý hồ sơ đảng viên kiểm tra, rà soát thông tin đảng viên, phê duyệt trên hệ thống.

- Thông tin sau khi được xác nhận, phê duyệt theo quy định được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu đảng viên 4.0. Hệ thống tự động ghi nhận lịch sử thay đổi, thời gian cập nhật và chủ thể thực hiện.

4. Trách nhiệm của các cấp ủy, cơ quan liên quan

- Cấp ủy, tổ chức đảng các cấp chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác của dữ liệu đảng viên được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu đảng viên 4.0 theo phân cấp quản lý.

- Các tỉnh ủy, thành ủy, đảng ủy trực thuộc Trung ương chỉ đạo ban tổ chức tỉnh ủy, thành ủy, đảng ủy trực thuộc Trung ương là đơn vị chủ trì tổ chức triển khai việc rà soát, cập nhật dữ liệu đảng viên của đảng bộ; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc tổ chức thực hiện.

- Ban tổ chức tỉnh ủy, thành ủy tham mưu xây dựng phương án thu nhận, cập nhật dữ liệu đảng viên thuộc Đảng bộ Quân sự tỉnh, thành phố, Đảng bộ Công an tỉnh, thành phố sau khi có ý kiến của Quân ủy Trung ương, Đảng ủy Công an Trung ương đối với đảng viên trong lực lượng vũ trang.

- Cục Tổ chức, Tổng cục Chính trị Quân đội nhân dân Việt Nam, Cục Tổ chức cán bộ Bộ Công an tham mưu xây dựng phương án thu nhận, cập nhật dữ liệu đảng viên thuộc Đảng bộ Quân đội và Đảng bộ Công an Trung ương phù hợp với đặc điểm, tình hình quản lý đảng viên của đảng bộ, báo cáo cấp có thẩm quyền.

- Văn phòng Trung ương Đảng chủ trì bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, vận hành ổn định các hệ thống; triển khai các giải pháp đồng bộ đáp ứng yêu cầu rà soát, cập nhật thông tin đảng viên trên Sổ tay đảng viên điện tử để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu 4.0; hướng dẫn kỹ thuật, thực hiện đồng bộ, lưu trữ và quản lý dữ liệu. Xây dựng các công cụ phục vụ theo dõi, giám sát, tổng hợp kết quả thực hiện.

- Ban Tổ chức Trung ương chủ trì về nghiệp vụ, theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc tổ chức thực hiện; tổng hợp khó khăn, vướng mắc, báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, chỉ đạo.

1. Ban Tổ chức Trung ương

- Chủ trì hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc triển khai thực hiện số hóa hồ sơ đảng viên trong toàn Ngành Tổ chức xây dựng Đảng. Ban hành, cập nhật và hướng dẫn áp dụng các biểu mẫu nghiệp vụ, tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu chuyên môn, quy trình thực hiện và các tài liệu hướng dẫn có liên quan phục vụ công tác số hóa hồ sơ đảng viên.

- Tổng hợp tình hình triển khai, kịp thời hướng dẫn, giải quyết hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, giải quyết các khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện.

2. Văn phòng Trung ương Đảng (Cục Chuyển đổi số - Cơ yếu)

- Chủ trì bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng lưu trữ dữ liệu, hạ tầng phần mềm phục vụ việc triển khai nhiệm vụ số hóa hồ sơ đảng viên trên phạm vi toàn quốc; bảo đảm hệ thống hoạt động ổn định, an toàn, thông suốt, đáp ứng yêu cầu quản lý, lưu trữ, khai thác và sử dụng hồ sơ đảng viên điện tử.

- Chỉ đạo, hướng dẫn thống nhất hệ thống văn phòng cấp ủy các cấp trong việc phối hợp với ban tổ chức cấp ủy cùng cấp triển khai nhiệm vụ số hóa hồ sơ đảng viên; bảo đảm sự phối hợp đồng bộ giữa công tác nghiệp vụ, hạ tầng kỹ thuật, an toàn thông tin và tổ chức thực hiện.

- Phối hợp với Ban Tổ chức Trung ương và các cơ quan liên quan hướng dẫn kỹ thuật, hỗ trợ xử lý các khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình triển khai; theo dõi, đánh giá tình hình vận hành hệ thống và kịp thời đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện.

3. Ban tổ chức các tỉnh ủy, thành ủy, đảng ủy trực thuộc Trung ương

- Căn cứ Hướng dẫn này và điều kiện thực tế của địa phương, cơ quan, đơn vị để xây dựng kế hoạch, lộ trình và tổ chức triển khai công tác số hóa hồ sơ đảng viên thuộc phạm vi quản lý.

- Chủ trì rà soát, xác định nhu cầu và đối tượng được cấp phát thiết bị ký số, thiết bị lưu trữ bảo mật phục vụ công tác số hóa hồ sơ đảng viên theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao; Phối hợp với văn phòng cấp ủy cùng cấp lập danh sách, quản lý, theo dõi việc cấp phát, sử dụng thiết bị ký số, thiết bị lưu trữ bảo mật; bảo đảm sử dụng đúng đối tượng, đúng mục đích và đúng quy định.

- Chỉ đạo, quán triệt các đơn vị trực thuộc thực hiện nghiêm các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, an toàn thông tin, an ninh mạng trong quá trình số hóa, quản lý, lưu trữ và khai thác hồ sơ đảng viên điện tử; hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cấp ủy, tổ chức đảng trực thuộc trong việc tổ chức thực hiện; kịp thời phát hiện, chấn chỉnh các tồn tại, hạn chế phát sinh trong quá trình triển khai.

- Phối hợp với văn phòng cấp ủy cùng cấp triển khai giải pháp bảo đảm an toàn, an ninh thông tin; bảo vệ bí mật nhà nước và bảo vệ dữ liệu trong quá trình số hóa, lưu trữ, quản lý và khai thác hồ sơ đảng viên điện tử.

- Tổng hợp kết quả thực hiện, định kỳ hoặc đột xuất báo cáo Ban Tổ chức Trung ương theo yêu cầu.

4. Văn phòng các tỉnh ủy, thành ủy, đảng ủy trực thuộc Trung ương

- Phối hợp triển khai, cài đặt, cấu hình và hướng dẫn sử dụng các phần mềm phục vụ công tác số hóa hồ sơ đảng viên, bao gồm phần mềm số hóa tài liệu, phần mềm ký số, các công cụ hỗ trợ quản lý, lưu trữ và khai thác hồ sơ điện tử theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.

- Phối hợp với ban tổ chức cấp ủy cùng cấp lập danh sách cấp phát thiết bị ký số, thiết bị lưu trữ bảo mật; phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền thực hiện cấp phát, quản lý và hướng dẫn sử dụng theo quy định.

- Chủ trì triển khai các giải pháp kỹ thuật bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng, bảo vệ dữ liệu đối với hệ thống, thiết bị và môi trường phục vụ công tác số hóa hồ sơ đảng viên. Tổ chức rà soát, kiểm tra an toàn thông tin đối với máy tính, máy quét, thiết bị lưu trữ và các hệ thống công nghệ thông tin trước khi đưa vào sử dụng; kịp thời phát hiện, xử lý hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền các sự cố mất an toàn thông tin phát sinh.

5. Các ban tham mưu xây dựng đảng cấp xã

- Rà soát đối tượng được cấp phát thiết bị ký số, thiết bị lưu trữ bảo mật; quản lý, sử dụng thiết bị được cấp đúng quy định.

- Tổ chức rà soát, kiểm kê, phân loại hồ sơ đảng viên thuộc phạm vi quản lý; lập danh mục hồ sơ thực hiện số hóa theo quy định.

- Tổ chức thực hiện việc số hóa hồ sơ đảng viên theo đúng quy trình nghiệp vụ, tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu chất lượng.

- Bảo đảm thực hiện các quy định an toàn thông tin, bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ dữ liệu cá nhân và bảo mật hồ sơ đảng viên trong toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện số hóa, lưu trữ và khai thác hồ sơ điện tử.

- Phối hợp thực hiện việc rà soát, tiếp nhận và xử lý các phản ánh, kiến nghị của đảng viên liên quan đến chất lượng hồ sơ điện tử sau khi được cập nhật lên hệ thống.

6. Bảo đảm kinh phí thực hiện

Kinh phí số hóa hồ sơ đảng viên, tạo lập, cập nhật dữ liệu đảng viên, hồ sơ đảng viên điện tử được bố trí từ ngân sách nhà nước và các nguồn hợp pháp khác theo quy định; thực hiện theo chế độ tài chính hiện hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế.

7. Cập nhật hướng dẫn

Trong quá trình triển khai thực hiện, nội dung Hướng dẫn sẽ được điều chỉnh đáp ứng yêu cầu thực tiễn và phù hợp với các văn bản, quy định mới của Trung ương.

PHỤ LỤC

(Nội dung kèm theo Công văn số 1361-CV/BTCTW, ngày 30/6/2026 của Ban Tổ chức Trung ương)

1. Phụ lục 1: Danh mục tài liệu số hóa

Độ ưu tiên 1: Các thông tin, dữ liệu cần thiết và sử dụng ngay sau số hóa.

Độ ưu tiên 2: Các thông tin, dữ liệu sử dụng khi cần đối chiếu, kiểm tra, rà soát.

Độ ưu tiên 3: Các thông tin, dữ liệu cần lưu trữ.

2. Phụ lục 2: Quy tắc đặt tên thư mục và tệp tài liệu

Để bảo đảm quản lý thống nhất, thuận lợi cho việc lưu trữ, tra cứu, cập nhật và đồng bộ hồ sơ đảng viên điện tử trên Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên, việc đặt tên thư mục và tệp tài liệu được thực hiện theo các quy tắc sau: