Công văn 8125/BNV-CVT&LTNN 2026 tăng cường bảo vệ tài liệu lưu trữ trước biến đổi khí hậu

Căn cứ Kết luận số 213-KL/TW ngày 21/11/2025 của Ban Bí thư về việc tiếp tục thực hiện Chỉ thị số 42-CT/TW ngày 24/3/2020 của Ban Bí thư về tăng cường sự lãnh đạo của Đảng đối với công tác phòng ngừa, ứng phó, khắc phục hậu quả thiên tai và Chỉ thị số 23/CT-TTg ngày 25/5/2026 của Thủ tướng Chính phủ về việc đẩy mạnh thực hiện Kết luận số 213-KL/TW tăng cường công tác phòng, chống thiên tai trong thời gian tới; nhằm chủ động phòng ngừa, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ trước diễn biến phức tạp của biến đổi khí hậu và tình hình thiên tai ngày càng bất thường, cực đoan, khó lường, Bộ Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện một số công việc sau:

1. Quán triệt tinh thần “chủ động phòng ngừa”, đề cao trách nhiệm người đứng đầu

a) Quán triệt sâu sắc các chủ trương, chỉ đạo của Đảng và Chính phủ tại Kết luận số 213-KL/TW và Chỉ thị số 23/CT-TTg; xác định công tác bảo vệ, bảo đảm an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ thường xuyên, quan trọng.

b) Phân công rõ trách nhiệm người đứng đầu cơ quan, tổ chức và công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện phân cấp, phân quyền rõ ràng, “rõ người, rõ việc, rõ thẩm quyền, rõ trách nhiệm và rõ kết quả” trong công tác phòng chống, ứng phó sự cố thiên tai tác động đến kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

2. Rà soát, kiểm tra, sửa chữa và nâng cấp hạ tầng kho lưu trữ

a) Tăng cường tổ chức kiểm tra, đánh giá mức độ an toàn và khả năng chống chịu của hệ thống kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý; kịp thời sửa chữa, nâng cấp các điểm xung yếu, bảo đảm kho lưu trữ không bị dột, ngập lụt khi xảy ra mưa lũ lớn.

b) Chủ động rà soát, đánh giá các kho lưu trữ đặt tại các vùng có nguy cơ cao về sạt lở đất, lũ quét, ngập sâu để có phương án bố trí, di dời tài liệu đến nơi an toàn.

c) Ưu tiên bố trí kinh phí và nguồn lực để gia cố hệ thống cửa, mái, điện, hệ thống thoát nước; trang bị đầy đủ phương tiện, thiết bị phòng chống thiên tai, lụt bão, cứu hộ tài liệu lưu trữ tại chỗ.

3. Xây dựng và hoàn thiện kế hoạch phòng, chống thiên tai, phương án ứng phó

a) Rà soát, hoàn thiện kế hoạch phòng, chống thiên tai, phương án ứng phó với từng loại hình thiên tai theo các cấp độ rủi ro thiên tai , bảo đảm chi tiết, cụ thể, sát thực tế, nhất là ứng phó các kịch bản bão mạnh, sạt lở đất, mưa lũ lớn cực đoan, ngập lụt vượt lịch sử, không để bị động, bất ngờ khi xảy ra thiên tai.

b) Phân loại, xác định hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị cần ưu tiên bảo vệ để lập phương án ưu tiên bảo vệ, di dời khẩn cấp khi có tình huống thiên tai phức tạp xảy ra.

c) Quán triệt và tổ chức thực hiện hiệu quả phương châ m “bốn tại chỗ” (chỉ huy tại chỗ; lực lượng tại chỗ; phương tiện, vật tư tại chỗ; hậu cần tại chỗ) đối với công tác bảo vệ tài liệu lưu trữ.

4. Đẩy mạnh chuyển đổi số và số hóa tài liệu lưu trữ

a) Tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo v à chuyển đổi số trong công tác quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm thích ứng và giảm thiểu rủi ro do thiên tai.

b) Đẩy mạnh số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ, tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ để bảo đảm việc tổ chức sử dụng và khôi phục thông tin nhanh chóng khi tài liệu gốc bị sự cố bất khả kháng.

5. Tuyên truyền nhận thức và tập huấn nâng cao kỹ năng ứng phó

a) Đổi mới, đa dạng hóa công tác tuyên truyền, h ướng dẫn nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động về tầm quan trọng của việc bảo vệ, bảo đảm an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

b) Thường xuyên tổ chức tập huấn, diễn tập các kỹ năng nhận biết tình huống nguy hiểm, kỹ năng chằng chống kho lưu trữ, di chuyển, sơ tán và xử lý tài liệu lưu trữ bị ướt, hư hỏng do thiên tai. Bộ Nội vụ đề nghị các bộ, ngành, cơ quan trung ương, Tổng công ty, Tập đoàn kinh tế nhà nước, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tổ chức triển khai thực hiện các nội dung nêu trên và chỉ đạo các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý tổ chức thực hiện nghiêm túc, đồng bộ các nhiệm vụ, bảo đảm thiết thực, hiệu quả./.