Chỉ thị 49/1998/CT-UB Về việc tăng cường chỉ đạo công tác Lưu trữ trong thời gian tới

V/v Tăng cường chỉ đạo công tác Lưu trữ trong thời gian tới

Trong những năm gần đây, công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu ở các cơ quan các ngành, các cấp đã được chú ý hơn. Tài liệu lưu trữ được sử dụng, khai thác đã đáp ứng một phần yêu cầu phục vụ các nhiệm vụ công tác chung.

Tuy nhiên, công tác lưu trữ ở các cơ quan Nhà nước từ tỉnh đến cơ sở vẫn còn nhiều hạn chế và chưa được đầu tư đúng mức. Tổ chức lưu trữ chưa có sự thống nhất, số lượng và chất lượng cán bộ chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ. Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ chưa được đầu tư, phương tiện bảo quản chưa đáp ứng được yêu cầu tối thiểu để quản lý tài liệu lưu trữ. Tình trạng đó dẫn đến tài liệu lưu trữ ở nhiều cơ quan, đơn vị bị xuống cấp nghiêm trọng, không có nơi bảo quản tập trung, an toàn, nhiều tài liệu bị hư hỏng, thất lạc, không tìm được khi cần tra cứu.v.v...

Để thực hiện Chỉ thị số 726/TTg ngày 04/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lưu trữ trong thời gian tới và Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/1/1998 của Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan Nhà nước các cấp nhằm sớm khắc phục tình hình trên, không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lưu trữ đáp ứng yêu cầu quản lý, điều hành phục vụ nhiệm vụ chung, UBND tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các ngành, các cấp thực hiện những việc sau đây:

1/ Thủ trưởng các cấp, các ngành, các cơ quan, doanh nghiệp Nhà nước cần quán triệt các văn bản chỉ đạo của Nhà nước về công tác lưu trữ, nhất là Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982, từ đó chỉ đạo củng cố đưa công tác lưu trữ vào nề nếp để ngày càng phục vụ tốt hơn nhiệm vụ chính trị trước mắt cũng như lâu dài.

2/ Ban Tổ chức chính quyền tỉnh hướng dẫn các ngành, các cấp thống nhất về mặt tổ chức của bộ phận làm công tác lưu trữ theo đúng nội dung Thông tư số 40/1998/TT-TCCP. Xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác lưu trữ, chấn chỉnh công tác văn thư ở các ngành, các cấp. Từ nay các cơ quan địa phương không được tuyển dụng, bố trí cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ chưa qua đào tạo nghiệp vụ và phải bố trí sử dụng cán bộ văn thư theo đúng tiêu chuẩn ngạch công chức do Nhà nước ban hành.

- Đối với VP.UBND các huyện, TP, thị xã nhất thiết phải bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách.

- Đối với các cơ quan quản lý Nhà nước cấp tỉnh, các doanh nghiệp Nhà nước, các xã, phường, thị trấn bố trí cán bộ làm công tác văn thư kiêm lưu trữ. Những cơ quan có nhiều tài liệu quan trọng phải lưu trữ lâu dài và thường xuyên phải khai thác sử dụng thì cần bố trí một biên chế chuyên trách lưu trữ, (giao cho Ban TCCQ tỉnh xem xét chỉ định).

3/ Các cơ quan, doanh nghiệp Nhà nước phải bố trí, cải tạo, nâng cấp các kho lưu trữ theo hướng dẫn chuyên môn của Cục lưu trữ Nhà nước đảm bảo yêu cầu lưu giữ an toàn và lâu dài tài liệu lưu trữ. Sở Kế hoạch và đầu tư phối hợp với VP.UBND tỉnh nghiên cứu phương án xây dựng kho lưu trữ cố định của tỉnh.

4/ Sở Tài chính - Vật giá bố trí trong ngân sách hàng năm của các ngành, các cấp kinh phí cho việc thu thập, chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ, kinh phí sửa chữa thường xuyên, nâng cấp trang, thiết bị, từng bước hiện đại hóa cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ...

5/ Văn phòng UBND tỉnh hướng dẫn các ngành, các cấp thực hiện thống nhất các nguyên tắc, phương pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư - Lưu trữ theo yêu cầu hiện đại hóa. Phối hợp với các cơ quan chuyên môn lập kế hoạch kiểm tra toàn bộ công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ở các ngành, các cấp, đề xuất UBND tỉnh các biện pháp chấn chỉnh, xử lý.

6/ Thủ trưởng các cơ quan trực thuộc tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Chỉ thị này. Văn phòng UBND tỉnh, Trung tâm Lưu trữ hướng dẫn và thường xuyên nắm tình hình thực hiện để báo cáo UBND tỉnh, Cục Lưu trữ Nhà nước và Văn phòng Chính phủ./.