Chỉ thị 44/2007/CT-UBND Về việc tăng cường công tác bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai

 Trong những năm qua, công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh được các cấp, các ngành chú trọng thực hiện nên đã đạt những kết quả đáng khích lệ; tổ chức lưu trữ từng bước được củng cố, tài liệu lưu trữ phần lớn được chỉnh lý, bảo quản an toàn và phục vụ khai thác, sử dụng đạt hiệu quả.

Tuy nhiên, công tác lưu trữ của tỉnh hiện nay vẫn chưa đáp ứng yêu cầu quản lý của Nhà nước và nhu cầu khai thác, sử dụng của xã hội. Một số Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố chấp hành các quy định về lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ chưa thực hiện nghiêm nên giá trị của tài liệu lưu trữ chưa được phát huy đầy đủ để phục vụ có hiệu quả hoạt động thực tiễn và công tác nghiên cứu lịch sử. Nguyên nhân là do một số Sở, ban ngành, Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố nhận thức chưa đầy đủ tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ nên chưa quan tâm, đầu tư thỏa đáng về nhân lực, thời gian và kinh phí cho công tác này.

Để thực hiện có hiệu quả Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, các văn bản pháp luật về lưu trữ, sớm khắc phục hạn chế nêu trên, Ủy ban nhân dân tỉnh Chỉ thị:

1. Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các ban, ngành, Giám đốc các Doanh nghiệp Nhà nước thuộc tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa:

a) Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ; chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về lưu trữ nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ đúng quy định. Củng cố tổ chức lưu trữ, bố trí đủ biên chế làm lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ; bảo đảm kinh phí cho hoạt động lưu trữ;

b) Bố trí diện tích thỏa đáng và các trang thiết bị cần thiết để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị của cơ quan, đơn vị. Tăng cường công tác phòng, chống cháy nổ tại kho lưu trữ của đơn vị;

Đối với UBND các huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa: Lập dự án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, chậm nhất là đến năm 2010 tất cả các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh phải có kho lưu trữ chuyên dụng. Tại các xã, phường, thị trấn phải bố trí diện tích thỏa đáng trong trụ sở làm việc của Ủy ban nhân dân làm nơi tập trung bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị của địa phương và trang bị các thiết bị cần thiết để bảo quản tài liệu lưu trữ;

c) Lập đề án giải quyết tình trạng tài liệu còn tồn đọng trong kho lưu trữ tại cơ quan, đơn vị chưa được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, thống kê và lập cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ, trình Ủy ban nhân dân cùng cấp phê duyệt và tổ chức thực hiện; đảm bảo đến năm 2010 các cơ quan, đơn vị không còn tài liệu tích đống;

d) Thực hiện nghiêm chế độ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

đ) Thực hiện nghiêm chế độ báo cáo công tác văn thư, lưu trữ về UBND tỉnh theo quy định.

2. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh:

a) Nghiên cứu đề xuất hoàn thiện hệ thống các văn bản quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ; kiểm tra, hướng dẫn công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh. Dự toán kinh phí hàng năm cho hoạt động lưu trữ của tỉnh.

b) Khẩn trương lập dự án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt để triển khai xây dựng.

c) Tăng cường công tác kiểm tra, lập đề án giải quyết tình trạng tồn đọng tài liệu trong kho lưu trữ tại các Sở, ban, ngành, các huyện, thị xã, thành phố chưa được phân loại, lập hồ sơ lưu trữ, đảm bảo đến năm 2010 không còn tình trạng tài liệu tích đống.

d) Lập kế hoạch hàng năm hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các Sở, ban, ngành, các doanh nghiệp Nhà nước thuộc tỉnh, các huyện, thị xã, thành phố; tăng cường công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư theo hình thức kiểm tra chéo thi đua về công tác văn thư, lưu trữ giữa các đơn vị.

3. Giao Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư xem xét bố trí kinh phí vào dự toán ngân sách hàng năm cho các Sở, ban, ngành, các huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa để tổ chức thực hiện tốt các quy định về công tác lưu trữ.

4. Giao Sở Nội vụ hướng dẫn, sắp xếp biên chế cho những đơn vị chưa có cán bộ lưu trữ; đồng thời phối hợp Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Trung tâm Giáo dục Thường xuyên tỉnh tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ các Sở, ngành, các doanh nghiệp Nhà nước thuộc tỉnh, các huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa.

5. Giám đốc, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, các doanh nghiệp Nhà nước thuộc tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa chịu trách nhiệm thi hành Chỉ thị này.

Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc thực hiện Chỉ thị; hàng năm, tổng hợp, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh kết quả thực hiện; đề xuất Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét khen thưởng kịp thời các cơ quan, đơn vị có thành tích xuất sắc trong công tác văn thư, lưu trữ.